2026年生物科技服务公司档案管理制度

2026年生物科技服务公司档案管理制度第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，保障档案的真实、完整、安全与可利用性，提升档案管理规范化、制度化水平，充分发挥档案在公司生产经营、研发创新、合规管理等工作中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《企业档案管理规定》等相关法律法规及行业标准，结合生物科技服务公司研发实验、危化品管理、项目运营、人事财务等实际情况，制定本制度。第二条本制度所称档案，是指公司在各项生产经营、研发实验、行政管理、业务开展等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。主要包括但不限于：行政类档案、研发实验类档案、项目类档案、人事类档案、财务类档案、危化品管理类档案、合同协议类档案、声像电子类档案等。第三条本制度适用于公司及各分支机构所有档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理工作，涵盖全体员工（含正式工、合同工、临时工、实习生）及参与公司相关活动的外来单位和人员形成的应归档档案资料。第四条公司档案管理遵循“统一领导、分级负责、集中保管、规范利用、安全保密”的核心原则，建立“全员参与、全程管控、权责明晰”的档案管理体系，确保档案管理工作与公司经营发展相适应。第五条公司档案工作目标：实现档案资源的全面收集与规范整理，保障档案的安全存储与有效保护，提升档案的开发利用效率，为公司决策、研发创新、合规风控、历史追溯等工作提供可靠支撑。第六条公司设立档案管理工作领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管行政领导担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组统筹协调档案管理重大事项，监督档案管理责任落实。行政部门为档案管理牵头部门，设立专门档案管理岗位，配备专职或兼职档案管理员，负责日常档案管理工作的组织、实施和监督。第二章档案管理职责分工第七条公司主要负责人职责：（一）贯彻执行国家档案管理法律法规及相关标准，审定公司档案管理制度及年度档案工作计划；（二）建立健全档案管理体系，明确各部门档案管理职责，保障档案管理工作所需人员、经费、设施设备等资源的投入；（三）定期听取档案管理工作汇报，研究解决档案管理工作中的重大问题，部署档案管理重点工作；（四）监督档案管理责任落实，对档案管理工作中的重大违规行为进行追责。第八条分管行政领导职责：（一）协助主要负责人落实档案管理工作，具体组织实施公司档案管理制度和年度档案工作计划；（二）定期组织开展档案管理工作检查，督促各部门落实档案收集、归档等责任，跟踪解决档案管理工作中的突出问题；（三）协调推进档案管理设施设备的配置、更新与维护，保障档案保管环境安全达标；（四）组织开展档案管理培训与宣传工作，提升全员档案管理意识。第九条行政部门（档案管理牵头部门）职责：（一）牵头制定、修订公司档案管理制度及相关实施细则（如档案分类方案、归档范围、保管期限、整理规范等），编制年度档案工作计划并组织实施；（二）负责公司各类档案的集中保管、日常维护与安全防护工作，建立健全档案管理台账，对档案全流程管理进行跟踪记录；（三）指导、监督各部门开展档案的形成、收集、整理、预归档工作，协助各部门解决档案整理过程中的问题；（四）负责档案库房的日常管理，保障库房温湿度、防火、防盗、防潮、防虫、防磁、防光等条件符合档案保管要求；（五）负责档案的检索利用管理，建立档案检索体系，规范档案借阅、复制等流程，保障档案合理利用；（六）组织开展档案鉴定工作，按规定程序对到期档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见；（七）负责档案管理信息化建设与维护工作，推进电子档案的规范管理，保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；（八）组织开展档案管理培训与宣传工作，提升档案管理员及全体员工的档案管理素养和业务能力；（九）负责与当地档案管理部门的沟通对接，及时传达落实相关档案管理要求，配合开展档案检查、备案等工作；（十）发生档案安全事故时，立即启动应急处置流程，组织开展事故调查与整改工作，按规定上报相关情况。