培训记录保存制度

PAGE培训记录保存制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织培训记录的保存管理，确保培训活动的有效开展及相关信息的完整性、准确性和可追溯性，为培训效果评估、员工职业发展、公司/组织决策等提供有力支持，同时符合相关法律法规及行业标准要求。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有培训活动的记录保存管理，包括但不限于内部培训、外部培训、在线培训、专项技能培训等各类培训形式。3.职责分工培训管理部门负责制定培训记录保存的具体流程和规范。指导和监督各部门正确记录培训相关信息。负责培训记录的收集、整理、归档和保管。各部门负责本部门培训活动记录的及时填写和提交。配合培训管理部门完成培训记录的审核和整理工作。档案管理部门提供培训记录保存所需的存储空间和设施。协助培训管理部门进行档案的查阅、借阅等管理工作。二、培训记录的内容要求1.培训基本信息培训名称：准确填写培训的具体名称，包括培训主题、培训课程名称等。培训时间：记录培训开始时间和结束时间，精确到具体日期和时间段。培训地点：明确培训开展的具体地点，如公司会议室、外部培训机构场地等。培训讲师：记录培训讲师的姓名、所在单位（若为外部讲师）及联系方式。2.培训参与人员信息学员姓名：填写参与培训的员工姓名。所在部门：明确学员所属的部门。员工岗位：记录学员在公司/组织内担任的岗位。3.培训内容记录培训大纲：详细记录培训课程的大纲内容，包括各章节主题、重点知识点等。培训讲义：如有培训讲义，应妥善保存，可采用纸质或电子文档形式。培训课件：对于使用的培训课件，应记录其版本信息、来源等，并保存课件副本。培训笔记：鼓励学员记录培训笔记，培训笔记可作为培训内容的补充记录，反映学员对培训内容的理解和吸收情况。4.培训考核信息考核方式：明确培训采用的考核方式，如考试、作业、实际操作考核等。考核题目：保存考核题目（若有），包括笔试题目、操作考核项目等。学员考核成绩：记录每个学员的考核成绩，可采用百分制、等级制等形式。考核结果分析：对考核结果进行简要分析，总结学员在培训中的学习效果和存在的问题。5.培训效果评估信息学员反馈：收集学员对培训内容、培训讲师、培训方式等方面的反馈意见，可采用问卷调查、面谈等方式进行。培训后工作表现评估：记录学员培训后在工作中的表现变化，如工作效率提升、工作质量改进、解决问题能力增强等方面的具体事例和数据。培训收益评估：从公司/组织层面评估培训带来的收益，如业务绩效提升、团队协作改善、员工满意度提高等方面的量化数据或定性描述。三、培训记录的填写规范1.填写要求培训记录应使用黑色或蓝色中性笔填写，确保字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔。各项内容应如实填写，不得虚报、瞒报或篡改培训相关信息。对于电子文档记录，应采用规范的文件格式，如.doc、.xlsx、.pdf等，并确保文件内容完整、准确。2.填写时间培训基本信息：在培训活动开始前，由培训管理部门填写培训名称、时间、地点、讲师等信息。培训参与人员信息：在培训报名时，由学员本人填写姓名、所在部门、岗位等信息。培训内容记录：培训过程中，由培训讲师或培训管理人员及时记录培训大纲、讲义、课件等内容；学员培训笔记应在培训结束后一周内提交。培训考核信息：培训考核结束后，由考核人员及时填写考核方式、题目、成绩等信息，并进行考核结果分析。培训效果评估信息：培训结束后一个月内，完成学员反馈收集、培训后工作表现评估及培训收益评估等信息的填写。3.填写责任人培训基本信息、培训内容记录、培训考核信息、培训效果评估信息中的部分内容由培训管理部门相关人员负责填写。培训参与人员信息由学员本人填写。培训笔记由学员本人填写。学员反馈收集由培训管理部门组织实施，相关部门配合，具体填写工作由参与调查的人员负责。培训后工作表现评估由学员所在部门负责人填写，培训管理部门协助提供相关数据支持。培训收益评估由培训管理部门会同财务、业务等相关部门共同填写。四、培训记录的收集与整理1.收集流程培训前准备：培训管理部门在培训活动策划阶段，明确培训记录的收集要求和责任人，并向各部门及相关人员传达。过程收集：培训过程中，培训讲师、培训管理人员、学员等按照填写规范及时记录相关信息。培训结束后，学员将培训笔记提交至所在部门，部门负责人审核后统一交至培训管理部门。考核与评估信息收集：培训考核结束后，考核人员将考核成绩及结果分析报告交至培训管理部门；培训效果评估环节结束后，相关人员将学员反馈、培训后工作表现评估及培训收益评估等信息提交至培训管理部门。2.