2026年生物科技服务公司采购计划编制管理制度

2026年生物科技服务公司采购计划编制管理制度第一章总则第一条为规范公司采购计划编制管理工作，建立科学、精准、高效的采购计划体系，保障实验检测、研发协作、技术支持等核心业务的物资及服务供应，合理控制采购成本，优化资金使用效率，防范采购风险，依据《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司规章制度，结合生物科技服务行业特性及公司业务实际，制定本制度。第二条本制度所称采购计划，是指公司根据业务发展规划、年度经营目标、实际需求及库存状况，对一定周期内所需采购的物资及服务进行统筹规划后形成的书面文件，包括年度采购计划、季度采购计划、月度采购计划及专项采购计划（如重大项目采购计划、紧急需求采购计划等）。本制度所称采购物资，主要包括但不限于：实验用试剂（含标准品、对照品、危化品试剂）、实验耗材（含一次性移液枪头、离心管、培养皿等）、仪器设备及配件（含实验仪器、检测设备、维修配件）、安全防护物资（含防护服、护目镜、防毒面具等）、办公物资及客户服务配套物资等。本制度所称采购服务，主要包括但不限于：设备维修保养服务、实验技术协作服务、物流运输服务等。第三条本制度适用于公司及各分支机构所有采购计划的编制、审核、审批、调整、执行及监督管理工作，涵盖所有涉及采购需求的部门及相关人员。外部合作单位参与公司采购计划相关协作的，参照本制度相关规定执行。第四条采购计划编制管理遵循以下基本原则：（一）需求导向原则。采购计划编制严格以业务实际需求为核心，精准匹配需求与供应，避免无需求采购、超额采购或采购不足；（二）统筹兼顾原则。综合平衡年度经营目标、业务发展规划、库存水平、资金状况及市场供应情况，实现短期需求与长期规划的有机结合；（三）合规规范原则。采购计划编制流程、内容及审批程序严格遵守相关法律法规、行业标准及公司制度要求，确保采购计划合法合规；（四）精准高效原则。采购计划内容需清晰、准确、完整，编制流程简洁高效，保障采购工作有序推进，提升采购效率；（五）成本优化原则。在保障质量及供应的前提下，通过合理规划采购批量、采购时机，优化采购成本，提高资金使用效益；（六）风险可控原则。充分考虑市场供应波动、物资价格变动、政策调整等潜在风险，在采购计划中制定相应应对措施，降低采购风险。第五条公司采购计划编制管理实行“统一领导、分级负责、协同联动”的管理体制。公司决策层统筹审批年度采购计划及重大专项采购计划；采购部门牵头组织采购计划的汇总、编制、协调及推进工作；需求部门负责本部门采购需求的梳理、提报及初步审核；仓储部门提供库存数据支持；财务部门负责采购计划的资金审核；质量部门、安全管理部门、法务部门等按职责分工对采购计划相关内容进行审核。第二章职责分工第六条公司决策层职责：（一）审定公司采购计划编制管理制度及相关配套文件；（二）审批公司年度采购计划、季度采购计划及重大专项采购计划（如大额设备采购计划、重大项目配套采购计划等）；（三）协调解决采购计划编制及执行过程中的重大问题（如跨部门需求冲突、大额资金调配、重大采购风险处置等）；（四）审定采购计划编制管理相关的重大奖惩事项。第七条采购部门职责：（一）牵头制定、修订公司采购计划编制管理制度及相关实施细则（如采购需求提报规范、计划编制标准、计划审核流程等）；（二）负责组织各需求部门开展采购需求收集、汇总工作，指导需求部门规范提报采购需求；（三）结合各部门需求、仓储库存数据、市场供应情况及公司年度经营目标，牵头编制公司年度、季度、月度采购计划；（四）负责组织采购计划的初审工作，协调解决需求部门之间的需求冲突，优化采购资源配置；（五）负责将编制完成的采购计划按审批流程上报审核、审批；（六）负责已审批采购计划的分解、落实及执行跟踪工作，及时向相关部门反馈计划执行进度；（七）负责采购计划调整的汇总、审核及上报工作，协调处理计划执行过程中的偏差；（八）建立采购计划编制及执行台账，记录采购计划全流程信息，定期对采购计划编制及执行情况进行总结分析，提出改进建议；（九）负责收集市场供应信息、价格变动趋势等，为采购计划编制提供数据支持。