企业培训资料保管制度

PAGE企业培训资料保管制度一、总则（一）目的为加强公司培训资料的管理，确保培训资料的完整性、准确性和安全性，提高培训资料的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训资料的保管、使用和销毁等管理活动。培训资料包括但不限于培训教材、讲义、课件、试题、考核记录、学员档案等。（三）基本原则1.集中管理原则：公司设立专门的培训资料保管区域，对各类培训资料进行集中统一管理。2.分类存放原则：根据培训资料的类别、性质、用途等进行分类存放，便于查找和使用。3.安全保密原则：确保培训资料的安全，防止资料丢失、损坏、泄露等情况发生，对涉及公司机密的培训资料严格保密。4.规范使用原则：明确培训资料的使用流程和权限，规范使用行为，确保资料的合理利用。二、培训资料的收集与整理（一）收集渠道1.内部培训师提供：公司内部培训师根据培训需求编写或收集的培训资料，应在培训课程开课前提交至培训资料管理部门。2.外部采购：对于从外部购买的培训教材、课件等资料，采购部门应及时将相关资料移交至培训资料管理部门。3.学员反馈：鼓励学员在培训过程中提供有价值的学习资料或建议，培训资料管理部门对反馈信息进行整理和筛选，将有用的资料纳入培训资料体系。（二）整理要求1.资料分类：按照培训类别（如新员工培训、岗位技能培训、管理培训等）、资料类型（如教材、讲义、课件、试题等）进行详细分类。2.编号管理：为每一份培训资料赋予唯一的编号，编号应体现资料的类别、年份、顺序等信息，便于识别和查询。3.内容审核：对收集到的培训资料进行内容审核，确保资料的准确性、实用性和合法性，对于不符合要求的资料及时进行修改或剔除。4.建立索引：根据资料分类和编号，建立培训资料索引目录，详细记录每份资料的名称、编号、存放位置、适用培训对象等信息，方便快速查找和使用。三、培训资料的保管（一）保管场所1.专用库房：公司设立专门的培训资料库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保培训资料的存放环境安全。2.存储设备：配备必要的存储设备，如文件柜、书架、电子存储设备等，根据资料的特点选择合适的存储方式，如纸质资料应存放在文件柜中，电子资料应进行备份存储在服务器或移动存储设备上。（二）保管方式1.纸质资料保管分类存放：按照资料分类，将纸质培训资料存放在相应的文件柜中，并在文件柜上标明资料类别。定期盘点：定期对纸质资料进行盘点，检查资料的完整性和存放情况，发现问题及时处理。防潮防虫：在库房内放置干燥剂、防虫药品等，防止纸质资料受潮、发霉和被虫蛀。2.电子资料保管备份存储：对电子培训资料进行定期备份，备份存储在不同的存储设备上，并分别存放在不同的地点，如服务器、移动硬盘、光盘等，以防止数据丢失。权限管理：设置电子资料的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用相关资料，确保资料的安全性。病毒防护：安装杀毒软件和防火墙，定期对电子资料进行病毒检测和查杀，防止病毒感染。（三）保管期限1.一般培训资料：保存期限为[X]年，期满后根据实际情况进行评估，确无保存价值的可进行销毁。2.涉及公司机密或重要业务的培训资料：保存期限为[X]年或根据相关法律法规要求确定保存期限，期满后需按照公司保密制度进行处理。3.学员档案：保存期限为学员离职后[X]年，以满足可能的查询和追溯需求。四、培训资料的使用（一）使用申请1.公司内部员工因工作需要使用培训资料，应填写《培训资料使用申请表》，注明资料名称、编号、使用目的、使用期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至培训资料管理部门。（二）使用审批1.培训资料管理部门对使用申请进行审核，根据资料的保管规定和使用情况决定是否批准申请。2.对于涉及公司机密或重要业务的培训资料，需经公司保密管理部门审批后方可使用。（三）资料领取1.经审批通过的使用申请，申请人凭《培训资料使用申请表》到培训资料管理部门领取培训资料。2.培训资料管理部门在发放资料时，应做好发放记录，包括资料名称、编号、领取人、领取时间、归还时间等信息。（四）使用规范1.仅限内部使用：培训资料仅供公司内部员工在工作中使用，不得擅自转借、复印或传播给外部人员。2.保持资料完整：使用过程中应妥善保管培训资料，不得损坏、涂改、丢失资料，如发现资料有损坏或丢失情况，应及时向培训资料管理部门报告并承担相应责任。3.按时归还：使用完毕后，申请人应按照规定的时间将培训资料归还至培训资料管理部门，如因特殊原因需要延期归还，应提前办理延期手续。