2026年生物科技服务公司采购验收管理制度

2026年生物科技服务公司采购验收管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购与验收管理工作，建立“采购合规、验收严格、质量可控”的全流程管理机制，确保采购物资（含实验耗材、试剂、仪器设备、包装材料、危险化学品、办公物资等）的质量符合业务需求及相关标准，保障公司经营活动的稳定开展，防范采购验收过程中的质量风险、资金风险及合规风险，结合公司生物科技服务行业特性及采购验收业务实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购物资的全流程管理，涵盖采购需求提报、供应商选择与管理、采购计划制定、采购实施、到货验收、不合格品处置等环节。公司采购部、仓储部、质量部、研发部、销售部、行政部等涉及采购验收业务的部门及人员，均需严格遵循本制度规定。第三条核心原则质量优先原则：采购验收工作以保障物资质量为核心，严格执行质量验收标准，杜绝不合格物资入库使用。合规可控原则：采购过程需严格遵守国家法律法规及行业规范，供应商选择、采购合同签订、物资验收等环节均需符合合规要求，确保流程可追溯、风险可防控。权责明晰原则：明确各部门在采购验收全流程中的职责分工，将责任落实到具体岗位，确保各项工作有序推进。高效协同原则：采购部牵头统筹采购验收工作，各需求部门、仓储部、质量部等协同配合，提升采购验收效率，保障物资及时供应。成本优化原则：在保障质量的前提下，通过规范供应商管理、优化采购流程，合理控制采购成本，提升采购性价比。第四条制度管理本制度由公司采购部牵头制定与修订，会同仓储部、质量部、研发部、法务部等相关部门共同完善。制度修订需经公司管理层审议通过后予以更新发布。本制度自发布之日起正式施行，原有相关采购验收管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司建立“统筹-执行-监督”三级采购验收管理架构。采购部为统筹责任部门，负责采购全流程的组织与推进；各需求部门、仓储部为执行部门，分别负责采购需求提报、物资验收配合与入库；质量部为监督部门，负责采购物资的质量检验与全流程监督。第六条各主体职责采购部：牵头制定采购策略及年度采购计划；负责供应商的开发、审核、评估与管理；接收并审核各部门采购需求，制定具体采购方案并组织实施；签订采购合同，跟进采购进度，确保物资按时到货；协调处理采购过程中的异常问题（如延期到货、物资不符等）；配合仓储部、质量部开展到货验收工作；建立采购台账，做好采购相关记录的归档管理。需求部门（研发部、销售部、行政部等）：根据业务需求提报真实、准确的采购需求，明确物资名称、规格型号、质量标准、数量、交货时间及特殊要求（如存储条件、有效期等）；配合采购部开展供应商选择（如需），提供相关技术参数支持；参与相关物资的到货验收工作，确认物资是否符合业务使用需求。仓储部：负责采购物资到货后的接收、核对工作，核查物资外包装、数量、规格等基础信息；协助质量部开展质量检验工作，提供必要的仓储条件及检验场地；对验收合格的物资及时办理入库手续，登记库存台账；对验收不合格的物资进行隔离存放、标识，配合采购部开展退换货或报废处置；做好验收相关记录的整理与归档。质量部：负责制定采购物资的质量验收标准及检验流程；对采购物资进行质量检验（含外观检验、性能检验、资质核查等），出具检验报告；监督采购验收全流程的规范性，核查采购合同中的质量条款、供应商资质的有效性；对不合格物资的处置过程进行监督；建立质量检验台账，归档检验相关记录。法务部：负责审核采购合同的合法性、合规性，防范合同风险；为采购过程中的法律纠纷（如供应商违约、质量争议等）提供法律支持；协助制定供应商合作的合规性要求。财务部：负责审核采购预算的合理性，办理采购款项的支付；核查采购合同、验收记录等支付依据的完整性与合规性；对采购成本进行核算与管控。第三章采购管理第七条采购需求提报各需求部门根据业务发展计划及实际需求，填写《采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、质量标准、数量、交货时间、存储要求、预算金额及特殊技术要求等信息，经部门负责人审批后提交至采购部。紧急采购需求（如突发业务需求、物资短缺应急等），需求部门需在《采购需求申请表》中注明“紧急”标识，简要说明紧急原因，经部门负责人及公司管理层审批后，采购部优先处理。采购部对各部门提交的采购需求进行审核，重点核查需求的合理性、信息的完整性及预算的合规性；对信息不完整的需求，及时反馈需求部门补充完善；对超出预算或不合理的需求，与需求部门沟通确认后再推进。