2026年生物科技服务公司供应商管理制度

2026年生物科技服务公司供应商管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司供应商管理工作，建立系统化、标准化的供应商准入、评估、合作及淘汰机制，筛选优质、合规、稳定的供应商资源，保障采购物资质量安全，降低采购成本与供应链风险，提升供应链整体运营效率，结合本公司生物科技服务业务特性（涉及实验试剂、仪器设备、耗材、危险物资等，对物资质量、稳定性、交付时效要求严格），依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《危险化学品安全管理条例》等相关法律法规及行业规范，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有供应商的准入审核、资质评估、合作管理、绩效评价、分级分类、淘汰退出及档案管理等全流程工作。其中，供应商涵盖为公司提供实验试剂、仪器设备、耗材、维修服务、技术支持、物流运输等各类物资及服务的法人、其他组织或自然人。公司采购部门、质量部门、技术部门、安全管理部门、财务部门、法务部门、使用部门及相关工作人员，涉及供应商管理相关工作的，均需严格遵守本制度规定。第三条核心原则合规诚信原则：供应商需具备合法经营资质，遵守国家法律法规及行业规范，秉持诚信经营理念，保障交易过程合法合规、信息真实透明；公司对供应商的管理全过程也需严格遵循相关法律法规要求。质量优先原则：以物资/服务质量为核心筛选供应商，重点保障实验试剂、危险物资等关键物资的质量稳定性，确保采购物资符合公司质量标准及业务需求，从源头规避质量风险。公平公正原则：供应商准入、评估、分级等工作需遵循公平、公正、公开的原则，建立标准化的评价体系，不受人为因素干扰，为所有符合条件的供应商提供平等的合作机会。协同共赢原则：与优质供应商建立长期稳定的战略合作关系，通过协同合作优化供应链流程，提升物资供应效率，降低双方运营成本，实现互利共赢。风险可控原则：建立供应商风险预警与防控机制，全面评估供应商的经营状况、履约能力、质量管控能力等，及时识别并处置供应链风险，保障供应链稳定。第四条职责分工采购部门：作为供应商管理的核心责任部门，牵头负责供应商的准入审核、信息收集、档案建立与更新；组织开展供应商绩效评价与分级分类管理；主导供应商合作谈判与合作协议签订；负责日常供应商关系维护，协调解决合作过程中的问题；牵头处理供应商淘汰退出相关工作。质量部门：负责审核供应商的质量管控体系与资质（如质量认证证书、检验检测能力证明等）；参与供应商准入评估与现场考察，重点核查质量管控能力；负责采购物资的质量验收，跟踪供应商质量问题的整改情况；参与供应商绩效评价，提供质量维度评价意见。技术部门：负责审核供应商的技术实力与服务能力（如仪器设备维修技术、试剂研发能力等）；参与供应商准入评估，对供应商提供的物资/服务的技术适配性进行审核；提供技术标准与需求参数，指导采购部门筛选符合技术要求的供应商；参与供应商绩效评价，提供技术维度评价意见。安全管理部门：负责审核危险物资（如易燃易爆试剂、有毒有害耗材）供应商的安全资质（如危险化学品经营许可证、安全管理体系认证等）；参与危险物资供应商的准入评估与现场考察，核查安全管理措施；监督供应商危险物资的运输、存储等环节的安全合规性；参与供应商绩效评价，提供安全维度评价意见。财务部门：负责审核供应商的财务状况（如财务报表、信用证明等），评估其履约能力与资金稳定性；参与供应商准入评估，提供财务维度审核意见；负责供应商货款支付、发票审核等财务相关工作；参与供应商绩效评价，从价格合理性、付款配合度等维度提供评价意见。法务部门：负责审核供应商合作协议的合规性与合法性，规避法律风险；提供供应商管理相关法律法规咨询支持；参与处理供应商合作过程中的法律纠纷；审核供应商的法律资质（如营业执照、相关许可证等），确保其合法经营。