2026年生物科技服务公司物资领用管理制度

2026年生物科技服务公司物资领用管理制度第一章总则第一条为规范公司物资领用管理工作，建立科学、高效、有序的物资领用与流转机制，保障实验检测、研发协作、技术支持等核心业务的顺利开展，合理控制物资消耗，降低运营成本，避免物资浪费与流失，依据《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司规章制度，结合生物科技服务行业特性及公司业务实际，制定本制度。第二条本制度所称物资，是指公司为保障业务开展所需的各类有形资产，主要包括但不限于：实验用试剂（含标准品、对照品、危化品试剂）、实验耗材（含一次性移液枪头、离心管、培养皿、手套、口罩等）、仪器设备及配件（含实验仪器、检测设备、维修配件）、办公物资（含纸张、笔墨、文件夹等）、安全防护物资（含防护服、护目镜、防毒面具等）、客户服务配套物资等。第三条本制度适用于公司及各分支机构所有部门、全体员工的物资领用、使用、归还、报废等相关活动的管理。外部合作单位因项目协作需领用公司物资的，参照本制度相关规定执行。第四条物资领用管理遵循以下基本原则：（一）按需领用原则。严格依据业务实际需求领用物资，杜绝无需求领用、超额领用，确保物资使用与业务需求精准匹配；（二）合规规范原则。领用流程、物资存储、使用及处置均需符合相关法律法规、行业标准及公司制度要求，尤其强化危化品、特殊试剂等物资的合规管理；（三）高效便捷原则。优化领用流程，简化审批环节，保障业务所需物资及时到位，提升工作效率；（四）权责明晰原则。明确各部门及人员在物资领用、管理、监督等环节的职责，确保责任落实到人；（五）节约高效原则。倡导勤俭节约，合理利用物资，降低消耗成本，提高物资使用效益；（六）全程追溯原则。建立物资领用全流程记录体系，确保物资从入库、领用到报废的全生命周期可追溯。第五条公司物资领用管理实行“统一管理、分级负责、协同联动”的管理体制。仓储部门牵头统筹物资领用的日常管理工作，负责物资的入库、存储、发放及台账管理；领用部门负责本部门物资需求提报、规范领用及合理使用；采购部门、质量部门、财务部门、安全管理部门等按职责分工协同推进物资领用相关管控工作。第二章职责分工第六条公司决策层职责：（一）审定公司物资领用管理制度及相关配套文件；（二）审批物资领用管理中的重大事项（如大额物资领用、特殊物资领用权限设定、重大物资浪费或流失事件处理等）；（三）协调解决物资领用管理工作中的重大问题（如物资短缺应急保障、跨部门领用争议等）；（四）审定物资领用管理相关的重大奖惩事项。第七条仓储部门职责：（一）牵头制定、修订公司物资领用管理制度及相关实施细则（如物资分类领用规范、台账管理要求等）；（二）负责物资的入库验收、分类存储、妥善保管工作，确保物资存储环境符合要求（如温湿度、避光、防爆、防潮等）；（三）负责物资领用的审核、发放工作，严格依据领用审批单发放物资，核对领用物资的名称、规格型号、数量等信息；（四）建立并实时更新物资领用台账及库存台账，详细记录物资的入库、领用、归还、报废等信息，确保台账信息准确、完整；（五）定期开展物资盘点工作，核对库存物资与台账记录，及时发现并处理库存差异、物资损坏、过期等问题，确保账实相符；（六）及时向采购部门反馈物资库存状况，尤其是低库存、临界过期物资信息，保障物资供应的连续性；（七）负责废旧物资的回收、登记及处置协调工作；（八）协助开展物资领用相关培训工作，指导领用部门规范领用物资。第八条领用部门职责：（一）指定专人作为本部门物资领用专员，负责统筹本部门物资需求汇总、领用申请提报、领用物资分发及本部门领用台账登记工作；（二）依据业务实际需求，精准提报物资领用申请，明确领用物资的名称、规格型号、数量、用途、使用期限等关键信息；（三）严格遵守物资领用流程及规范，配合仓储部门开展领用审核、物资核对等工作；（四）负责本部门领用物资的妥善保管、合理使用及日常管理，避免物资损坏、丢失、浪费；（五）及时向仓储部门、质量部门反馈领用物资中出现的质量问题、过期问题等；（六）配合公司开展物资盘点、领用监督检查等工作；（七）加强本部门员工物资节约使用意识培训，规范物资使用行为。