培训办档案资料管理制度

PAGE培训办档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强培训办档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，提高培训工作的规范化、科学化水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训办在开展各类培训活动过程中形成的文件、资料、记录等档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：培训办档案资料由专人负责集中管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映培训活动的全过程，保证内容真实、数据准确。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案资料的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的档案资料管理体系，便于档案资料的查询、借阅和使用。二、档案资料管理职责（一）培训办主任职责1.全面负责培训办档案资料管理工作，贯彻执行国家有关档案资料管理的法律法规和方针政策。2.制定和完善培训办档案资料管理制度，指导和监督档案资料管理人员的工作。3.审核重要档案资料的保管期限和密级，审批档案资料的销毁、借阅等事项。（二）档案资料管理人员职责1.负责培训办档案资料的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.按照档案资料管理的有关规定，对档案资料进行分类、编号、编目等处理，建立健全档案资料检索体系。3.做好档案资料的安全保管工作，定期检查档案资料的保管状况，采取有效措施防止档案资料的损坏、变质和丢失。4.负责档案资料的借阅、查阅服务工作，严格按照规定办理借阅手续，及时催还借阅的档案资料。5.定期对档案资料进行鉴定，提出档案资料的存毁意见，经批准后做好档案资料的销毁工作。（三）培训办其他人员职责1.按照档案资料管理的要求，及时将各自工作中形成的文件、资料、记录等移交档案资料管理人员归档。2.在工作中妥善保管好与培训活动相关的档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失。3.配合档案资料管理人员做好档案资料的整理、归档和查询等工作。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.培训办制定的各类培训计划、方案、大纲等文件。2.培训活动的通知、报名登记表、学员信息等资料。3.培训教材、讲义、课件、参考资料等。4.培训教师的教案、讲稿、考核评价等材料。5.学员的考勤记录、作业、考试试卷、成绩评定等资料。6.培训活动的照片、视频、音频等影像资料。7.培训工作总结、评估报告、反馈意见等文件。8.与培训活动相关的其他文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将各自工作中形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造或损毁。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案资料的完整性。（三）整理方法1.分类：按照培训办档案资料的内容和性质，分为培训计划类、培训实施类、培训成果类、培训师资类、培训学员类等类别。2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保档案资料的整齐、牢固。四、档案资料的归档与保管（一）归档要求1.档案资料管理人员应按照档案资料的分类和编号，及时将整理好的档案资料归档入库。2.归档的档案资料应填写档案盒封面和脊背的相关信息，注明档案资料的类别、编号、年度等内容。3.对于电子档案资料，应按照规定的格式和存储方式进行存储，并建立相应的索引和目录。（二）保管期限1.培训办档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料包括培训办的重要文件、法规性文件、年度总结、评估报告等。3.长期保管的档案资料包括培训计划、教材、学员信息等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案资料包括培训活动的临时通知、考勤记录等，保管期限为[X]年。（三）保管措施1.设立专门的档案资料库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案资料库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.对档案资料进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.建立档案资料借阅登记制度，对档案资料的借阅情况进行详细记录，确保档案资料的借阅安全。五、档案资料的利用与借阅（一）利用范围1.培训办内部人员因工作需要查阅档案资料。2.上级主管部门、相关单位或人员因工作需要查阅培训办档案资料。3.其他经培训办主任批准的人员查阅档案资料。（二）借阅程序1.借阅人填写档案资料借阅申请表，注明借阅档案资料的名称、编号、用途、借阅期限等内容。2.档案资料管理人员对借阅申请表进行审核，报培训办主任批准。3.经批准后，档案资料管理人员按照借阅申请表的要求提供档案资料，并办理借阅登记手续。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人应爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失或转借他人。2.借阅人如需复印或摘录档案资料，应经档案资料管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.借阅人归还档案资料时，档案资料管理人员应认真检查档案资料的完整性和准确性，如发现问题应及时向借阅人提出。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案资料管理人员应定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的存毁价值。2.全面审查原则：鉴定档案资料时，应全面审查档案资料的内容、来源、保管期限等情况，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：成立档案资料鉴定小组，由培训办主任担任组长，档案资料管理人员和相关部门人员为成员，对档案资料进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案资料进行逐件审查，根据档案资料的内容和价值确定其存毁。2.分析比较法：将档案资料与同类档案资料进行分析比较，判断其价值大小。3.效益评估法：评估档案资料对培训办工作和发展的效益，确定其是否具有保存价值。（三）销毁程序1.档案资料鉴定小组对拟销毁的档案资料进行审核，提出销毁意见，报培训办主任批准。2.经批准后，档案资料管理人员填写档案资料销毁清单，注明销毁档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等内容。3.档案资料销毁清单应经培训办主任和档案资料鉴定小组组长签字确认。4.档案资料销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，销毁过程应进行现场监督，并做好记录。5.销毁后的档案资料应在档案资料销毁清单上注明“已销毁”字样，并将档案资料销毁清单归档保存。七、档案资料的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立培训办档案资料管理信息系统，实现档案资料的电子化管理和信息化查询。2.提高档案资料管理的工作效率和服务质量，方便培训办内部人员和外部人员查询和利用档案资料。3.加强档案资料的安全保密管理，防止档案资料的泄露和丢失。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和档案资料管理软件，建立档案资料数据库。2.将档案资料进行数字化处理，录入档案资料管理信息系统，建立电子档案资料索引和目录。3.对档案资料管理信息系统进行定期维护和更新，确保系统的正常运行和数据的安全。4.加强对档案资料管理人员的信息化培训，提高其信息化管理水平和操作技能。（三）信息化安全管理1.建立档案资料管理信息系统安全管理制度，明确系统管理员、档案资料管理人员和其他使用人员的安全职责。2.设置系统用户权限