养老院活动策划制度

养老院活动策划制度引言：随着社会老龄化趋势的加剧，养老院作为重要的社会服务机构，其服务质量和管理水平直接影响老年人的生活质量。为提升养老院活动的专业性和系统性，确保活动能够满足老年人的多样化需求，促进其身心健康，特制定本制度。本制度旨在规范养老院活动的策划与执行，明确各部门职责，优化工作流程，强化风险控制，并通过科学的绩效评估与激励机制，持续提升活动质量。制度适用于养老院内的所有活动策划与管理工作，涵盖从活动构思、采购、执行到评估的全过程。核心原则包括以人为本、安全第一、科学合理、持续改进，确保活动能够真正服务于老年人的福祉。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度由养老院的服务管理部负责制定和监督执行。服务管理部在公司组织架构中扮演着核心协调者的角色，既负责制定活动策划的总体框架，又需与其他部门如财务部、后勤部、医疗部等进行紧密协作。服务管理部需确保活动策划与执行符合老年人的实际需求，同时协调各部门资源，保障活动的顺利开展。与其他部门的关系上，服务管理部是活动策划的主导者，但需充分听取其他部门的意见和建议，特别是财务部在预算控制方面的专业意见，以及后勤部在场地和物资保障方面的支持。（二）核心目标：服务管理部的短期目标是在未来一年内建立完善的活动策划体系，开发出至少十个满足老年人不同需求的特色活动，并确保活动参与率达到80%以上。长期目标则是在未来三年内，将养老院的活动策划水平提升至行业领先水平，形成一套可复制、可推广的活动策划模式，并显著提升老年人的幸福感和满意度。这些目标与公司战略紧密关联，公司战略强调以老年人为中心，提升服务品质，而活动策划正是实现这一战略的关键环节。通过科学的活动策划，可以更好地满足老年人的精神文化需求，促进其身心健康发展，从而提升公司的整体竞争力。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：服务管理部内部采用扁平化管理模式，设有一名总监、两名主管和若干专员。总监负责部门的全面工作，主管分别分管活动策划和执行两个团队，专员则负责具体活动的策划、采购、协调和评估等工作。总监向CEO汇报工作，主管向总监汇报，专员向主管汇报，形成清晰的汇报关系。关键岗位的职责边界界定如下：总监负责制定部门战略和年度工作计划，审批重大活动方案；主管负责团队管理和具体活动的策划与执行；专员则负责活动的具体实施，包括场地布置、物资采购、人员协调等。通过明确的职责分工，确保每个岗位都能高效地履行职责，同时避免职责重叠和空白。（二）人员配置：服务管理部的人员编制标准为总监1名、主管2名、专员5名，可根据实际需求进行调整。招聘方面，要求应聘者具备相关专业背景，如社会工作、老年护理或活动策划等，并具备一定的实践经验。晋升机制上，专员可通过绩效考核和内部竞聘晋升为主管，主管则通过业绩和能力评估晋升为总监。轮岗机制方面，鼓励专员在不同团队之间轮岗，以提升其综合能力，但需提前进行岗位评估和培训，确保轮岗的顺利进行。通过科学的人员配置和培养机制，确保服务管理部能够拥有高素质、专业化的团队，为养老院的活动策划提供有力支持。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：活动策划的核心流程包括项目启动、方案设计、采购审批、执行实施和评估总结五个阶段。具体操作规范如下：项目启动阶段，需根据老年人的需求和兴趣，提出活动初步构想，并进行可行性分析；方案设计阶段，需制定详细的活动方案，包括活动目标、内容、时间、地点、预算等；采购审批阶段，需按照公司采购制度，经部门负责人→财务部→CEO三级签字审批；执行实施阶段，需确保活动按计划进行，同时做好安全管理和应急处理；评估总结阶段，需收集活动反馈，进行数据分析，总结经验教训，为后续活动提供参考。流程节点方面，项目启动会需在方案确定前召开，中期评审需在活动实施前进行，结项验收需在活动结束后立即开展，确保每个阶段都有明确的目标和标准。（二）文档管理：文档管理是活动策划的重要环节，需确保所有文档的规范性、完整性和安全性。文件命名方面，需按照统一的格式进行命名，如“活动名称_日期_类型”，以便于检索和管理；存储方面，需将所有文档存放在指定的服务器或云存储中，并进行分类归档；权限方面，合同存档需加密处理，且仅部门总监可调阅，其他文件则根据权限分级开放给相关人员。会议纪要需使用统一的模板，包括会议时间、地点、参与人员、讨论内容、决议事项等，并需在会议结束后24小时内整理完毕；报告模板则需根据不同类型的报告进行设计，如活动总结报告、风险评估报告等，并规定提交时限，如月度报告需在每月5日前提交。通过规范的文档管理，确保所有活动相关文档都能得到妥善保管，并便于后续查阅和利用。四、权限与决策机制（一）授权范围：服务管理部在活动策划中拥有较大的自主权，但需在授权范围内开展工作。