2026年生物科技服务公司采购部部门职责管理制度

2026年生物科技服务公司采购部部门职责管理制度一、总则（一）目的与依据为明确采购部的部门定位、核心职责与工作标准，规范采购全流程管理，保障公司生物科技服务所需物资（实验试剂、耗材、仪器设备、生物样本处理相关物资等）的及时供应、质量可控与成本优化，防范采购风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国生物安全法》《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规及行业规范，结合公司生物科技服务行业特性及生产经营实际，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于采购部全部门及所有采购相关工作，涵盖采购规划制定、采购需求对接、供应商开发与管理、采购实施、物资验收与入库协同、采购成本管控、采购档案管理等全流程活动。采购部全体人员（含部门经理、采购经理、采购专员、供应商专员、采购支持专员等），以及与采购工作存在协同配合的研发部、生产部、仓储部、财务部、合规部、行政部等相关部门人员，均需严格遵守本制度规定。（三）基本原则合规采购原则：严格遵循法律法规及行业监管要求，规范采购行为，坚守商业道德，杜绝不正当竞争、商业贿赂等违规行为；针对生物安全相关物资采购，严格执行生物安全备案、资质审核等合规要求，确保采购全流程合法合规。权责明晰原则：明确采购部各岗位的职责边界与工作权限，做到采购规划有人牵头、需求对接有人负责、采购实施有人管控、供应商管理有人跟进、问题处理有人落实，形成闭环管理。质优价廉原则：在保障采购物资质量符合公司技术标准及生物安全要求的前提下，通过市场调研、比价议价、集中采购等方式优化采购成本，实现性价比最大化。安全可控原则：聚焦生物试剂、特殊实验耗材等核心采购物资的质量安全与供应稳定，建立多渠道供应商储备机制，防范物资断供、质量不达标等风险；加强采购物资全流程追溯管理，确保物资来源可查、质量可控。协同高效原则：建立采购部与研发、生产、仓储、财务等部门的协同配合机制，强化采购需求对接、物资验收、资金支付等环节的衔接，提升采购效率与服务质量，保障公司业务有序开展。（四）核心定义本制度所指采购部，是公司负责统筹物资采购规划、实施采购活动、管理供应商资源、管控采购成本与风险的核心职能部门。采购业务，是指公司为开展生物科技服务业务（含生物检测、实验研发、实验室运营等）及日常经营管理所需物资的采购活动，包括但不限于实验试剂、实验耗材、仪器设备、生物样本存储容器、办公物资、生产辅助物资等。特殊采购物资，是指涉及生物安全等级、特殊技术标准或国家管控的物资，如病原微生物检测试剂、放射性实验耗材、精密实验仪器等。核心供应商，是指为公司提供核心采购物资、合作稳定性强、质量保障能力突出、服务水平优良的供应商。二、组织架构与核心职责（一）采购部组织架构采购部实行部门经理负责制，下设采购执行组、供应商管理组、采购支持组等专项工作小组（可根据公司采购规模调整）。部门经理统筹全部门工作，负责采购战略规划、重大采购事项决策及跨部门协调；采购执行组负责采购需求对接、采购方案制定、采购实施及物资验收协同等工作，按采购物资类型细分专项采购专员（如实验试剂采购专员、仪器设备采购专员等）；供应商管理组负责供应商开发、准入审核、评估分级、合作维护及退出管理等工作；采购支持组负责采购数据统计、采购合同归档、采购费用核算、采购档案管理及部门行政支持工作。（二）采购部核心职责采购规划与计划制定：结合公司发展战略、年度经营目标及各部门业务需求（重点对接研发部实验物资需求、生产部运营物资需求），开展市场调研，分析采购物资价格趋势、供应市场动态，制定公司中长期采购战略规划与年度、季度、月度采购计划；根据各部门提交的采购需求，汇总编制采购预算，明确采购目标、采购品类、数量、时间节点及成本控制标准，按审批流程推进立项审批。采购需求对接与审核：建立常态化采购需求对接机制，接收各部门提交的《采购需求申请表》，核实需求的合理性、必要性及技术标准（尤其是实验试剂、仪器设备等物资的生物安全等级、精度要求等）；对超出常规采购范围或大额采购需求，组织研发部、技术部、合规部等相关部门开展需求论证，优化采购方案，避免资源浪费。