2026年生物科技服务公司技术服务费用结算管理制度

2026年生物科技服务公司技术服务费用结算管理制度第一章总则第一条为规范公司技术服务费用的结算管理工作，明确费用结算全流程的操作标准和责任边界，保障资金安全与结算效率，维护公司合法权益及客户合作关系，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国税法》《企业会计准则》等相关法律法规及行业规范，结合公司生物科技技术服务业务实际情况，制定本制度。第二条本制度所称技术服务费用，是指公司开展技术服务业务过程中产生的各类款项，包括向客户收取的技术服务收入、向合作方支付的外协服务费用、项目实施过程中发生的直接成本费用（如实验材料费、仪器租赁费、检测费等）及其他与技术服务项目相关的费用。第三条本制度适用于公司所有技术服务项目的费用预算编制、报价管理、费用收取、费用支付、结算审核、账务处理、票据管理及相关监督考核等全流程工作。公司财务部、技术服务部、市场部、各项目组及所有参与技术服务费用结算的相关部门和人员，均需严格遵守本制度规定。第四条技术服务费用结算管理遵循“合规严谨、权责清晰、流程规范、高效便捷、风险可控”的原则，确保费用结算依据充分、票据真实、审核严格、支付及时，实现费用管理的全流程闭环管控。第五条公司建立技术服务费用结算责任制，明确各部门及相关人员在费用结算各环节的职责，将费用结算的合规性、及时性、准确性纳入相关部门及人员的绩效考核体系，强化责任落实，保障资金安全与业务顺利开展。第二章管理职责分工第六条财务部是技术服务费用结算管理的归口部门，主要职责包括：牵头制定并修订本制度及相关配套管理细则；负责技术服务费用的预算审核、账务核算及资金统筹管理；审核费用结算相关的合同条款、票据凭证及资料的合规性与真实性；办理技术服务收入的收款及相关费用的支付手续；负责发票的申领、开具、保管及核销管理；编制技术服务费用结算相关的财务报表及分析报告；监督检查费用结算制度的执行情况；协助处理费用结算过程中的纠纷及异常事项。第七条技术服务部是技术服务费用结算的业务配合部门，主要职责包括：协助项目组编制技术服务项目的费用预算；审核项目实施过程中发生的直接成本费用的合理性与必要性；配合财务部开展费用结算审核工作，提供相关技术资料及证明文件；参与技术服务报价的测算工作；协助跟进项目费用的收取进度，配合处理结算过程中的技术相关问题。第八条市场部是技术服务费用结算的商务对接部门，主要职责包括：牵头开展技术服务项目的报价商务洽谈工作；协助财务部审核技术服务合同中的费用条款、付款方式及结算周期；配合项目组及财务部跟进客户费用支付进度；负责客户结算相关的商务沟通协调工作；协助处理费用结算过程中的商务纠纷。第九条技术服务项目组是技术服务费用结算的直接责任主体，项目负责人为项目费用结算第一责任人，主要职责包括：牵头编制项目费用预算，确保预算编制科学合理；收集整理项目费用结算所需的相关资料（如合同、验收报告、成果交付确认单等）；提出费用收取及支付申请，确保申请资料完整、真实；跟进项目费用收取进度，及时向客户催收款项；审核项目实施过程中发生的各项费用支出，确保支出合规合理；配合财务部完成项目费用的账务核对及结算相关工作。第十条其他相关部门（如采购部、行政部）根据业务需求配合技术服务费用结算工作：采购部负责审核外协服务、实验材料采购等相关费用的合规性，提供采购合同及验收资料；行政部负责审核项目相关的差旅费、会议费等行政类费用，提供相关费用凭证及审批资料。第三章费用预算与报价管理第十一条费用预算编制：技术服务项目立项前，项目组需结合项目技术方案、实施计划及市场行情，编制《技术服务项目费用预算表》，明确预算明细项目、测算依据、金额及资金使用计划。