湖南鑫荣建设有限公司进货费用控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南鑫荣建材有限公司简介........................................1

2湖南鑫荣建材有限公司进货费用控制制度现状........................1

3湖南鑫荣建材有限公司原材料进货费用控制制度存在的问题............1

3.1采购流程缺乏科学性..........................................2

3.2采购人员采购业务能力有待提升................................2

3.3进货费用审批流程不合理......................................2

4湖南鑫荣建材有限公司原材料进货费用控制制度优化设计..............3

4.1优化和梳理采购流程..........................................3

4.2提升采购人员能力............................................4

4.3完善进货费用审批流程........................................5

5总结............................................................6

参考资料...........................................................7

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湖南鑫荣建材有限公司进货费用控制制度优化设计

1湖南鑫荣建材有限公司简介

湖南鑫荣建材有限公司成立于2020年01月08日，注册资本为100万元，

经营范围主要有建材批发、建筑材料、压力管道及配件、机电设备、通用机械设

备、电子产品、门窗、水泥、钢材、砂石、蒸压加气混凝土砌块、灰砂砖建筑材

料、空心砖的销售；五金、家具及室内装饰材料、建材的零售；建筑工程机械与

设备经营租赁；厨具卫具及日用杂品、灯具、装饰物品的批发；非织造布销售；

新型墙体材料的销售；建筑物外墙清洗、翻新服务。

2湖南鑫荣建材有限公司进货成本控制制度现状

公司目前的采购流程已经实现了一定的标准化和规范化。从需求识别、供应

商选择、价格谈判、订单下达到货物入库，每个环节都有明确的操作指导和监控

机制。然而，仍存在一定的流程瓶颈和效率问题，如，公司在采购管理方面存在

采购流程不明确的问题，采购流程过于繁琐，往往一个采购项目要经过多次审核，

费用审批速度慢，导致大量客户流失。影响整体采购效率。采购人员负责整个采

购流程的推进和管理，包括与供应商的沟通、价格谈判、订单执行等。他们的工

作效率和专业能力直接影响采购成本的控制。目前，公司处于探索市场初期，由

于之前客户比较固定导致公司对于市场价格了解的并不透彻，采购部员工之前都

是由兼职和临时工的员工负责没有接受过专业知识的熏陶而现招的正式员工也

处于摸索阶段，专业性不强。需加强对新兴市场和供应商的研究，以提高采购决

策的准确性和效率。为确保采购费用的合规性和透明度，我们制定了详细的费用

报销规定。采购人员需严格按照规定提交费用报销单，并提供相关凭证。财务部

门对报销单进行审核和批准，确保费用报销的真实性和合规性。

3湖南鑫荣建材有限公司原材料进货费用控制制度存在的问题

在企业发展过程中采购作为生产运行的第一步骤，在整个生产总成本中占有

着极为重要的地位。如何控制企业成本已成为企业必须面对和解决的问题，其中

原材料进货费用占企业成本的绝大多数，长期以来，成本控制并非一帆风顺，许

多企业继续沿用传统的进货费用控制程序，或无法为采购制度改革创造必要的环

境，通过对公司原材料成本的分析，可以看出原材料采购过程中存在以下几点问

题：

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3.1采购流程缺乏科学性

当采购流程缺乏科学性时，会出现一系列问题，影响企业的运营效率、成本

控制和质量控制。公司在采购过程中所出现的问题如：第一、需求分析不准确,

