2026年生物科技服务公司采购付款管理制度

2026年生物科技服务公司采购付款管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购与付款全流程管理，确保采购活动合法合规、高效有序，保障采购物资质量符合业务需求，控制采购成本与付款风险，维护公司资金安全与合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及行业规范，结合生物科技服务行业采购特性（如实验试剂、精密仪器、生物耗材等特殊物资采购需求）及公司实际运营情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购活动及对应付款业务的管理，涵盖采购物资类型包括但不限于：实验试剂（化学试剂、生物试剂）、实验耗材（一次性耗材、精密仪器配件）、生物样品、精密实验仪器、生产原料、办公物资、仓储设备、服务类采购（技术服务、检测服务、物流服务等）；适用于所有参与采购付款业务的部门及人员，包括采购部门、需求部门（研发部门、生产部门、仓储部门、行政部门等）、质量管控部门、财务部门、法务部门、审计部门、管理层及相关采购操作、审核、审批人员。第三条核心原则合规合法原则：采购付款全流程严格遵守国家法律法规及公司规章制度，确保采购行为合规、合同合法、付款规范。需求导向原则：采购活动以公司实际业务需求为核心，精准匹配物资规格、质量标准与数量要求，避免盲目采购与物资积压。质量优先原则：严格把控采购物资质量，建立全流程质量审核机制，确保采购物资符合业务使用标准与安全要求。成本可控原则：通过市场调研、多方比价、集中采购等方式优化采购成本，在保证质量的前提下实现性价比最大化。权责分离原则：明确采购、审核、审批、付款等各环节职责，实现采购执行与付款审核分离、需求提出与采购实施分离，形成有效内控监督。全程追溯原则：建立采购付款全流程记录体系，确保采购需求、供应商选择、合同签订、物资验收、付款审批等环节信息可追溯、责任可核查。第四条职责分工需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资的名称、型号规格、质量标准、数量、交付时间、用途等信息；填写《采购需求申请表》并按权限报批；参与供应商筛选与物资验收工作；反馈采购物资使用过程中的质量问题。采购部门：作为采购业务的牵头责任部门，负责受理采购需求并审核；开展市场调研与供应商开发、评估、管理；组织采购谈判、比价或招标工作；签订采购合同并跟踪履行；协调物资到货、验收事宜；整理采购相关资料并提交付款申请；处理采购过程中的异常问题（如延期交付、质量纠纷）。质量管控部门：负责制定采购物资质量抽检标准；参与供应商资质审核与评估；对采购物资进行质量检验（抽样检验或全项检验）；出具质量检验报告；审核不合格物资的处置方案。财务部门：负责审核采购合同的付款条款、金额准确性；审核付款申请材料的完整性与合规性；办理付款手续并记录账务；跟踪付款资金流向；核对采购发票的真实性、合法性与合规性；开展采购付款业务的财务监督。法务部门：负责审核采购合同的合法性、合规性与完整性；规避合同法律风险；提供采购相关法律支持；协助处理采购合同纠纷与法律争议。审计部门：负责对采购付款全流程开展内部审计监督，核查采购活动的合规性、付款审批的规范性；发现采购付款过程中的违规行为并提出整改建议。管理层：按权限审批采购需求、采购合同、大额付款申请等；协调解决采购付款过程中的重大问题；保障采购工作所需资源投入。采购操作人员：严格按照采购流程开展作业；做好采购各环节记录；及时上报采购过程中的异常情况；配合相关部门开展验收、审核工作。第二章采购全流程管理第五条采购需求申请与审批需求提出：需求部门根据业务开展需要，填写《采购需求申请表》，详细列明采购物资名称、型号规格、质量标准、数量、交付时间、交付地点、用途、预算金额等信息，由部门负责人审核签字确认。对于特殊物资（如危险化学品、精密仪器、进口物资），需额外附上技术参数说明、安全使用要求等资料。