第十条各业务部门（含研发、项目、销售、生产等部门）职责：（一）落实本部门档案管理责任制，明确本部门档案管理员（专职或兼职），将档案收集、整理、预归档等责任分解到具体岗位和个人；（二）负责本部门在业务活动中形成的各类档案资料的及时收集、规范整理和预归档工作，确保归档资料的真实、完整、准确；（三）按照公司档案归档要求，定期向行政部门移交预归档档案资料，办理移交手续，配合行政部门开展档案验收工作；（四）协助行政部门开展本部门相关档案的检索利用、鉴定销毁等工作，提供必要的业务支撑；（五）加强本部门员工的档案管理规范培训，提升员工档案形成与归档意识，杜绝档案资料的遗失、损坏或擅自销毁。第十一条研发部门专项职责：（一）负责研发实验类档案的全流程管理，包括实验方案、实验记录、实验数据、实验报告、技术图纸、专利申请资料、成果鉴定资料等的收集、整理、预归档；（二）确保研发实验档案的原始性、准确性和连续性，实验记录需实时、如实填写，不得随意涂改、补填；（三）按研发项目进度及时完成档案的预归档工作，项目结题后及时向行政部门移交完整的研发档案资料。第十二条财务部门职责：（一）负责财务类档案的收集、整理、预归档与保管工作（按规定需移交行政部门的除外），包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、审计报告、资金往来资料等；（二）按照国家会计档案管理相关规定，规范财务档案的整理与保管，确保财务档案的合规性和安全性；（三）按规定期限向行政部门移交超过保管期限的财务档案，办理移交手续，配合行政部门开展财务档案的鉴定销毁工作。第十三条人事部门职责：（一）负责人事类档案的收集、整理、预归档与保管工作（按规定需移交行政部门的除外），包括员工入职资料、劳动合同、薪酬福利资料、绩效考核资料、培训记录、奖惩资料、离职资料等；（二）严格遵守人事档案管理相关规定，保障人事档案的真实性、保密性和安全性；（三）按规定向行政部门移交相关人事档案资料，配合行政部门开展人事档案的检索利用和鉴定销毁工作。第十四条档案管理员职责：（一）严格遵守档案管理制度，负责档案的日常收集、整理、归档、保管、利用等工作；（二）建立健全档案管理台账，详细记录档案的收集、移交、借阅、复制、鉴定、销毁等情况，确保档案管理全程可追溯；（三）负责档案库房的日常巡查与维护，监测库房温湿度，检查防火、防盗、防潮等设施设备运行情况，及时排查安全隐患；（四）负责档案检索工具的编制与更新，提升档案检索利用效率；（五）严格执行档案保密规定，妥善保管档案管理相关密码、钥匙等，严禁向无关人员泄露档案内容；（六）定期对档案进行清查盘点，核对档案数量与档案台账是否一致，发现档案缺失、损坏等情况及时上报并采取补救措施；（七）参与档案管理培训与业务交流，不断提升档案管理专业能力。第十五条全体员工职责：（一）学习并严格遵守公司档案管理制度，增强档案管理意识，在工作中规范形成和妥善保管各类档案资料；（二）及时收集本岗位工作中形成的应归档资料，按要求整理后提交本部门档案管理员或直接向行政部门归档；（三）借阅档案时严格遵守借阅规定，按时归还档案，确保档案完好无损；（四）严禁擅自复制、摘抄、涂改、损毁、丢失或销毁公司档案资料，发现档案安全隐患及时向本部门负责人或行政部门报告。第三章档案的收集与归档第十六条档案收集范围。公司各部门及全体员工在工作中形成的具有保存价值的各类资料均需纳入档案收集范围，具体包括：（一）行政类档案：公司设立、变更、注销相关资料，股东会、董事会、监事会会议记录及决议，公司规章制度、工作计划、工作总结、通知公告、请示批复、对外函件、行政采购资料、固定资产管理资料、消防安全管理资料、印章使用管理资料等；（二）研发实验类档案：研发项目立项资料、实验方案、实验记录、实验数据、实验报告、技术图纸、工艺文件、专利申请资料、成果鉴定资料、技术合作与交流资料等；（三）项目类档案：项目立项资料、可行性研究报告、项目计划书、招投标资料、项目合同、项目实施过程资料、项目验收资料、项目总结报告等；（四）人事类档