2026年生物科技服务公司采购档案管理制度

2026年生物科技服务公司采购档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购档案管理工作，建立系统化、标准化的采购档案管理机制，确保采购档案的真实、完整、安全与可追溯，强化采购全流程管控，防范采购风险，保障公司采购活动合法合规，提升采购管理效率与质量，为公司经营决策提供可靠依据，结合本公司生物科技服务业务特性（含采购品类特殊、质量要求严格、合规性要求高，涉及实验试剂、仪器设备、技术服务等），依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业规范，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购活动相关档案的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、利用、销毁及保密等全流程管理工作。其中，采购档案涵盖与采购计划、采购招标、供应商管理、采购合同、采购验收、款项支付、质量追溯等相关的各类资料。公司采购部门、档案管理部门、法务部门、财务部门、技术部门、运营部门、使用部门及相关工作人员，涉及采购档案管理相关工作的，均需严格遵守本制度规定。第三条核心原则真实完整原则：采购档案需客观、真实反映采购全流程情况，确保档案资料齐全完整，无遗漏、无篡改，保障档案的凭证价值与追溯价值。及时归档原则：采购活动结束后，相关部门需按规定时限完成采购资料的收集、整理与移交归档工作，确保档案及时入库管理，避免资料流失。规范有序原则：建立标准化的采购档案整理、归档与保管规范，明确档案分类、编号、存放规则，确保档案管理条理清晰、检索便捷。安全保密原则：强化采购档案安全管理，严格防范档案丢失、损毁、泄露，重点保护供应商商业秘密、公司采购价格、技术参数等敏感信息，保障档案安全与信息合规。合法合规原则：采购档案管理全流程严格遵循国家相关法律法规及行业规范，确保档案形成、归档、利用、销毁等环节合法合规，符合档案管理法定要求。有效利用原则：建立便捷的采购档案查阅利用机制，在保障安全保密的前提下，为公司采购管理、审计监督、决策分析、纠纷处理等工作提供有效支撑。第四条职责分工采购部门：作为采购档案的核心形成与移交部门，负责采购全流程资料的收集、整理、初审与汇总；按规定时限向档案管理部门移交归档资料；配合档案管理部门开展采购档案的核查、补充等工作；负责采购档案形成过程中的临时保管与保密工作。档案管理部门：负责采购档案的统一接收、审核、分类、编号、归档、保管与日常管理；建立采购档案管理台账，保障档案检索便捷；制定采购档案保管、查阅、销毁等操作规范；负责采购档案的安全防护与保密管控；定期对采购档案进行检查、维护与盘点。法务部门：负责审核采购合同等法律相关档案的合规性，提供采购档案相关法律法规咨询支持；参与采购档案中法律纠纷相关资料的整理与利用工作；监督采购档案管理过程中的合规性。财务部门：负责提供采购款项支付凭证、对账资料、税务票据等相关财务档案，配合采购部门完成资料汇总移交；参与采购档案中财务相关内容的核查工作；按规定查阅利用采购档案用于财务审计、成本核算等工作。技术部门/使用部门：负责提供采购物资（如实验试剂、仪器设备）的技术参数要求、质量验收标准、验收报告、使用反馈等相关资料；配合采购部门完成资料收集与归档工作；按规定查阅利用采购档案用于技术评估、质量追溯等工作。内部审计部门：负责对采购档案管理的流程规范性、资料完整性、利用合规性进行监督检查；通过查阅采购档案开展采购专项审计工作，提出档案管理优化建议。管理层：负责审批采购档案管理中的重大事项（如档案销毁、特殊档案查阅等）；保障采购档案管理工作所需资源投入；监督采购档案管理工作的整体推进情况。第二章采购档案归档范围第五条核心归档资料采购档案归档范围覆盖采购全流程，具体包括以下核心资料：采购计划类资料：年度/季度/月度采购计划、专项采购申请单、采购审批文件（含审批意见、审批流程记录）、采购预算及调整相关资料等。