培训公司公章管理制度

PAGE培训公司公章管理制度一、总则（一）目的为加强培训公司公章管理，维护公司合法权益，规范公章使用行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训公司各部门及全体员工。（三）定义本制度所称公章，是指培训公司以法定名称刻制的，代表公司行使权力、履行职责、对外进行活动的各类印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章的刻制，由公司行政部门根据实际需要提出申请，经公司法定代表人批准后，统一到公安机关指定的刻章单位刻制。2.刻制公章时，必须严格按照国家有关规定和公安机关的要求办理相关手续，确保公章的规格、样式、材质等符合规定。3.新刻制的公章必须在公安机关备案，并留存印模。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，必须进行登记备案，填写《公章启用登记表》，注明公章名称、启用日期、保管人等信息。2.公章启用时，由行政部门负责将公章发放给指定的保管人，并办理交接手续。交接双方应在《公章交接登记表》上签字确认。3.公章启用后，应及时在公司内部进行公告，告知全体员工公章的启用时间、保管人等信息。（三）公章的废止1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要废止公章的，由行政部门提出申请，经公司法定代表人批准后，办理废止手续。2.废止的公章应及时上缴公安机关，并在公司内部进行公告，声明该公章已废止，不再具有法律效力。3.废止的公章应妥善保管，以备日后查验。三、公章的保管（一）保管原则1.公章必须由专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，确保公章的安全。2.公章保管人应妥善保管公章，不得将公章转借他人或带出公司使用。3.公章保管人应定期对公章进行检查，确保公章的完好无损。如发现公章有损坏或遗失，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。（二）保管职责1.公司公章由行政部门负责人保管；合同专用章由合同管理部门负责人保管；财务专用章由财务部门负责人保管；法定代表人章由法定代表人本人或其授权的专人保管。2.公章保管人应严格按照规定的程序使用公章，不得擅自使用公章。如遇特殊情况需要使用公章，应经公司领导批准，并办理相关手续。3.公章保管人应妥善保管公章使用记录，包括使用时间、使用事项、使用人等信息，以备日后查阅。（三）保管场所1.公章应存放在安全可靠的场所，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.公章保管场所应保持整洁卫生，不得存放其他无关物品。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章适用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等重要事项；合同专用章适用于公司对外签订各类合同；财务专用章适用于公司财务收支、结算等业务；法定代表人章适用于公司法定代表人授权的特定事项。2.公章的使用必须严格按照公司的规定和审批程序进行，不得超出规定的使用范围。（二）使用流程1.用章申请：使用公章前，必须填写《公章使用申请表》，注明用章事项、用章时间、用章人等信息，并提交相关证明材料。2.审批签字：《公章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。公司领导应根据用章事项的性质和重要程度，进行严格审批。3.用章登记：公章保管人根据审批后的《公章使用申请表》，进行用章登记，填写《公章使用登记表》，注明用章时间、用章事项、用章人等信息。4.盖章操作：公章保管人在确认用章事项合法合规、审批手续齐全后，方可在相关文件或材料上加盖公章。盖章时应确保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜。5.用章归还：用章完毕后，用章人应及时将公章归还保管人，并在《公章使用登记表》上签字确认。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用公章，无法事先办理审批手续的，用章人应电话请示公司领导同意后，先进行盖章操作，并在事后及时补办审批手续。2.如因工作需要，需将公章带出公司使用的，必须经公司法定代表人批准，并填写《公章外出使用申请表》，注明外出时间、地点、用途等信息。公章带出公司期间，应由专人负责保管，使用完毕后及时归还公司。五、公章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对公章的使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章的保管情况，包括保管场所、保管设施、保管记录等。2.公章的使用情况，包括使用范围、使用流程、使用记录等。3.公章的刻制、启用与废止情况，包括手续是否齐全、是否符合规定等。（三）检查方式1.定期检查：行政部门定期对公章的保管和使用情况进行检查，一般每月不少于一次。2.不定期抽查：行政部门不定期对公章的保管和使用情况进行抽查，发现问题及时整改。（四）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.如因公章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相