案：员工入职登记表、身份证复印件、学历学位证书复印件、资格证书复印件、劳动合同、薪酬调整资料、绩效考核表、培训记录、奖惩决定、离职申请及审批资料等；（五）财务类档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报表、审计报告、验资报告、资金预算与决算资料、银行对账单、发票存根等；（六）危化品管理类档案：危化品采购合同、验收资料、存储记录、使用台账、废弃处置记录、安全评估报告、相关许可证件等；（七）合同协议类档案：各类对外合作合同、销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同、借款合同、担保合同等；（八）声像电子类档案：反映公司重要活动、重大事件的照片、视频、音频资料，电子文档、数据库、软件源代码等；（九）其他类档案：各类荣誉证书、资质证书、年检资料、诉讼仲裁资料、对外捐赠资料、社会责任报告等。第十七条档案收集要求：（一）真实性要求。归档资料必须是工作中直接形成的原始资料，确保内容真实、准确，不得伪造、篡改；（二）完整性要求。各部门需全面收集本部门业务活动中形成的各类应归档资料，确保资料成套、要素齐全，避免缺失关键环节资料；（三）及时性要求。日常行政类、业务类资料需在形成后15个工作日内完成收集；研发项目、重大项目相关资料需按项目进度同步收集，项目结题后30个工作日内完成全面收集；员工离职相关档案资料需在员工离职手续办理完毕后10个工作日内完成收集；（四）规范性要求。收集的档案资料需符合格式要求，纸张规格统一，字迹清晰、工整，电子资料需采用标准格式，确保可读取、可保存。第十八条档案整理规范。各部门及档案管理员需按照以下要求对收集的档案资料进行整理：（一）分类整理。按照公司档案分类方案，将档案资料分为不同类别、不同项目、不同年度进行分类，确保分类清晰、逻辑连贯；（二）排序编号。对分类后的档案资料按形成时间、重要程度或业务流程进行排序，编制档案件号、卷号，填写档案标签；（三）装订归档。纸质档案资料需去除金属装订物，采用线装或胶装方式装订成册，装订牢固、整齐；电子档案资料需按要求命名，建立层级目录，存储至指定档案管理系统；（四）编制检索目录。对整理后的档案资料编制检索目录，注明档案名称、类别、编号、形成时间、保管期限、页数等信息，提升档案检索效率。第十九条档案归档流程：（一）预归档。各部门档案管理员对收集整理后的档案资料进行预归档，填写《档案预归档清单》，经部门负责人审核签字后，提交行政部门档案管理员；（二）验收审核。行政部门档案管理员对预归档档案资料的真实性、完整性、规范性进行验收，验收合格的，办理正式归档手续；验收不合格的，退回相关部门重新整理后再提交；（三）移交归档。行政部门档案管理员与各部门移交人共同核对档案资料，确认无误后，填写《档案移交归档登记表》，双方签字确认，档案正式纳入公司集中保管；（四）电子归档。电子档案需同步归档至公司档案管理系统，建立电子档案与纸质档案的关联对应关系，确保电子档案的可追溯性。第二十条档案保管期限。根据档案的价值和国家相关规定，公司档案保管期限分为永久保管和定期保管两类，定期保管期限分为30年、10年：（一）永久保管档案：公司设立、变更、注销相关文件，股东会、董事会、监事会重大决议，公司重要规章制度，研发成果核心资料，重大项目验收资料，重要合同协议，人事档案核心资料，财务决算资料，荣誉资质证书，诉讼仲裁重大案件资料等；（二）30年保管档案：一般行政文件、研发实验过程资料、普通项目资料、一般合同协议、会计凭证、会计账簿、税务申报资料等；（三）10年保管档案：日常行政通知公告、临时工作计划、普通业务函件、项目阶段性资料、财务报表（除决算外）、银行对账单等。具体档案保管期限按公司《档案保管期限表》执行。第四章档案的保管与保护第二十一条档案库房管理。公司设立专门档案库房，配备必要的档案保管设施设备，确保档案保管环境安全、适宜：（一）库房条件。档案库房需具备防火、防盗、防潮、防虫、防磁、防光、防尘、防高温等条件，远离火源、水源、污染源和强磁场区域；库房温湿度需控制在规定范围内（温度14-24℃，相对湿度45-60%），配备温湿度计、除湿机、加湿器等设备；（二）设施设备。