2026年生物科技服务公司技术服务外包管理制度

2026年生物科技服务公司技术服务外包管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司技术服务外包管理工作，优化资源配置，提升技术服务效率与质量，降低运营风险，保障外包服务过程符合相关法律法规及公司业务发展要求，维护公司与外包商的合法权益，结合公司生物科技服务业务实际情况，特制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国生物安全法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关法律法规，以及公司业务管理规范、质量控制标准等内部规定制定。第三条适用范围本制度适用于公司所有对外委托的生物科技技术服务外包业务，包括但不限于实验检测服务、试剂研发辅助服务、数据处理分析服务、技术咨询服务、设备运维外包服务等。公司各相关业务部门、管理部门及参与外包服务管理的所有人员，以及与公司合作的各类技术服务外包商，均需遵守本制度规定。第四条核心原则合规可控原则：外包业务全流程严格遵守法律法规及公司规定，确保服务质量、安全及信息安全可管控；2.择优合作原则：基于资质、能力、信誉等多维度筛选外包商，选择综合实力强、适配公司需求的合作方；3.权责明晰原则：明确公司与外包商的权利与义务，通过规范合同约定规避合作风险；4.效益优先原则：在保障服务质量的前提下，合理控制外包成本，提升资源利用效益；5.持续改进原则：定期评估外包服务质量与外包商合作情况，优化外包管理流程与合作模式。第二章外包商管理第五条外包商准入条件合作外包商需满足以下基本条件：1.具有独立法人资格，具备有效的营业执照、相关行业经营许可证等合法资质；2.拥有开展对应技术服务所需的专业团队、技术设备及场地，团队核心成员具备相关领域从业资质与专业经验；3.具备完善的质量管理体系、安全管理体系及保密管理制度，近3年内无重大质量事故、安全违规记录及商业失信行为；4.具备良好的商业信誉与财务状况，能够承担外包服务相关责任与风险；5.符合公司特定技术服务外包项目的专项要求（如特定技术认证、实验环境标准等）。第六条外包商准入流程需求提出：业务部门根据工作需要，提出技术服务外包需求，明确外包服务内容、技术要求、服务期限、预算范围等，填写《技术服务外包需求申请表》，报部门负责人审核后提交至采购部（或指定外包管理部门，下同）。2.信息收集：采购部根据外包需求，通过行业推荐、公开招标、自主调研等方式收集潜在外包商信息，建立潜在外包商信息库。3.资质审核：采购部联合业务部门、质量部、技术部组成专项评审小组，对潜在外包商的资质文件、技术能力证明、过往业绩、管理制度等资料进行书面审核，筛选出符合准入条件的候选外包商。4.实地考察：对于重要外包项目或书面审核存在疑问的候选外包商，评审小组需进行实地考察，核实其技术设备、场地环境、团队实力、管理体系运行情况等，形成《外包商实地考察报告》。5.综合评审：评审小组结合书面审核结果、实地考察情况（如有），对候选外包商的综合实力进行评分，确定合格外包商名单，纳入公司合格外包商名录管理。6.准入备案：采购部将合格外包商的相关资料及评审结果整理归档，同时报备公司质量管理部门及分管领导。第七条外包商分级与动态管理外包商分级：根据外包商的资质等级、技术能力、服务质量、合作年限等因素，将合格外包商分为A级（优秀）、B级（合格）、C级（观察）三个等级，不同等级外包商对应不同的合作优先级与合作范围。A级外包商可优先获得重大外包项目合作资格，C级外包商需接受重点监督，若连续两次评估不合格则移出合格外包商名录。2.动态评估：采购部联合业务部门、质量部每年度对合格外包商进行一次综合评估，评估指标包括服务质量、履约能力、响应效率、合规性、保密情况等，形成《外包商年度评估报告》，根据评估结果调整外包商等级或更新合格外包商名录。3.退出机制：外包商存在以下情况之一的，立即移出合格外包商名录，终止合作并保留追究相关责任的权利：（1）资质过期或被吊销，无法继续提供合法服务；（2）严重违反外包合同约定，导致服务质量严重不达标或给公司造成重大损失；（3）存在商业欺诈、泄露公司商业秘密或客户信息等严重失信行为；（4）发生重大安全事故、质量事故，且未采取有效整改措施；（5）年度评估不合格，经整改后仍无法满足合作要求。