培训学校档案管理制度

PAGE培训学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、管理、科研等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各班级及全体教职员工和学员。（三）档案定义本制度所指档案是培训学校在教学、管理、招生、财务、人事等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集学校在各个方面形成的档案材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，便于学校各部门和人员查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。3.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。4.建立健全档案检索系统，编制各类档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、人名索引等，方便档案的查阅利用。5.负责组织档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。6.积极开展档案信息开发利用工作，为学校的教学、管理、决策等提供档案信息支持。7.负责对学校各部门档案工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案工作培训，提高全校档案管理人员的业务水平。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案材料的齐全、完整、准确。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交学校综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，及时提供本部门相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学课件、考试试卷、学生成绩册、教学工作总结、教学研究成果等。2.管理档案：学校行政、党团、工会等组织形成的文件材料，如学校工作计划、总结、规章制度、会议记录、统计报表、人事档案、财务档案、招生档案、学籍档案等。3.学生档案：学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业生登记表等。4.教师业务档案：教师个人基本情况、教学工作量、教学质量评估、科研成果、进修培训记录等。5.教材档案：教材征订计划、教材样书、教材使用情况反馈等。6.设备档案：学校教学设备、办公设备等的购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.基建档案：学校基本建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。8.声像档案：学校举办重大活动、教学实践、学术交流等形成的照片、录音带、录像带、光盘等。9.其他档案：学校在对外交流、合作办学、社会服务等活动中形成并具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围，及时、全面地收集本部门形成的各类档案材料。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范，签字盖章手续齐全。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本，并进行备份存储归档，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集的档案材料应按照形成时间顺序进行排列，保持其内在联系。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如教学档案、管理档案、学生档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.学校综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药、灭火器、防盗门、防盗窗、遮光窗帘等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。2.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放、定期检查等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行定期备份，备份介质应异地存放。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清楚。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限、存放位置等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，并提出改进措施。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度的规定。2.服务学校发展原则：档案利用工作应围绕学校教学、管理、科研等中心工作，为学校发展提供有力支持。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。4.保密安全原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用相关档案。2.本校学生因学习、毕业、升学等需要，可查阅利用本人学籍档案等相关档案。3.根据国家有关规定和学校工作需要，对外单位查阅利用本校档案的，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.本校教职员工查阅利用档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅内容、目的、时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.本校学生查阅利用本人档案，应持本人有效证件，到综合档案室办理查阅手续。3.外单位查阅利用本校档案，应提前向学校综合档案室提交查阅申请函，注明查阅内容、目的、时间等，并加盖单位公章。经学校分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并在指定地点查阅。（四）利用方式1.档案查阅：利用者可在综合档案室查阅纸质档案或电子档案。查阅纸质档案时，应在档案查阅登记簿上登记，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。查阅电子档案时，应按照规定的操作程序进行，不得擅自复制、传播电子档案信息。2.档案借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得私自复制、传播档案内容。归还档案时，应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。3.档案出具证明：利用者如需档案出具证明材料的，应填写《档案证明申请表》，注明证明内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，由综合档案室审核出具。档案证明应加盖学校档案专用章。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导任组长，综合档案室负责人及相关部门负责人为成员。领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和学校档案管理的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定档案应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其是否具有保存价值。3.对已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以鉴定销毁。（三）鉴定程序1.综合档案室定期对保管期满的档案进行清理，列出需鉴定销毁的档案清单。2.档案鉴定工作领导小组对需鉴定销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.《档案销毁清册》经档案鉴定工作领导小组组长签字批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案的销毁，应采用焚烧或粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案的销毁，应采用专业的软件工具进行数据擦除，确保电子档案信息彻底删除。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作符合规定要求。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为学校教学、管理、科研等工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。3.确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将档案转化为电子文件进行存储管理。2.档案数据库建设：建立档案信息数据库，包括案卷目录数据库、卷内文件数据库、专题目录数据库、人名索引数据库等，实现档案信息的集中存储和共享。3.档案检索系统开发：开发档案检索软件，提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。4.档案利用系统建设：建立档案利用平台，实现档案在线查阅、借阅、下载、打印等功能，提高档案利用效率。5.档案安全管理系统建设：建立档案安全管理系统，对档案信息的访问、存储、传输等环节进行安全监控和保护，防止档案信息泄露和丢失。（三）信息化管理要求1.档案