预算明细主要包括：直接成本（实验材料费、仪器设备租赁费、检测费、外协服务费、差旅费等）、间接费用（管理费用、技术服务费、税费等）及利润空间。预算编制完成后，提交技术服务部初审，初审通过后报财务部审核备案，作为项目报价、费用控制及结算的重要依据。第十二条预算审核：财务部对《技术服务项目费用预算表》的合规性、合理性及完整性进行审核，重点核查预算项目是否完整、测算依据是否充分、金额是否准确、资金使用计划是否可行；对预算中存在的问题，提出审核意见，项目组需按要求调整完善后重新提交审核。重大复杂项目的费用预算需经公司分管领导审批后生效。第十三条技术服务报价：市场部牵头，结合项目费用预算、市场竞争情况、客户需求及公司定价策略，制定技术服务报价方案；报价方案需明确服务内容、费用金额、付款方式、结算周期及其他相关商务条款。报价方案编制完成后，提交财务部审核费用构成的合理性，审核通过后按公司审批权限报相关领导审批；审批通过后，作为商务洽谈及合同签订的依据。第十四条报价调整：商务洽谈过程中，如需调整报价，需由市场部牵头提出报价调整申请，说明调整原因、调整金额及影响，附相关洽谈记录，提交财务部审核及公司领导审批；审批通过后，方可与客户协商确定最终报价，严禁未经审批擅自调整报价。第四章合同费用条款管理第十五条合同费用条款拟定：技术服务合同签订前，市场部需结合审批通过的报价方案，拟定合同中的费用相关条款，明确费用总额、付款方式、付款节点、结算周期、发票类型及开具要求、费用调整条件及违约责任等核心内容。费用条款需表述清晰、权责明确，避免模糊表述导致后续结算纠纷。第十六条合同费用条款审核：财务部需对合同中的费用条款进行专项审核，重点核查费用总额与审批报价的一致性、付款方式的合规性、付款节点设置的合理性、发票条款的规范性及违约责任的明确性；法务部对费用条款的法律合规性进行审核，确保条款符合相关法律法规要求。审核通过后，合同方可按审批流程推进签订工作。第十七条合同费用条款变更：合同履行过程中，如因客户需求变更、项目范围调整等原因需变更费用条款，需由市场部或项目组提出变更申请，说明变更原因、变更内容及影响，附相关协商记录，提交财务部、法务部审核及公司领导审批；审批通过后，与客户签订《合同补充协议》，明确变更后的费用条款，作为后续结算的依据。第五章费用收取管理第十八条费用收取依据：公司向客户收取技术服务费用的依据包括：生效的技术服务合同、经客户确认的项目验收报告、成果交付确认单及符合合同约定的发票等相关资料。项目组需确保收取费用的相关资料完整、真实，为费用收取提供充分依据。第十九条预付款收取：对于合同约定需支付预付款的项目，项目组在合同生效后，及时整理合同复印件、项目启动确认资料，提交财务部；财务部审核无误后，按合同约定的预付款金额及付款时间，向客户开具收款通知；市场部及项目组配合跟进预付款到账进度，确保预付款及时足额到账；预付款到账后，财务部及时办理入账手续，并通知项目组启动项目实施工作。第二十条进度款收取：项目实施过程中，按合同约定的进度节点收取进度款时，项目组需整理该进度节点对应的成果证明资料（如阶段性验收报告、成果交付记录等），提交技术服务部审核；审核通过后，提交财务部，财务部结合合同约定的进度款比例及金额，向客户开具收款通知及对应发票；项目组配合跟进进度款到账进度，对未按时到账的款项，及时与客户沟通催收，形成催收记录。第二十一条尾款收取：项目验收合格并完成成果交付后，项目组需整理项目验收报告、成果交付确认单、最终技术报告等完整资料，提交财务部；财务部审核无误后，按合同约定的尾款金额，向客户开具剩余发票及收款通知；项目组牵头，市场部配合，跟进尾款到账进度，确保尾款在合同约定的结算周期内足额到账。第二十二条发票管理：财务部严格按照国家税收法律法规及合同约定，为客户开具增值税发票（专用发票或普通发票），确保发票信息真实、准确、完整；发票开具后，及时交由市场部或项目组送达客户，并办理发票签收手续，留存签收记录；严禁虚开发票、开具与实际业务不符的发票。