使用部门：根据业务需求提出供应商选择建议，提供物资/服务的具体需求参数；参与供应商准入评估与样品测试，反馈使用体验；配合开展供应商绩效评价，从物资适用性、交付时效、售后服务等维度提供评价意见；及时反馈合作过程中出现的问题。管理层：负责审批供应商准入、淘汰、战略合作等重大事项；审批供应商绩效评价结果与分级管理方案；保障供应商管理工作所需资源投入；协调解决供应商管理过程中的跨部门重大问题。第二章供应商准入管理第五条准入条件供应商需同时满足以下基本准入条件，方可进入公司供应商候选名单：具备合法有效的经营资质，包括营业执照、相关行业许可证（如危险化学品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据物资类型要求）、税务登记证等，确保合法经营。具备完善的质量管控体系，能够提供符合公司质量标准及国家相关标准的物资/服务，可提供质量认证证书、检验检测报告、样品测试合格证明等相关材料。具备稳定的供货能力与履约能力，能够保障物资按时交付，满足公司业务需求，可提供生产/服务能力证明、过往合作案例等材料。具备良好的财务状况与信用记录，无重大财务风险、不良信用记录（如失信被执行人信息、重大债务纠纷等），可提供近1-3年财务报表、信用证明等材料。具备完善的售后服务体系，能够及时响应并解决合作过程中出现的质量问题、技术问题等，明确售后服务承诺（如退换货政策、维修时限、技术支持方式等）。供应危险物资、进口物资等特殊物资的供应商，需额外具备相应的专项资质（如危险物资运输许可证、进口报关资质、检验检疫证明等），符合特殊物资管理相关法律法规要求。无重大违法违规记录、重大质量事故记录或其他影响合作的不良记录。第六条准入流程供应商准入需严格遵循以下流程，确保准入审核规范、全面：信息收集：采购部门通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式收集潜在供应商信息，建立潜在供应商信息库；潜在供应商需提交《供应商准入申请表》及相关资质证明材料（营业执照、许可证、质量认证、财务报表、售后服务承诺等），并对所提交材料的真实性、完整性负责。初步审核：采购部门对供应商提交的《供应商准入申请表》及相关材料进行初步审核，核查材料是否齐全、资质是否有效、是否满足基本准入条件；初步审核通过的，进入联合审核环节；初步审核未通过的，退回供应商并说明原因。联合审核：采购部门组织质量部门、技术部门、财务部门、法务部门（涉及危险物资的需加安全管理部门）开展联合审核。各部门根据职责分工，从质量、技术、财务、法律、安全等维度对供应商进行全面审核，出具审核意见；审核过程中，可要求供应商补充提供相关材料，或组织开展样品测试、现场考察。样品测试（如需）：对于实验试剂、仪器设备等对质量和技术要求较高的物资，联合审核通过后，采购部门组织使用部门、技术部门、质量部门对供应商提供的样品进行测试，评估样品是否符合公司技术标准与使用需求；测试合格的，进入审批环节；测试不合格的，取消准入资格。现场考察（如需）：对于重要物资供应商、战略合作候选供应商或审核过程中存在疑问的供应商，采购部门组织相关部门开展现场考察，实地核查供应商的生产/服务场地、设备设施、质量管控体系、安全管理措施、员工资质等情况，形成《供应商现场考察报告》；现场考察合格的，进入审批环节；考察不合格的，取消准入资格。审批备案：采购部门汇总联合审核意见、样品测试结果（如需）、现场考察报告（如需），形成供应商准入审核报告，报管理层审批；审批通过的，将供应商纳入公司合格供应商名单，建立供应商档案；审批未通过的，由采购部门通知供应商并说明原因，相关审核材料归档备查。第七条特殊情况准入因紧急业务需求（如实验项目紧急、原有供应商突发故障无法供货等），需引入未通过完整准入流程的临时供应商的，需由使用部门提出申请，说明紧急需求原因、供应商基本信息及保障措施，经采购部门、质量部门、管理层特批后，可临时准入并开展合作；临时准入供应商的合作期限不得超过3个月，且仅适用于该紧急业务；紧急业务完成后，需按正常准入流程补全审核手续，未通过审核的，不得再开展后续合作。