缺乏科学性的采购流程往往导致需求分析不准确。企业可能未能充分评估生产或

运营的实际需求，导致采购过多或过少，造成资源浪费或供应不足。第二、采购

方式不合理,缺乏科学性的采购流程可能使得企业采用的采购方式不合理。这可

能包括采用过高的采购成本、过于复杂的采购程序或不灵活的采购策略，导致采

购效率低下。第三、价格控制不严格,在缺乏科学性的采购流程中，价格控制可

能不严格。第四、合同管理不规范,缺乏科学性的采购流程可能导致合同管理不

规范。这包括合同条款不明确、合同执行不严格或合同变更管理不当等问题，可

能给企业带来法律风险和经济损失。第五、质量把控不严,在缺乏科学性的采购

流程中，质量把控可能不严。企业可能未能建立有效的质量检验机制或缺乏对供

应商质量控制的监督，导致采购的产品或服务质量不达标。第六、信息沟通不畅,

缺乏科学性的采购流程可能导致企业内部和外部的信息沟通不畅。这包括与供应

商之间的沟通障碍、内部部门之间的信息不一致或信息传递不及时等问题，可能

影响采购流程的顺利进行。

当采购流程缺乏科学性时，可能会出现需求分析不准确、供应商选择不当、

采购方式不合理、价格控制不严格、合同管理不规范、质量把控不严、信息沟通

不畅和流程监控缺失等问题。这些问题可能严重影响企业的运营效率、成本控制

和质量控制，需要企业加强采购流程的科学性和规范性。

3.2采购人员采购业务能力有待提升

在审视公司的采购流程时，我们发现采购人员的业务能力尚存提升空间。这

种能力的提升对于降低进货费用，优化成本控制，具有至关重要的作用。一名优

秀的采购人员，往往具备一套科学有效的策略和方法，以最大限度地减少材料采

购成本。

然而，目前我公司的采购团队在专业度方面仍有不足。在面对采购过程中的

各种挑战和问题时，他们往往难以迅速找到解决方案，这在一定程度上影响了采

购工作的效率和效果。

此外，我们还发现采购团队在拓展供应商资源方面表现得不够积极，这导致

我们的原材料采购过于依赖单一的供应商，无法进行充分的市场比价，从而可能

错失更为优惠的采购价格。因此，提升采购人员的工作经验、工作能力和综合素

质成为了当务之急。

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3.3进货费用审批流程不合理

随着公司所承接的项目越来越多，审批流程繁琐复杂，项目回款缓慢，使资

金周转速度变慢，进货费用审批流程是企业采购活动中至关重要的环节。然而，

当这一流程设置不合理时，会引发一系列问题，影响企业的资金运作、运营效率。

在公司内导致的问题：第一、资金浪费,不合理的审批流程可能导致资金的不必

要浪费。审批过程繁琐、耗时长，可能导致进货款项延迟支付，增加资金占用成

本；或者审批标准不明确，导致不必要的费用支出。第二、效率低下,繁琐、不

透明的审批流程会大大降低工作效率。员工在审批过程中可能花费大量时间和精

力，导致工作效率下降，影响整体采购和供应链的效率。

第三、风险增加,不合理的审批流程可能增加企业的风险。例如，审批流程

中的漏洞可能导致欺诈行为或违规操作，给企业带来经济损失或声誉损害。第四、

供应链中断，审批流程的不合理可能导致供应商款项支付延迟，影响供应商的合

作关系，甚至可能导致供应链中断。供应链的不稳定会对企业的正常运营产生严

重影响。第五、成本控制失效,审批流程的不合理可能导致成本控制失效。

进货费用审批流程不合理可能会产生资金浪费、效率低下、风险增加、供应

链中断、成本控制失效、透明度不足和合规性风险等问题。因此，企业应优化进

货费用审批流程，确保流程的科学性、透明度和合规性，以提高企业的运营效率

和风险管理水平。

4湖南鑫荣建材有限公司原材料进货费用控制制度优化设计

4.1优化和梳理采购流程

制定科学合理的采购流程，避免复杂低效的制度，对简单高风险的制度要及

时审核，建立合理化、高效率的采购程序。采购流程的改进简化有助于采购部贯

彻落实公司各项规章制度，更好提升公司营运。

因此，在进行采购环节之前，公司必须制定可行的采购计划，采购员必须按

计划进行材料采购，避免造成采购流程低效。通过有效的采购流程，企业能够更

准确地预测和管理成本。通过谈判和有效比较供应商的报价，可以获得更具竞争

力的价格。此外，减少不必要的采购活动还可以降低处理成本。