第二十三条款项到账处理：财务部每日核查银行账户资金到账情况，对到账的技术服务费用，及时核对对应的项目信息，确认款项归属；核对无误后，办理入账手续，登记相关账务台账，并及时通知项目组款项到账情况。第二十四条逾期款项处理：对于超过合同约定结算周期未到账的款项，项目组需在逾期后3个工作日内，向客户发出书面催收通知，明确逾期金额、逾期天数及违约责任；同时，将催收通知及沟通记录提交财务部备案；经多次催收仍未到账的，项目组需及时向公司领导汇报，由市场部、财务部及法务部协同处理，必要时通过法律途径维护公司权益。第六章费用支付管理第二十五条费用支付范围：公司技术服务项目相关的费用支付范围包括：实验材料采购费、仪器设备租赁费、外协服务费、检测费、差旅费、会议费、专家咨询费、行政办公费等与项目实施直接相关的合法合规费用；严禁支付与项目无关的费用、虚假费用及不符合公司规定的其他费用。第二十六条费用支付条件：费用支付需同时满足以下条件：有生效的合同或合法有效的费用支出依据；费用支出符合项目费用预算及公司财务管理制度；相关费用已完成验收或确认（如采购材料验收合格、外协服务完成验收等）；提交的支付申请资料完整、真实、合规（包括支付申请表、合同复印件、验收资料、合法票据等）。第二十七条费用支付流程：费用支付按以下流程办理：（一）申请：费用支出部门或项目组填写《费用支付申请表》，注明支付项目、金额、收款方信息、支付依据及用途，附相关支撑资料（合同、验收单、发票等），经部门负责人或项目负责人审核签字后提交财务部。（二）审核：财务部对支付申请资料的完整性、合规性及真实性进行审核，重点核查票据的合法性、验收资料的完整性、支付金额与合同及发票金额的一致性；对审核通过的申请，按公司审批权限报相关领导审批；对审核发现问题的，退回申请部门补充完善。（三）审批：审批人根据审核意见及相关制度规定，对支付申请进行审批；重大费用支付（如单笔支付金额超过规定限额的外协服务费）需经公司主要领导审批。（四）支付：财务部对审批通过的支付申请，及时办理付款手续，通过银行转账等合规方式支付款项；付款完成后，及时登记账务台账，并将付款凭证反馈给申请部门。第二十八条外协服务费用支付：对外协服务费用支付，除需提交常规支付资料外，还需提交外协服务成果验收报告、成果交付记录等资料，确保外协服务已按合同约定完成；财务部审核外协服务合同条款的履行情况、费用金额的准确性，审核通过后按支付流程办理付款；涉及阶段性付款的，需按合同约定的进度节点及成果要求，提交对应阶段的验收资料，方可申请支付阶段费用。第二十九条实验材料采购费用支付：实验材料采购费用支付需提交采购合同、材料验收单、入库单、发票等资料；财务部审核采购合同的合规性、验收资料的完整性及发票的真实性，确保采购材料符合项目技术要求及预算标准；审核通过后，按合同约定的付款方式及节点办理支付手续。第三十条差旅及行政费用支付：差旅、会议、办公等行政类费用支付，需提交费用报销单、合法发票、费用明细单及相关审批资料（如出差审批单、会议通知等）；财务部审核费用支出的合规性、合理性及票据的真实性，审核通过后按公司行政费用管理规定及支付流程办理支付手续。第三十一条费用支付调整：已提交的费用支付申请如需调整，需由申请部门提出调整申请，说明调整原因及调整内容，附相关证明资料，按原支付审核审批流程重新办理；已完成支付的费用，如发现支付错误，需由申请部门及时向财务部汇报，财务部核实后，协调收款方办理退款或补付手续，相关责任部门及人员承担相应责任。