培训学校会议室管理制度

PAGE培训学校会议室管理制度一、总则1.目的为规范培训学校会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保各类会议、培训等活动的顺利进行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于培训学校内所有会议室，包括但不限于主会议室、分会议室、多功能会议室等。3.管理原则遵循“统一管理、合理安排、高效使用、安全有序”的原则，确保会议室资源得到充分利用，同时保障使用过程中的安全与秩序。二、会议室使用申请与审批1.申请流程使用部门或个人需提前填写《会议室使用申请表》，详细注明使用时间、时长、会议主题、参会人数等信息。将申请表提交至学校行政部门或指定的会议室管理负责人处。2.审批权限一般会议申请由行政部门负责人审批。涉及重要决策、大型培训或跨部门会议等，需经学校领导审批。3.申请时间原则上应提前[X]个工作日提交申请，以便管理部门进行统筹安排。紧急情况需使用会议室的，应尽量提前告知并说明原因，经同意后方可使用。三、会议室安排与调配1.统筹安排行政部门根据各部门的申请情况，结合会议室的使用状况、设备条件等因素，进行统一安排和调配。优先保障重要会议、大型培训等活动的需求。2.使用调整如遇特殊情况需要变更会议室使用安排，行政部门应及时通知相关部门和人员，并说明原因。使用部门或个人应积极配合调整。3.资源共享鼓励各部门之间合理共享会议室资源，提高资源利用率。对于闲置的会议室，行政部门可根据实际情况进行临时调配。四、会议室使用规范1.使用时间使用者应严格按照申请时间使用会议室，不得擅自延长或提前使用。如需调整，应提前办理相关手续。会议结束后，使用者应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备、门窗等。2.环境卫生保持会议室整洁卫生，禁止在会议室吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等。使用完毕后，使用者应自觉清理会议产生的文件、纸张等杂物，保持桌面、地面干净整洁。3.设备使用爱护会议室设备，不得随意拆卸、损坏设备。如发现设备故障，应及时通知行政部门进行维修。使用投影仪、音响等设备时，应按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。使用完毕后，应将设备关闭并恢复原状。4.安全管理注意会议室的安全，严禁携带易燃易爆等危险物品进入会议室。离开会议室时，应确保关闭所有电器设备，切断电源，关好门窗，消除安全隐患。五、会议室设备管理1.设备清单行政部门负责建立会议室设备清单，详细记录会议室的各类设备名称、型号、数量、购置时间、维修记录等信息，并定期进行更新。2.设备维护定期对会议室设备进行维护保养，确保设备正常运行。如发现设备故障或损坏，应及时安排维修人员进行维修。对于一些常用设备，如投影仪、音响系统等，应定期进行清洁、调试，延长设备使用寿命。3.设备更新根据学校发展需要和会议室实际使用情况，适时对会议室设备进行更新升级，以满足日益增长的会议、培训需求。六、会议服务管理1.茶水服务如需提供茶水服务，使用部门应提前与行政部门沟通。行政部门根据需求安排专人在会议开始前[X]分钟将茶水准备好，并放置在会议室指定位置。2.其他服务如需要提供会议资料打印、复印、文具等服务，使用部门应提前告知行政部门，行政部门负责协助办理相关事宜。七、违规处理1.违规行为界定未经审批擅自使用会议室。不按照申请时间使用会议室，擅自延长或提前使用。在会议室吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等，破坏环境卫生。随意拆卸、损坏会议室设备。违反会议室安全管理规定，携带危险物品进入会议室等。2.处理措施对于首次违规行为，给予口头警告，并要求立即改正。对于多次违规或情节严重影响会议室正常使用的行为，将视情节轻重给予相应的处罚，如通报批评、限制使用会议室一定期限等。因违规行为造成会议室设备损坏或其他经济损失的，由违规部门或个人负责赔偿。八、附则1.