2026年生物科技服务公司财务内部控制制度

2026年生物科技服务公司财务内部控制制度第一章总则第一条为规范公司财务行为，强化财务内部控制，保障公司资产安全完整，提高资金使用效率，防范财务风险与经营风险，确保公司财务信息真实、准确、完整，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《企业会计准则》等相关法律法规及公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称财务内部控制，是指公司为实现财务管控目标，通过制定和实施一系列相互制约、相互监督的流程、措施和方法，对财务活动及相关经营活动进行规范、约束和管控的总称。第三条本制度适用于公司各部门、各业务单元及所有涉及财务活动的相关环节，覆盖资金管理、采购与付款管理、销售与收款管理、成本费用管理、资产管理、财务核算、财务监督等全流程财务工作。第四条财务内部控制遵循以下基本原则：（一）合法性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业监管要求，确保财务活动合法合规；（二）全面性原则：覆盖公司所有财务活动及相关经营环节，贯穿决策、执行、监督全流程，实现全员参与、全程管控；（三）制衡性原则：明确各部门、各岗位的职责权限，形成决策、执行、监督相互分离、相互制约的工作机制；（四）有效性原则：各项控制措施具有可操作性，能够有效防范和化解财务风险，保障公司经营目标实现；（五）适应性原则：结合公司生物科技服务业务特点（如技术研发、实验检测、技术咨询等）及经营规模变化，及时调整和完善内部控制措施；（六）成本效益原则：在保障内控效果的前提下，合理控制内控成本，实现效益最大化。第五条公司建立“管理层统筹、财务部门归口管理、各业务部门协同配合、内部审计监督”的财务内控组织体系：（一）公司管理层负责审批财务内部控制制度及重大财务事项，督促内控体系有效运行；（二）财务部门是财务内部控制的归口管理部门，负责制定、修订内控管理制度，组织实施财务内控流程，监督内控措施落实；（三）各业务部门是财务内控的执行主体，严格按照内控要求开展业务活动，配合财务部门落实内控措施；（四）内部审计部门负责对财务内部控制制度的完整性、有效性进行监督审计，发现内控缺陷并提出整改建议。第二章职责分工与岗位制衡第六条公司建立清晰的财务岗位责任制，明确各财务岗位的职责权限、工作流程及考核标准，确保不相容岗位相互分离、相互制约。第七条核心不相容岗位分离要求：（一）货币资金收付与记账岗位分离，出纳人员不得兼任会计核算、稽核、会计档案保管及收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作；（二）财务审批与执行岗位分离，审批人员不得直接经办相关财务业务；（三）采购申请与审批、采购执行与验收、付款审批与付款执行岗位分离；（四）销售收款与记账、发票开具与收款核对岗位分离；（五）资产保管与资产核算、资产盘点与资产记账岗位分离；（六）财务稽核与日常记账岗位分离。第八条财务部门主要岗位职责：（一）会计核算岗：负责公司经济业务的会计核算，编制记账凭证、登记会计账簿、编制财务报表，确保财务信息真实准确；（二）出纳岗：负责货币资金收付、银行账户管理、现金日记账与银行存款日记账登记，保管库存现金、银行票据及相关印章；（三）预算管理岗：负责编制公司年度财务预算及专项预算（如研发项目预算），跟踪预算执行情况，开展预算差异分析；（四）资金管理岗：负责资金统筹规划、融资管理、资金使用监督，确保资金安全与流动性；（五）成本费用管理岗：负责成本核算（如研发成本、服务成本）、费用审核与控制，开展成本费用分析；（六）稽核岗：负责审核会计凭证、会计账簿、财务报表，监督财务核算流程合规性，核查资金使用、费用支出的合理性；（七）会计档案管理岗：负责会计凭证、账簿、报表、合同等财务资料的整理、归档、保管与借阅管理。第九条各业务部门财务内控职责：（一）业务部门负责人：负责本部门业务活动的财务内控执行，审批本部门相关财务申请（如费用报销、采购申请），确保业务活动合规、资料真实；（二）研发部门：负责研发项目预算编制与执行，规范研发费用列支，配合财务部门开展研发成本核算；（三）采购部门：负责规范采购流程，落实采购审批手续，配合开展采购验收与付款审核；（四）销售部门：负责规范销售收款流程，及时催收应收账款，配合财务部门开展对账与发票管理；（五）资产使用部门：负责本部门使用资产的日常管理与维护，配合财务部门开展资产盘点与核算。