行政公文撰写及审批模板

行政公文撰写及审批模板一、适用范围与典型场景公司内部重要事项传达：如年度工作计划、规章制度、会议通知、人事任免等；跨部门协作事项通知：如项目启动函、资源协调申请、流程优化方案等；向上级单位或外部机构正式行文：如工作请示、情况汇报、合作函件等；专项事务处理：如活动方案、应急预案、费用说明等。二、公文撰写与审批全流程指引（一）第一步：明确发文目的与文种选择确定核心目标：清晰界定公文需解决的问题（如告知、请示、汇报、商洽等），避免目标模糊导致文种误用。匹配文种类型：根据目标选择合适文种，常见文种及适用场景通知：用于发布规章制度、传达要求、批转/转发文件等（如《关于2024年春节放假安排的通知》）；请示：用于向上级请求指示、批准（如《关于申请购置办公设备的请示》）；报告：用于向上级汇报工作、反映情况（如《2023年度工作总结报告》）；函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问/答复问题（如《关于协助开展员工培训的函》）；纪要：用于记录会议主要事项和议定结果（如《XX项目推进会会议纪要》）。（二）第二步：收集整理基础信息背景依据：收集相关政策文件、上级指示、前期工作进展等支撑材料，保证公文内容有据可依。核心数据：整理涉及的数据、事实、时间节点等关键信息（如项目预算、人员名单、截止日期等），避免信息遗漏或矛盾。关联方信息：明确主送机关（需接收公文的部门或单位）、抄送机关（需知晓内容的部门或单位），保证行文对象准确。（三）第三步：起草公文1.标题规范格式：发文机关+关于+事由+的+文种（如《XX公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知》）；要求：简洁明了，不超过30字；事由需概括核心内容，避免歧义。2.结构开头：说明发文依据或背景（如“根据公司年度工作安排”“为解决XX问题”），引出下文；主体：条理清晰阐述具体事项，分点列示（如“一、工作目标；二、实施步骤；三、责任分工”），每部分内容需逻辑连贯、数据准确；结尾：根据文种提出要求或期望（如通知类常用“请遵照执行”，请示类常用“妥否，请批示”）。3.格式细节使用正式书面语，避免口语化、网络用语；涉及数字、日期、计量单位等需统一规范（如日期用“2024年3月15日”，数字用阿拉伯数字）；如有附件，在下方注明“附件：1.XXX清单；2.XXX方案”。（四）第四步：部门内部审核起草人自查：检查内容完整性、数据准确性、格式规范性，保证无错别字、标点错误。部门负责人审核：重点审核公文内容是否符合部门职责、与其他工作是否存在冲突、可行性是否达标，审核通过后签字确认。（五）第五步：提交跨部门及领导审批会签（如需）：涉及多个部门职责的公文，需发送至相关部门会签，确认无异议后由部门负责人签字。分级审批：根据公文重要性提交对应领导审批：日常事务类（如通知、函件）：由分管领导审批；重大事项类（如请示、报告、制度文件）：由总经理审批；特殊事项类（如涉及公司战略、重大资金）：提交总经理办公会集体审议。审批时限：一般事项需在2个工作日内完成审批，紧急事项需标注“特急”并优先处理。（六）第六步：编号、印发与归档公文编号：审批通过后，由行政管理部门统一编号（如“XX公司办〔2024〕5号”），编号规则需保持连续、规范。排版印发：按公司公文格式模板排版（字体、字号、行距等），通过OA系统或书面形式印发至主送/抄送机关，留存纸质版或电子版原件。归档管理：公文印发后3个工作日内，由行政管理部门将定稿版本、审批记录、附件等整理归档，保存期限按公司档案管理规定执行。三、公文结构与审批流程模板（一）公文标题及结构要素表要素规范要求示例标题发文机关+关于+事由+的+文种，不超过30字《XX公司关于举办2024年新员工入职培训的通知》主送机关顶格书写，后加冒号；多个机关用顿号分隔各部门、各子公司：开头说明发文依据或背景，引出主体内容为帮助新员工快速融入公司、熟悉业务流程，根据年度培训计划安排，现将有关事项通知主体分点列示，逻辑清晰，每点可设小标题（一、二、三）一、培训时间：2024年3月20日-22日；二、培训地点：公司总部三楼会议室；三、参训人员：2024年1月以来入职新员工结尾提出执行要求或请示批示请各部门组织相关人员准时参加，培训期间遵守纪律，无故不得缺席。附件说明另起一行注明“附件：”，后加附件名称及序号附件：1.2024年新员工入职培训日程表；2.培训考核办法发文机关署名右下方，写全称或规范化简称XX公司成文日期发文机关署名下方，用阿拉伯数字书写（年、月、日）2024年3月10日（二）审批流程表审批环节责任人审批内容时限要求起草相关业务人员内容完整、数据准确、格式规范、符合发文目的按工作计划时限部门审核部门负责人内容是否符合部门职责、可行性达标、与其他工作无冲突1个工作日内跨部门会签涉及部门负责人职责边界清晰、资源支持到位、无异议1-2个工作日内分管领导审批分管副总经理事项必要性、方案合理性、风险可控性2个工作日内总经理审批总经理重大事项决策、公司利益保障、符合战略方向3个工作日内归档行政专员编号规范、印发完整、审批记录齐全、归档及时印发后3个工作日内四、关键要点与风险提示（一）内容准确性涉及数据、日期、人名（如“总经办”“部门”）等信息需反复核对，保证与实际情况一致；引用政策文件或上级指示时，需注明文件名称及文号（如“根据《XX公司管理办法》（XX办〔2023〕10号）规定”），避免依据错误。（二）格式规范性严格遵循公司公文格式模板（标题二号小标宋简体，三号仿宋GB2312，一级标题三号黑体，行距28磅等），避免格式混乱影响正式性；附件需在和落款之间注明，附件名称需与实际内容一致，不得或简写。（三）审批时效性提前规划审批流程，预留充足时间避免延误；紧急事项需标注“特急”并同步电话提醒审批人，保证24小时内完成审批。（四）归档完整性