2026年生物科技服务公司技术服务资料档案管理制度

2026年生物科技服务公司技术服务资料档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司技术服务资料档案的管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全与可追溯，提升档案资源利用效率，为技术服务优化、项目复盘、合规核查提供有力支撑，保障公司与客户的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》《科学技术档案管理规定》等相关法律法规及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有生物科技技术服务项目（包括实验检测服务、技术开发服务、技术咨询服务、成果转化服务等）全流程产生的各类资料档案的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、利用、销毁及保密等全生命周期管理工作。公司各部门、各业务单元及全体参与技术服务项目的人员，均需严格遵守本制度规定。第三条核心原则合法合规原则：档案管理全过程严格遵守国家档案管理相关法律法规及行业规范，确保档案形成、管理、利用等环节合法合规。完整准确原则：确保技术服务全流程产生的档案资料全面收集、完整归档，档案内容真实、准确，能够客观反映项目实际情况。安全保密原则：建立健全档案安全保密机制，严格保护档案中涉及的公司商业秘密、技术秘密及客户敏感信息，严防档案丢失、损毁或泄露。规范高效原则：明确档案管理流程与标准，实现档案分类、整理、归档、借阅等工作的规范化管理，提升档案检索与利用效率。可追溯原则：档案形成、流转、利用、销毁等各环节均需做好记录，确保档案全生命周期可追溯，便于后续核查与管理。资源共享原则：在保障安全保密的前提下，建立档案资源共享机制，促进档案资料在公司内部的合理利用，为技术研发、服务优化、项目管理提供支撑。第四条制度管理本制度由公司管理层负责解释与修订。各部门可根据实际工作情况提出修订建议，经管理层审议通过后予以更新。本制度自发布之日起正式施行，原有相关技术服务资料档案管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司设立技术服务资料档案管理工作小组（以下简称“工作小组”），统筹协调档案管理全流程工作。工作小组由分管行政副总担任组长，成员包括档案管理部门、技术部、市场部、质量控制部、安全生产部、法务部、财务部及各项目执行团队负责人。工作小组定期召开专题会议，研究解决档案管理中的重大问题，监督制度执行情况。第六条各部门职责档案管理部门（牵头部门）：作为档案管理工作的牵头部门，负责制定档案管理细则与操作规范；统筹档案的接收、整理、分类、编号、归档、保管、统计等工作；建立健全档案管理台账与检索系统；负责档案借阅、利用的审核与登记；组织档案的鉴定与销毁工作；定期对档案管理工作进行自查与改进；负责档案管理相关设备的维护与管理；组织开展档案管理培训工作。项目执行团队：作为档案资料的直接形成与收集部门，负责技术服务项目全流程资料的实时收集、初步整理与及时提交；明确专人担任项目档案员，负责本项目档案资料的日常管理与流转；确保提交的档案资料完整、准确、规范；配合档案管理部门开展档案归档、核查及后续利用工作；及时整改档案管理部门提出的资料补充或整改要求。技术部：参与制定技术类档案的管理标准与分类规范；负责审核技术服务相关档案资料的准确性与专业性；协助档案管理部门对技术类档案进行分类、编号与检索；配合开展技术档案的利用与复盘工作；负责技术秘密相关档案的保密监督。市场部：负责收集、整理并提交技术服务前期对接相关的档案资料（如客户需求调研表、服务方案初稿、报价单、合同洽谈记录等）；配合档案管理部门完成客户相关档案的归档与管理；严格遵守客户信息保密规定，确保客户相关档案安全。质量控制部：负责收集、整理并提交服务质量控制相关的档案资料（如质量检测报告、验收记录、质量问题整改记录等）；参与制定质量类档案的管理标准；配合档案管理部门开展质量类档案的审核与归档工作。安全生产部：负责收集、整理并提交安全生产相关的档案资料（如安全风险评估报告、安全操作规范、安全培训记录、安全事故处理记录等）；参与制定安全类档案的管理标准；配合档案管理部门开展安全类档案的审核与归档工作。法务部：负责审核档案管理相关制度及流程的合法性；负责收集、整理并提交法律相关的档案资料（如合同文本、法律意见书、纠纷处理记录等）；配合档案管理部门开展档案的合规性核查；为档案销毁、保密等工作提供法律支持。财务部：负责收集、整理并提交财务相关的档案资料（如项目经费预算、结算凭证、发票存根等）；配合档案管理部门开展财务类档案的审核与归档工作；负责财务档案的保密监督。