第八条需求部门职责：（一）指定专人作为本部门采购需求专员，负责统筹本部门采购需求的梳理、汇总、提报及初步审核工作；依据本部门业务发展规划、年度工作目标及实际运营需求，精准梳理采购需求，明确采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、质量要求、数量、使用时间、预算金额等关键信息；（三）对提报的采购需求进行初步审核，确保需求真实、合理、准确，符合公司业务发展要求及相关制度规定；（四）按时向采购部门提报本部门采购需求，配合采购部门开展需求核实、汇总及计划编制工作；（五）负责本部门提报采购需求的执行跟踪，及时向采购部门反馈需求变更情况；（六）配合采购部门、财务部门等开展采购计划审核及执行监督工作。第九条仓储部门职责：（一）负责提供实时、准确的库存数据，包括现有库存数量、规格型号、有效期、库存预警线等信息，为采购计划编制提供库存依据；（二）定期对库存物资进行梳理，识别临界过期、积压、短缺等库存状态，向采购部门及需求部门反馈，为优化采购计划提供建议；（三）配合采购部门核实需求部门的采购需求与库存的匹配度，提出合理的采购批量建议；（四）跟踪采购计划执行过程中的物资入库情况，及时更新库存台账，为采购计划调整提供数据支持。第十条财务部门职责：（一）负责审核采购计划的资金预算合理性，核查采购计划所需资金与公司年度预算、资金状况的匹配度；（二）对采购计划的资金使用效益进行评估，提出优化资金配置的建议；（三）根据已审批的采购计划，统筹安排采购资金，保障采购计划顺利执行；（四）监督采购计划执行过程中的资金使用情况，确保资金使用合规、高效；（五）参与采购计划编制管理制度的制定、修订工作，从财务角度提出风险管控建议。第十一条质量部门职责：（一）负责审核采购计划中物资及服务的质量要求，确保其符合国家相关标准、行业标准及公司质量管控规定；（二）对实验试剂、标准品、精密仪器等关键物资的采购需求进行质量层面的审核，提出质量保障相关建议；（三）参与采购计划编制过程中关于供应商质量能力的评估，为采购计划中的供应商选择要求提供参考；（四）监督采购计划执行过程中的物资质量管控情况，确保采购物资符合质量要求。第十二条安全管理部门职责：（一）负责审核采购计划中危化品、易燃易爆品、有毒有害物资等特殊物资的采购需求，确保其符合国家安全管理相关法律法规及公司安全管控要求；（二）审核特殊物资的采购数量、存储条件、运输方式等相关需求，提出安全保障措施建议；（三）参与特殊物资采购计划的编制审核工作，防范安全风险；（四）监督特殊物资采购计划执行过程中的安全措施落实情况。第十三条法务部门职责：（一）审核采购计划编制管理制度及相关配套文件，确保符合相关法律法规要求；（二）审核采购计划中涉及的采购方式、合同签订框架等内容，防范法律风险；（三）为采购计划编制及执行过程中的法律问题提供咨询支持；（四）监督采购计划执行过程中的合规性，防范违法违规行为。第三章采购计划编制流程第十四条采购需求提报。各需求部门需根据本部门业务实际，按以下要求梳理并提报采购需求：（一）提报周期。年度采购需求需在每年12月10日前提报至采购部门；季度采购需求需在每季度末月25日前提报；月度采购需求需在每月20日前提报；专项采购需求（如重大项目、紧急需求）需在需求产生后3个工作日内提报；（二）提报内容。