法律合同审查与归档标准化模板

法律合同审查与归档标准化模板一、适用场景与业务背景二、标准化操作流程（一）合同接收与初步登记合同接收：业务部门或外部合作方提交合同时需同步提供合同草案、背景资料（如合作意向书、招投标文件等）及主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等）。信息登记：在《合同收文登记表》中记录合同基本信息，包括合同名称、提交部门/单位、提交人、提交日期、合同类型（如采购/销售/服务）、预估金额、项目背景等，由接收人签字确认，唯一合同编号（编号规则：年份-部门代码-合同类型-序号，如“2024-FW-SC-001”）。（二）合同初步形式审查主体资格审查：核查合同相对方是否为合法存续的法人、其他组织或自然人，确认其营业执照、资质证书（如行业许可证）是否在有效期内，授权代理人是否持有有效的授权委托书及证件号码明。文件完整性检查：确认合同文本是否为最终版本，是否包含双方盖章页、签字页，附件是否齐全（如技术附件、清单、补充协议等），页码是否连续，无缺页、漏页。必备条款核查：检查合同是否包含核心要素，如合同主体、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等，避免关键条款缺失。（三）专项法律风险审查由法务部门或专业审查人员对合同进行深度法律风险分析，重点审查以下内容：合法性审查：合同内容是否符合《民法典》《公司法》《反不正当竞争法》等法律法规，是否存在违反法律强制性规定的条款（如“霸王条款”）。条款严谨性审查：核查条款表述是否清晰无歧义，权利义务是否对等（如违约责任是否与义务相匹配，是否存在单方免责条款），避免使用“大概”“可能”等模糊词汇。权责对等性审查：明确双方的权利与义务，保证付款条件、交付标准、验收流程等约定具体可执行，避免“权利多、义务少”或“责任不清”的条款。风险隔离审查：针对特殊行业（如建筑、金融），审查是否涉及资质要求、行政许可、保密义务、知识产权归属等特殊风险点，并设置相应保护条款。（四）出具审查意见书问题清单梳理：将审查中发觉的问题（如条款缺失、法律风险、表述歧义等）整理为《合同审查意见表》，明确问题描述、修改依据及修改建议。意见反馈：将审查意见表反馈至业务部门，要求其与合同相对方协商修改。若存在法律风险（如主体不适格、核心条款违法），应暂停流程并上报管理层。复核确认：业务部门修改后，法务部门需对修改内容进行复核，确认问题已解决或风险可控，并在《合同审查意见表》中签署“同意”“修改后同意”或“不同意”的结论，由审查人*某签字及日期。（五）合同审批与签署内部审批：根据合同金额及重要性，提交至对应审批人（如部门负责人、分管副总、总经理）审批，审批流程需在合同管理系统中留痕，审批人签署审批意见。签署规范：审批通过后，由授权代表在合同文本上签字或盖章，保证签字与预留印鉴一致，骑缝章加盖完整，签署日期清晰。若为电子合同，需通过合法电子签名平台签署，保证电子签名有效性。（六）合同归档管理整理装订：签署完成的合同文本、审查意见表、审批记录、附件材料等统一整理，按合同编号顺序装订成册，每份合同单独封装，标注合同名称及编号。归档登记：在《合同归档登记表》中记录归档信息，包括合同编号、名称、签订日期、归档日期、存放位置（如档案柜编号-层-列）、保管期限、借阅记录等，由档案管理员*某签字确认。入库保管：将合同档案移交至专用档案室存放，采取防火、防潮、防虫、防盗措施，电子合同同步存储至企业档案管理系统，定期备份，保证数据安全。三、配套工具表格（一）合同收文登记表合同编号合同名称提交部门/单位提交人提交日期合同类型预估金额（元）项目背景简述接收人2024-FW-SC-001软件开发服务合同市场部张*2024-03-01服务500,000新产品研发李*（二）合同审查意见表合同编号审查项目存在问题修改建议审查人审查日期结论2024-FW-SC-001违约责任第10条约定“乙方违约需承担10%违约金”，未明确违约金计算基数修改为“乙方违约需以合同总价款为基数，按日万分之五支付违约金”王*2024-03-02修改后同意2024-FW-SC-001争议解决方式未约定争议解决机构增加条款“双方协商不成，提交合同签订地有管辖权的人民法院诉讼解决”王*2024-03-02同意（三）合同归档登记表合同编号合同名称签订日期归档日期存放位置（柜-层-列）保管期限借阅人借阅日期归还日期备注2024-FW-SC-001软件开发服务合同2024-03-102024-03-15A-3-0510年赵*2024-04-012024-04-05查阅四、关键操作要点与风险提示（一）主体资格审查要点核对相对方营业执照“统一社会信用代码”是否与公示信息一致，避免使用伪造或过期资质；涉及特殊行业（如食品、建筑），需核查其是否持有行业主管部门颁发的许可证件；自然人签约需核实其证件号码原件，保证与合同签署人一致。（二）条款完整性风险避免约定“未尽事宜双方协商解决”等模糊条款，需明确协商不成时的处理机制；价款支付条款应明确金额、币种、账户信息、支付时间及条件（如“验收合格后30日内支付”）；质量标准需引用国家标准、行业标准或具体技术参数，避免“合格”“优质”等主观表述。（三）归档管理规范合同签署后需在5个工作日内完成归档，避免材料遗失；电子合同需保存PDF格式原件及带电子签名的源文件，保证不可篡改；借阅合同档案需填写《借阅申请表》，经部门负责人及法务部门审批，档案管理员登记借阅时