采购实施与合同管理：根据采购计划及审核通过的采购需求，选择合适的采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等），制定采购实施细则；开展市场询价、比价、议价工作，筛选合格供应商，组织商务谈判；按公司制度要求起草、审核采购合同，确保合同内容合规、条款明确（含质量标准、交货期限、验收要求、付款方式、违约责任、生物安全责任等核心条款）；跟踪合同执行进度，协调解决合同执行过程中的问题，保障物资按时、按质、按量交付。物资验收与入库协同：牵头组织仓储部、需求部门（研发部、生产部等）、质量部开展采购物资验收工作，对照采购合同、技术标准及送货单，核查物资的规格、型号、数量、质量证明文件（如合格证、检测报告、生物安全备案证明等）；对验收合格的物资，协同仓储部办理入库手续；对验收不合格的物资，及时与供应商沟通，制定退换货、补货方案，跟踪处理进度，确保问题妥善解决。供应商开发与管理：建立供应商开发体系，通过市场调研、行业展会、同行推荐等渠道挖掘潜在供应商，重点拓展实验试剂、精密仪器等核心物资的优质供应商；制定供应商准入审核标准，对供应商的资质（营业执照、生产经营许可证、生物安全备案证明等）、生产能力、质量保障体系、服务水平、信用状况等进行全面审核，建立合格供应商名录；定期开展供应商评估分级工作，建立供应商信用档案，实施差异化合作与动态管理；维护核心供应商合作关系，开展常态化沟通，推动合作优化。采购成本管控：建立采购成本管控机制，通过集中采购、长期合作协议、优化采购流程等方式降低采购成本；定期开展采购成本分析，对比市场价格与实际采购价格，排查成本异常情况，制定成本优化措施；严格控制采购费用（如运输费、检测费等），确保采购预算的有效执行。采购合规与风险管控：严格遵守相关法律法规及公司制度，规范采购行为，防范商业贿赂、不正当竞争等合规风险；针对特殊采购物资，严格执行国家管控要求，办理相关审批备案手续；加强采购物资质量风险管控，建立质量追溯体系，确保物资质量符合要求；对采购过程中的市场风险、信用风险（供应商违约）、价格波动风险等进行评估与预警，制定应对预案。采购档案与数据管理：建立健全采购档案管理体系，对采购合同、供应商资质文件、采购需求申请表、验收报告、付款凭证等相关资料进行整理、归档与保管，确保档案完整、规范、可追溯；建立采购数据管理体系，及时统计、整理采购数量、采购金额、供应商合作情况、物资验收合格率等相关数据，定期开展数据分析，形成分析报告，为采购规划调整、成本优化及公司决策提供数据支持。跨部门协同与服务支持：加强与研发部、生产部、仓储部、财务部等相关部门的协同配合，及时响应各部门采购需求，提供采购相关的咨询服务；协助解决采购物资使用过程中的质量问题，协同供应商开展售后服务；参与公司生物安全管理、质量体系建设等相关工作，保障采购环节符合整体管理要求。（三）各核心岗位职责采购部经理：全面负责采购部的管理工作，制定采购战略规划与年度采购计划；审批采购方案、重大采购合同、采购预算及供应商准入与退出；统筹协调跨部门工作，解决采购工作中的重大问题；负责采购团队建设与绩效考核；对采购部整体采购效率、成本控制、合规经营及团队管理负责。采购经理：协助部门经理开展采购管理工作，牵头制定具体采购实施细则；统筹采购执行组工作，分配采购任务，监督采购进度与质量；审核采购合同、询价报告等相关文件；协调处理采购过程中的技术问题与商务纠纷；定期向部门经理汇报采购工作进展、成本控制情况及存在问题。采购专员：对接具体部门的采购需求，核实需求细节与技术标准；开展市场调研与询价、比价工作，筛选合格供应商；参与商务谈判，协助起草采购合同；跟踪采购合同执行进度，协调物资交付、验收等工作；负责采购物资的质量跟踪，协助处理退换货等问题；记录采购过程，整理相关资料并提交采购支持组归档。供应商专员：负责潜在供应商的开发与信息收集；开展供应商准入审核工作，核实供应商资质与合作能力，建立合格供应商名录；定期组织供应商评估工作，撰写评估报告，提出供应商分级、合作优化及退出建议；维护供应商合作关系，开展常态化沟通，及时反馈供应商问题与需求；管理供应商信用档案，更新供应商信息。