需求审核：采购部门受理《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性、规格清晰度进行审核；对于预算金额较大或特殊类型采购，需联合财务部门审核预算可行性，联合质量管控部门审核质量标准合理性。需求审批：审核通过的《采购需求申请表》按审批权限报批：常规采购需求由部门负责人审批；大额采购需求（超出规定金额标准）需报管理层审批；重大采购项目（如核心设备采购、年度集中采购）需经公司主要负责人审批。审批不通过的，退回需求部门修改完善后重新申请。第六条供应商管理供应商准入：采购部门建立供应商准入审核机制，潜在供应商需提供营业执照、相关资质证明（如医疗器械经营许可证、危险化学品经营许可证、质量体系认证证书等）、产品合格证、检验报告、信用记录等资料；采购部门联合质量管控部门、法务部门对供应商资质进行审核，评估其产品质量、供货能力、售后服务、信用状况等，符合要求的纳入《合格供应商名录》并建立供应商档案。供应商评估：采购部门建立供应商动态评估机制，每季度对合格供应商开展综合评估，评估指标包括产品质量合格率、交付及时性、价格合理性、售后服务质量、合同履约情况等；质量管控部门、需求部门配合提供评估相关数据。评估合格的供应商继续保留在《合格供应商名录》；评估不合格的，发出整改通知，限期整改后仍不合格的，移出《合格供应商名录》，暂停或终止合作。供应商档案管理：采购部门为每一家合格供应商建立完整档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明材料、评估记录、合作合同、交易记录、质量反馈、整改情况等；供应商档案定期更新，确保信息准确完整，保存期限不少于合作终止后3年。第七条采购实施采购方式选择：根据采购物资特性、金额大小选择合适的采购方式：（1）比价采购：对于常规物资采购，采购部门从《合格供应商名录》中选择至少3家供应商进行比价，编制《比价记录表》，综合考虑价格、质量、交付周期等因素确定中标供应商；（2）招标采购：对于大额采购项目、核心设备采购或特殊物资采购，需组织招标采购，编制招标文件，邀请符合资质的供应商投标，成立招标评审小组开展评审，确定中标供应商并公示结果；（3）单一来源采购：因物资特殊性（如独家代理、专有技术、应急需求）只能从唯一供应商采购的，需填写《单一来源采购审批表》，说明理由并附上相关证明材料，按权限报批后实施采购。合同签订：确定供应商后，采购部门根据采购需求与供应商协商拟定采购合同，合同内容需明确物资名称、型号规格、数量、质量标准、交付时间、交付地点、价款金额、付款方式、付款期限、质量验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款；采购合同经法务部门审核合同合法性、财务部门审核付款条款后，按审批权限报批；审批通过后，由公司授权人员与供应商签订正式合同，合同签订后及时分发至相关部门备案。订单跟踪：采购部门签订合同后，建立采购订单跟踪台账，实时跟踪供应商生产进度、物流状态，确保物资按合同约定时间交付；对于特殊物资或大额采购，可安排专人跟进或现场核查生产进度；若预计出现延期交付，及时与供应商沟通并采取补救措施，同时向需求部门及管理层反馈。第八条验收入库验收准备：物资到货前，采购部门通知需求部门、质量管控部门做好验收准备，准备好验收工具、检验标准、采购合同、送货单等资料；对于特殊物资（如低温试剂、危险化学品），需提前确认存储环境符合要求。联合验收：物资到货后，采购部门牵头，联合需求部门、质量管控部门开展联合验收：（1）单据核对：核对送货单、采购合同、采购需求申请表的一致性，确认物资名称、型号规格、数量、生产厂家、生产日期、保质期等信息准确无误；（2）外观检查：检查物资包装是否完好，有无破损、变形、渗漏、受潮、霉变等情况；对于精密仪器，需检查包装防护措施是否到位；（3）质量检验：质量管控部门按照质量抽检标准对物资质量进行检验，对于实验试剂、生物样品等特殊物资需开展针对性检验（如纯度检测、活性检测），出具《质量检验报告》；（4）数量核对：采用逐件清点、抽样核对等方式，确认到货物资数量与单据一致。