审批权限方面，部门负责人负责日常活动的审批，预算超过X万元的需经财务部审批，重大活动方案需经CEO审批；紧急决策流程方面，如遇突发事件，可由服务管理部临时成立应急小组，直接执行相关决策，但需在事后向CEO汇报。通过明确的授权范围，既保证了服务管理部的灵活性，又确保了决策的科学性和安全性。（二）会议制度：会议制度是确保信息畅通和决策高效的重要手段。例会频率方面，部门每周召开一次周会，讨论近期工作进展和问题；季度战略会则每季度召开一次，总结经验教训，制定下一季度的工作计划。参与人员方面，周会由全体部门成员参加，季度战略会则由总监、主管和部分专员参加。决策记录与执行追踪方面，所有会议决议需详细记录在案，并明确责任人和完成时限，如决议需在24小时内分配责任人，并定期进行跟踪检查，确保决议得到有效执行。通过规范的会议制度，确保部门内部的信息沟通和决策效率，为活动策划的顺利进行提供保障。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：绩效评估是提升团队工作效率和质量的重要手段。服务管理部设定了详细的KPI体系，如活动策划部按客户转化率评分，活动执行部按项目交付准时率评分，后勤保障部按物资到位率评分等。评估周期方面，采用月度自评、季度上级评估和年度综合评估相结合的方式，确保评估的全面性和客观性。月度自评由专员根据个人工作情况进行，季度上级评估由主管根据专员的工作表现进行，年度综合评估则由总监组织，综合考虑专员在全年内的各项工作表现。通过科学的考核标准，确保每个岗位都能有明确的努力方向，并激励员工不断提升工作效率和质量。（二）奖惩措施：激励机制是提升团队凝聚力和工作积极性的重要手段。奖励机制方面，对于超额完成目标的团队或个人，可给予奖金、晋升机会或额外的休假奖励；对于在活动中表现突出的团队或个人，则可给予荣誉表彰或物质奖励。违规处理方面，对于违反公司制度的行为，需根据情节严重程度进行相应处理，如数据泄露需立即报告并接受内部调查，情节严重的则需进行相应处罚。通过明确的奖惩措施，既激励了员工的积极性和创造性，又确保了制度的严肃性和权威性，为养老院的活动策划提供持续的动力。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：合规性是活动策划的生命线，必须严格遵守相关法律法规。服务管理部需确保所有活动策划和执行都符合行业规范，特别是数据保护和老年人权益保护方面的法律法规。需加强对员工的培训，提高其合规意识，同时建立完善的合规审查机制，定期对活动方案进行合规性审查，确保所有活动都能合法合规地进行。通过严格的合规管理，确保养老院的活动策划能够符合社会要求，避免潜在的法律风险。（二）风险应对：风险管理是确保活动安全顺利进行的重要保障。服务管理部需建立完善的风险管理体系，对活动可能存在的风险进行识别、评估和应对。应急预案方面，需针对不同类型的活动制定相应的应急预案，如针对大型聚集活动，需制定火灾应急预案、医疗应急预案等；针对老年人活动，需制定意外伤害应急预案、心理干预应急预案等。内部审计机制方面，需定期进行内部审计，检查活动策划和执行的合规性，发现和纠正潜在的风险。通过科学的风险管理，确保养老院的活动策划能够安全、有序地进行，为老年人提供优质的服务。七、沟通与协作（一）信息共享：沟通与协作是确保活动顺利进行的关键环节。服务管理部需建立完善的沟通机制，确保各部门之间能够及时共享信息。沟通渠道方面，重要通知需通过企业微信发布，紧急情况则需电话通知；跨部门协作规则方面，联合项目需指定接口人，并每周同步进展，确保信息畅通和协作高效。通过规范的沟通与协作，确保养老院的活动策划能够得到各部门的积极配合，形成强大的合力。（二）冲突解决：冲突解决是维护团队和谐和项目顺利进行的重要手段。服务管理部需建立完善的冲突解决机制，对可能出现的纠纷进行及时处理。纠纷处理流程方面，争议先由部门内部调解，如未果则提交HR仲裁；调解原则方面，坚持公平公正、以事实为依据、以法律为准绳，确保纠纷得到合理解决。通过有效的冲突解决机制，确保部门内部能够保持良好的工作氛围，为活动策划提供稳定的支持。八、持续改进机制（一）员工建议渠道：持续改进是提升活动策划质量的重要途径。服务管理部需建立完善的员工建议渠道，鼓励员工提出改进意见。建议收集方式方面，可每月进行一次匿名问卷调查，收集员工对活动策划和执行的意见和建议；建议处理机制方面，需对收集到的建议进行分类整理，并组织专门人员进行评估，对合理的建议进行采纳和实施。通过员工建议渠道，不断优化活动策划流程，提升服务质量。（二）制度修订周期：制度修订是确保制度适应性和有效性的重要手段。服务管理部需建立完善的制度修订机制，定期对制度进行评估和修订。修订周期方面，制度每年评估一次，重大变更需进行全员培训；修订流程方面，需收集各部门的意见和建议，组织