采购需求需以书面形式提报，明确采购需求类型（常规需求/专项需求/紧急需求）、采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准、数量、使用时间、预算金额、供应商初步建议（如有）、特殊要求（如存储条件、运输要求、安全要求等）等关键信息；（三）内部审核。需求部门提报采购需求前，需经部门负责人审核签字，确保需求真实、合理、准确；涉及大额资金、特殊物资的采购需求，需经部门内部集体研讨后提报。第十五条需求收集与汇总。采购部门在收到各需求部门提报的采购需求后，在3个工作日内完成需求收集、整理及初步核对工作：（一）核对需求信息的完整性，对信息不完整、不清晰的需求，及时与需求部门沟通补充完善；（二）对相同或同类采购需求进行初步汇总，梳理需求部门之间的共性需求，为集中采购、优化采购成本提供依据；（三）建立采购需求汇总台账，详细记录需求部门、需求内容、提报时间、审核状态等信息。第十六条库存与市场调研核实。采购部门联合仓储部门对汇总后的采购需求进行库存匹配核实，同时开展市场调研工作：（一）库存核实。结合仓储部门提供的实时库存数据，核实各采购需求与现有库存的匹配情况，对于库存充足的物资，核减相应采购数量；对于库存不足但可调剂使用的物资，协调相关部门进行内部调剂；对于短缺物资，确认采购紧迫性及合理采购批量；（二）市场调研。通过行业数据库、供应商咨询、市场报价等方式，调研采购物资及服务的市场供应状况、价格变动趋势、供应商资质及服务能力等信息；重点调研特殊物资、核心物资的供应稳定性及替代方案，为采购计划编制提供市场依据。第十七条采购计划草案编制。采购部门根据需求汇总情况、库存核实结果、市场调研信息及公司年度经营目标，编制采购计划草案：（一）计划内容。采购计划草案需明确以下内容：计划周期、采购项目名称、采购物资/服务规格型号及技术参数、质量要求、采购数量、预算金额、资金来源、预计采购时间、采购方式建议、供应商选择方向、交付时间及地点、特殊保障措施（如安全、运输、存储措施）、潜在风险及应对措施等；（二）分类编制。采购计划草案按采购类型分为物资采购计划和服务采购计划；按紧急程度分为常规采购计划和紧急采购计划；按周期分为年度、季度、月度采购计划，确保分类清晰、针对性强；（三）预算测算。采购部门结合市场调研价格及历史采购数据，对采购计划草案中的预算金额进行精准测算，确保预算合理、可控。第十八条采购计划初审。采购部门完成采购计划草案编制后，组织需求部门、仓储部门开展初审工作，涉及大额资金、特殊物资、特殊服务的，需邀请财务部门、质量部门、安全管理部门参与初审：（一）初审重点。审核采购计划草案的需求合理性、库存匹配度、预算准确性、采购方式适用性、特殊保障措施可行性等；（二）冲突协调。对初审过程中发现的需求冲突、预算超支、采购方式不当等问题，由采购部门牵头协调相关部门制定解决方案，优化采购计划草案；（三）初审确认。初审通过后，形成初审意见，由参与初审的部门负责人签字确认，采购部门根据初审意见完善采购计划草案。第十九条采购计划审核与审批。完善后的采购计划按以下分级审批流程上报审核、审批：（一）常规月度采购计划。经采购部门负责人审核、财务部门资金审核后，报公司分管领导审批；（二）季度采购计划。经采购部门负责人审核、财务部门资金审核、质量部门及安全管理部门（如需）专项审核后，报公司分管领导审核，再报公司决策层审批；（三）年度采购计划。经采购部门负责人审核、财务部门资金审核、质量部门、安全管理部门、法务部门联合审核后，报公司分管领导审核，再报公司决策层审批；（四）专项采购计划。大额专项采购计划、特殊物资采购计划等，经采购部门负责人审核、财务部门资金审核、相关职能部门专项审核后，报公司分管领导审核，再报公司决策层审批；紧急专项采购计划可简化审核流程，经采购部门负责人、公司分管领导紧急审核后先行执行，后续在3个工作日内补全审批手续。第二十条采购计划发布与分解。