第三章供应商合作管理第八条合作协议签订供应商纳入合格供应商名单后，采购部门需与供应商签订正式的合作协议（如采购合同、服务协议等），明确双方权利与义务，包括物资/服务的质量标准、价格、交付时限、付款方式、售后服务、违约责任、争议解决方式等核心条款；合作协议需经法务部门审核确认，确保合规合法。对于长期合作供应商、战略合作供应商，可签订框架合作协议，明确长期合作的基本原则与核心条款，后续具体采购业务通过签订补充协议或采购订单的方式执行；框架合作协议的有效期一般不超过3年，到期前需重新评估并续签或终止。对于危险物资、进口物资等特殊物资供应商，合作协议中需额外明确安全运输、存储要求、应急处置措施、特殊资质维持义务等条款，确保合作过程安全合规。第九条采购执行与质量管控采购部门根据公司业务需求，向合格供应商下达采购订单，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、交付时间、交付地点等信息；采购订单需经相关部门审核确认，作为合作协议的补充文件，具有同等法律效力。供应商按采购订单要求组织供货，采购部门跟踪供货进度，确保物资按时交付；对于重要物资或大额采购，可要求供应商提供生产/备货进度报告，及时掌握供货动态。物资到货后，采购部门组织质量部门、使用部门按合作协议及质量标准开展验收工作，验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，由采购部门牵头与供应商沟通处理，明确责任（如供应商责任需办理退货、换货、索赔等），并跟踪处理进度，确保问题及时闭环。合作过程中，质量部门定期对采购物资质量进行抽检，跟踪供应商质量问题的整改情况，建立质量问题台账；对于多次出现质量问题的供应商，及时向采购部门反馈，启动预警机制。第十条售后服务与问题处理供应商需按合作协议约定提供售后服务，包括物资安装调试、维修保养、技术支持、退换货等；采购部门负责协调处理售后服务相关事宜，收集使用部门的售后服务需求，及时反馈给供应商，并跟踪服务进度与效果。合作过程中出现质量问题、交付延迟、售后服务不到位等问题时，采购部门需及时组织相关部门与供应商沟通，查明问题原因，明确责任；要求供应商制定整改方案，限期整改，并验证整改效果；对于造成公司损失的，按合作协议约定追究供应商违约责任。建立供应商问题处理台账，详细记录问题描述、处理过程、整改结果、责任认定等信息，作为供应商绩效评价的重要依据。第十一条货款支付管理财务部门根据合作协议约定的付款方式、付款期限，结合采购订单、入库验收单、发票等相关材料，审核无误后办理货款支付手续；付款过程中，需严格遵守公司财务管理制度，确保付款合规、准确。对于质量合格、交付及时、售后服务良好的供应商，可按协议约定享受正常付款或优惠付款政策；对于存在质量问题、交付延迟等未解决问题的供应商，暂停货款支付，待问题解决后再恢复支付。财务部门定期与供应商进行账务核对，确保双方账务清晰、一致，避免出现账务纠纷。第四章供应商绩效评价与分级管理第十二条绩效评价周期与内容绩效评价周期：对合格供应商的绩效评价按季度开展初步评价，年度开展全面评价；对于合作频次低、金额小的供应商，可适当延长评价周期，但每年至少开展一次全面评价；新准入供应商合作满3个月后，开展首次绩效评价。绩效评价内容：建立多维度的供应商绩效评价体系，主要包括以下维度：（1）质量维度：物资/服务质量合格率、质量问题发生率、质量整改效果、质量认证完整性等；（2）交付维度：交付及时率、交付准确率、紧急订单响应速度等；（3）价格维度：价格合理性、价格稳定性、性价比、付款优惠政策等；（4）服务维度：售后服务响应速度、售后服务质量、技术支持能力、问题解决效率等；（5）合规维度：资质有效性、合同履约率、违法违规记录、安全合规性等；（6）其他维度：合作配合度、创新能力、供应链稳定性等。各维度根据物资/服务的重要程度设定相应权重，具体权重由采购部门组织相关部门制定并动态调整。