采购支持专员：负责采购数据的统计、整理与分析，定期出具采购数据报表；负责采购合同、供应商资质文件、验收报告等资料的归档与管理；协助开展采购费用核算，对接财务部办理付款相关手续；负责部门行政事务与后勤支持工作，如会议组织、文件传递等；协助跟踪采购预算执行情况，建立采购费用台账。三、采购工作流程与管理要求（一）采购计划制定流程各部门根据业务需求，提前提交《采购需求申请表》，注明采购物资名称、规格型号、技术标准、数量、交货时间、预算金额及用途（尤其是实验物资需说明生物安全等级、实验用途等），经部门负责人审批后提交采购部。采购部对各部门提交的采购需求进行汇总、审核，核实需求的合理性、必要性及技术标准的清晰度；对存在疑问的需求，及时与需求部门沟通确认；对大额、特殊采购需求，组织研发部、技术部、合规部等相关部门开展需求论证。采购部结合需求审核结果、市场调研情况及公司年度经营目标，制定年度、季度、月度采购计划草案，明确采购品类、数量、时间节点、预算金额、采购方式及责任人员。将采购计划草案提交至财务部审核预算合理性，再报分管副总经理、总经理审批；审批通过后，采购计划正式生效，采购部按计划推进采购工作；若需调整采购计划，需填写《采购计划变更申请表》，说明变更原因及影响，按原审批权限报批通过后执行。（二）采购方式选择与审批采购部根据采购物资的品类、金额、技术要求、市场供应情况等，选择合适的采购方式：（1）公开招标：适用于采购金额较大（达到公司招标阈值）、市场竞争充分的通用物资，如批量实验耗材、常规仪器设备等；（2）邀请招标：适用于采购金额较大、技术要求较高，且符合条件的潜在供应商数量有限的物资，如精密实验仪器、特殊实验试剂等；（3）竞争性谈判：适用于技术标准不明确、采购时间紧迫或无法采用招标方式的物资采购；（4）询价采购：适用于采购金额较小、技术标准统一、市场供应充足的通用物资，如日常办公物资、基础实验耗材等；（5）单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资，如特定专利技术物资、配套维修配件等，需提供唯一来源证明并按流程报批。采购方式选择后，采购部填写《采购方式审批表》，说明选择理由、采购物资情况及预期效果，按审批权限报批：一般性采购方式由采购部经理审核、分管副总经理审批；公开招标、单一来源采购等重大采购方式需经总经理办公会审议通过后，由总经理审批。（三）采购实施流程采购方式审批通过后，采购专员开展市场调研，收集潜在供应商信息，筛选符合要求的供应商（从合格供应商名录中选择或按准入流程开发新供应商）。根据采购方式开展采购实施工作：采用招标方式的，按公司招标管理规定组织招标、开标、评标工作，确定中标供应商；采用竞争性谈判、询价采购方式的，邀请3家及以上合格供应商报价，对比报价、质量、服务等因素，确定成交供应商；采用单一来源采购方式的，与唯一供应商开展商务谈判，确定采购细节。与确定的供应商协商采购细节，起草采购合同，明确物资规格、数量、质量标准、交货期限、验收要求、付款方式、违约责任、生物安全责任（针对特殊物资）等核心条款。采购合同起草完成后，提交采购经理审核，再由合规部审核合同合规性、法务风险，涉及大额采购的需提交总经理办公会审议；审核通过后，由采购部经理或总经理签字盖章，与供应商签订正式采购合同。采购合同签订后，采购专员跟踪合同执行进度，定期与供应商沟通物资生产、备货、运输等情况，确保物资按时交付；若出现交付延迟、质量异常等问题，及时协调处理并上报上级领导。（四）物资验收与入库流程供应商交付物资后，采购专员需在1个工作日内通知仓储部、需求部门、质量部开展联合验收工作。验收小组对照采购合同、技术标准、送货单等资料，开展验收工作：核查物资的规格型号、数量是否与合同一致；核查物资的质量证明文件（合格证、检测报告、生物安全备案证明等）是否齐全、有效；对有抽样检测要求的物资（如实验试剂），由质量部按规定抽样检测，核实质量是否符合标准；对精密仪器等复杂物资，需由技术部、需求部门共同开展安装调试，验证性能是否达标。验收合格的，验收小组填写《采购物资验收报告》，各参与部门签字确认后，由仓储部办理入库手续，采购专员将验收报告提交采购支持组归档。验收不合格的，验收小组详细记录不合格情况，由采购专员及时与供应商沟通，明确退换货、补货或赔偿方案；跟踪处理进度，直至问题解决；若供应商拒不配合，按采购合同约定追究违约责任，必要时启动法律程序。