行政部：负责保障档案管理工作的场地、设备及经费支持；协助档案管理部门开展档案管理培训与宣传工作；配合做好档案管理相关的后勤保障工作。第三章档案管理流程第七条档案资料的形成与收集形成要求：技术服务全流程产生的各类资料均需以规范形式形成，确保内容完整、数据准确、表述清晰。书面资料需使用公司统一规范的纸张与书写工具，字迹清晰、签字盖章完整；电子资料需使用标准化格式，命名规范，确保可长期读取。收集责任：项目执行团队档案员需实时跟踪项目进展，全面收集项目各阶段产生的资料，做到“边产生、边收集、不遗漏”。各相关部门需及时将与技术服务项目相关的资料提交至项目执行团队，配合完成资料收集工作。收集时限：常规资料需在形成后3个工作日内完成收集；项目关键节点资料（如技术方案确认书、合同文本、验收报告等）需在节点完成后1个工作日内完成收集；项目完成后10个工作日内，项目执行团队需完成本项目所有资料的集中收集与初步整理工作。第八条档案资料的整理与审核初步整理：项目执行团队档案员对收集的资料进行初步整理，按照项目阶段、资料类型进行分类，剔除重复、无效的资料，对残缺、不规范的资料进行补充或修正，形成初步的资料清单。部门审核：项目执行团队负责人对初步整理后的档案资料进行审核，确认资料的完整性、准确性与规范性，审核通过后签署审核意见，提交至档案管理部门。专业审核：档案管理部门接收资料后，根据资料类型，会同技术部、质量控制部、法务部等相关部门进行专业审核。技术类资料由技术部审核专业性，质量类资料由质量控制部审核合规性，法律类资料由法务部审核合法性，审核通过后签署审核意见。第九条档案资料的归档归档时限：专业审核通过后的档案资料，档案管理部门需在5个工作日内完成正式归档工作。对于重大项目或资料数量较多的项目，归档时限可延长至10个工作日，但需提前向工作小组报备。归档流程：档案管理部门对审核通过的资料进行分类、编号，编制档案目录与检索编码；将书面资料装订成册，标注档案编号、项目名称、形成时间等信息；将电子资料存储至专用档案管理系统，进行加密备份；建立档案管理台账，详细记录档案的归档信息（包括档案编号、项目名称、资料数量、归档时间、归档人等）。归档要求：归档的资料需完整、准确、规范，书面资料与电子资料需同步归档，确保一一对应。对于需要长期保存的重要资料，需同时归档纸质原件与电子扫描件。第十条档案资料的保管保管场地：档案管理部门需设立专用档案库房，配备防火、防潮、防盗、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等设施设备，确保档案保管环境符合相关标准。电子档案需存储在专用服务器，配备防火墙、杀毒软件等安全防护设备，定期进行系统维护与漏洞修复。保管责任：档案管理部门指定专人负责档案保管工作，明确保管职责，定期对档案库房及保管设备进行检查，及时处理安全隐患。建立档案保管台账，定期对库存档案进行盘点，确保账实相符。保管期限：档案保管期限分为永久保管、长期保管与短期保管三类，具体划分标准由工作小组根据档案的重要性、法律要求及实际利用价值确定：（1）永久保管：涉及公司核心技术秘密、重大项目合同、重要客户信息、具有重大历史价值的档案资料，需永久保管；（2）长期保管：一般技术服务项目的完整档案、常规合同文本、质量检测报告等，保管期限不少于10年；（3）短期保管：项目过程中的临时沟通记录、初步方案草稿、重复资料等，保管期限不少于3年。第十一条档案资料的借阅与利用借阅申请：公司内部人员因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅人、所在部门、借阅事由、借阅档案编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审核批准后，方可办理借阅手续。外部单位或个人需借阅档案的，需提供加盖单位公章的借阅申请，说明借阅事由与用途，经公司管理层批准，并签订保密协议后，方可由档案管理部门指定人员陪同查阅，原则上不得带出档案库房。借阅管理：档案管理部门需对借阅档案的名称、编号、借阅人、借阅时间、归还时间等信息进行详细登记，建立借阅台账。借阅期限一般不超过15个工作日，确需延长的，需提前3个工作日向档案管理部门申请，经批准后可延长，但延长时间不得超过15个工作日。借阅人员需妥善保管借阅的档案资料，不得擅自复制、篡改、勾画、损毁或泄露档案内容，严禁将借阅的档案转借他人。档案利用：档案管理部门需为档案利用提供便捷服务，建立健全档案检索系统，协助借阅人员快速查找所需档案。对于涉及核心技术秘密或敏感信息的档案，档案管理部门需严格把控利用范围，必要时需经技术部或管理层额外审批。利用档案过程中，如需复制档案资料，需经档案管理部门负责人批准，复制件需加盖档案管理部门公章，并由档案管理部门登记备案。归还验收：借阅人员需在借阅期限届满后及时归还档案，档案管理部门需对归还的档案进行验收，检查档案是否完整、有无损毁或涂改等情况。