采购招标/询价类资料：招标公告、招标文件（含技术参数、商务要求、评标标准）、投标文件、询价函、报价单、比价表、评标报告、中标通知书、未中标说明等（非招标采购方式无此类资料的，无需归档）。供应商管理类资料：供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、生产经营许可证、质量管理体系认证证书、实验试剂/仪器相关的注册证、检验报告等）、供应商评估报告、供应商准入审核表、供应商合作协议、供应商年度考核资料、供应商黑名单及认定依据等。采购合同类资料：采购合同正本及补充协议、合同谈判纪要、合同审核意见表、合同审批文件、合同变更/解除相关资料、合同履行进度记录等。采购验收类资料：验收通知单、验收方案、验收记录（含数量、质量、技术参数核对情况）、验收报告（含验收结论、参与验收人员签字）、不合格品处理记录（含退换货凭证、整改要求及反馈）、实验试剂/仪器的校准证书、检定报告、质量追溯资料等。款项支付类资料：付款申请单、采购发票、税务凭证、银行转账凭证、对账确认单、预付款/尾款支付相关审批文件、票据审核记录等。其他相关资料：采购过程中的沟通纪要、会议记录、异常情况处理报告（如采购延期、质量争议、供应商违约处理等）、采购工作总结、审计检查相关资料、采购档案移交清单等。第六条特殊采购品类补充资料针对生物科技服务行业特殊采购品类，需额外补充以下归档资料：实验试剂采购：试剂说明书、批次检验报告、有效期证明、储存条件说明、冷链运输记录（如需）、使用登记台账（复印件）等。仪器设备采购：设备说明书、安装调试报告、操作手册、维护保养记录（初期归档为安装调试相关资料，后续维护记录按年度补充归档）、设备验收合格证、备品备件清单等。技术服务采购：服务方案、技术成果验收报告、服务过程记录、技术资料交接清单等。第三章采购档案归档规范第七条资料收集与整理要求收集要求：采购部门指定专人负责采购资料的全程收集工作，确保资料真实、完整、清晰，无破损、无涂改；对于电子资料，需确保格式规范、内容可读取，重要电子资料需留存原始版本。收集过程中，需对资料的真实性、合规性进行初步审核，发现资料缺失或不符合要求的，及时向相关部门或人员反馈补充。整理规范：采购部门按“一事一档”原则整理采购资料，即每一项采购业务对应一套完整档案；按采购流程顺序（采购计划→招标/询价→供应商→合同→验收→付款→其他）对资料进行排序；对每份资料标注清晰的标识，注明采购项目名称、资料类型、形成日期、形成部门等信息；将整理完成的资料按规定装订成册（纸质资料）或分类建立文件夹（电子资料），确保条理清晰。第八条归档时限常规采购归档：单项采购业务完成（即款项支付完毕、验收合格且无遗留问题）后，采购部门需在10个工作日内完成资料的收集、整理与初审工作，并向档案管理部门提交归档申请及相关资料。特殊采购归档：涉及重大采购项目（如采购金额超过[XX]万元）、长期合作采购项目或存在遗留问题的采购项目，采购部门需在采购业务主要环节完成后（如合同签订、验收完成）先移交阶段性资料，待项目全部完成后15个工作日内完成完整档案的归档工作。补充归档：采购档案归档后，若后续产生补充资料（如年度供应商考核报告、设备维护记录、审计整改资料等），相关部门需在资料形成后5个工作日内移交采购部门，由采购部门审核后提交档案管理部门补充归档。第九条归档审核与交接流程内部审核：采购部门完成资料整理后，由部门负责人对档案资料的完整性、规范性进行审核，审核通过后签署审核意见，方可提交归档。移交交接：采购部门向档案管理部门移交采购档案时，需填写《采购档案移交清单》，明确档案名称、采购项目编号、资料份数、形成日期、移交人、接收人等信息。档案管理部门对移交资料进行审核，核对资料完整性、整理规范性，审核通过后，双方在移交清单上签字确认，完成档案交接。移交清单一式两份，采购部门与档案管理部门各留存一份。