验收结果处理：验收合格的物资，由参与验收人员共同签署《物资验收单》，仓储部门凭《物资验收单》办理入库手续，更新库存台账；验收不合格的物资，由采购部门标注“不合格”标识，单独隔离存放，同时填写《不合格物资处置申请表》，联合质量管控部门与供应商沟通退换货、补货或索赔事宜，相关处置记录留存归档；若涉及紧急需求，需求部门可提出紧急处置申请，按权限报批后执行。第三章付款全流程管理第九条付款申请申请条件：付款申请需满足以下条件：采购合同已签订且生效；物资已验收合格并入库（服务类采购需完成服务验收）；供应商已提供合法合规的发票及相关结算资料；付款金额、付款方式符合采购合同约定。申请材料：采购部门整理以下付款申请材料，填写《付款申请表》：采购合同复印件、《物资验收单》（服务类采购提供《服务验收单》）、合法合规的发票、送货单、《比价记录表》（或招标评审结果）、供应商银行账户信息等；对于预付款、进度款，需额外附上合同约定的预付款支付条件证明、进度完成情况证明等资料。申请提交：《付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，连同相关申请材料一并提交至财务部门审核。第十条付款审核与审批财务部门审核：财务部门对付款申请材料进行全面审核，重点审核发票真实性、合法性、完整性（发票抬头、税号、金额、项目等信息准确）；审核付款申请材料是否完整（合同、验收单、送货单等齐全）；审核付款金额、付款方式、付款期限是否符合合同约定；审核供应商银行账户信息是否准确；对于审核发现问题的，退回采购部门补充完善；审核通过的，签署审核意见后提交法务部门审核（大额付款或特殊合同需法务复核）。法务部门复核：法务部门对大额付款或特殊采购合同对应的付款申请进行复核，核查合同履约情况、付款条款执行情况，确认无法律风险后，签署复核意见提交管理层审批。分级审批：付款申请按金额大小实行分级审批：（1）常规小额付款：经部门负责人审批后，由财务部门办理付款；（2）大额付款：需经管理层审批后，由财务部门办理付款；（3）重大采购项目付款：需经公司主要负责人审批后，由财务部门办理付款。审批不通过的，退回采购部门重新梳理后再次申请。第十一条付款执行付款安排：财务部门根据审批通过的《付款申请表》及采购合同约定，制定付款计划，选择合适的付款方式（银行转账、承兑汇票等），确保付款资金及时足额支付至供应商指定银行账户。账务处理：付款完成后，财务部门及时进行账务处理，记录采购成本、应付账款等相关科目，确保账务信息准确；同时，将付款凭证、银行回单等资料整理归档，与付款申请材料一一对应。付款跟踪：对于预付款、进度款，采购部门需跟踪供应商履约进度，确保供应商按合同约定交付物资或提供服务；财务部门跟踪付款资金到账情况，若出现付款失败、账户错误等情况，及时与供应商沟通更正，重新办理付款手续。第十二条退款与异常付款处理退款处理：因供应商延期交付、质量不合格、多收款项等原因需办理退款的，采购部门牵头与供应商协商退款事宜，签订退款协议；财务部门根据退款协议及相关证明材料，办理退款申请与审批手续，跟踪退款资金到账情况，到账后及时进行账务调整。异常付款处理：对于付款后发现发票虚假、物资质量存在重大问题、供应商违约等异常情况，采购部门立即暂停后续付款（若有），联合法务部门、质量管控部门开展调查，制定处理方案（如索赔、终止合同、追究违约责任等）；财务部门配合做好账务调整、资金追回等工作；相关异常情况及处理记录及时上报管理层。第四章监督管控与风险防控第十三条全流程监督日常监督：采购部门建立采购付款日常监督机制，定期核查采购需求审批、供应商选择、合同签订、验收入库、付款申请等环节的规范性；财务部门对付款业务的合规性、准确性开展日常监督，核查发票真实性、付款审批完整性。专项审计：审计部门每半年开展一次采购付款专项审计，重点审计采购流程合规性、供应商管理规范性、合同履约情况、付款审批规范性、资金使用安全性等；审计完成后出具专项审计报告，提出整改建议，跟踪整改落实情况。