第十三条绩效评价流程评价启动：每季度/年度末，采购部门启动供应商绩效评价工作，明确评价周期、评价范围、评价指标及权重，向相关部门（使用部门、质量部门、技术部门、财务部门等）发放《供应商绩效评价表》。部门评价：各相关部门根据职责分工，结合合作实际情况，对供应商在对应维度的表现进行评分，提供评价意见及相关佐证材料（如质量验收记录、问题处理台账、付款记录等），并在规定时限内反馈给采购部门。综合评分：采购部门汇总各部门评分，根据预设权重计算供应商综合得分，形成初步评价结果；对于评分存在争议的，组织相关部门复核，确保评价结果客观、公正。结果反馈：采购部门将初步评价结果反馈给供应商，听取供应商的异议与说明；供应商有异议的，需提供相关证明材料，采购部门组织复核并调整评价结果；无异议的，确定最终评价结果。审批备案：采购部门将最终评价结果及评价报告报管理层审批，审批通过后，将评价结果录入供应商档案，作为供应商分级管理、合作调整的重要依据。第十四条分级管理标准与措施根据供应商综合评分结果，将合格供应商分为优质供应商、合格供应商、待改进供应商、不合格供应商四个等级，实施差异化管理：优质供应商（综合评分≥90分）：具备卓越的质量管控能力、稳定的供货能力、优质的售后服务，合作风险极低。管理措施：优先选择合作，增加采购份额；享受更优惠的付款政策（如延长付款期限、提高预付款比例等）；建立长期战略合作关系，共同开展技术创新、成本优化等合作；年度评价合格的，可减免部分准入复核流程。合格供应商（70分≤综合评分＜90分）：具备良好的质量管控能力、稳定的供货能力及售后服务，合作风险较低。管理措施：正常开展合作，按协议约定享受付款政策；定期跟踪合作情况，鼓励持续提升绩效；年度评价合格的，保留合格供应商资格。待改进供应商（60分≤综合评分＜70分）：基本满足合作要求，但在质量、交付、服务等某一或多个维度存在不足，存在一定合作风险。管理措施：向供应商出具《绩效改进通知书》，明确改进要求、改进期限（一般不超过3个月）；暂停新增采购订单，待改进验收合格后恢复合作；加强对采购物资的质量抽检与交付跟踪；改进期限内未达到要求的，降为不合格供应商。不合格供应商（综合评分＜60分）：存在严重质量问题、交付延迟、售后服务缺失或违法违规等情况，合作风险较高。管理措施：立即终止合作，取消合格供应商资格；纳入供应商黑名单，3年内不得重新准入；按合作协议约定追究违约责任；如有未结清款项或未处理问题，需在终止合作前妥善处理完毕。第十五条评价结果应用供应商绩效评价结果作为供应商合作调整、分级管理、准入复核的核心依据，具体应用包括：调整采购份额：向优质供应商倾斜采购份额，减少或暂停向待改进供应商、不合格供应商采购；优化供应商结构：淘汰不合格供应商，引进优质供应商，提升供应链整体质量；合作政策调整：根据分级结果调整付款政策、售后服务要求等合作条款；准入复核依据：年度评价结果作为供应商下一年度准入复核的重要参考，优质供应商可简化复核流程，待改进供应商需重点复核改进情况；激励与约束：对优质供应商给予公开表彰或合作激励，对不合格供应商实施约束与淘汰。第五章供应商淘汰与退出管理第六条淘汰情形供应商出现以下情形之一的，公司将启动淘汰流程，取消其合格供应商资格：绩效评价为不合格供应商，且未在规定期限内完成改进或改进后仍不合格的；提供虚假资质证明、质量报告等材料，骗取准入资格的；存在严重质量问题，导致公司实验失败、运营中断或造成重大损失的；多次出现交付延迟、交付错误，且未采取有效整改措施的；售后服务缺失或售后服务质量极差，无法满足公司需求的；违反合作协议约定，擅自变更物资规格、质量标准或价格的；存在违法违规经营行为（如无证经营、偷税漏税、生产销售伪劣产品等），被相关部门处罚的；财务状况恶化，出现资不抵债、破产清算等情况，无法保障履约能力的；存在商业欺诈、贿赂等不诚信行为的；公司业务调整，不再需要该供应商提供的物资/服务的；其他严重违反本制度或合作协议约定，影响合作正常开展的情形。第七条淘汰流程提出淘汰申请：采购部门根据供应商存在的淘汰情形，收集相关证明材料（如绩效评价报告、质量问题记录、违法违规证明等），填写《供应商淘汰申请表》，说明淘汰原因、依据及处理建议，报相关部门审核。