电子档案交接：电子采购档案需按公司电子档案管理规范进行移交，确保文件格式兼容、内容完整，移交时需进行病毒查杀，通过公司指定的安全传输渠道提交至档案管理部门专用存储设备，同时填写电子档案移交记录。第四章采购档案保管与维护第十条保管环境与设施纸质档案保管：档案管理部门需设立专用档案库房，配备防火、防潮、防盗、防虫、防鼠、防光、防高温、防尘等防护设施；档案库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；纸质档案存入专用档案柜，按分类编号有序存放，做好标识，便于检索。电子档案保管：电子采购档案存储在公司指定的专用服务器或加密存储设备中，建立双重备份机制（本地备份+异地备份），定期对备份数据进行校验，确保数据安全完整；设置访问权限控制，仅授权人员可操作电子档案；定期对存储设备进行维护、升级，防范病毒感染、数据丢失或损坏。第十一条保管期限采购档案保管期限根据档案重要程度及相关法律法规要求设定，具体如下：一般采购档案：保管期限不少于5年，自采购业务完成且档案归档之日起计算，包括常规实验试剂采购、小额耗材采购等相关档案。重要采购档案：保管期限不少于10年，包括重大采购项目（采购金额超过[XX]万元）、仪器设备采购、长期合作供应商相关档案、涉及法律纠纷或未结事项的采购档案等。永久保管档案：涉及公司重大决策的采购项目、具有历史保存价值的采购档案、法律法规要求永久保管的采购档案（如涉及知识产权、重大资产权属的采购档案），实行永久保管。保管期限延长：采购档案保管期限内，若发生法律纠纷、审计调查、质量追溯等事项，保管期限自动延长至相关事项处理完毕后5年。第十二条档案日常维护定期盘点：档案管理部门每季度对纸质采购档案进行一次盘点，每年对电子采购档案进行一次全面核查，核对档案数量、存放位置、完好情况，及时发现并处理档案丢失、损毁、错位等问题，形成盘点记录存档。档案修复：对于出现破损、褪色、霉变等问题的纸质档案，档案管理部门需及时采取修复措施（如修补、复印、数字化扫描备份），确保档案可正常利用；对于损坏的电子档案，通过备份数据进行恢复，无法恢复的，及时记录原因并上报管理层。档案异动记录：采购档案存放位置调整、资料补充、借阅归还等异动情况，档案管理部门需及时在档案管理台账中记录，确保档案流转可追溯。第五章采购档案查阅与利用第十三条查阅权限与申请流程内部查阅：公司内部部门因工作需要查阅采购档案的，需填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅部门、查阅人、查阅目的、查阅范围（采购项目名称、档案类型、时间范围）及查阅方式（现场查阅、复印、电子拷贝），经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批同意后，方可查阅。特殊查阅：查阅重要采购档案、永久保管档案或涉及敏感信息（如供应商商业秘密、公司采购价格）的档案，需额外经管理层审批同意；内部审计、纪检监察等部门因工作需要查阅的，可凭相关工作函件简化审批流程，但需做好查阅记录。外部查阅：外部单位（如司法机关、监管部门、审计机构）需查阅采购档案的，需提供相关法律法规依据、单位介绍信及经办人有效证件，填写《外部单位采购档案查阅申请表》，经管理层审批同意后，由档案管理部门专人陪同查阅，严禁外部人员自行查阅或复制档案。第十四条查阅利用规范现场查阅：查阅人需在档案管理部门指定的场所查阅档案，严禁将档案带离指定区域；查阅过程中需爱护档案，不得涂改、勾画、撕毁、抽取档案资料；查阅结束后，需将档案归还原位，经档案管理人员核对无误后，在查阅记录上签字确认。复制与拷贝：确需复制纸质档案或拷贝电子档案的，需在查阅申请表中明确说明，经审批同意后，由档案管理部门统一办理；复制的档案资料需加盖档案管理部门公章，注明复制日期及用途；电子档案拷贝需通过安全渠道传输，严禁拷贝至非公司指定设备。