培训学院印章管理制度

PAGE培训学院印章管理制度一、总则（一）目的为加强培训学院印章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护培训学院的正常运营秩序和合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训学院所有部门及涉及印章使用的相关人员。（三）印章种类1.学院公章：代表培训学院的正式印章，用于对外签署重要合同、协议、文件等具有法律效力的文书。2.学院法人章：用于特定的法人授权事项，如银行开户、重大财务决策等。3.学院合同专用章：专门用于签订各类合同，明确合同的法律效力。4.学院财务专用章：用于财务收支、票据开具、资金结算等相关财务业务。5.部门印章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、通知、报表等的盖章确认。（四）印章管理原则1.专人负责原则：各类印章均指定专人负责保管和使用，确保责任明确。2.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。3.安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、冒用或遗失，确保印章信息的保密性。4.规范使用原则：严格按照规定的用途和程序使用印章，确保印章使用的规范性和合法性。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.学院公章由法定代表人批准后，统一由办公室负责办理刻制手续，并到公安机关指定的刻章单位刻制。2.学院法人章、合同专用章、财务专用章等根据实际工作需要，并经法定代表人批准后，由办公室统一办理刻制。3.部门印章由各部门提出申请，经分管领导审核，报学院领导批准后，由办公室统一办理刻制。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，必须在办公室进行登记备案，填写《印章启用登记表》，详细记录印章名称、编号、规格、启用日期、保管人等信息。2.印章启用时，需由办公室将启用通知以书面形式发送至学院各部门及相关单位，明确印章的使用范围和注意事项。3.印章启用后，原印章如有变更或废止，应及时办理相关手续，并在学院内部进行公告。三、印章的保管（一）保管人员职责1.学院公章、法人章、合同专用章、财务专用章由办公室指定专人负责保管，保管人员必须具备高度的责任心和保密意识。2.部门印章由各部门指定专人负责保管，保管人员应妥善保管印章，确保印章安全。3.保管人员应严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交予他人使用，不得在空白纸张或文件上加盖印章。（二）保管设施1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章存放环境安全。2.存放印章的保险柜或保管箱应设置密码和钥匙，密码和钥匙应由保管人员分别保管，不得交由同一人掌握。3.办公室应定期检查印章保管设施的安全性，确保印章存放安全无虞。（三）印章交接1.印章保管人员因工作变动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。2.交接时应由办公室负责人或部门负责人监交，交接双方应认真核对印章数量、规格、完好情况等，并在《印章交接登记表》上签字确认。3.交接手续完成后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新保管人员，并将交接情况及时报告学院领导。四、印章的使用（一）使用范围1.学院公章主要用于对外签署重要合同、协议、文件、公函等具有法律效力的文书，以及代表学院出席重要会议、活动等。2.学院法人章用于特定的法人授权事项，如银行开户、重大财务决策、法人身份证明等。3.学院合同专用章专门用于签订各类合同，明确合同的法律效力，确保合同的严肃性和规范性。4.学院财务专用章用于财务收支、票据开具、资金结算、财务报表等相关财务业务。5.部门印章用于部门内部文件、通知、报表、报告等的盖章确认，以及与本部门业务相关的其他事项。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、用印份数等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：根据用印事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：涉及学院重大决策、重要合同、协议等事项的用印，需经学院领导审批。一般性文件、通知、报表等用印，由部门负责人审批。财务专用章的使用，需经财务负责人审批。3.用印：审批通过后，申请人持《印章使用申请表》到印章保管人员处办理用印手续。保管人员应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，经确认无误后，在规定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印人、用印文件名称等信息。4.登记备案：印章使用完毕后，保管人员应及时将《印章使用申请表》和《印章使用登记表》归档保存，以备查阅。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况或因特殊原因无法提前办理用印审批手续时，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后，先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及多部门联合发文或用印的情况，主办部门应负责协调各部门意见，统一填写《印章使用申请表》，并按照审批权限进行审批。（四）禁止使用印章的情况1.未经学院领导批准，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.严禁将印章用于任何违法违规或有损学院利益的事项。3.严禁擅自更改用印文件内容或超越用印范围使用印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因学院机构变更、名称变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由办公室提出申请，经学院领导批准后，发布印章停用通知。2.印章停用后，保管人员应立即将印章封存，并妥善保管，不得随意丢弃或交予他人。（二）销毁1.对于停用的印章，由办公室负责组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、编号、规格、停用原因等信息，并经学院领导批准。2.印章销毁应采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应由办公室人员及相关监督人员现场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。3.印章销毁后，办公室应将《印章销毁申请表》和《印章销毁登记表》归档保存，以备查阅。六、监督与检查（一）监督机制1.学院设立印章管理监督小组，由学院领导、办公室负责人、财务负责人等组成，负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对印章的保管、使用情况进行检查，发现问题及时督促整改，并将检查结果向学院领导汇报。（二）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚：对于擅自使用印章、未按规定程序用印、在空白纸张或文件上加盖印章等行为，给予警告处分；造成损失的，责令其赔偿损失，并视情节给予相应的纪律处分。对于因保管不善导致印章被盗用、冒用或遗失