优化的采购流程减少了不必要的步骤和延误，加快了采购周期。这不仅可以

更快地满足业务需求，还可以减少库存积压，提高整体运营效率

优化的采购流程提高了采购活动的透明度。这有助于减少腐败和不当行为，

并增强企业的声誉和信誉。

建立科学规范的采购流程，可以降低进货费用，提高资源效率。

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图4-1原材料进货优化流程图

优化和梳理采购流程可以为企业降低成本、提高效率、减少风险、稳定供应

链、优化决策、控制质量、增加透明度和改善供应商管理等。这些好处有助于增

强企业的竞争力和可持续发展能力。

4.2提升采购人员能力

只有清楚的认识到提升采购人员业务能力的重要性才能更好的掌握市场方

向，及时的调整采购战略为公司提供更好的经济利益，严格要求采购人员按照采

购计划进行采购，做到及时、合理、准确。认真核对数据资料，对所购物品做到

票证齐全，报账及时。

提升采购人员的专业知识，发展全面、多样化员工。提升专业技能和素养，

除此之外，公司也应该提供相关培训上的支持，以提升员工的综合实力。

员工了解并通过更严格的供应商筛选对供应商进行评估，对于企业可以降低

与不良供应商合作的风险。

通过收集和分析采购数据，企业可以做出更明智的采购决策。这包括选择最

佳的供应商、确定最佳的采购时机和数量等。

通过与优质供应商合作和严格的验收流程，企业可以确保所采购的产品和服

务符合其质量要求。这有助于提高客户满意度和维护企业的品牌声誉。

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表4-2采购部员工业务能力提升表

采购部员工能力提升表

项目提升措施

1.供应商选择1.加强市场调研，识别潜在优质供应商

细化供应商管理

2.供应商关系维护2.定期与供应商沟通，建立良好的合作关系

档案

3.供应商评估3.制定评估标准，定期对供应商进行评估和审核

1.成本控制意识培养1.加强成本意识培训，提高员工成本控制意识

提升成本控制技2.成本控制方法学习2.学习并应用先进的成本控制方法和工具

巧3.成本控制实践3.在实际工作中应用成本控制技巧，不断积累经验

1.市场信息收集1.建立市场信息收集渠道，及时获取行业动态和市场趋势

2.市场分析2.对市场信息进行深入分析，预测市场变化

市场预测和分析

3.采购战略调整3.根据市场预测调整采购策略，降低采购风险

提升合同谈判技1.谈判技巧培训1.参加谈判技巧培训课程，提高谈判水平

巧2.合同条款研究2.深入研究合同条款，保障公司利益

3.谈判技巧3.参与实际谈判活动，积累经验

增强质量保证意1.质量意识培养1.加强质量意识培训，确保员工认识到质量的重要性

识2.质量检验标准学习2.学习并掌握质量检验标准和流程

3.质量反馈处理3.建立质量反馈机制，及时处理质量问题并追责

学习库存管理策1.库存控制意识培养1.加强库存控制意识培训，提高员工对库存管理的重视程度

略2.库存优化方法学习2.学习并应用先进的库存优化方法和工具

3.库存监控与调整3.设立库存监控机制，根据实际需求及时调整库存水平

1.跨部门沟通1.加强与其他部门的沟通和协作，确保采购工作顺利进行

2.协作流程制定2.制定清晰的协作流程和职责分工，提高工作效率

跨部门协作

3.协作能力培训3.参加协作能力培训课程，提高员工在跨部门协作中的能力

和水平

通过以上业务能力提升表的制定和执行，我们可以帮助采购部员工全面提升

在各个方面的业务能力，为公司的采购工作提供更加专业、高效的支持。同时，

也可以根据实际情况对表格进行调整和补充，以适应公司发展和采购工作的变化。

4.3完善进货费用审批流程

要加强进货费用审批流程简化的落实，积极争取每个项目的收款，按时向供

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应商付款。建立评价和检查机制，通过这些机制的实施，完善进货费用的审批流

程，对采购过程中的各种问题进行监督，同时要注重评价和反馈，注重落实，对

违反制度的部门和个人给予适当的处罚。

图4-3进货费用审批流程优化表

公司通过简化审批制度能够较好的提高采购效率，降低成本，加速物流周转

率，避免重复收