第三章外包服务流程管理第八条外包项目立项与合同签订项目立项：业务部门提交的《技术服务外包需求申请表》经审核通过后，由采购部牵头办理外包项目立项手续，明确项目负责人、项目组成员及各部门职责。2.招标与议价：对于金额较大、技术要求复杂的外包项目，需采用公开招标或邀请招标方式确定外包商；对于金额较小、技术要求简单的外包项目，可在合格外包商名录中选择候选外包商进行议价谈判。3.合同起草：确定合作外包商后，采购部联合业务部门、法务部根据外包需求及谈判结果起草《技术服务外包合同》，合同需明确服务内容、技术标准、服务期限、双方权责、费用结算、质量验收、保密条款、违约责任、争议解决方式等核心内容，确保条款清晰、权责对等。4.合同审核与签订：《技术服务外包合同》需经业务部门、质量部、技术部、法务部、财务部依次审核，审核通过后由公司法定代表人或授权代表与外包商签订正式合同，合同签订后由采购部、业务部门、财务部各留存一份归档。第九条外包服务实施过程管控项目交底：合同签订后，业务部门联合技术部向外包商进行项目交底，明确技术要求、操作规范、安全注意事项、进度节点等关键信息，提供必要的技术资料与支持。2.进度跟踪：业务部门指定专人作为项目对接人，负责跟踪外包服务进度，定期与外包商沟通项目进展情况，要求外包商按月或按阶段提交《外包服务进度报告》。若发现进度滞后，需及时督促外包商分析原因并制定整改措施，确保项目按期完成。3.质量监督：质量部联合业务部门、技术部建立外包服务质量监督机制，根据合同约定的技术标准与质量要求，对外包服务过程进行抽查或全程监督。对于实验检测类外包服务，需重点监督实验操作规范性、数据记录真实性；对于研发辅助类外包服务，需审核技术方案的合理性与实施效果。监督过程中发现质量问题的，立即向外包商提出整改要求，跟踪整改落实情况，形成《外包服务质量监督记录》。4.安全管理：业务部门需督促外包商遵守公司安全管理规定及相关行业安全标准，对于涉及公司场地或设备的外包服务，需对外包商人员进行安全培训，明确安全操作要求与应急处置流程。若外包商在服务过程中发生安全隐患或安全事故，需立即停止服务，协助外包商做好应急处置，并上报公司相关领导。第十条外包服务验收与结算验收准备：外包商完成外包服务后，需向业务部门提交验收申请及相关成果资料（如实验报告、数据分析报告、技术方案、成果清单等）。2.验收实施：业务部门联合质量部、技术部组成验收小组，根据合同约定的验收标准，对外包服务成果进行全面验收。验收方式包括资料审核、现场核查、成果验证等，验收过程中需详细记录验收情况，填写《技术服务外包验收表》。3.验收结果处理：验收合格的，验收小组签署验收合格意见，完成验收流程；验收不合格的，明确指出不合格项，要求外包商在规定期限内整改后重新申请验收，若二次验收仍不合格，按照合同约定追究外包商违约责任。4.费用结算：验收合格后，业务部门将《技术服务外包验收表》及相关资料提交至财务部，财务部根据合同约定的结算方式、费用标准，审核外包商提交的结算申请及发票，审核通过后按公司财务审批流程办理费用支付手续。第四章外包服务质量与风险管控第十一条质量标准制定业务部门联合技术部、质量部根据外包服务类型及公司业务要求，制定明确的外包服务质量标准，包括技术参数、服务流程规范、成果精度要求、资料完整性要求等，确保质量标准可量化、可验证，并在外包合同中予以明确。对于涉及生物安全、实验伦理的外包服务，需严格遵守国家相关强制性标准，确保服务过程合法合规。第十二条质量问题处理问题发现与上报：在外包服务质量监督或验收过程中发现质量问题的，相关人员需立即向业务部门负责人及质量部上报，详细说明问题情况，提交相关证据资料。2.原因分析与整改：业务部门联合质量部、技术部组织外包商分析质量问题产生的原因，要求外包商在规定时间内提交整改方案，明确整改措施、整改期限及责任人。3.整改验证：外包商完成整改后，验收小组对整改效果进行验证，确保问题得到有效解决。若整改后仍无法达到质量要求，按照合同约定采取终止合同、扣除服务费用、索赔损失等措施。4.复盘总结：质量部对重大质量问题进行复盘总结，分析问题产生的根源，评估外包管理流程存在的不足，提出改进措施，避免类似问题再次发生。