验收合格后，在借阅台账上标注归还时间，完成归还手续；若发现档案存在问题，需立即向工作小组汇报，追究借阅人员的相关责任。第十二条档案资料的鉴定与销毁鉴定组织：档案保管期限届满后，由档案管理部门牵头，组织工作小组及相关部门开展档案鉴定工作。鉴定小组需对到期档案的保存价值进行全面评估，提出继续保管、延长保管期限或销毁的意见。销毁审批：对于经鉴定确认无保存价值的档案，档案管理部门需编制《档案销毁清册》，详细列明档案编号、项目名称、资料名称、形成时间、保管期限、销毁原因等信息，经工作小组审核、公司管理层批准后，方可实施销毁。销毁实施：档案销毁需由档案管理部门组织实施，至少安排2名工作人员负责监销。销毁过程需严格遵守保密规定，采取安全、环保的销毁方式（如纸质档案粉碎、电子档案彻底删除并销毁存储介质等）。销毁完成后，监销人员需在《档案销毁清册》上签署销毁意见与姓名，档案管理部门需将《档案销毁清册》归档永久保存。第四章档案内容与范围第十三条核心档案内容技术服务资料档案需全面覆盖项目全流程，核心内容包括以下类别：项目前期对接资料：包括客户信息档案、客户需求调研表、初步服务方案、报价单、项目可行性评估报告、项目初步意向书、合同洽谈记录等。项目合同及相关法律资料：包括技术服务合同及附件、合同审批表、法务部审核意见、补充协议、保密协议、履约担保相关资料等。技术服务实施资料：包括详细技术服务方案、技术路线图、实验方案、实验记录（含原始数据）、设备使用记录、技术交底记录、项目进度计划及进度报表、项目会议纪要、技术问题处理记录、方案变更申请及审批记录等。质量与安全管理资料：包括质量控制计划、质量检测标准、质量检测报告、验收记录、质量问题整改记录、安全风险评估报告、安全操作规范、安全培训记录、安全检查记录、安全事故处理记录等。财务相关资料：包括项目经费预算表、经费使用明细、结算凭证、发票存根、付款记录、财务审核意见等。客户相关资料：包括客户反馈意见、客户满意度调查记录、客户投诉处理记录、售后服务记录、成果交付清单等。项目总结与复盘资料：包括项目总结报告、成果总结、经验教训复盘记录、后续改进建议等。其他相关资料：包括项目获奖证书、行业相关批复文件、与项目相关的外部合作资料等。第五章保密管理第十四条保密责任参与档案管理的所有人员均需签订《档案保密承诺书》，明确保密责任与义务。档案管理部门负责统筹档案保密管理工作，各相关部门负责人为本部门档案保密第一责任人，确保档案中涉及的公司商业秘密、技术秘密及客户敏感信息不被泄露。第十五条保密措施档案库房实行专人管理，非档案管理人员未经批准不得进入；档案管理系统需设置严格的权限管理，不同岗位人员分配不同的操作权限，密码定期更换。核心技术秘密、重大客户信息等高度敏感档案，需单独存放于加密档案柜或专用加密服务器，借阅与利用需经公司管理层额外审批，全程做好记录。档案传递过程中需采取保密措施，书面档案需密封传递，电子档案需通过加密渠道传输，严禁通过非保密网络或设备传递敏感档案信息。档案复制、销毁等环节需严格遵守保密规定，防止敏感信息泄露。废旧档案资料（包括纸质资料、存储介质）需按规定销毁，不得随意丢弃。第十六条保密检查与追责工作小组定期对档案保密管理情况进行检查，及时发现并整改保密隐患。对于违反保密规定，泄露档案信息的部门或个人，将按照本制度第七章奖惩机制的相关规定严肃追责；造成公司经济损失或不良影响的，依法追究其法律责任。第六章档案管理质量管控第十七条日常监督检查档案管理部门需建立日常监督检查机制，定期对档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作进行自查，检查内容包括资料完整性、整理规范性、保管安全性、借阅合规性等，及时发现并整改问题，形成自查报告提交工作小组。第十八条定期专项核查工作小组每季度组织一次档案管理专项核查，抽调各相关部门人员组成核查小组，对档案管理情况进行全面检查。核查重点包括制度执行情况、档案完整性与准确性、保密措施落实情况、档案利用效率等，核查结果向公司管理层汇报，并督促相关部门整改存在的问题。第十九条持续改进档案管理部门需定期总结档案管理工作经验，结合日常监督检查与专项核查结果，分析存在的问题与不足，制定针对性的改进措施。同时，积极收集各部门对档案管理工作的意见与建议，不断优化档案管理流程与操作规范，提升档案管理质量与效率。第七章奖惩机制第二十条奖励对于在技术服务资料档案管理工作中表现突出、做出重要贡献的部门或个人，公司将给予相应的奖励，具体包括：严格执行本制度规定，档案收集完整、整理规范、归档及时，档案管理台账清晰，未出现任何档案管理问题的项目执行团队及档案员，给予专项奖金奖励；积极配合档案管理部门开展工作，及时整改档案管理问题，提出合理化建议并被采纳，有效提升档案管理效率或质量的部门或个人，给予表彰及物质奖励；严格遵守保密规定，成功防范档案信息泄露事件，或及时发现并制止档案泄露风险的部门