采购计划经审批通过后，采购部门在2个工作日内将正式采购计划发布至各需求部门、仓储部门、财务部门等相关部门，并根据采购计划内容进行任务分解：（一）明确各采购项目的责任人员、完成时限、工作要求等；（二）将采购计划与供应商开发、采购实施、合同签订等工作衔接，确保采购计划有序推进。第四章不同类型采购计划编制要求第二十一条年度采购计划编制要求。年度采购计划是公司全年采购工作的指导性文件，编制需立足公司年度经营目标及业务发展规划，突出前瞻性和统筹性：（一）覆盖范围需全面，涵盖公司全年各部门主要采购需求，包括常规物资、核心设备、长期服务等；（二）预算编制需精准，结合年度预算总额及市场价格趋势，合理测算各采购项目预算，确保资金可控；（三）需明确年度采购重点项目及实施步骤，对大额采购、特殊采购项目进行专项规划，制定详细的推进计划；（四）需对年度采购风险进行全面评估，包括市场供应风险、价格波动风险、政策合规风险等，制定针对性的风险应对预案。第二十二条季度/月度采购计划编制要求。季度、月度采购计划是年度采购计划的细化和落实，编制需突出针对性和可操作性：（一）严格依据年度采购计划分解细化，明确季度、月度采购任务，确保与年度计划衔接一致；（二）结合近期业务需求变化、库存动态及市场短期波动，精准调整采购数量、采购时间等内容；（三）明确各采购项目的具体执行时间节点、责任人员及交付要求，确保采购工作有序推进；（四）月度采购计划需重点关注紧急需求的响应，确保及时保障业务开展所需。第二十三条实验试剂类物资采购计划编制要求。实验试剂类物资采购计划编制需重点关注质量、有效期及安全合规性：（一）明确试剂的纯度、浓度、规格、生产厂家资质、质量标准等技术参数，优先选择符合国家标准、行业标准的试剂；（二）根据试剂的有效期及使用频率，合理确定采购批量，避免采购过多导致过期浪费，同时确保采购周期覆盖使用需求，避免短缺；（三）危化品试剂需单独编制专项采购计划，明确采购数量、存储条件、运输要求、安全防护措施及合规资质要求，严格遵守国家危化品管理相关法律法规；（四）标准品、对照品需明确校准要求、溯源性要求，确保符合实验检测及研发工作的质量管控需求。第二十四条仪器设备及配件采购计划编制要求。仪器设备及配件采购计划编制需重点关注技术先进性、兼容性及性价比：（一）明确仪器设备的技术参数、性能指标、精度要求、兼容性要求（与现有设备匹配）、售后服务要求等，结合业务发展需求选择技术先进、性能稳定的设备；（二）大额仪器设备采购需进行可行性论证，包括技术可行性、经济可行性、使用效益评估等，编制专项采购计划及可行性研究报告；（三）仪器配件采购计划需结合设备维护保养计划、故障维修记录，精准确定配件的规格型号、数量及采购时间，确保配件及时供应，保障设备正常运行；（四）进口仪器设备需考虑报关、商检、运输周期等因素，合理规划采购时间，确保按时交付。第二十五条实验耗材及安全防护物资采购计划编制要求。实验耗材及安全防护物资采购计划编制需重点关注实用性、安全性及库存合理性：（一）实验耗材需根据实验工作量、使用频率，结合库存水平，合理确定采购批量，实行定额管控；明确耗材的规格型号、无菌要求、质量标准等，确保符合实验使用要求；（二）安全防护物资需根据岗位安全防护需求，明确物资的防护等级、质量标准、有效期等，结合岗位人员数量及使用周期，合理确定采购数量；定期评估防护物资的使用效果，及时更新采购需求；（三）对易损耗、消耗量大的耗材及防护物资，可采用集中采购方式，优化采购成本。第二十六条服务类采购计划编制要求。服务类采购计划编制需重点关注服务质量、服务周期及合规性：（一）明确服务的范围、内容、质量标准、验收要求、服务周期、服务价格等关键信息；（二）设备维修保养服务需结合设备维护保养计划，明确维修保养的频次、内容、技术要求及服务响应时间，确保设备正常运行；（三）实验技术协作服务需明确协作目标、技术要求、成果交付形式及知识产权归属等，确保服务成果符合业务需求；（四）物流运输服务需根据采购物资的特性（如冷链、危化品），明确运输方式、温湿度控制要求、安全防护措施、交付时限等，选择具备相应资质的运输服务商。