第十条岗位轮换与强制休假制度：对出纳、资金管理、稽核等关键财务岗位，实行定期岗位轮换制度（轮换周期不超过2年）；对核心财务岗位人员，每年强制休假不少于5个工作日，休假期间由替代人员履行岗位职责，确保岗位工作连续性与内控有效性。第三章核心业务财务内部控制第一节货币资金管理控制第十一条现金管理控制：（一）公司严格控制现金使用范围，仅允许在以下范围内使用现金：职工工资、津贴；个人劳务报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员必须随身携带的差旅费；结算起点以下的零星支出（结算起点为1000元）；中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。（二）库存现金不得超过公司规定的限额（限额由财务部门根据日常现金支出规模核定，一般不超过3天日常零星支出），超过限额的现金必须当日存入银行，严禁白条抵库、挪用现金、私设“小金库”。（三）出纳人员每日盘点库存现金，编制《现金盘点表》，核对现金日记账与实际库存，确保账实相符；财务部门负责人每周至少抽查一次现金盘点情况，签字确认盘点结果。（四）现金收付必须凭合法有效的原始凭证办理，经审批人审批、稽核人员稽核后，由出纳人员办理收付手续；收付完毕后，出纳人员在原始凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”印章，并及时登记现金日记账。第十二条银行存款管理控制：（一）公司银行账户的开设、变更、注销必须经公司管理层审批，由财务部门统一办理；严禁各部门或个人擅自开设、变更、注销银行账户。（二）财务部门建立《银行账户管理台账》，详细记录银行账户名称、账号、开户行、账户性质、开设时间、变更情况、注销时间等信息，定期与银行核对账户信息。（三）银行存款收付业务必须凭合法有效的原始凭证，经审批、稽核后办理；出纳人员及时登记银行存款日记账，每月与银行对账单核对，编制《银行存款余额调节表》，由财务部门负责人审核签字；未达账项必须在次月完成核对与清理。（四）银行票据（支票、汇票、本票等）由出纳人员专人保管，建立《银行票据领用登记台账》，详细记录票据种类、号码、领用日期、领用人员、金额、用途、注销日期等信息；票据领用必须经审批人审批，领用人员签字确认；票据签发必须加盖公司财务专用章和法人章，实行“双人保管、分开使用”制度，严禁一人保管全部印章。（五）公司定期对银行账户进行清查，每年至少开展一次全面清查，核查账户使用情况、资金流动情况，确保银行账户安全合规。第十三条资金支付控制：（一）公司建立分级资金支付审批制度，根据支付金额大小及业务性质，明确审批权限与审批流程：小额支付（如5000元以下）：由业务部门经办人申请，部门负责人审批，财务部门稽核后，由出纳人员支付；中额支付（如5000元-50000元）：在部门负责人审批基础上，需经财务部门负责人审批；大额支付（如50000元以上）：需经公司管理层审批；重大资金支付（如对外投资、大额融资、重大采购等）：需经公司董事会或股东会审批。（二）资金支付必须具备合法有效的原始凭证（如合同、发票、验收证明、费用报销单等），凭证要素齐全、真实完整；财务部门稽核人员对凭证的合规性、真实性、完整性进行审核，审核无误后提交审批。（三）出纳人员根据审批通过的支付凭证办理支付手续，支付后及时登记相关日记账，并将支付凭证传递给会计核算人员进行账务处理。（四）严禁无凭证支付、超权限支付、白条支付；对不符合支付条件的申请，财务部门有权拒绝支付。第二节采购与付款管理控制第十四条采购预算控制：各部门根据业务需求编制年度采购预算（如实验耗材、设备、办公用品等），纳入公司年度财务预算，经审批后严格执行；预算外采购需按规定办理预算调整审批手续。第十五条采购申请与审批控制：（一）采购申请由各需求部门提交《采购申请表》，注明采购物品名称、规格型号、数量、单价、预算金额、用途、交货时间等信息，经部门负责人审批后提交采购部门。（二）采购部门对《采购申请表》进行审核，核实采购需求的合理性、必要性，审核通过后制定采购计划；大额采购（如50000元以上）需经财务部门审核预算、公司管理层审批后实施。