投诉举报：建立采购付款违规行为投诉举报机制，畅通举报渠道（如举报电话、邮箱），鼓励员工对采购过程中的围标串标、收受回扣、虚报冒领、违规付款等行为进行举报；相关部门对举报信息及时核查处理，严格保密举报人员信息。第十四条风险识别与防控风险识别：采购部门联合财务部门、法务部门、审计部门定期开展采购付款风险排查，重点识别以下风险：（1）合规风险：采购流程不规范、合同违法违规、发票虚假、违规付款等导致的合规处罚或法律纠纷；（2）质量风险：供应商资质不符、采购物资质量不合格导致的业务损失或安全事故；（3）成本风险：市场调研不充分、比价不规范导致的采购成本过高；（4）资金风险：预付款后供应商违约、付款错误、资金被挪用等导致的资金损失；（5）廉洁风险：采购人员收受供应商回扣、利益输送、内外勾结等廉洁问题。防控措施：针对识别的风险，制定相应的防控措施：（1）完善内控流程，明确各环节审核审批要点，确保采购付款全流程规范可控；（2）加强供应商准入与动态评估，严格把控供应商资质与产品质量；（3）规范比价、招标流程，加强市场调研，确保采购价格合理；（4）严格审核付款申请材料，核实供应商账户信息，避免付款错误；（5）加强人员廉洁教育，建立廉洁承诺制度，对违规行为严肃追究责任。应急处置：发生采购付款重大风险事件（如供应商欺诈、重大质量事故、大额资金损失、合规处罚等）时，相关部门立即启动应急处置预案：（1）立即暂停相关采购付款业务，开展事件调查，查明事件原因与损失情况；（2）联合法务部门制定处置方案，采取法律途径、协商谈判等方式追回损失、追究责任；（3）及时向管理层及相关监管部门上报事件情况，不得隐瞒、拖延；（4）事件处置完成后，开展复盘分析，总结经验教训，完善风险防控措施与管理制度。第十五条资料归档管理采购部门、财务部门分别建立采购付款资料归档体系，对以下资料进行分类归档，确保资料完整、可追溯：采购类资料：《采购需求申请表》、市场调研记录、《比价记录表》、招标资料、供应商资质证明、《合格供应商名录》、采购合同、送货单、《物资验收单》、不合格物资处置记录、供应商评估记录等；付款类资料：《付款申请表》、发票、银行回单、付款凭证、退款协议、异常付款处理记录等；监督管控类：专项审计报告、风险排查记录、投诉举报处理记录、整改记录等。资料归档需指定专人负责，建立归档台账，电子资料备份保存，纸质资料按会计档案管理规定保存期限妥善保管；资料查阅需履行审批手续，严禁擅自查阅或复制敏感资料。第五章考核与责任追究第十六条考核指标与方式考核指标：公司将采购付款管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，核心考核指标包括：（1）采购管理指标：采购需求满足率、采购物资质量合格率、采购合同履约率、供应商评估合格率、采购流程合规率；（2）成本控制指标：采购成本降低率、比价招标覆盖率、采购资金节约率；（3）付款管理指标：付款审批及时率、付款准确性、发票合规率、付款资料完整性；（4）风险管控指标：采购付款风险事件发生率、投诉举报处理及时率、整改完成率。考核方式：采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，月度开展基础指标考核，季度开展综合指标考核，年度开展全面考核；考核结果结合部门/个人工作表现、采购付款台账、现场检查情况、审计报告等综合确定。考核结果应用：考核结果与部门绩效奖金、个人薪酬调整、评优评先、岗位晋升等挂钩；对考核优秀的部门及个人，给予表彰与奖励；对考核不合格的，进行约谈、培训，督促整改；整改仍不合格的，调整岗位或按公司相关规定处理。第十七条责任追究情形对违反本制度规定，导致公司经济损失、合规处罚、声誉损害的部门或个人，依法依规追究责任，具体情形包括：未经审批擅自发起采购需求、开展采购活动或签订采购合同的；采购过程中弄虚作假、虚报采购需求或采购价格，谋取不正当利益的；未按规定开展供应商准入审核与评估，导致不合格供应商参与合作的；采购合同未经审核或审批擅自签订，或合同条款存在重大漏洞导致公司损失的；验收过程中敷衍了事，未发现物资质量问题或数量差异，导致不合格物资入库使用的；付款申请材