第八条供应商管理供应商开发：采购部根据采购需求，通过行业展会、网络平台、客户推荐等渠道开发潜在供应商，优先选择具备相关资质、行业口碑良好、技术实力较强的供应商；对于特殊物资（如危险化学品、核心实验试剂），供应商需具备相应的专项经营资质（如危险品经营许可证、医疗器械经营许可证等）。供应商审核：采购部组织质量部、需求部门对潜在供应商进行审核，审核内容包括营业执照、资质证书、生产/经营许可、质量体系认证、过往业绩、产品检验报告等；对重要供应商，需进行实地考察，核查其生产/经营条件、质量管控能力等，形成《供应商审核评估表》，经管理层审批后纳入合格供应商名录。供应商评估与动态管理：采购部每季度会同质量部、需求部门对合格供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、交货及时性、售后服务、价格合理性等；对评估合格的供应商继续合作，对评估不合格的供应商提出整改要求，整改后仍不合格的，移出合格供应商名录，终止合作；建立合格供应商名录并及时更新，采购物资优先从合格供应商名录中选择供应商。第九条采购计划与实施采购部根据各部门审核通过的采购需求，结合库存情况、市场供应情况及业务发展计划，制定月度、季度采购计划，明确采购物资、数量、供应商、交货时间、预算等信息，经管理层审批后实施。采购方式选择：根据采购物资的金额、重要程度及市场情况，选择合适的采购方式。金额较大、重要性高的物资（如精密仪器、批量核心试剂）采用招标或竞争性谈判方式；常规物资采用询价方式，选择3家及以上合格供应商报价，择优确定合作方；金额较小的零星物资可采用直接采购方式，但需确保价格合理、质量可控。采购合同签订：采购方式确定后，采购部与供应商协商签订采购合同，合同需明确物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、运输方式、付款方式、质量保证金、违约责任等核心条款；采购合同经法务部审核、管理层审批后正式签订，一式多份，相关部门各留存一份。采购进度跟踪：采购合同签订后，采购部安排专人跟进采购进度，定期与供应商沟通，核查物资生产、备货及运输情况；对可能出现的延期到货情况，提前预警并协调解决；及时将采购进度反馈给需求部门及仓储部，确保各环节衔接顺畅。第四章验收管理第七条验收准备采购部在物资到货前，将采购合同、采购订单、供应商发货单等相关资料传递给仓储部、质量部，明确验收物资的相关信息及特殊要求。仓储部提前清理验收场地，准备必要的验收工具（如电子秤、卷尺、温湿度计等），对于需特殊存储条件的物资（如冷藏试剂、冷冻生物制品），提前检查备用存储设备的运行状态，确保物资到货后可及时妥善存放。质量部根据采购物资的类型及质量标准，准备相应的检验设备、试剂及记录表格，明确检验项目、检验方法及判定标准，确保检验工作可顺利开展。第八条验收流程到货接收：物资到货后，仓储部人员与供应商送货人员共同核对物资外包装是否完好，有无破损、泄漏、潮湿、变形等情况；核查送货单与采购合同、采购订单的一致性，确认物资名称、规格型号、数量、供应商等基础信息是否相符；对外包装破损或信息不符的，及时通知采购部协调处理，同时做好相关记录。基础信息核对：仓储部对外包装完好、基础信息初步相符的物资，进行详细核对，清点物资数量，核查物资标识（如生产日期、有效期、批号、规格型号等）是否清晰、完整；对于有特殊存储要求的物资，核查运输过程中的存储条件记录（如冷链物资的温度记录）是否符合要求；核对完成后，填写《到货核对记录表》，由仓储部人员及送货人员签字确认。质量检验：基础信息核对无误后，仓储部通知质量部开展质量检验。质量部根据验收标准，对物资进行检验：对于普通物资（如办公耗材），进行外观检验、规格尺寸核查；对于实验试剂、耗材等物资，除外观检验外，还需核查产品检验报告、合格证、有效期等资质文件，必要时进行抽样检验；对于精密仪器、设备等物资，需联合需求部门开展性能测试，核查设备运行状态、技术参数是否符合要求；质量部完成检验后，出具《质量检验报告》，明确检验结果（合格/不合格）。验收确认：仓储部结合《到货核对记录表》及《质量检验报告》，形成《采购物资验收记录表》，经仓储部、质量部、需求部门（如需）相关人员签字确认。验收合格的物资，方可办理入库手续；验收不合格的物资，需立即隔离存放，张贴“不合格”标识，严禁入库使用。第九条特殊物资验收要求冷链物资（冷藏试剂、冷冻生物制品等）：到货后需立即核查运输过程中的温度记录，确保全程符合规定的存储温度范围；开箱检查物资包装是否密封完好，有无解冻、泄漏等情况；质量部优先开展检验，检验合格后及时转入相应的冷藏/冷冻存储设备，避免因温度变化影响物资质量。