（三）对生物科技实验专用耗材、精密实验设备等特殊采购物品，采购部门应会同研发部门、使用部门进行技术参数确认，确保采购物品符合业务需求。第十六条采购执行控制：（一）公司建立合格供应商管理制度，采购部门负责收集供应商信息，开展供应商资质审核（如营业执照、资质证书、信用报告、产品质量证明等），建立《合格供应商名录》，报财务部门备案；合格供应商名录每年更新一次。（二）采购业务应优先从合格供应商处采购，对于大额、重要采购项目，实行询价、比价或招标采购制度，确保采购价格公允、合理；采购部门留存询价记录、比价表或招标资料，作为采购审批与付款审核的依据。（三）采购部门与供应商签订书面采购合同，明确采购物品名称、规格、数量、单价、总价、付款方式、付款期限、交货时间、质量标准、违约责任等核心条款；采购合同经法务部门审核、财务部门审核价格与付款条款、审批人审批后签订。（四）采购部门跟踪采购合同履行情况，确保供应商按时交货；若出现交货延迟、质量问题等情况，及时与供应商沟通处理，并留存相关记录。第十七条验收与入库控制：（一）供应商交货后，采购部门通知需求部门、质量检验部门（如涉及实验耗材、设备等）共同对采购物品进行验收。（二）验收内容包括物品数量、规格型号、质量标准、包装完整性等，验收合格的，共同签署《采购验收单》，注明验收日期、验收结果等信息；验收不合格的，由采购部门及时与供应商协商退换货事宜，并留存相关记录。（三）验收合格后，仓库管理人员（或资产管理人员）根据《采购验收单》办理入库手续，登记《库存物品台账》；实验耗材、设备等资产需粘贴资产标签，明确资产编号、使用部门、保管人等信息。第十八条付款审核与支付控制：（一）供应商提交付款申请及相关资料（如采购合同、发票、验收单、入库单等），经采购部门负责人审核后提交财务部门。（二）财务部门对付款资料进行全面审核：核查发票真伪与合规性、合同条款与付款申请的一致性、验收单与入库单的真实性、付款金额与发票金额的准确性；审核无误后，按资金支付审批流程提交审批。（三）出纳人员根据审批通过的付款凭证办理付款手续，付款后及时登记银行存款日记账，并将相关凭证传递给会计核算人员进行账务处理。（四）财务部门定期与供应商开展对账工作，核对应付账款余额，确保债权债务清晰；对逾期未付款项，及时跟踪原因，按合同约定处理。第三节销售与收款管理控制第十九条销售预算与定价控制：销售部门根据市场情况及业务发展规划编制年度销售预算，纳入公司年度财务预算；公司建立统一的销售定价机制，明确各类生物科技服务（如研发服务、实验检测服务、技术咨询服务）的定价标准、折扣政策，销售定价经管理层审批后执行；特殊折扣需按规定办理审批手续。第二十条销售合同控制：（一）销售业务必须签订书面销售合同，明确服务内容、服务期限、收费标准、付款方式、付款期限、违约责任、验收标准等核心条款。（二）销售合同由销售部门拟定，经法务部门审核法律条款、财务部门审核收款条款及定价合规性、审批人审批后签订；重大销售合同（如大额服务项目）需经公司管理层审批。（三）销售部门建立《销售合同管理台账》，详细记录合同编号、客户名称、服务内容、合同金额、付款进度、履行情况等信息，定期与财务部门核对。第二十一条服务交付与验收控制：销售部门（或服务执行部门）按照合同约定完成服务交付，及时组织客户开展验收工作；验收合格的，与客户签订《服务验收确认书》，作为收款的重要依据；验收不合格的，按合同约定整改后重新验收，留存相关整改记录。第二十二条发票管理与收款控制：（一）财务部门根据《销售合同》《服务验收确认书》及收款情况，按国家税收法律法规规定开具发票，确保发票信息真实、准确、完整；发票开具后，由销售部门及时送达客户，并跟踪发票签收情况。（二）销售收款由财务部门统一办理，严禁销售部门或销售人员擅自收取款项；客户付款后，出纳人员及时登记银行存款日记账或现金日记账，开具收款收据，并将收款信息传递给销售部门及会计核算人员。（三）会计核算人员根据销售合同、验收确认书、发票、收款凭证等资料进行账务处理，确认销售收入及应收账款。第二十三条应收账款管理控制：（一）财务部门建立《应收账款明细台账》，详细记录客户名称、合同编号、服务内容、合同金额、已收金额、未收金额、逾期金额、逾期天数、催收记录等信息，每日更新，定期与销售部门核对。（二）销售部门作为应收账款催收的第一责任部门，负责跟踪客户付款进度，在付款期限届满前3个工作日提醒客户付款；款项逾期后，及时制定催收方案，开展催收工作，留存催收记录。