2026年生物科技服务公司公文处理管理制度

2026年生物科技服务公司公文处理管理制度第一章总则第一条为规范公司公文处理工作，建立“规范高效、权责清晰、全程可控”的公文管理体系，保障公文流转的及时性、准确性、安全性，提升公司内部管理效能与外部沟通协同水平，依据《党政机关公文处理工作条例》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规及行业规范，结合公司生物科技服务业务（含技术研发、实验检测、技术咨询、项目合作等）经营实际，制定本制度。第二条本制度所称公文，是指公司在生产经营、科研管理、对外合作等活动中形成的，具有法定效力和规范体式的文书，包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。第三条本制度适用于公司全体员工（含正式员工、试用期员工、实习生、劳务派遣人员）及各部门公文的拟制、起草、审核、签发、收发、登记、传阅、办理、归档、销毁等全流程管理活动，覆盖内部流转公文、对外报送公文、外部接收公文等各类公文类型。第四条公文处理工作遵循以下基本原则：（一）合法规范原则：严格遵守相关法律法规及行业标准，确保公文内容合法、格式规范、流转合规；（二）准确高效原则：坚持实事求是、精准表述，确保公文内容真实可靠、逻辑清晰；优化流转流程，提升公文处理效率，保障各项工作及时落地；（三）安全保密原则：强化公文保密管理，严格落实涉密公文管控措施，严防公文内容泄露、丢失、损毁；（四）权责统一原则：明确各部门、各岗位在公文处理各环节的职责，做到“谁拟制、谁负责，谁审核、谁把关，谁经办、谁尽责”；（五）精简实用原则：从严控制公文数量，简化公文格式，突出核心内容，避免冗余繁琐；注重公文实效，确保公文能够有效指导工作实践。第五条公司建立“行政部门牵头统筹、各部门分工协作、全员严格执行”的公文处理管理体系，行政部门作为公文处理工作的归口管理部门，负责统筹协调公文处理全流程工作，各部门配合落实本部门相关公文处理职责。第二章职责分工第六条行政部门职责：（一）负责牵头制定和修订公司公文处理管理制度及相关细则，规范公文格式、流转流程及管理标准；（二）负责公文处理工作的统筹协调，监督指导各部门公文拟制、流转、归档等工作，确保制度有效落地；（三）负责公司对外报送公文的统一审核、报送及外部接收公文的统一登记、分发、传阅；（四）负责建立公文管理台账，对各类公文的流转、办理情况进行全程跟踪记录，确保可追溯；（五）负责公文的归档管理工作，统筹整理各类公文资料，按规定移交档案管理机构归档；（六）负责组织公文处理相关培训，提升全员公文写作能力与流程规范意识；（七）负责涉密公文的统筹管理，落实保密管控措施，配合开展保密检查工作。第七条各业务部门（含研发部门、实验检测部门、市场部门、销售部门等）职责：（一）负责本部门相关公文的拟制、起草工作，确保公文内容符合工作实际、数据准确无误、格式初步规范；（二）负责本部门拟制公文的内部初审工作，审核公文内容的合理性、可行性、准确性，提出修改完善意见；（三）负责配合行政部门开展公文审核、流转工作，及时反馈本部门公文处理过程中的问题；（四）负责本部门接收公文的及时办理、反馈工作，确保公文办理事项按时完成；（五）负责本部门公文资料的初步整理、保管工作，按规定向行政部门移交归档资料。第八条财务部门职责：（一）负责对涉及财务收支、预算管理、资金使用等内容的公文进行专业审核，确保公文内容符合财务管理制度及相关法律法规；（二）负责配合相关公文的办理工作，落实公文涉及的财务相关事项；（三）负责本部门财务类公文的拟制、初审及流转工作。第九条法务部门职责：（一）负责对涉及法律风险、合同条款、合规管理等内容的公文进行法律审核，出具法律意见，防范法律风险；（二）负责配合处理公文相关的法律纠纷，提供法律咨询支持；（三）负责本部门法务类公文的拟制、初审及流转工作。第十条审计部门职责：（一）负责对公文处理管理制度的执行情况开展监督审计，核查公文流转、办理、归档等环节的合规性；（二）负责对涉及审计工作、内控管理等内容的公文进行专业审核；（三）负责本部门审计类公文的拟制、初审及流转工作。第十一条管理层职责：（一）负责公司重要公文、对外报送公文、涉密公文的最终审核与签发工作；（二）负责审批公文处理工作中的重大事项，协调解决公文处理过程中的重大问题；（三）负责监督公文处理管理制度的执行情况，推动公文处理工作持续优化。