培训学校财务报销制度

PAGE培训学校财务报销制度一、总则1.目的为了加强培训学校财务管理，规范财务报销行为，确保学校各项经济活动合法、合规、有序进行，保障学校和师生的合法权益，特制定本财务报销制度。2.适用范围本制度适用于本校全体教职员工、兼职教师以及因教学、管理等工作需要发生费用支出的相关人员。3.基本原则合法性原则：报销费用必须符合国家法律法规和学校相关规定，严禁报销违法违规支出。真实性原则：各项报销凭证必须真实、准确、完整地反映经济业务实际情况，不得弄虚作假。合理性原则：费用支出应与学校教学、管理等工作相关，具有合理的必要性和经济性，杜绝不合理开支。时效性原则：各项费用应在规定的时间内报销，原则上超过[具体时长]的费用不予报销（特殊情况除外）。二、报销流程1.费用申请教职员工因工作需要发生费用支出前，应填写《培训学校费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计支付时间等信息，并按照学校审批权限提交相关负责人审批。对于涉及采购物资、设备等大额支出，申请人应提前提交采购申请，经批准后按照学校采购流程办理。2.审批流程部门负责人审批：申请人所在部门负责人对费用申请的合理性、必要性进行审核，签署意见后提交至相关审批层级。财务审核：财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及费用标准进行审核，对于不符合规定的报销凭证予以退回，并说明原因。校领导审批：根据学校审批权限，超过一定金额的费用申请需经校领导审批。校领导对费用支出的必要性、合规性进行最终审定，签署审批意见。3.报销凭证准备费用发生后，报销人应及时取得合法有效的报销凭证。报销凭证包括但不限于发票、收据、车票、机票、住宿发票等，发票应符合国家税务部门规定，具备发票监制章、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等要素。对于购买物资、设备等支出，除发票外还应附详细的购物清单、验收单等，确保所购物品与发票内容一致且已实际验收。乘坐公共交通工具的车票、机票等应保留完整，不得擅自裁剪或涂改。4.报销填写报销人应按照学校规定的格式填写《培训学校费用报销单》，将报销凭证整齐粘贴在报销单背面，并在报销单上注明费用所属项目、报销金额、报销事由等信息。报销金额大小写必须一致，不得涂改。如有错误，应重新填写报销单。5.报销提交报销人将填写完整并经审批的报销单及相关凭证提交至财务部门。财务部门对报销单及凭证进行再次核对，无误后予以受理。6.报销支付财务部门根据学校资金状况和审批结果，对符合报销规定的费用进行支付。支付方式包括银行转账、现金支付等，原则上优先采用银行转账方式支付。对于通过银行转账支付的报销款项，财务部门应在支付完成后及时通知报销人查收。对于现金支付的报销款项，报销人应在规定时间内到财务部门领取，并在领取记录上签字确认。三、费用报销标准及规定1.差旅费交通费用乘坐飞机应根据学校实际情况和工作需要，经审批后选择经济舱出行。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，应提前说明原因并经校领导批准。乘坐火车（动车、高铁），原则上应选择二等座，因工作需要乘坐一等座的，需经部门负责人批准。长途汽车应选择正规运营公司的车辆，确保安全舒适。市内交通费用，根据实际情况凭有效票据报销。乘坐公共交通工具的，按实际发生金额报销；因特殊情况乘坐出租车的，应注明事由并经部门负责人批准后方可报销。住宿费用教职员工出差应根据学校规定的住宿标准选择合适的酒店或住宿场所。一般情况下，单人出差住宿标准为[具体金额区间]，多人同行且同性合住的，住宿标准可适当上浮[具体比例]。住宿费用应提供正规发票，并在发票上注明住宿日期、人数、房间号等信息。如发现住宿费用明显高于标准或存在不合理支出，财务部门有权不予报销超出部分。餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照学校规定的标准执行，一般为每人每天[具体金额]。补贴包含在差旅费中，不再另行报销餐饮发票。因工作需要宴请客户的，应提前填写《培训学校宴请申请表》，注明宴请对象、事由、预计费用等信息，经校领导批准后按照学校相关规定执行。宴请费用应单独报销，不得与差旅费中的餐饮补贴混淆。2.办公用品及设备采购办公用品采购应遵循勤俭节约的原则，根据学校实际需求合理安排采购数量。采购金额在[具体金额]以下的，由部门负责人审批后自行采购；超过[具体金额]的，应通过学校采购流程进行采购。采购办公用品应取得正规发票，并附购物清单。