危险化学品：到货后需核查供应商的危险品经营许可证、物资的安全技术说明书（MSDS）、危险品标签等资质文件是否齐全、有效；检查外包装是否符合危险品运输要求，有无破损、泄漏等情况；验收过程中需穿戴相应的防护用品（如手套、口罩、护目镜等），在专门的危险化学品验收区域开展工作；验收合格后，及时转入专用危险化学品存储区存放。精密仪器设备：到货后需核查设备外包装是否有防震、防潮措施，有无破损、变形等情况；开箱检查设备配件是否齐全，外观有无划痕、损坏等；联合需求部门、技术人员开展设备安装、调试及性能测试，核查设备技术参数是否符合采购要求，运行是否稳定；验收合格后，需由相关人员共同签字确认，同时留存设备说明书、合格证、检验报告等资料。第五章不合格品处置第十一条不合格品确认与隔离对经质量部检验确认不合格的采购物资，仓储部需立即将其转移至专用不合格品隔离区，张贴清晰的“不合格”标识，注明物资名称、规格型号、数量、不合格原因、到货日期等信息，严禁与合格物资混放，严禁擅自领用或处置。第十二条不合格品处置方式退换货：对于因供应商原因导致的不合格物资（如质量不符、规格错误、过期等），采购部需在2个工作日内与供应商沟通，明确退换货要求及期限，签订退换货协议；仓储部配合做好不合格物资的整理、包装，跟进退换货进度，确保退换货工作顺利完成；换货物资到货后，需重新开展验收工作，验收合格后方可入库。让步接收：对于轻微不合格但不影响核心使用功能，且需求部门紧急需要的物资，需求部门需提交《让步接收申请表》，说明让步接收的原因、使用范围及风险承担，经部门负责人、质量部负责人及管理层审批同意后，方可办理入库手续；质量部需对让步接收物资的使用过程进行跟踪监督，确保不影响业务质量。报废处置：对于无法退换货且无法让步接收的不合格物资（如严重质量问题、过期变质、破损无法修复等），由仓储部提交《不合格物资报废申请表》，注明物资信息、不合格原因、处置建议等，经采购部、质量部、财务部审核，管理层审批后，按公司不合格品报废流程处置；其中，危险化学品等特殊不合格物资，需委托专业机构进行无害化处置，确保符合环保及安全要求。第十三条不合格品处置记录采购部、仓储部需详细记录不合格物资的处置过程，包括不合格原因、沟通记录、处置方式、处置结果、责任人等信息，形成《不合格物资处置记录表》，与采购合同、验收记录、检验报告等相关资料一并归档管理，保存期限不少于2年。第六章监督管理第十四条日常监督采购部经理每日核查采购进度及采购合同的执行情况，确保采购过程规范、有序；仓储部经理每日核查到货验收情况，确保验收流程符合制度要求；质量部对采购验收全流程进行日常监督，重点核查供应商资质的有效性、采购物资的质量检验规范性、不合格物资的处置及时性。第十五条专项检查质量部每月开展一次采购验收专项检查，重点核查采购需求提报的合理性、供应商管理的规范性、采购合同的合规性、验收标准的执行情况、检验记录的完整性及不合格物资处置的有效性；对检查中发现的问题，出具《采购验收监督检查报告》，明确整改要求及期限，督促相关部门限期整改。第十六条定期评估采购部每季度会同质量部、需求部门、仓储部对采购验收管理制度的执行效果进行全面评估，分析采购验收过程中的问题及原因，评估采购成本控制、物资质量保障、流程效率等指标，提出制度优化及流程改进建议，报管理层审批后实施。第十七条整改验证相关部门针对监督检查中发现的问题，严格按照整改要求制定整改措施，在规定期限内完成整改；质量部对整改情况进行验证，确保问题彻底解决；对逾期未整改或整改不合格的，严肃追究相关责任人责任。第七章奖惩规定第十八条奖励情形对在采购验收管理工作中表现突出的部门及个人，公司予以表彰奖励：采购部严格执行采购管理制度，全年采购物资质量合格率达到99%以上，无因采购失误导致的重大损失，采购成本控制成效显著的，给予部门专项奖金奖励；质量部、仓储部在验收工作中严格把关，及时发现重大质量问题，避免公司经济损失或质量风险的，给予相关人员绩效加分及物质奖励；需求部门提报采购需求准确、完整，配合采购验收工作积极主动，有效提升采购验收效率的，给予部门通报表扬；个人在供应商管理、采购流程优化、质量验收标准完善等方面提出合理化建议，被采纳后有效提升管理效率、降低成本或防范风险的，给予物质奖励。第十九条惩处情形对违反本制度规定、导致采购验收工作出现问题或造成公司损失的部门及个人，公司予以相应惩处：需求部门提报采购需求虚假、信息不完整，导致采购物资不符或浪费的，对相关责任人给予通报批评；造成经济损失的，扣减绩效分数；采购部未按规定审核供应商资质、签订采购合同，或采购过程中存在违规操作（如收受回扣、选择不合格供应商），导致物资质量问题或经济损失的，对相关责任人给予经济处罚；情节严重的，调离工作岗位；触犯法律法规的，依法追究法律责任；仓储部未按规定开展到货核对、隔离不合格物资，或为