第十二条公文拟制与经办人员职责：（一）负责公文的具体拟制、起草工作，确保公文内容真实、表述准确、格式规范；（二）负责公文的初步审核，核对公文内容、格式、附件等是否完整准确；（三）负责跟踪公文流转进度，及时协调解决流转过程中的问题；（四）负责落实公文办理事项，及时反馈办理结果；（五）严格遵守保密规定，严防公文内容泄露。第三章公文拟制与签发第一节公文拟制第十三条公文拟制包括起草、审核、签发三个环节，各环节需严格遵守相关规范，确保公文质量。第十四条公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规及公司相关制度，确保公文内容合法合规；（二）围绕公司中心工作，紧扣公文主题，突出核心内容，逻辑清晰、层次分明，表述准确、简洁明了；（三）实事求是，数据真实可靠，案例具体详实，避免虚假表述、模糊表述；（四）公文格式规范统一，使用公司规定的公文版式，明确公文种类、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素；（五）涉及其他部门职责的，起草前需充分沟通协调，达成一致意见；无法达成一致的，需在公文中注明相关情况及不同意见。第十五条公文审核分为部门初审、专业审核、行政审核三个层级：（一）部门初审：公文起草完成后，由起草部门负责人对公文内容的合理性、可行性、准确性进行审核，对公文格式进行初步核查，提出修改完善意见；审核通过后，签署审核意见，提交相关专业部门审核（涉及专业领域的公文）；（二）专业审核：涉及财务、法务、审计、科研技术等专业领域的公文，需提交相关专业部门进行专业审核；专业部门结合自身职责，对公文相关内容进行审核，出具专业审核意见；审核通过的，签署审核意见后提交行政部门审核；审核未通过的，退回起草部门修改完善；（三）行政审核：行政部门对公文的格式规范性、内容完整性、流转合规性进行全面审核，重点审核公文要素是否齐全、格式是否符合规定、表述是否准确简洁、附件是否完整等；审核通过的，签署审核意见后提交管理层签发；审核未通过的，退回相关部门修改完善。第二节公文签发第十六条公文签发实行分级审批制度，根据公文的重要程度、涉及范围、紧急程度等，明确不同层级的签发权限：（一）一般内部流转公文：涉及单一部门内部工作或部门间常规协调事项的公文，由部门负责人审核后，报分管管理层成员签发；（二）重要内部公文：涉及公司重大决策、重要工作部署、跨部门重大协调事项的公文，由部门负责人、行政部门负责人审核后，报总经理或董事长签发；（三）对外报送公文：报送政府部门、行业协会、合作单位等外部机构的公文，由部门负责人、行政部门负责人、相关专业部门负责人审核后，报总经理或董事长签发；（四）涉密公文：无论级别高低，均需经部门负责人、行政部门负责人、保密工作负责人审核后，报总经理或董事长签发；（五）紧急公文：需在规定时限内快速办理的紧急公文，可简化审核流程，但需经对应层级签发人审批同意，同时注明紧急原因及办理时限。第十七条签发人审核公文时，需对公文内容、审核流程、格式规范等进行全面核查，确认无误后签署签发意见、姓名及日期；对审核发现问题的，退回相关部门修改完善后重新审核签发。第十八条公文一经签发，不得随意修改；确需修改的，需重新履行审核、签发流程。第十九条行政部门根据签发意见，对公文进行编号、用印，生成正式公文；涉密公文需在公文首页标注密级及保密期限。第四章公文收发与流转第一节公文收发第二十条公司对外报送公文、外部接收公文均由行政部门统一负责，实行“统一收发、统一登记、统一管理”制度。第二十一条对外报送公文流程：（一）起草部门将审核签发完成的公文提交行政部门，注明报送对象、报送方式、报送时限等要求；（二）行政部门对公文进行最终核查，确认无误后按要求选择报送方式（纸质报送、电子报送、邮寄报送等）；（三）采用纸质报送或邮寄报送的，需做好公文封装、邮寄登记，留存邮寄凭证；采用电子报送的，需通过公司指定的安全通讯渠道发送，留存发送记录；（四）行政部门跟踪公文报送进度，确保公文及时送达；对重要公文，需与接收单位确认接收情况。第二十二条外部接收公文流程：（一）行政部门指定专人负责接收外部公文，包括纸质公文、电子公文、邮寄公文等；（二）接收公文后，需立即核对公文份数、页数、附件等是否完整，检查公文封装是否完好；对邮寄公文，需核对邮寄信息，留存邮寄凭证；（三）及时登记公文管理台账，详细记录公文标题、发文单位、发文字号、接收时间、公文类型、密级、份数、附件情况、处理状态等信息；（四）对涉密公文、紧急公文，需单独登记、标识，优先处理。