第十三条风险识别与防范风险识别：采购部联合业务部门、法务部、质量部定期开展外包服务风险识别工作，重点识别以下风险：（1）合规风险：外包商资质不全、服务过程违反法律法规或行业标准；（2）质量风险：外包服务成果不达标，影响公司业务开展或客户权益；（3）安全风险：外包服务过程中发生安全事故，造成人员伤亡或财产损失；（4）信息安全风险：外包商泄露公司商业秘密、技术秘密或客户敏感信息；（5）履约风险：外包商未按合同约定按期完成服务，或因财务状况恶化等原因无法继续履约。2.风险防范：针对识别的风险，制定相应的防范措施：（1）严格执行外包商准入审核流程，杜绝与不合规外包商合作；（2）完善外包合同条款，明确双方权责及违约责任，降低履约风险；（3）加强外包服务过程质量监督与安全管理，及时发现并处置潜在风险；（4）签订专项保密协议，明确保密要求及泄露责任，加强信息安全管控；（5）对重大外包项目，可要求外包商提供履约担保或购买相关保险。第十四条应急处置机制对于外包服务过程中发生的突发情况（如重大质量事故、安全事故、外包商突然终止合作等），业务部门需立即启动应急处置流程：1.立即停止相关外包服务，采取有效措施控制事态发展，防止损失扩大；2.第一时间向公司分管领导及相关管理部门上报突发情况，说明事件概况、已采取的措施及后续处置建议；3.成立应急处置小组，制定应急处置方案，协调各方资源开展处置工作，必要时寻求法律支持；4.及时与外包商沟通协商，追究相关责任；5.应急处置完成后，形成《外包服务突发事件处置报告》，总结经验教训，优化外包管理流程。第五章保密与合规管理第十五条保密管理要求信息分级：公司对外包服务过程中涉及的信息进行分级管理，分为核心秘密、重要秘密、一般秘密三个等级，明确各等级信息的范围及管控要求，在外包项目交底时向外包商明确告知。2.保密协议：所有技术服务外包项目均需与外包商签订《专项保密协议》，明确保密义务、保密期限、保密范围及泄露责任，要求外包商对接触到的公司及客户信息严格保密。3.过程管控：业务部门及质量部对外包商的保密执行情况进行全程监督，禁止外包商私自复制、传播、留存公司敏感信息；对于涉及核心秘密的外包项目，需限制外包商的信息接触范围，采取加密传输、专人对接等管控措施。4.资料回收：外包服务结束后，业务部门需督促外包商归还所有涉及公司敏感信息的资料（包括纸质资料、电子文档、存储设备等），确保信息不被留存或泄露。第十六条合规管理要求法律法规遵守：外包商需严格遵守国家相关法律法规及行业监管要求，开展技术服务活动，公司有权对其合规性进行监督检查。2.伦理规范遵守：对于涉及人体样本、实验动物等的生物科技技术服务外包项目，外包商需严格遵守相关实验伦理规范，确保服务过程符合伦理要求，相关伦理审批文件需提交公司备案。3.税务与财务合规：外包商需按照国家税收法律法规要求，提供合法有效的发票，确保费用结算合规；公司财务部对外包费用的合规性进行审核，杜绝违规支付。4.员工权益合规：外包商需保障其参与外包服务人员的合法权益，遵守劳动法律法规，严禁使用童工、强制劳动等违法违规行为，公司有权对其员工权益保障情况进行核查。第六章考核与改进第十七条外包管理考核指标公司将技术服务外包管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，考核指标主要包括：1.外包商准入合格率：考核采购部对外包商准入审核的严谨性，要求准入合格率不低于100%；2.外包服务质量达标率：考核业务部门、质量部对外包服务质量的管控效果，要求质量达标率不低于95%；3.项目按期完成率：考核外包项目进度管控情况，要求按期完成率不低于98%；4.外包成本控制率：考核外包项目成本管控效果，要求实际成本不超过预算成本的105%；5.保密合规达标率：考核外包服务保密与合规管理情况，出现保密违规或合规问题的，该项考核为零分。第十八条考核结果应用绩效考核结果与部门及相关人员的薪酬、奖金、评优评先直接挂钩，对于考核优秀的部门及个人，公司给予表彰奖励；2.对于考核不达标者，由所在部门负责人组织约谈，分析原因，制定整改计划，限期整改；整改仍不达标者，按照公司绩效考核管理规定进行相应处理；3.质量部定期将外包服务质量考核结果及整改情况上报公司管理层，为外包管理工作的优化提供依据。第十九条外包管理改进机制定期复盘：采购部每季度组织业务部门、质量部、技术部等相关部门开展外包管理工作复盘，总结外包项目实施过程中的经验与不足，分析外包管理流程存在的问题。2.意见收集：定期向业务部门、外包商收集对外包管理工作的意见与建议，了解外包服务过程中的痛点难点。3.流程优化：根据复盘结果