联合审核：采购部门组织质量部门、技术部门、财务部门、法务部门等相关部门对淘汰申请进行联合审核，核实淘汰原因及证明材料，出具审核意见；必要时，可听取供应商的陈述与申辩。审批备案：采购部门汇总联合审核意见，形成供应商淘汰报告，报管理层审批；审批通过后，正式确定淘汰该供应商，将淘汰结果录入供应商档案，并由采购部门通知供应商。后续处理：淘汰决定生效后，采购部门立即暂停向该供应商下达新的采购订单；组织相关部门清理与该供应商的未结业务（如未交付物资、未支付货款、未处理质量问题等），按合作协议约定妥善处理；对于纳入黑名单的供应商，在公司内部系统进行标注，严禁重新准入。第八条主动退出管理供应商因自身原因（如经营战略调整、业务转型等）提出主动退出合作的，需提前30个工作日向采购部门提交书面退出申请，说明退出原因及退出时间；采购部门收到申请后，组织相关部门清理未结业务，与供应商协商签订退出协议，明确双方权利义务及遗留问题处理方案；未结业务处理完毕后，正式终止合作，将该供应商从合格供应商名单中移除，更新供应商档案。第六章供应商档案管理第九条档案归档范围供应商档案归档范围包括：供应商基本信息材料（营业执照、相关许可证、资质认证证书、财务报表、信用证明等）；准入审核材料（《供应商准入申请表》、联合审核意见、样品测试报告、现场考察报告、审批文件等）；合作协议及补充协议、采购订单等合作相关材料；绩效评价材料（《供应商绩效评价表》、各部门评价意见、综合评分报告、改进通知书等）；问题处理材料（质量问题记录、交付问题记录、售后服务记录、纠纷处理协议等）；淘汰/退出材料（《供应商淘汰申请表》、淘汰报告、退出申请、退出协议等）；其他与供应商相关的材料（如沟通记录、表彰文件等）。第十条档案管理规范收集整理：采购部门指定专人负责供应商档案的收集、整理工作，在每笔供应商管理业务完成后10个工作日内，将相关材料按“一商一档”原则整理归档，确保材料真实、完整、清晰；对电子档案进行分类存储，做好备份，确保数据安全。档案更新：供应商档案实行动态更新管理，供应商基本信息、资质、合作情况、绩效评价结果、淘汰/退出状态等发生变化时，采购部门需在15个工作日内更新档案材料，确保档案信息准确、及时。归档移交：采购部门完成供应商档案整理与更新后，在每年年末将上一年度的供应商档案移交至公司档案管理部门统一保管；移交时需填写《供应商档案移交清单》，明确档案名称、数量、形成日期、移交人、接收人等信息，双方签字确认后完成交接。保管与查阅：档案管理部门按公司档案管理规定对供应商档案进行保管，纸质档案存入专用档案柜，电子档案存储在专用服务器；建立档案检索台账，保障查阅便捷。内部部门因工作需要查阅供应商档案的，需填写查阅申请，经相关负责人审批同意后，在指定场所查阅；外部单位查阅的，需提供相关法律法规依据及单位介绍信，经管理层审批同意后，由专人陪同查阅，严禁擅自复制、摘抄档案内容。保管期限：供应商档案保管期限不少于5年，其中优质供应商、战略合作供应商、存在法律纠纷或重大质量事故的供应商档案保管期限不少于10年；供应商淘汰/退出后，档案仍需按规定期限保管，保管期满后，按公司档案管理规定的流程办理销毁手续，未经批准不得擅自销毁。第七章监督检查与责任追究第十条监督检查机制日常监督：采购部门负责人对日常供应商管理工作进行监督，重点检查准入审核规范性、合作协议履行情况、绩效评价公正性、档案管理完整性等，发现问题及时督促整改。专项检查：内部审计部门每半年开展一次供应商管理专项审计检查，随机抽取供应商档案、绩效评价报告、合作协议、采购订单等材料进行核查，重点检查供应商管理流程合规性、绩效评价准确性、合作风险防控情况、资金使用合理性等，形成专项审计报告，上报管理层，并跟踪整改落实情况。联合检查：财务部门、质量部门、安全管理部门每季度联合开展一次供应商管理联合检查，重点核查供应商资质有效性、采购物资质量合规性、货款支付规范性、危险物资供应商安全管理情况等，及时发现并解决潜在问题。年度考核：管理层将供应商管理工