第二节公文流转第二十三条公文流转实行“闭环管理、全程追溯”制度，行政部门根据公文内容及办理要求，确定流转部门及流转顺序，及时分发公文。第二十四条内部流转公文流程：（一）行政部门将签发完成的正式公文，按流转要求分发给相关部门；（二）各接收部门指定专人负责接收公文，核对公文信息后在公文流转单上签字确认；（三）接收部门需在规定时限内完成公文办理工作，对公文涉及的事项进行落实；涉及多个部门协同办理的，牵头部门需主动协调，相关部门积极配合；（四）办理完成后，接收部门需在公文流转单上签署办理意见、办理结果及办理日期，及时将公文及流转单反馈至行政部门或下一流转部门；（五）行政部门跟踪公文流转进度，对超时未办理的部门进行提醒督促。第二十五条外部接收公文流转流程：（一）行政部门对接收的外部公文进行初步审核，根据公文内容、发文单位要求，确定主办部门、协办部门；（二）及时将公文分发给主办部门，注明办理要求、办理时限等；涉及协办部门的，同时将公文抄送协办部门；（三）主办部门接收公文后，需立即组织办理工作，协同协办部门落实相关事项；办理过程中需及时与行政部门沟通进展情况；（四）办理完成后，主办部门需形成办理报告，经部门负责人审核后提交行政部门；行政部门审核后，根据公文要求及时将办理结果反馈给发文单位；（五）对需要长期跟踪办理的公文，主办部门需建立专项台账，定期反馈办理进展，行政部门负责跟踪监督。第二十六条公文传阅管理：（一）需要多个部门或人员传阅的公文，由行政部门确定传阅顺序及范围，明确传阅时限；（二）传阅人员需在规定时限内完成传阅，认真阅读公文内容，对涉及本部门职责的事项及时记录并落实；（三）传阅过程中，严禁随意更改传阅顺序、扩大传阅范围；严禁在公文上随意涂改、批注（确需批注的，需在指定位置规范批注）；（四）传阅完成后，传阅人员需及时将公文交还行政部门，行政部门核对无误后更新公文处理状态。第二十七条公文流转过程中，涉及涉密内容的，需严格遵守保密规定，采用安全的流转方式，严禁通过非涉密渠道流转涉密公文。第五章公文办理与反馈第二十八条公文办理分为承办、催办、查办三个环节，各环节需严格落实责任，确保公文办理事项及时、高效、准确落实。第二十九条承办：（一）各部门接收公文后，需立即明确承办人员及办理时限，制定办理方案；（二）承办人员需严格按照公文要求及办理方案，认真落实办理事项，确保办理质量；（三）办理过程中，如遇问题或困难，需及时向部门负责人及行政部门反馈，协调解决；（四）办理完成后，承办人员需整理办理资料，形成办理结果，经部门负责人审核后提交行政部门。第三十条催办：（一）行政部门负责公文办理的催办工作，建立催办台账，对公文办理时限进行跟踪；（二）对即将到期未办理完成的公文，提前1-2个工作日提醒承办部门及承办人员；（三）对已到期未办理完成的公文，及时督促承办部门说明原因，明确完成时限；（四）对紧急公文、重要公文，实行全程跟踪催办，确保及时办理完成。第三十一条查办：（一）对涉及公司重大决策、重要工作部署、管理层交办的重点公文，行政部门需开展查办工作；（二）查办人员需深入了解公文办理进展情况，核查办理结果的真实性、准确性、完整性；（三）对查办过程中发现的问题，及时向管理层汇报，协调推动问题解决；（四）查办完成后，形成查办报告，提交管理层。第三十二条公文办理反馈：（一）承办部门需在公文办理完成后3个工作日内，将办理结果反馈至行政部门；（二）反馈内容需包括办理过程、办理结果、存在问题及后续建议等，确保详实准确；（三）行政部门对办理结果进行审核，符合要求的，整理归档；不符合要求的，退回承办部门重新办理；（四）需要向外部发文单位反馈办理结果的，行政部门需在审核通过后，按要求及时反馈。第六章公文归档与销毁第一节公文归档第三十三条公文归档实行“及时整理、规范归档、安全保管”制度，行政部门负责统筹公文归档工作，各部门配合做好本部门公文资料的整理移交工作。第三十四条归档范围：（一）公司拟制、签发的各类内部公文、对外报送公文的正本、副本及附件；（二）外部接收的各类公文的正本、副本及附件；（三）公文拟制、审核、签发、流转、办理过程中的相关资料，包括起草稿、修改稿、审核意见、流转单、办理报告等；（四）其他具有保存价值的公文相关资料。