（五）采购付款流程采购专员根据采购合同约定的付款条款，整理付款所需资料（采购合同、验收报告、入库单、供应商发票等），填写《采购付款申请表》，提交采购经理审核。采购经理审核通过后，将付款申请及相关资料提交财务部，财务部审核发票真实性、付款金额准确性、资料完整性及预算执行情况。财务部审核通过后，按公司财务审批流程报批：小额付款由财务负责人审核、分管副总经理审批；大额付款需经总经理审批。审批通过后，财务部按合同约定的付款方式向供应商支付款项；采购支持专员跟踪付款进度，更新付款台账；付款完成后，将付款凭证整理归档。四、供应商管理规范（一）供应商准入审核供应商准入需满足以下基本条件：具备合法的营业执照、相关生产经营许可证（涉及特殊物资的需提供生物安全备案证明、特种设备生产许可证等）；具有良好的信用状况，无重大违法违规记录；具备相应的生产能力、质量保障体系及售后服务能力；能够满足公司采购物资的技术标准与交货要求。潜在供应商需提交《供应商准入申请表》及相关资质证明文件，采购部组织供应商管理组、需求部门、质量部、合规部开展联合审核，通过资料审核、实地考察（针对核心物资供应商）等方式核实供应商资质与能力。审核通过的供应商，纳入公司合格供应商名录，建立供应商信用档案，明确合作范围、合作期限及考核标准；审核未通过的，由采购专员向供应商说明原因，退回申请资料。（二）供应商评估与分级采购部每半年开展一次供应商评估工作，每年开展一次全面分级考核，评估指标包括产品质量（验收合格率、质量投诉率等）、交货能力（按时交货率、交付延迟次数等）、价格竞争力（价格合理性、优惠力度等）、服务水平（售后服务响应速度、问题解决效果等）、合规情况（资质有效性、合同履约率等）。根据评估结果将供应商分为核心供应商、合格供应商、待改进供应商、淘汰供应商四个等级：核心供应商为评估优秀、合作稳定的供应商，优先获得采购订单、享受价格优惠等政策；合格供应商为评估合格、能够满足采购需求的供应商，正常开展合作；待改进供应商为评估存在轻微问题的供应商，需限期整改，整改期间限制采购订单；淘汰供应商为评估不合格或存在重大违规行为的供应商，终止合作并从合格供应商名录中移除。评估结果需及时反馈给供应商，对核心供应商给予表彰与激励，对待改进供应商提出整改要求并跟踪整改效果；评估报告及分级结果整理归档，作为供应商合作与管理的重要依据。（三）供应商合作与维护与核心供应商建立长期战略合作伙伴关系，开展常态化沟通，及时了解供应商的生产经营情况、技术研发动态，共同优化采购方案、降低成本；邀请核心供应商参与公司相关技术研讨、采购规划制定等工作，提升合作协同性。对合格供应商开展常规合作维护，及时传递采购需求，跟踪合作情况，解决合作过程中的小问题；定期更新供应商信息，确保供应商资质有效、联系方式准确。建立供应商沟通机制，通过定期会议、现场走访、线上沟通等方式，收集供应商的意见与建议，优化采购流程与服务；及时处理供应商的合理诉求，营造互利共赢的合作氛围。（四）供应商退出管理出现以下情况之一的，启动供应商退出程序：评估为淘汰供应商的；存在重大质量问题、多次交付延迟且整改无效的；违反采购合同约定，拒不承担违约责任的；存在商业贿赂、弄虚作假等违规违法行为的；资质过期未及时更新或丧失相关经营资质的；公司业务调整不再需要该供应商提供物资的。供应商退出需填写《供应商退出申请表》，说明退出原因及相关依据，经采购部经理审核、分管副总经理审批后执行；涉及核心供应商退出的，需经总经理办公会审议通过。退出程序启动后，采购部及时通知供应商终止合作，清理未履行完毕的合同（协商解除或按约定履行完毕），结清相关款项；将退出供应商从合格供应商名录中移除，更新供应商信用档案；同时启动替代供应商开发工作，确保相关物资供应不受影响。五、监督考核与责任追究（一）监督检查机制公司建立多层级采购工作监督机制：采购部经理每月对采购计划执行、采购实施流程、供应商管理、物资验收、成本控制等情况开展内部检查；分管副总经理每季度开展采购工作专项监督，核查采购合规性、采购质量、成本控制效果及跨部门协同情况；总经理办公会每半年对采购工作进行全面复盘，评估采购工作成效、存在问题及改进方向。同时，合规部、财务部、审计部等相关部门根据职责开展专项监督检查：合规部重点核查采购行为的合规性，防范商业贿赂等违规风险；财