利用限制：采购档案查阅利用仅用于公司合法经营活动或履行法定义务，严禁将查阅获取的档案资料用于与工作无关的活动，严禁泄露档案中的敏感信息；未经批准，任何人不得擅自将采购档案提供给第三方。第十五条查阅记录与追溯档案管理部门需建立《采购档案查阅利用台账》，详细记录查阅日期、查阅人、查阅部门、查阅目的、查阅范围、查阅方式、复制/拷贝数量、归还日期等信息，台账保管期限不少于5年，确保查阅利用全程可追溯。第六章采购档案保密与安全第十六条保密管理要求保密职责：所有接触采购档案的工作人员均需履行保密义务，严禁泄露采购档案中的敏感信息，包括供应商商业秘密（如报价、资质、技术参数）、公司采购价格、采购计划、合同条款、财务支付信息等。敏感信息管控：档案管理部门需对涉及敏感信息的采购档案进行专项标识，严格控制查阅权限；电子敏感档案需进行加密处理，存储在专用加密设备中，访问需进行二次身份验证。离职保密：涉及采购档案管理工作的人员离职时，需办理工作交接手续，移交所有采购档案及相关资料，签订《保密承诺书》，承诺离职后仍需遵守公司采购档案保密规定，不得泄露相关信息。第十七条安全防护措施物理安全：档案库房实行双人双锁管理，配备监控设备、消防器材、温湿度监测设备，定期检查设备运行情况；非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。电子安全：电子档案存储设备需安装防火墙、杀毒软件，定期进行安全扫描与漏洞修复；严格控制电子档案访问权限，根据岗位需求分配不同操作权限（如查阅权、修改权、删除权），定期审核权限分配情况，及时回收离职人员权限。应急处置：档案管理部门牵头制定《采购档案安全应急处置预案》，明确火灾、水灾、盗窃、数据泄露等突发事件的应急响应流程、责任部门及处置措施；定期组织应急演练，提升应急处置能力。发生档案安全事件时，需立即启动应急预案，采取补救措施，减少损失，并及时上报管理层及相关部门。第七章采购档案销毁管理第十八条销毁条件与审批流程销毁条件：采购档案达到规定保管期限，且经核查无遗留问题（如无未结法律纠纷、无审计调查事项、无质量追溯需求）的，方可申请销毁；未达到保管期限但因特殊原因（如资料重复、失效且无保存价值）需提前销毁的，需额外提供充分的销毁理由及相关证明材料。审批流程：档案管理部门每年度对到期采购档案进行梳理，形成《采购档案销毁清单》，注明档案名称、采购项目编号、形成日期、保管期限、销毁原因等信息，经采购部门、法务部门、内部审计部门审核确认后，报管理层审批；涉及重要档案销毁的，需经管理层集体审议批准。第十九条销毁实施规范销毁方式：纸质采购档案需采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁，确保档案内容无法复原；电子采购档案需彻底删除，同时销毁所有备份数据，必要时对存储介质进行物理销毁。销毁监督：档案销毁工作需由档案管理部门牵头组织实施，采购部门、内部审计部门各派1名工作人员现场监督销毁过程，确保销毁清单与实际销毁档案一致，无遗漏、无留存。销毁记录：销毁工作完成后，监督人员与实施人员需在《采购档案销毁清单》上签字确认，注明销毁日期、销毁方式、销毁地点；档案管理部门需将销毁清单及相关审批文件归档留存，保管期限不少于5年。第八章监督检查与责任追究第二十条监督检查机制日常监督：档案管理部门负责对采购档案管理日常工作进行监督，重点检查资料收集完整性、归档及时性、保管规范性、查阅合规性等，发现问题及时督促相关部门整改。专项检查：内部审计部门每半年开展一次采购档案管理专项审计检查，随机抽取采购档案进行核查，重点检查档案管理流程合规性、安全保密措施落实情况、销毁程序规范性等，形成专项审计报告，上报管理层，并跟踪整改落实情况。年度考核：管理层将采购档案管理工作成效纳入采购部门、档案管理部门及相关责任人的年度绩效考核体系，考核指标包括档案归档及时率、资料完整率、查阅合规率、安全事故发生率等。第二十一条责任追究情形在采购档案管理工作中，出现以下情形之一的，将对相关责任人（包括各部门负责人、具体