（三）财务部门定期编制应收账款分析报告，分析应收账款规模、逾期情况、回收进度等，识别坏账风险，提出改进建议，报管理层决策；对逾期超过60个工作日的款项，及时协同法务部门采取法律措施追偿。（四）公司建立应收账款对账制度，财务部门每月向客户发送对账函，确认应收账款余额；对客户提出的异议，及时协同销售部门核实处理。第四节成本费用管理控制第二十四条成本费用预算控制：公司建立全面成本费用预算管理制度，各部门根据业务需求编制年度成本费用预算（如研发成本、服务成本、管理费用、销售费用等），纳入公司年度财务预算；预算经审批后严格执行，超预算支出需按规定办理预算调整审批手续。第二十五条研发成本控制：（一）研发部门根据研发项目计划编制《研发项目成本预算表》，明确研发过程中涉及的人员费用、耗材费用、设备折旧、测试费用等支出，经审批后纳入项目成本管控。（二）研发过程中发生的费用，需凭合法有效的原始凭证报销，报销时注明研发项目名称及费用用途；财务部门严格审核研发费用的合规性、真实性，确保研发费用准确归集至对应项目。（三）财务部门定期对研发项目成本进行核算与分析，对比预算与实际支出差异，分析差异原因，及时向研发部门及管理层反馈，优化研发成本管控。第二十六条费用报销控制：（一）员工发生费用支出后，应在规定时间内（如费用发生后15个工作日内）提交费用报销申请，填写《费用报销单》，附上合法有效的原始凭证（如发票、收据、行程单等），经部门负责人审核后提交财务部门。（二）财务部门稽核人员对费用报销资料进行审核：核查发票真伪与合规性、费用支出的合理性与必要性、报销凭证的完整性；审核无误后，按资金支付审批流程提交审批。（三）费用报销遵循“实事求是、勤俭节约”的原则，严禁虚报、冒领、套取费用；对不符合报销规定的申请，财务部门有权拒绝报销。（四）常用费用报销标准（如差旅费、业务招待费、办公费等）由公司统一制定，明确报销范围与限额，员工严格按标准报销；超标准报销需经管理层审批，并说明理由。第二十七条成本费用核算控制：会计核算人员按照企业会计准则及公司财务制度要求，准确核算各类成本费用，确保成本费用归集对象清晰、分摊方法合理；定期编制成本费用分析报告，分析成本费用构成及变动情况，为成本控制提供依据。第五节资产管理控制第二十八条资产分类管理：公司资产分为固定资产（如实验设备、办公设备、房屋建筑物等）、无形资产（如技术专利、软件著作权等）、存货（如实验耗材、办公用品等），实行分类管理、专人负责。第二十九条固定资产管理控制：（一）固定资产购置：严格按照采购与付款管理流程执行，购置后及时办理验收、入库手续；财务部门按规定进行固定资产初始计量与入账，建立《固定资产台账》，详细记录资产名称、规格型号、购置时间、金额、使用部门、保管人、资产编号等信息。（二）固定资产使用与维护：资产使用部门负责日常使用与维护，建立固定资产使用登记制度；定期对固定资产进行保养，确保资产正常运行；资产发生故障的，及时报修并留存维修记录。（三）固定资产折旧：财务部门按照国家会计准则及公司制度规定，确定固定资产折旧方法、折旧年限及净残值，按月计提折旧，确保折旧核算准确。（四）固定资产盘点：公司每年至少开展一次全面固定资产盘点，由财务部门牵头，资产使用部门、管理部门配合；盘点过程中核对账实情况，编制《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏资产及时查明原因，按规定办理审批与账务处理手续。（五）固定资产处置：固定资产报废、出售、转让等处置行为，需由资产使用部门提交处置申请，说明处置原因、资产状况、处置方案等，经财务部门审核资产价值、管理层审批后执行；处置收入及时上缴公司财务，财务部门进行相应账务处理。第三十条无形资产管理控制：（一）无形资产（如技术专利、软件著作权）的取得、研发、转让等，需经管理层审批；研发形成的无形资产，财务部门按规定归集研发支出，准确核算无形资产价值。（二）财务部门建立《无形资产台账》，详细记录无形资产名称、取得方式、入账金额、摊销年限、摊销方法、使用部门、到期日等信息，按月计提摊销。（三）无形资产使用部门负责日常管理与维护，确保无形资产的安全与有效利用；无形资产转让、授权使用的，需签订书面合同，经法务部门审核、管理层审批后执行，转让收入或授权使用费及时上缴公司财务。（四）定期对无形资产进行清查核实，核查无形资产的真实性、有效性，对减值迹象及时进行减值测试与账务处理。