第三十五条归档要求：（一）归档公文需齐全完整，字迹清晰、无涂改，电子公文需确保格式规范、内容完整、可正常读取；（二）公文归档需按年度、公文类型、部门等进行分类整理，编制归档目录，明确归档编号；（三）纸质公文归档需采用符合档案管理要求的装订方式，装入档案盒，标注归档信息；电子公文归档需存储在指定的安全服务器或存储设备中，做好备份；（四）涉密公文需单独归档，标注密级及保密期限，存入保密档案柜，落实专人保管；（五）各部门需在每年第一季度完成上一年度本部门公文资料的整理工作，移交行政部门归档；行政部门需在每年第二季度完成上一年度全公司公文的归档工作。第三十六条归档公文的保管期限分为永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）三种，根据公文的重要程度、使用价值确定保管期限：（一）永久保管：涉及公司重大决策、重要经营成果、核心科研技术、重大合作项目等具有长远保存价值的公文；（二）长期保管：涉及公司常规经营管理、科研项目、合作往来等具有较长保存价值的公文；（三）短期保管：涉及公司日常事务、临时事项等保存价值较低的公文。第二节公文销毁第三十七条超过保管期限的公文，经鉴定无继续保存价值的，可按规定程序销毁。第三十八条公文销毁流程：（一）行政部门牵头，组织相关部门对超过保管期限的公文进行鉴定，形成鉴定报告，明确可销毁公文的范围、数量、保管期限等信息；（二）鉴定报告经行政部门负责人、管理层审核批准后，制定公文销毁方案，明确销毁时间、地点、方式及责任人；（三）销毁公文时，需由两名及以上专人负责监销，确保公文彻底销毁，无残留；（四）销毁完成后，监销人员需在销毁记录上签字确认，行政部门整理销毁资料，归档备查；（五）涉密公文销毁需按保密管理相关规定执行，委托具备合法资质的专业机构进行销毁，确保不发生泄密事件。第三十九条严禁擅自销毁公文，严禁将需销毁的公文随意丢弃、转让或挪作他用。第七章公文保密管理第四十条公文保密管理遵循“严格规范、全程管控、责任到人”的原则，严格落实保密措施，严防公文内容泄露。第四十一条涉密公文的确定：根据公文内容涉及公司商业秘密、科研技术秘密、核心经营信息的程度，将涉密公文分为绝密、机密、秘密三个等级：（一）绝密公文：涉及公司核心科研技术、重大商业机密、关键经营数据等，泄露后将对公司造成特别严重损害的公文；（二）机密公文：涉及公司重要科研项目、商业合作细节、经营策略等，泄露后将对公司造成严重损害的公文；（三）秘密公文：涉及公司一般商业信息、内部管理数据等，泄露后将对公司造成一定损害的公文。第四十二条涉密公文的拟制、起草：（一）涉密公文需由指定的涉密人员拟制、起草，拟制、起草过程需在安全的工作环境中进行；（二）涉密公文内容需精准表述，严格控制涉密信息的范围，避免无关涉密内容的添加；（三）拟制、起草完成的涉密公文，需在首页明确标注密级及保密期限。第四十三条涉密公文的流转：（一）涉密公文流转需采用安全的传递方式，纸质涉密公文需由专人送达，电子涉密公文需通过公司指定的涉密通讯渠道传递；（二）严格控制涉密公文的传阅范围，仅限相关涉密人员阅读，严禁扩大传阅范围；（三）涉密公文流转过程中，需做好登记记录，明确流转环节及责任人，确保全程可追溯；（四）涉密公文阅读完毕后，需及时交还行政部门，严禁私自留存、复制、摘抄。第四十四条涉密公文的存储与保管：（一）纸质涉密公文需存入保密档案柜，由专人负责保管，定期检查保管情况；（二）电子涉密公文需存储在指定的涉密服务器或存储设备中，设置访问权限，定期进行安全备份；（三）严禁将涉密公文存储在非涉密设备中，严禁通过非涉密渠道传输、存储涉密公文。第四十五条涉密公文的销毁：严格按照本制度第六章第三节的规定执行，确保涉密公文彻底销毁，不发生泄密事件。第四十六条员工需严格遵守保密规定，对接触到的涉密公文内容承担保密责任；离职时，需交还所有涉密公文及相关资料，签订离职保密承诺书。第四十七条发生涉密公文泄露事件时，相关人员需立即向行政部门及管理层报告，采取补救措施，防止泄密范围扩大；行政部门牵头组织调查，查明泄密原因及责任主体，按相关规定追究责任。第八章考核与奖惩第四十八条考核机制：（一）公司将公文处理工作纳入各部门及全体员工的绩效考核体系，考核周期分为季度、年度；（二）考核指标主要包括：公文拟制质量、审核把关情况、流转及时性、办理完成率、归档规范性、保密合规性等；（三）考核实施由人力资源部门牵头，行政部门、审计部门配合，根据公文处理台账、审核记录、办理报告、归档资料等进行客观评分；（四）考核结果及时反馈给相关部门及人员，针对考核中发现的问题，帮助制定改进计划，