购物清单应详细注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息，确保与发票内容一致。设备采购应按照学校固定资产管理规定执行，办理固定资产购置审批手续。设备采购应签订采购合同，明确设备规格、型号、价格、售后服务等条款。采购完成后，应进行验收，并填写验收单。设备采购发票及相关凭证应作为固定资产入账依据。3.教学费用教师授课费按照学校制定的标准执行，根据教师职称、授课时长、课程难度等因素确定具体金额。授课费应在课程结束后及时结算，由教师填写《培训学校授课费报销单》，经教务部门审核、财务部门复核后报销。教学资料印刷费、教材费等教学费用，应根据教学计划和实际需求合理安排。印刷资料应选择正规印刷厂家，确保印刷质量。费用报销时应提供印刷合同、发票及印刷清单等凭证。教学设备维护费、实验耗材费等，应按照学校相关规定进行审批和报销。维修维护费用应提供维修合同、发票及维修清单等；实验耗材费用应附采购清单、发票等，确保费用支出真实合理。4.业务招待费业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性原则。因学校业务需要招待客户的，应提前填写《培训学校业务招待申请表》，注明招待对象、事由、预计费用等信息，经校领导批准后方可安排。业务招待费报销时应提供正规发票、消费清单等凭证，发票上应注明招待日期、招待对象、消费金额等信息。招待费用应与申请事由相符，严禁超标准、超范围招待。对于业务招待费的支出情况，学校应定期进行统计和分析，确保招待费用合理使用，提高资金效益。5.通讯费教职员工通讯费补贴按照学校规定的标准执行，根据工作岗位和实际需要确定补贴金额。补贴方式可采用实报实销或定额补贴，具体方式由学校统一规定。采用实报实销方式的，报销人应提供正规通讯发票，发票抬头应为本人姓名或学校名称，发票内容应与通讯补贴标准相符。采用定额补贴方式的，不再报销通讯费用发票。6.其他费用水电费、物业费等学校日常运营费用，由学校统一支付的，相关部门应及时与财务部门核对账目，并提供费用明细清单。费用报销时应附发票及相关清单，确保费用支出准确无误。因学校组织活动、会议等发生的场地租赁、设备租赁、餐饮服务等费用，应签订相关合同，并按照合同约定进行支付和报销。报销时应提供合同、发票及费用结算清单等凭证。四、报销凭证要求1.发票要求所有报销发票必须是由税务部门统一监制的正规发票，发票内容应真实、完整、清晰，不得涂改、挖补。发票抬头：发票抬头应填写学校全称，不得使用简称或错误名称。发票印章：发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰可辨，与销售方名称一致。发票开具日期：发票开具日期应在费用发生期间内，原则上不得使用过期发票报销。发票内容：发票内容应与实际经济业务相符，如购买办公用品应注明办公用品名称、数量、单价等；住宿发票应注明住宿日期、人数、房间号等。2.收据要求对于行政事业性收费等特殊情况，可使用财政部门监制的收据报销。收据应加盖收款单位财务专用章或收费专用章，内容完整、准确。除财政部门监制的收据外，其他收据原则上不得作为报销凭证。如有特殊情况需要使用非财政收据报销的，应经财务部门审核同意，并说明原因。3.其他凭证要求车票、机票等交通凭证应保留完整，不得擅自裁剪或涂改。凭证上应注明出行日期、起止地点、票价等信息。住宿发票应附住宿清单，清单上应注明住宿日期、房间号、消费项目及金额等信息，确保住宿费用明细清晰。采购物资、设备的验收单应详细记录物资设备的名称、规格、型号、数量、质量状况等信息，验收人员应签字确认。五、报销时间规定1.教职员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上每月[具体日期]前提交当月费用报销申请。对于跨月费用，应在次月[具体日期]前报销。2.因特殊原因未能及时报销的，报销人应提前向财务部门说明情况，并提交书面申请。经财务部门同意后，可适当延长报销时间，但最长不得超过[具体时长]。3.财务部门应在收到报销申请后的[具体工作日]内完成审核工作，对于审核通过的报销申请，应及时安排支付；对于审核不通过的报销申请，应及时通知报销人并说明原因。六、财务监督与审计1.财务部门应加强对报销业务的日常监督，定期对报销凭证、报销流程等进行检查，确保报销工作规范、有序进行。2.学校审计部门应定期对学校财务报销情况进行审计，检查报销制度的执行情况、费用支出的合理性、合规性等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。3.学校鼓励全体教职员工对财