第三十一条存货管理控制：（一）存货入库：严格按照采购验收流程执行，入库时登记《库存物品台账》，明确存货名称、规格、数量、单价、入库日期、供应商等信息；实验耗材等特殊存货需按规定条件储存（如低温、避光等），确保存货质量。（二）存货出库：建立严格的出库审批制度，领用部门提交《存货领用单》，经部门负责人审批后，仓库管理人员按单发货，及时登记台账；研发用实验耗材领用需注明研发项目名称，确保成本准确归集。（三）存货保管：仓库管理人员负责日常保管，定期检查存货状况，做好防潮、防火、防盗、防变质等工作；对过期、变质、损坏的存货，及时提交处置申请，经审批后处理。（四）存货盘点：每月至少开展一次存货盘点，每年开展一次全面盘点，由财务部门牵头，仓库管理部门、使用部门配合；核对账实情况，编制《存货盘点表》，对盘盈、盘亏、过期存货及时查明原因，按规定办理审批与账务处理手续。（五）存货计价：财务部门按照企业会计准则规定，采用先进先出法、加权平均法等确定存货发出成本，确保计价准确；定期对存货进行减值测试，对减值存货计提存货跌价准备。第四章财务核算与报告控制第三十二条会计核算控制：（一）财务部门严格按照《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》及公司财务制度要求开展会计核算工作，确保会计信息真实、准确、完整、及时。（二）会计核算人员根据合法有效的原始凭证编制记账凭证，记账凭证经稽核人员审核无误后登记会计账簿；会计账簿包括总账、明细账、日记账及其他辅助账簿，账簿记录清晰、规范。（三）严格遵守会计核算时限要求，及时处理各项经济业务，月度终了及时结账，确保财务报表按时编制；结账前需完成账务核对、凭证审核、财产清查等工作，确保账证相符、账账相符、账实相符。（四）财务部门建立会计差错更正制度，对核算过程中发现的会计差错，及时查明原因，按规定程序进行更正，留存差错更正记录。第三十三条财务报告控制：（一）财务部门定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注，全面反映公司财务状况、经营成果和现金流量。（二）财务报告编制前，需对会计账簿记录进行全面核查，确保数据真实准确；编制完成后，经财务部门负责人审核、管理层审批后对外提供或内部使用。（三）财务报告的编制遵循一致性原则，会计政策、会计估计的变更需经管理层审批，并在财务报告附注中披露变更原因、影响金额等信息。（四）财务部门定期开展财务分析工作，结合公司生物科技服务业务特点，分析财务指标变动情况、预算执行情况、经营风险等，编制财务分析报告，为管理层决策提供依据。第三十四条会计档案管理控制：（一）财务部门指定专人负责会计档案管理，对会计凭证、会计账簿、财务报表、合同、税务资料等会计档案进行整理、装订、归档，建立《会计档案管理台账》。（二）会计档案保管符合国家相关规定，纸质档案存放在专门的档案柜，电子档案存储在安全的服务器，采取防火、防盗、防潮、防磁、防泄露等安全措施。（三）会计档案的借阅需经财务部门负责人审批，借阅人员填写《会计档案借阅申请表》，明确借阅目的、借阅期限，借阅期间不得篡改、损坏档案；借阅完毕后及时归还，档案管理人员核查档案完整性。（四）会计档案的保管期限、销毁程序严格按照国家《会计档案管理办法》执行，销毁会计档案需经管理层审批，由两名以上人员监督销毁，留存销毁记录。第五章财务监督与内控评价第三十五条内部监督控制：（一）财务部门建立常态化财务稽核机制，稽核人员定期对会计核算、资金支付、费用报销、采购付款、销售收款、资产管理等财务活动进行稽核，核查内控措施落实情况，发现问题及时提出整改建议，跟踪整改落实。（二）内部审计部门每年至少开展一次财务内部控制专项审计，对内控制度的完整性、合规性、有效性进行评估，识别内控缺陷（包括重大缺陷、重要缺陷、一般缺陷），编制审计报告，提出整改建议，报管理层审批后督促相关部门整改。（三）各业务部门定期开展本部门财务内控自查工作，核查业务活动是否符合内控要求，及时发现并纠正自查中发现的问题，配合财务部门、内部审计部门开展监督检查工作。第三十六条外部监督配合：积极配合财政、税务、审计等外部监管部门的监督检查工作，如实提供财务资料，及时整改外部检查发现的问题。第三十七条内控评价与改进：（一）公司建立财务内部控制评价机制，每年对财务内控体系的运行效果进行全面评价，总结内控工作成效，分析存在的问题与不足。（二）财务部门根据内控评价结果