档案库房需配备专用档案柜（密集架、铁皮柜等），存放珍贵档案或电子档案的需配备保险柜；配备灭火器、消防栓、防盗门窗、监控设备等安全防护设施；配备空调、除湿机、防虫药剂等环境调控设施；（三）库房管理。档案库房实行专人管理，库房钥匙、密码由档案管理员专人保管，严禁转借他人；非档案管理人员进入库房需经行政部门负责人批准，由档案管理员陪同，登记进出记录；库房内严禁堆放无关物品，严禁吸烟、用火、用电取暖或使用其他明火设备；档案管理员每日巡查库房，检查温湿度、安全设施运行情况，及时处理异常情况，填写《档案库房日常巡查记录表》。第二十二条档案日常保管：（一）纸质档案保管。纸质档案按分类编号顺序存入档案柜，摆放整齐，标签清晰；定期对纸质档案进行检查，发现纸张泛黄、破损、霉变等情况及时进行修复、托裱等处理；珍贵档案需进行特殊封装保管；（二）电子档案保管。电子档案存储至公司专用档案管理系统或指定存储设备，采用加密存储、异地备份等方式保障安全；定期对电子档案存储设备进行检查维护，测试电子档案的可读性，及时更新存储介质，防止数据丢失或损坏；电子档案的备份需至少保留两份，一份异地存放；（三）声像档案保管。照片、视频、音频等声像档案需按格式要求整理归档，存储至专用设备，定期检查播放效果，必要时进行格式转换或修复；（四）档案盘点。行政部门每半年组织一次档案盘点工作，对所有档案进行全面清查核对，核对档案数量、编号、保管状态与档案台账是否一致，发现档案缺失、损坏、错放等情况及时查明原因，采取补救措施，填写《档案盘点记录表》，由盘点人、档案管理员签字确认。第二十三条档案保密管理：（一）档案管理员及相关人员需严格遵守公司保密规定，妥善保管档案内容，严禁向无关人员泄露档案信息；（二）涉密档案需单独存放于保险柜，明确保密等级，建立涉密档案管理台账，严格控制知悉范围；（三）借阅、复制涉密档案需经公司主要负责人批准，严格履行审批手续，借阅人员需签订《档案保密承诺书》；（四）严禁在非保密计算机或网络环境中处理、存储涉密档案资料，防止涉密信息泄露。第二十四条档案保管异常处置。发现档案缺失、损坏、被盗、泄露等异常情况时，档案管理员需立即向行政部门负责人及公司领导报告，同时采取以下措施：（一）对缺失档案，立即组织排查，查明缺失原因和过程，尝试追回；无法追回的，形成书面报告，说明情况及处理建议；（二）对损坏档案，及时进行修复处理，记录损坏情况及修复过程；（三）对被盗、泄露档案，立即启动应急预案，采取措施防止损失扩大，配合相关部门开展调查，追究相关人员责任。第五章档案的利用与借阅第二十五条档案利用原则。档案利用需遵循“依法合规、按需提供、严格审批、安全保密”的原则，保障档案利用的合理性和安全性，同时维护公司商业秘密和合法权益。第二十六条档案利用范围。公司内部员工因工作需要可申请利用公司档案；外部单位或人员因司法调查、业务合作等需要利用公司档案的，需提供有效证明文件，经公司主要负责人批准后，在指定范围内利用。第二十七条档案借阅流程：（一）内部借阅。员工因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅期限、借阅人等信息，经部门负责人审核签字后，提交行政部门档案管理员；档案管理员审核通过后，检索并提取档案，与借阅人共同核对档案状态，办理借阅登记手续，双方签字确认；（二）外部借阅。外部单位或人员借阅档案的，需提交单位介绍信、经办人身份证等有效证明文件，说明借阅事由，填写《档案借阅申请表》，经行政部门负责人审核、公司主要负责人批准后，由档案管理员办理借阅手续；（三）涉密档案借阅。借阅涉密档案的，需在普通借阅流程基础上，额外提交《涉密档案借阅专项申请》，经公司主要负责人批准，借阅人签订《档案保密承诺书》后，方可办理借阅手续。第二十八条档案借阅管理要求：（一）借阅期限。普通档案借阅期限一般不超过15个工作日，特殊情况需延长的，需提前向行政部门提交延期申请，经批准后可延长，延长时间不超过15个工作日；涉密档案借阅期限一般不超过5个工作日，不得延期；（二）档案保管。借阅人需妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人、擅自复制、摘抄、涂改、损毁或丢失；严禁将借阅的档案带离规定使用区域（经批准的除外）；（三）按时归还。