第九条采购部门职责：（一）依据仓储部门反馈的库存信息及领用部门的需求趋势，统筹物资采购计划，保障物资供应；（二）负责采购物资的质量把控，确保采购物资符合领用部门需求及质量标准；（三）协助处理领用物资中出现的采购质量问题（如退换货、供应商协调等）；（四）配合仓储部门开展物资入库验收工作。第十条质量部门职责：（一）负责制定各类物资的质量标准及检验要求，尤其明确实验试剂、标准品等关键物资的质量规范；（二）负责领用物资质量问题的鉴定工作，出具质量检验意见；（三）监督领用物资的质量使用情况，杜绝不合格物资投入使用；（四）协助处理因物资质量问题引发的相关纠纷。第十一条财务部门职责：（一）负责物资采购成本、领用消耗成本的核算工作，将物资消耗纳入部门成本考核；（二）监督物资领用管理过程中的资金使用合规性，审核物资采购、处置相关的财务凭证；（三）配合开展物资盘点工作，参与库存差异的核实与账务处理；（四）对物资领用过程中的不合理消耗、浪费等情况提出财务层面的管控建议。第十二条安全管理部门职责：（一）负责危化品、易燃易爆品、有毒有害物资等特殊物资领用、存储、使用及处置的安全监督管理；（二）制定特殊物资领用的安全操作规范，开展安全培训工作，提升相关人员的安全防护意识；（三）定期检查特殊物资领用、使用环节的安全措施落实情况，及时发现并消除安全隐患；（四）协助处理物资领用、使用过程中发生的安全事故。第十三条物资领用专员职责：（一）熟练掌握公司物资领用管理制度及流程，精准汇总本部门物资需求；（二）及时、准确提报物资领用申请，跟踪申请审批进度；（三）负责领用物资的领取、分发工作，核对领用物资的数量、规格等信息，确保分发准确；（四）建立本部门物资领用台账，详细记录领用、分发、使用、归还等信息；（五）及时向本部门负责人及仓储部门反馈物资使用过程中的问题；（六）配合开展物资盘点及监督检查工作。第三章物资领用流程第十四条领用申请提报。领用部门依据业务需求，由物资领用专员填写《物资领用申请表》，明确领用物资的名称、规格型号、数量、用途、使用部门、领用日期、预计使用期限等关键信息，经部门负责人签字确认后，提交至仓储部门。对于常规、小额物资领用，可采用集中提报方式（如每周固定时间汇总提报）；对于紧急需求物资领用，可随时提报，并标注“紧急”字样，仓储部门优先处理。第十五条领用申请审核。仓储部门收到《物资领用申请表》后，依据以下要求开展审核工作：（一）审核申请材料的完整性，确认是否填写清晰、要素齐全；（二）审核领用需求的合理性，结合领用部门业务开展情况、历史领用记录等，判断领用数量、规格是否符合实际需求；（三）审核库存匹配性，核查库存物资是否能满足领用需求，若库存不足，及时向采购部门反馈，并告知领用部门；（四）对于特殊物资（如危化品、大额物资、精密仪器配件等）领用申请，仓储部门审核后，需提交至安全管理部门、财务部门或公司分管领导进一步审批。审核通过的，进入物资发放环节；审核未通过的，仓储部门需向领用部门说明理由，指导其补充完善申请材料或调整领用需求。第十六条分级审批规范。依据领用物资的类型、金额、紧急程度等，实行分级审批：（一）常规小额物资领用（如普通办公耗材、常规实验耗材）：由领用部门负责人审批后，仓储部门直接审核发放；（二）大额物资领用（具体金额标准由公司决策层确定）：经领用部门负责人、仓储部门负责人、财务部门负责人审批后发放；（三）特殊物资领用（如危化品、有毒有害试剂、精密仪器配件等）：经领用部门负责人、仓储部门负责人、安全管理部门负责人（或质量部门负责人）、公司分管领导审批后发放；（四）紧急物资领用：在履行分级审批流程时，可采用“先电话/口头确认、后补全书面审批材料”的方式，确保物资及时发放，补全材料时限不超过24小时。第十七条物资发放。