第七章费用结算审核与账务处理第三十二条结算审核前提：技术服务项目验收合格并完成成果交付后，项目组方可申请办理项目最终费用结算；结算申请需满足以下前提条件：项目已完成全部合同约定的服务内容并通过验收；所有应收款项已足额到账（或按合同约定完成对应收款节点）；所有应付款项已按合同约定及支付流程办理完毕（或明确剩余应付款项计划）；项目费用支出已全部整理完毕并经审核确认；结算所需资料完整齐全。第三十三条结算资料准备：项目组整理项目费用结算所需的全部资料，包括但不限于：技术服务合同及补充协议、费用预算表、项目验收报告、成果交付确认单、所有收入款项到账凭证、所有费用支付凭证、发票存根联及抵扣联、费用支出明细台账、项目实施总结报告等；资料整理完成后，提交技术服务部审核。第三十四条结算审核流程：（一）技术服务部审核：重点审核项目结算资料的完整性、项目实施与合同约定的一致性、费用支出与项目的相关性，审核通过后出具审核意见，提交财务部。（二）财务部审核：重点审核费用收入与支出的合规性、准确性，核查应收款项到账情况、应付款项支付情况、发票开具与抵扣情况、账务处理的准确性；审核项目费用预算的执行情况，分析预算与实际支出的差异及原因；审核通过后，编制《技术服务项目费用结算报告》，明确项目总收入、总支出、利润情况及预算执行情况。（三）审批：《技术服务项目费用结算报告》经财务部负责人审核后，按公司审批权限报相关领导审批；重大复杂项目的结算报告需提交公司技术委员会及主要领导联合审批。第三十五条账务处理：财务部根据审批通过的《技术服务项目费用结算报告》及相关结算资料，完成项目最终账务处理，确保账务记录真实、准确、完整；及时结转项目相关的收入、成本及费用，形成项目完整的财务档案；账务处理完成后，将结算报告及相关资料归档管理。第三十六条结算异议处理：审核过程中，如对结算资料或账务处理存在异议，审核部门需及时与项目组沟通核实，项目组需配合提供补充资料并进行解释说明；协商无法达成一致的，提交公司分管领导协调解决，确保结算审核工作顺利推进。第八章票据与档案管理第三十七条票据管理：财务部建立健全发票及其他票据的管理制度，明确票据的申领、开具、保管、核销、归档等流程；指定专人负责票据管理，建立票据管理台账，详细记录票据的种类、编号、开具日期、金额、收款方/付款方、领用及核销情况；确保票据安全完整，严防票据丢失、损毁或滥用；票据保管期限按国家相关规定执行，至少保存10年。第三十八条档案管理：技术服务项目费用结算相关的所有资料（包括合同、预算表、报价单、支付申请表、验收资料、发票、银行凭证、结算报告等）均需纳入项目档案管理；项目组及财务部需及时整理相关资料，确保资料完整、规范；结算完成后，财务部将结算相关资料移交档案管理部，档案管理部按公司档案管理规定进行分类、编号、登记及保管，落实防潮、防火、防盗、防泄密等措施；档案借阅需严格履行审批手续，严禁擅自复制、传播或篡改档案资料。第九章监督考核与责任追究第三十九条监督检查机制：公司建立技术服务费用结算监督检查机制，财务部牵头，联合技术服务部、市场部等相关部门，定期（每季度）或不定期开展专项监督检查，重点检查以下内容：费用预算编制的合规性与合理性；合同费用条款的完整性与合规性；费用收取的及时性与足额性；费用支付的合规性与准确性；票据管理的规范性；账务处理的真实性与准确性；档案资料的完整性与规范性。第四十条监督检查实施：监督检查过程中，相关部门需对检查情况进行详细记录，形成《技术服务费用结算监督检查报告》；对发现的问题，明确整改责任部门、整改要求及整改期限；相关部门需在规定期限内完成整改，提交整改报告，财务部组织复核验收；对整改不力或拒不整改的，上报公司领导处理。第四十一条绩效考核：公司将技术服务费用结算管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，考核指标包括：费用预算执行准确率、费用收取及时率、款项回收率、费用支付合规率、票据管理规范率、档案资料完整性等；对绩效考核优秀的部