培训机构档案制度

PAGE培训机构档案制度一、总则（一）目的为加强本培训机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在培训教学、管理、研究等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：培训机构档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映培训工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理与培训相关的各类文件资料，保证档案的齐全。4.保密性原则：对涉及商业秘密、学员隐私等重要档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责培训机构档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本培训机构档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管各类档案，确保档案的妥善存放。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的统计工作。6.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。（三）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的收集、整理和移交工作。2.各部门指定专人负责本部门档案的日常管理，确保档案资料的及时归档和妥善保管。3.在工作中形成的各类文件资料，应按照档案管理要求及时整理、分类，定期移交档案管理部门。三、档案分类及归档范围（一）培训教学档案1.培训计划、教学大纲、课程安排等教学文件。2.教师教案、讲义、课件、教学案例等教学资料。3.学员名册、考勤记录、成绩考核资料等学员学习档案。4.教学评估、教学质量分析报告等教学管理资料。（二）师资队伍档案1.教师个人简历、学历学位证书、教师资格证书、培训经历等基本信息。2.教师教学成果、科研成果、获奖情况等业绩材料。3.教师培训反馈、学员评价等教学评价资料。（三）学员档案1.学员报名登记表、入学申请表、身份证复印件等报名资料。2.学员学习过程中的作业、测试卷、实习报告等学习成果资料。3.学员结业证书、毕业证书等学历证明材料。4.学员就业推荐、跟踪服务等相关资料。（四）行政办公档案1.培训机构各项规章制度、工作计划、工作总结等文件。2.会议记录、纪要、决议等会议资料。3.机构内部文件、通知、通报等往来公文。4.财务报表、账目凭证、审计报告等财务档案。5.设备采购清单、固定资产台账、设备维护记录等资产档案。6.人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、工资发放记录、绩效考核资料等。（五）招生宣传档案1.招生简章、宣传海报设计稿、宣传视频等宣传资料。2.招生活动策划方案、活动照片、活动总结等招生活动资料。3.招生咨询记录、学员报名意向书等招生咨询资料。（六）合作交流档案1.与其他培训机构、院校、企业等合作协议、合作项目方案。2.合作交流活动的组织策划、活动记录、合作成果等资料。3.对外接待、交流访问的相关文件、照片、纪要等资料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案归档范围及时收集本部门工作中形成的各类文件资料。2.收集的档案应保持文件的完整性，不得随意涂改、撕毁、丢失。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并进行定期备份。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集的档案进行整理。2.每份档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录清晰、准确。4.按照档案装订要求，对档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管方式1.档案应分类存放，不同类别的档案应放置在不同的档案柜或档案架上，并标明类别。2.对纸质档案和电子档案应分别进行保管，电子档案应存储在安全的存储设备上，并定期进行备份。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括培训机构的重要规章制度、财务审计报告、重大活动记录等。3.长期保管的档案期限一般为10年至50年，包括培训教学档案、师资队伍档案、学员档案等。4.短期保管的档案期限一般为1年至10年，如行政办公档案中的一般性文件等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.建立档案清查记录，记录清查时间、清查人员、清查结果等信息。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的正确使用。2.严格遵守档案保密制度，对涉及保密内容的档案，未经批准不得查阅、复制和传播。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.复制：如需复制档案，应注明复制用途，经档案管理部门负责人批准后，按照规定进行复制。3.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续，并在规定期限内归还。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案利用情况进行登记，记录利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息。2.对档案利用过程中发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其是否仍有保存价值。2.参考档案保管期限表，结合实际情况，对档案的保管期限进行重新审定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁申请表。2.档案销毁申请表经培训机构负责人批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。2.建立完善的档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等信息化管理硬件设施。2.选用适合档案管理的信