仓储部门完成审核审批后，依据《物资领用申请表》精准调取物资，做好发放准备：（一）仓储管理人员与领用专员共同核对物资的名称、规格型号、数量、生产厂家、有效期（尤其针对试剂类物资）等信息，确保与申请一致；（二）对于有特殊存储要求的物资（如冷链试剂），需确认领用专员具备相应的运输、存储条件，避免物资在转运过程中损坏；（三）对于危化品等特殊物资，仓储管理人员需向领用专员告知安全使用规范、防护要求及应急处置措施，并由领用专员签字确认；（四）双方核对无误后，在《物资领用申请表》及物资领用台账上签字确认，仓储部门留存《物资领用申请表》，作为台账登记及后续核查的依据。第十八条领用后登记与核对。领用专员领取物资后，需及时在本部门物资领用台账中登记相关信息；对于分发至个人使用的物资，需做好分发记录，确保责任到人。同时，领用部门需定期核对本部门领用台账与实际使用情况，确保账实相符。第十九条物资归还流程。对于领用后未使用、剩余或因特殊原因无法使用的物资，需按以下要求办理归还：（一）领用部门需在领用后3个工作日内（特殊情况需提前说明），由领用专员向仓储部门提交《物资归还申请表》，说明归还原因、物资名称、规格型号、数量、完好程度等信息；（二）仓储部门对归还物资进行核查，确认物资完好、未过期、未损坏且符合存储要求的，办理入库手续，更新库存台账；（三）对于损坏、过期或不符合存储要求的物资，仓储部门不予接收，由领用部门按本制度第五章相关规定办理报废手续；（四）危化品、特殊试剂等物资的归还，需经安全管理部门或质量部门审核确认，确保归还过程安全合规。第四章物资分类领用管理第二十条实验试剂类物资领用管理。实验试剂（含标准品、对照品、普通试剂、危化品试剂等）领用需严格遵循以下规范：（一）领用前，领用部门需明确试剂的用途、实验项目名称及所需纯度、浓度等技术参数，确保领用试剂符合实验要求；（二）常规实验试剂领用：按本制度第三章常规领用流程办理，仓储部门需核查试剂有效期，确保发放试剂在有效期内；（三）标准品、对照品领用：需提交相关实验项目审批文件，经质量部门审核确认后，按分级审批流程办理，领用数量需严格控制在实验所需范围内，剩余标准品、对照品需按要求归还或妥善处置；（四）危化品试剂领用：需由具备相应操作资质的人员领用，提交《危化品领用专项申请表》，注明领用用途、安全防护措施，经安全管理部门审核、公司分管领导审批后，由仓储部门按规定剂量发放；领用后需严格按安全操作规范使用，剩余危化品需及时归还，严禁私自存储或处置。第二十一条实验耗材类物资领用管理。实验耗材（含一次性移液枪头、离心管、培养皿、手套等）领用需遵循以下规范：（一）实行定额领用管理，仓储部门结合领用部门历史消耗数据、当前业务量，制定各部门常规实验耗材的月度或季度领用定额，领用部门在定额范围内领用；（二）超出定额领用的，需向仓储部门提交书面说明，注明超出原因，经领用部门负责人、仓储部门负责人审批后办理；（三）领用耗材时，仓储部门需核查耗材的包装完整性、无菌性（如需）等，确保耗材符合实验使用要求；（四）领用部门需妥善保管领用耗材，避免因存储不当导致耗材损坏或污染。第二十二条仪器设备及配件领用管理。仪器设备及配件（含实验仪器、检测设备、维修配件等）领用需遵循以下规范：（一）仪器设备领用：需提交《仪器设备领用申请表》，注明领用设备名称、型号、领用期限、使用用途及使用人资质，经领用部门负责人、质量部门负责人（审核设备使用资质）、公司分管领导审批后，由仓储部门办理发放手续；领用期间，领用部门需负责设备的妥善保管、规范使用，定期维护保养，确保设备完好；领用期满后，及时归还，仓储部门核查设备状况后办理入库；（二）仪器配件领用：需提交设备维修单或配件更换申请，注明设备型号、配件名称、规格及更换原因，经设备管理部门（或质量部门）审核确认后，按常规领用流程办理；领用配件后，需及时更换，更换下来的废旧配件需按要求归还仓储部门统一处置。第二十三条办公及安全防护物资领用管理。办公物资、安全防护物资领用需遵循以下规范：（一）办公物资领用：实行“按需申领、定额管控”，仓储部门结合各部门人员数量、业务需求，制定办公物资月度领用定额，领用部门在定额内领用；超出定额的，需说明原因并经部门负责人审批；（二）安全防护物资领用：依据岗位安全防护需求领用，领用人员需提交岗位安全防护需求说明，仓储部门审核后按实际需求发放；危化品操作、实验检测等特殊岗位人员，需按规定定期更换防护物资，确保防护效果。