五、培训资料的借阅（一）借阅申请1.公司外部单位或人员因合作、学习等需要借阅公司培训资料，应填写《培训资料借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅资料清单、借阅期限等信息。2.申请表经公司相关部门负责人审核后，提交至培训资料管理部门。（二）借阅审批1.培训资料管理部门对借阅申请进行严格审核，评估借阅可能对公司造成的影响，并征求公司保密管理部门的意见。2.对于涉及公司机密或重要业务的培训资料，原则上不予借阅，如确有必要借阅，需经公司高层领导审批。（三）借阅手续1.经审批通过的借阅申请，借阅人需与培训资料管理部门签订《培训资料借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括资料的保管责任、保密要求、归还时间等。2.培训资料管理部门按照协议要求向借阅人提供培训资料，并做好借阅登记，记录借阅人姓名、单位、联系方式、借阅资料清单、借阅时间、预计归还时间等信息。（四）借阅管理1.跟踪提醒：培训资料管理部门应定期跟踪借阅资料的使用情况，在临近归还期限时提醒借阅人按时归还资料。2.逾期处理：如借阅人未能按时归还资料且未办理延期手续，培训资料管理部门应及时催还，并根据协议规定追究借阅人的违约责任。3.归还验收：借阅人归还资料时，培训资料管理部门应进行认真验收，检查资料的完整性和是否有损坏、涂改等情况，如发现问题应及时与借阅人沟通并要求其进行处理。六、培训资料的销毁（一）销毁条件1.培训资料保管期限已满，且经评估确无保存价值的。2.因培训内容更新、业务调整等原因，原培训资料已不再适用且无其他用途的。3.涉及公司机密或重要业务的培训资料，在保密期限届满后，按照公司保密制度要求需要销毁的。（二）销毁申请1.由培训资料管理部门提出培训资料销毁申请，填写《培训资料销毁申请表》，详细列出拟销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经培训资料管理部门负责人审核后，提交至公司相关领导审批。（三）销毁审批1.公司领导对销毁申请进行审批，根据资料的性质和影响，决定是否批准销毁申请。2.对于涉及公司机密或重要业务的培训资料销毁申请，需经公司保密管理部门审核通过后，报公司高层领导批准。（四）销毁方式1.纸质资料销毁：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保资料无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人员、监销人员等信息。2.电子资料销毁：对电子培训资料进行彻底删除或格式化处理，并对存储设备进行物理销毁，如损坏硬盘、销毁光盘等，同时做好销毁记录。（五）监销要求1.对于重要培训资料的销毁，应安排专人进行监销，确保销毁过程符合规定要求。2.监销人员应在销毁记录上签字确认，以证明销毁工作的真实性和完整性。七、培训资料的盘点与清查（一）定期盘点1.培训资料管理部门应定期对培训资料进行盘点，每年至少进行[X]次全面盘点。2.盘点内容包括资料的数量、完整性、存放位置等，确保账实相符。（二）不定期清查1.根据公司实际情况，如发生资料丢失、损坏、怀疑资料被盗用等情况，培训资料管理部门应及时组织不定期清查。2.清查过程中发现的问题应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（三）盘点与清查结果处理1.盘点与清查结束后，培训资料管理部门应编制盘点与清查报告，详细记录盘点与清查情况、发现的问题及处理结果等信息。2.对于盘点与清查中发现的资料短缺、损坏等问题，应及时查明原因，追究相关人员的责任，并采取措施进行补充或修复。3.根据盘点与清查结果，对培训资料管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断完善培训资料管理制度。八、培训资料的保密管理（一）保密责任1.公司所有员工均有义务对涉及公司机密的培训资料进行保密，不得泄露给任何无关人员。2.培训资料管理部门及相关工作人员应严格遵守公司保密制度，确保培训资料的安全保密。（二）保密措施1.人员管理：对接触涉及公司机密培训资料的人员进行严格审查和背景调查，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.场所管理：培训资料库房应设置门禁系统，限制无关人员进入，确保库房安全。3.资料标识：对涉及公司机密的培训资料进行明确标识，提醒员工注意保密。4.电子资料加密：对存储在电子设备上的涉及公司机密的培训资料进行加密处理，防止数