整理要求分类整理：培训管理部门收到培训记录后，按照培训基本信息、培训参与人员信息、培训内容记录、培训考核信息、培训效果评估信息等类别进行分类整理。编号标识：为每份培训记录赋予唯一的编号，以便于查询和管理。编号可采用年份+培训类别+序号的形式，如2023内部培训001。装订成册：对于纸质培训记录，应按照类别顺序进行装订，确保页面整齐、牢固。对于电子文档记录，应建立规范的文件夹结构，按照编号命名文件，并进行分类存储。内容审核：整理过程中，培训管理部门应对培训记录的完整性、准确性进行审核，发现问题及时与相关人员沟通核实，并要求其补充或修正。五、培训记录的归档与保管1.归档流程定期归档：培训管理部门应定期将整理好的培训记录进行归档，归档周期可根据实际情况设定为每季度或每半年一次。档案移交：归档时，培训管理部门将培训记录移交至档案管理部门，并办理交接手续，填写档案交接清单，双方签字确认。2.保管方式纸质档案保管：档案管理部门应提供适宜的档案库房，确保纸质培训记录存放环境干燥、通风、防火、防潮、防虫。档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。电子档案保管：电子培训记录应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防数据丢失。同时，应设置严格的数据访问权限，只有经过授权的人员才能访问电子档案。3.保管期限培训记录的保管期限应根据相关法律法规及行业标准要求确定，一般为[X]年。对于涉及重要业务、关键岗位人员培训等特殊情况的培训记录，保管期限可适当延长。在保管期限届满后，档案管理部门应按照规定的程序对培训记录进行鉴定和销毁。鉴定工作应由培训管理部门、档案管理部门及相关业务部门共同参与，确保销毁的培训记录不涉及重要信息和法律风险。六、培训记录的查阅与借阅1.查阅规定内部查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅培训记录时，应填写《培训记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到培训管理部门查阅。查阅过程中，应在指定地点进行，不得擅自将培训记录带出或复制。外部查阅：如因特殊情况需要向外部单位或个人提供培训记录查阅服务，必须经过公司/组织高层领导审批，并与对方签订保密协议，明确查阅范围、使用限制、保密责任等事项。查阅过程应由公司/组织相关人员陪同监督。2.借阅规定内部借阅：公司/组织内部人员因工作需要借阅培训记录时，应填写《培训记录借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等信息，经所在部门负责人及培训管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还所借培训记录。外部借阅：原则上不允许向外部单位或个人借阅培训记录。如确有必要，应按照外部查阅的审批程序进行严格审批，并采取必要的保密措施，确保培训记录的安全。3.查阅与借阅记录培训管理部门应对每次查阅和借阅培训记录的情况进行详细记录，包括查阅/借阅人姓名、部门、查阅/借阅时间、查阅/借阅内容、审批情况、归还时间等信息。查阅与借阅记录应妥善保存，以备查询和审计。七、培训记录的保密与安全1.保密措施培训记录涉及公司/组织的商业秘密、员工个人信息等敏感内容，所有接触培训记录的人员应严格遵守保密规定，不得泄露培训记录中的任何信息。对培训记录的电子文档应设置加密保护，防止未经授权的访问和数据泄露。在培训记录的整理、归档、保管、查阅、借阅等过程中，应采取必要的物理隔离和安全防护措施，确保培训记录的安全。2.安全管理档案管理部门应建立健全培训记录安全管理制度，定期对档案库房进行安全检查，确保防火、防盗、防潮、防虫等设施设备正常运行。加强对培训记录管理人员的安全意识培训，提高其安全防范能力，防止因人为疏忽导致培训记录丢失、损坏或泄露。如发现培训记录存在安全隐患或发生丢失、损坏、泄露等情况，应立即采取措施进行处理，并及时向上级领导报告。同时，应配合相关部门进行调查，查明原因，追究责任。八、培训记录的更新与维护1.更新内容随着公司/组织业务发展、培训需求变化及法律法规要求的更新，培训记录保存制度可能需要进行相应的调整和完善。培训管理部门应及时关注内外部环境变化，对培训记录的内容要求、填写规范、收集整理流程、归档保管期限等进行适时更新。对于培训记录本身，如发现记录内容存在错误、遗漏或不完整等情况，应及时进行修正和补充。修正和补充后的培训记录应按照原记录的归档和保管要求进行处理。2.维护机制培训管理部门应定期对培训记录保存制度的执行情况进行检查和评估，发现问题及时整改。同时，应收集各部门及相关人员对制度的反馈意