信息技术合同与项目管理制度

信息技术合同与项目管理制度引言：随着信息技术的快速发展，企业对合同管理与项目运作的规范化需求日益增强。为提升运营效率、降低法律风险、强化内部控制，特制定本制度。制度旨在明确信息技术合同签订、执行与管理的流程，规范项目立项、实施与验收的各个环节，确保各项工作符合公司战略方向。适用范围涵盖所有涉及信息技术采购、开发、外包及服务的业务活动。核心原则强调合法性、规范性、协同性与动态优化，通过明确的职责分工、严谨的流程设计、科学的绩效评估，构建高效协同的工作体系，为企业的数字化转型提供坚实保障。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度责任部门作为公司信息技术资源的统筹管理核心，承担合同审核、项目监督及风险控制职责。部门需与采购部、财务部、法务部等部门建立紧密协作机制，确保合同条款符合业务需求，项目进度得到有效跟踪。部门负责人向CEO汇报，重大事项需经公司决策委员会审议。（二）核心目标：短期目标聚焦合同归档率提升至95%、项目延期率降低20%。长期目标是通过流程标准化，实现合同违约率下降30%，项目交付准时率稳定在90%以上。所有目标与公司“降本增效、创新驱动”的战略高度契合，以数据化指标衡量成效。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：部门采用三级汇报制，下设合同管理组、项目管理组及风险监控组。合同管理组负责合同全生命周期跟踪，项目管理组主导项目执行，风险监控组定期审计流程合规性。各组组长向部门总监汇报，总监直接对CEO负责。关键岗位职责边界清晰，如合同专员需与法务部专员联合审核敏感条款，项目经理需定期向业务部门反馈进展。（二）人员配置：部门总编制X人，其中合同专员X名、项目经理X名、风险专员X名。招聘需通过内部推荐与外部招聘结合，晋升基于绩效考核，每年轮岗比例不低于15%。新员工需完成X周的专项培训，考核合格后方可独立负责项目。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：信息技术合同签订需经过部门负责人初审→财务部复核→CEO终审的三级签字流程。项目运作分为启动、执行、监控、验收四个阶段，每个阶段需召开专项会议。例如，项目启动会需由业务部门、技术部门及法务部联合参与，明确里程碑节点；中期评审需重点关注预算执行与技术方案落地情况；结项验收需通过功能测试与用户签字双重确认。（二）文档管理：所有合同需按合同类型编号，存档于加密服务器，仅部门总监可授权调阅。会议纪要需在会后X小时内完成归档，并附上参会人员电子签名。报告模板统一使用公司指定的标准化格式，月度报告须在每月第X个工作日提交至CEO办公邮箱。四、权限与决策机制（一）授权范围：部门负责人可审批金额低于X万元的合同，金额超出部分需上报CEO。紧急决策流程中，危机处理时可由临时小组直接执行，事后需在X小时内补办审批手续。（二）会议制度：每周召开例会，项目经理组每月召开季度战略会。会议决议需形成书面纪要，并明确责任人及完成时限。例如，决议中“需在24小时内分配责任人”的条款，需通过企业微信同步至相关人员。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：销售部按客户转化率评分，技术部按项目交付准时率评分，合同部按违约投诉率评分。评估周期为月度自评、季度上级评估，评估结果与奖金挂钩。（二）奖惩措施：超额完成年度目标者可获奖金或晋升机会，连续X次考核不达标者需调岗或降级。数据泄露等违规行为需立即上报，并启动内部调查，情节严重者按公司规定处理。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：严格遵守行业数据保护条例，合同条款需符合反垄断法要求。所有项目需进行合规性审查，确保技术方案不侵犯第三方专利。（二）风险应对：制定应急预案，如遭遇技术封锁时需启动替代方案。每季度开展流程合规性抽查，重点关注合同签订与项目验收环节。七、沟通与协作（一）信息共享：重要通知通过企业微信发布，紧急情况电话通知。跨部门协作需指定接口人，每周同步进展。（二）冲突解决：争议先由部门调解，未果则提交HR仲裁。调解期间需暂停相关事项执行，以协商为主。八、持续改进机制