借阅人需在借阅期限届满前归还档案，档案管理员核对档案状态无误后，办理归还登记手续；逾期未归还的，档案管理员需及时提醒，仍不归还的，上报相关领导处理；（四）档案复制。因工作需要复制档案的，需在《档案借阅申请表》中注明复制份数和用途，经部门负责人或行政部门负责人批准后，由档案管理员负责复制，复制件需加盖档案证明章；涉密档案复制需经公司主要负责人批准，复制件按涉密档案管理要求保管；（五）利用登记。档案管理员需详细记录档案利用情况，填写《档案利用登记表》，注明利用人、利用时间、利用档案名称、利用目的、利用方式（借阅、复制等）等信息，确保档案利用全程可追溯。第二十九条档案利用限制。以下档案不得对外提供利用，内部利用需严格审批：（一）涉及公司商业秘密、核心技术的档案；（二）涉及员工个人隐私的人事档案；（三）未解密的涉密档案；（四）正在处理中的未归档档案；（五）其他依法依规不得对外提供利用的档案。第六章档案的鉴定与销毁第三十条档案鉴定组织。公司成立档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定工作。鉴定小组由档案管理工作领导小组牵头组建，成员包括行政部门负责人、档案管理员、各相关业务部门负责人及法务人员。第三十一条档案鉴定流程：（一）鉴定准备。行政部门档案管理员提前整理到期档案清单，编制《到期档案鉴定明细表》，注明档案名称、类别、编号、形成时间、保管期限、数量等信息，提交鉴定小组；（二）现场鉴定。鉴定小组对到期档案进行逐一审查，根据档案的实际价值、留存必要性等，提出“继续保管”“销毁”或“延长保管期限”的鉴定意见；对需要延长保管期限的档案，明确延长的具体期限；（三）鉴定审核。鉴定小组形成《档案鉴定报告》，详细记录鉴定过程、鉴定意见及相关依据，经鉴定小组成员签字确认后，提交公司档案管理工作领导小组审核；（四）审批公示。《档案鉴定报告》经档案管理工作领导小组审核通过后，报公司主要负责人审批；审批通过后，对拟销毁档案清单在公司内部进行公示，公示期不少于5个工作日；（五）后续处理。对公示无异议的拟销毁档案，按规定流程进行销毁；对需继续保管或延长保管期限的档案，由档案管理员更新档案管理台账，重新整理归档。第三十二条档案销毁要求：（一）销毁审批。拟销毁档案需经公司主要负责人批准，未经批准不得擅自销毁任何档案；（二）销毁组织。档案销毁工作由行政部门组织实施，安排2名及以上工作人员负责监销，确保销毁过程规范、安全；（三）销毁方式。纸质档案采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁，电子档案采用彻底删除、数据覆盖、物理销毁存储介质等方式销毁，确保档案内容无法恢复；（四）销毁记录。销毁工作完成后，监销人员需填写《档案销毁记录表》，注明销毁档案名称、类别、编号、数量、销毁时间、销毁方式、销毁人、监销人等信息，双方签字确认；（五）档案留存。《档案鉴定报告》《到期档案鉴定明细表》《档案销毁记录表》等相关资料需长期留存归档。第三十三条特殊档案处理。涉及未了事项、诉讼仲裁案件、债权债务关系未结清的到期档案，不得销毁，需延长保管期限至相关事项办结后，再按规定进行鉴定销毁。第七章档案管理监督考核与责任追究第三十四条监督检查机制。公司建立健全档案管理监督检查机制，确保档案管理制度的有效执行：（一）日常监督。行政部门负责日常档案管理监督工作，对各部门档案收集、整理、归档、借阅等情况进行定期或不定期检查，及时发现并纠正存在的问题；（二）专项监督。档案管理工作领导小组每季度组织开展一次档案管理专项监督检查，重点检查档案保管环境、档案安全防护、档案管理制度执行、到期档案鉴定等情况；（三）外部监督。接受当地档案管理部门的监督检查，积极配合开展档案管理相关工作，及时落实相关整改要求。第三十五条考核机制。公司将档案管理工作纳入各部门及员工的绩效考核体系，考核周期与公司绩效考核周期同步（月度、季度、年度）：（一）考核指标。考核指标主要包括：档案收集的及时性与完整性、档案整理的规范性、档案归档的合规性、档案借阅的遵守情况、档案安全责任的履行情况等；（二）考核方式。采用日常检查考核、专项检查考核、年度综合考核等多种方式开展考核，结合档案管理台账、检查记录、借阅记录等资料进行综合评估；（三）考核结果应用。考核结果与部门绩效、员工薪酬、评