第五章采购计划调整与执行监督第二十七条采购计划调整条件。已审批的采购计划在执行过程中，出现以下情形之一的，可申请调整：（一）公司业务发展规划调整，导致采购需求发生重大变化的；（二）市场供应状况发生重大波动（如物资短缺、价格大幅上涨、供应商停产等），影响采购计划正常执行的；（三）采购需求部门因业务调整、紧急任务等原因，需新增、减少采购项目或调整采购数量、采购时间的；（四）库存状况发生重大变化（如物资积压、损坏、过期等），需调整采购计划的；（五）其他不可抗力因素或重大突发事件导致采购计划无法正常执行的。第二十八条采购计划调整流程。采购计划调整需按以下流程办理：（一）申请提交。需求部门或采购部门根据实际情况，填写《采购计划调整申请表》，明确调整原因、调整内容（如新增/减少采购项目、调整数量/金额/时间等）、调整后的采购计划草案及相关证明材料，经部门负责人签字后提交至采购部门；（二）审核评估。采购部门收到调整申请后，在2个工作日内组织相关部门（如仓储部门、财务部门、质量部门等）对调整申请进行审核评估，核实调整的必要性、合理性及可行性；（三）审批执行。调整申请经审核通过后，按原采购计划审批流程上报审批；审批通过后，由采购部门发布调整后的采购计划，通知相关部门执行；调整涉及大额资金、重大项目的，需报公司决策层审批；（四）记录归档。采购部门将采购计划调整申请、审核意见、审批文件等相关资料整理归档，更新采购计划台账。第二十九条采购计划执行跟踪。采购部门负责采购计划执行全过程的跟踪管理，建立执行跟踪台账，实时掌握采购计划的执行进度：（一）定期梳理采购项目的执行状态，包括供应商确定、合同签订、物资/服务交付、验收、付款等环节的进展情况；（二）对执行过程中出现的进度滞后、质量问题、供应中断等情况，及时与相关部门及供应商沟通，制定解决方案，推动问题解决；（三）每月向各需求部门、公司分管领导提交采购计划执行情况报告，汇报执行进度、存在问题及下一步工作计划；（四）需求部门配合采购部门开展执行跟踪工作，及时反馈物资/服务的使用情况及相关问题。第三十条采购计划执行监督。公司建立采购计划执行监督机制，由采购部门牵头，联合财务部门、质量部门、审计部门（如需）定期开展监督检查工作：（一）监督检查内容包括：采购计划执行的及时性、合规性，采购物资/服务的质量符合性，资金使用的合理性，调整流程的规范性等；（二）监督检查可采用资料查阅、现场核查、进度核对等方式开展，对检查发现的问题，及时下达《整改通知书》，明确整改责任人、整改期限及整改要求，跟踪整改落实情况；（三）对监督检查中发现的重大问题，及时上报公司决策层，依法依规进行处理。第六章考核与责任追究第三十一条考核机制。公司将采购计划编制及执行工作履职情况纳入各部门及相关人员的绩效考核体系，考核周期与采购计划周期同步（月度、季度、年度），考核指标包括：（一）需求提报指标。需求提报的及时性、准确性、完整性，需求审核的规范性等；（二）计划编制指标。采购计划编制的及时性、完整性、合理性，预算测算的准确性等；（三）计划执行指标。采购计划执行的完成率、进度达标率、物资/服务交付及时率、验收合格率等；（四）调整管理指标。采购计划调整的必要性、流程规范性、调整后执行的有效性等；（五）协同配合指标。各部门在采购计划编制及执行过程中的协同效率、问题反馈的及时性等。考核结果与部门绩效、员工薪酬、评优评先、岗位晋升等挂钩。对在采购计划编制及执行工作中表现突出的部门和个人（如需求提报精准、计划编制合理、执行效率高、有效控制成本等），