第五章库存协同与物资处置第二十四条库存信息共享。仓储部门建立物资库存动态更新机制，实时更新库存台账，每月向各领用部门、采购部门推送库存信息（含库存数量、规格、有效期、低库存预警等），确保各部门及时掌握物资供应状况，合理规划领用需求。第二十五条低库存预警与应急保障。仓储部门针对各类物资设定最低库存预警线，当物资库存低于预警线时，立即向采购部门发出采购预警，同时告知各领用部门，引导其合理安排领用计划；对于突发物资短缺情况，采购部门需启动应急采购流程，仓储部门协调各领用部门优先保障核心业务需求，确保业务不受影响。第二十六条物资盘点。仓储部门每月开展一次月度库存盘点，每季度开展一次全面盘点，核对库存物资与台账记录，重点核查物资数量、规格、有效期、完好程度等，形成盘点报告，注明盘点差异及原因。对盘点发现的差异，及时查明原因，提出处理方案，报公司分管领导审批后落实；对过期、损坏物资，按报废流程处理。领用部门需配合仓储部门开展本部门领用物资的盘点工作。第二十七条物资报废管理。出现以下情形之一的物资，需办理报废手续：（一）超过有效期且无法继续使用的；（二）因损坏、污染、变质等原因无法满足使用要求的；（三）技术淘汰、更新换代后无法适配现有业务需求的；（四）其他符合公司报废标准的情形。报废流程如下：（一）领用部门或仓储部门填写《物资报废申请表》，注明报废物资名称、规格型号、数量、报废原因、原值（如需）等信息；（二）质量部门（或技术部门）对报废物资进行鉴定，出具鉴定意见；（三）财务部门对报废物资的账务处理提出意见；（四）经领用部门负责人、仓储部门负责人、公司分管领导审批后，方可办理报废；（五）报废物资由仓储部门统一分类处置，可回收利用的，进行回收加工再利用；不可回收利用的，按环保要求及相关规定委托专业机构处置，尤其强化危化品、有毒有害物资的合规处置，确保处置过程安全、环保；（六）仓储部门及时更新台账，核销报废物资信息，财务部门同步做好账务处理。第二十八条废旧物资回收。领用部门使用后的废旧物资（如废旧仪器配件、空试剂瓶、废旧防护用品等），需分类收集，由领用专员定期向仓储部门提交《废旧物资回收申请表》，办理回收手续；仓储部门建立废旧物资回收台账，详细记录回收物资的类型、数量、回收日期等信息，统一管理处置。第六章监督考核与责任追究第二十九条监督检查机制。公司建立物资领用管理监督检查机制，由仓储部门牵头，联合财务部门、质量部门、安全管理部门等相关部门，定期或不定期开展监督检查工作，检查内容包括：（一）物资领用管理制度的执行情况；（二）领用申请、审批流程的规范性；（三）物资领用、使用、归还、报废等环节的合规性；（四）领用台账、库存台账的完整性、准确性，账实相符情况；（五）特殊物资（如危化品）领用、使用、处置的安全合规情况；（六）物资消耗的合理性，是否存在浪费、流失等情况；（七）各部门及人员物资领用相关职责的履行情况。监督检查可采取资料查阅、现场核查、人员访谈、领用记录追溯等方式开展，对检查发现的问题，及时下达《整改通知书》，明确整改责任人、整改期限及整改要求，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位；对重大问题，及时上报公司决策层。第三十条考核机制。公司将物资领用管理工作履职情况纳入各部门及相关人员的绩效考核体系，考核指标包括：（一）领用规范指标。领用申请的完整性、审批流程的规范性、领用物资的匹配性等；（二）节约高效指标。物资消耗的合理性、浪费情况、废旧物资回收利用率等；（三）台账管理指标。领用台账、分发记录的完整性、准确性，配合盘点工作的积极性等；（四）合规安全指标。特殊物资领用、使用、处置的合规性，安全隐患排查及整改情况等；（五）协同配合指标。与仓储部门、采购部门等的协同效率，问题反馈的及时性等。考核结果与部门绩效、员工薪酬、评优评先、岗位晋升等挂钩。对在物资领用管理工作中表现突出的部门和个人（如严格按需领用、有效降低消耗成本、及时发现重大隐患、废旧物资回收利用成效显著等），公司给予表彰或物质奖励；对未按要求履行职责的，按本制度相