物料管理及运输流程控制制度

物料管理及运输流程控制制度一、制度目的与适用范围（一）制定目的为规范企业物料管理与运输作业全流程，保障物料供应及时性、质量可靠性与运输安全性，优化运营成本，防范物流环节风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产所需原辅料、包装材料、备品备件等物料的计划、采购、仓储、发放及运输全流程管理，涉及采购部、仓储部、物流部、质检部、生产部门及外部供应商、承运商的协作管理。二、物料管理流程及控制要点（一）物料计划与采购管理1.需求预测与计划编制各生产部门结合生产计划、库存水平及市场波动趋势，于每月固定日期前提交次月物料需求计划，经部门负责人审核后报采购部。采购部联合仓储部、财务部开展需求评审，结合安全库存标准、采购周期等因素，编制月度采购计划，经分管领导审批后执行。2.供应商选择与采购执行采购部依据物料质量要求、供应能力、成本控制等维度，建立合格供应商名录并动态更新（每季度复核资质）。采购执行前需签订采购合同，明确物料规格、数量、交货期、质量标准、验收方式及违约责任；紧急需求可启动临时采购流程，但需事后补全审批手续。（二）物料验收与入库管理1.到货验收供应商送货时，仓储部协同质检部核对送货单、采购合同及随货质检报告（如有），确认物料名称、规格、数量与单据一致后，质检部按抽样标准开展质量检验（如外观、理化指标检测）。检验合格的物料，仓储部办理入库手续；不合格物料由采购部协调退货或换货，严禁流入仓储环节。2.入库登记仓储人员根据验收结果，及时在ERP系统录入入库信息，生成入库单并同步更新库存台账。特殊物料（如易燃易爆、危化品）需单独建立台账，记录存储位置、安全措施及出入库明细。（三）仓储管理1.库区规划与物料存放仓储部按物料属性（原料/成品/危化品）、保质期、周转率划分存储区域，实施“定置管理”：物料分类存放、标识清晰（含名称、规格、批次、保质期、库位等信息）；保质期较短或易变质物料设置“先进先出”警示标识，优先出库。2.库存盘点与监控每月末开展全面库存盘点，仓储人员与财务人员共同核对实物与台账数据，形成盘点报告。对盘盈、盘亏情况需分析原因，落实责任并报管理层审批后调整账务。同时，运用库存管理系统实时监控库存水平，当物料低于安全库存时，自动触发补货提醒。3.仓储安全管理定期检查仓储设施（货架、消防器材、温湿度设备等），确保符合安全规范。危化品仓库需执行双人双锁、防泄漏、通风防爆等特殊管理要求，操作人员需持证上岗并做好作业记录。（四）物料出库管理1.领料申请与审批生产部门根据生产工单填写领料单，注明物料名称、规格、数量、用途，经部门负责人审批后提交仓储部。超额领料或非生产性领用需附专项申请，经分管领导签字确认。2.出库执行与核对仓储人员按领料单备货，严格遵循“先进先出”原则；备货后与领料人员共同核对物料信息，确认无误后签字交接。出库信息同步录入系统，更新库存台账。三、运输流程及控制要点（一）运输计划编制物流部结合物料入库计划、生产领料需求及客户订单（如涉及外销物料），编制周度运输计划，明确运输物料、数量、起止点、运输方式（公路/铁路等）及预计时效。计划需经部门负责人审核，确保与仓储、生产环节衔接顺畅。（二）承运商管理1.资质审核与合作评估物流部建立承运商档案，审核其营业执照、道路运输许可证、保险凭证等资质文件；每年度开展服务评估（含运输时效、货物破损率、成本控制等指标），淘汰不合格承运商。2.运输合同签订与选定承运商签订运输合同，明确运输路线、时效要求、装卸责任、货损赔偿标准及保密条款（如涉及涉密物料）。合同需经法务部审核后生效。（三）运输执行管理1.货物包装与装卸仓储部根据物料特性（易碎/防潮/防碰撞等）选择合适包装材料，粘贴运输标识（如“向上”“易碎”“防潮”）。装卸作业需遵循操作规程，使用专业设备（叉车、托盘等），严禁野蛮装卸。2.在途监控与沟通承运商需在运输车辆安装GPS定位装置，物流部实时监控运输轨迹、车速及停留点。运输途中出现异常（堵车、设备故障等），承运商需立即反馈，物流部协调调整路线或启动备用运输方案。（四）到货验收与交接1.到货检查收货方（客户/生产车间/下一道工序仓库）核对运输单据与实物，检查包装完整性、物料数量及外观质量。如发现货损、货差，需当场拍照取证，填写《运输异常报告》，由承运商签字确认。2.交接与反馈验收合格的物料办理交接手续，收货方在回执单签字确认；不合格物料由物流部协调承运商按合同约定处理（补发/赔偿等），并将处理结果反馈至采购部、财务部备案。（五）运输异常处理1.货损货差处理物流部收到《运输异常报告》后，24小时内组织承运商、收货方、保险公司（如需）开展责任认定，按合同约定落实赔偿或补货。涉及重大损失的，需报管理层审议后处理。2.延误处理因承运商原因导致运输延误，物流部按合同扣减运费或终止合作；因不可抗力（自然灾害、交通管制等）延误的，需留存相关证明，与客户协商调整交货期。四、职责分工采购部：负责物料需求分析、采购计划编制、供应商管理及采购合同执行，协调不合格物料退换货。仓储部：负责物料验收、入库、存储、出库管理，开展库存盘点与仓储安全维护，确保库存数据准确。物流部：负责运输计划编制、承运商管理、运输过程监控及异常处理，保障物料安全及时送达。质检部：负责物料质量检验，出具检验报告，判定物料是否合格入库。生产部门：提交物料需求计划，按流程领用物料，反馈生产环节的物料质量问题。财务部：参与采购计划评审，监督物流成本支出，审核运输费用结算。五、监督与考核（一）日常监督由运营管理部牵头，每月抽查物料管理与运输流程执行情况，重点检查单据完整性、库存准确性、运输时效及异常处理效率，形成监督报告。（二）考核指标物料管理：库存准确率（≥99%）、采购及时率（≥95%）、质检合格率（≥98%）；运输管理：货物破损率（≤1%）、运输及时率（≥95%）、异常处理闭环率（100%）。（三）奖惩措施对考核优秀的部门或个人给予绩效加分、评优推荐；对违反制度导致损失的，视情节轻重扣