项目合同管理与评审流程模板

项目合同管理与评审流程模板一、适用范围与典型场景内部协作项目：跨部门资源调配、联合开发等项目合作协议；外部合作项目：与供应商、服务商、客户签订的开发、采购、服务类合同；定制化项目：涉及需求定制、交付标准、验收条款等复杂内容的专项项目合同。通过标准化流程，保证合同条款合规、风险可控，同时提升项目协作效率。二、全流程操作步骤详解1.合同发起与需求确认责任主体：项目发起人（如业务部门负责人、项目经理*）操作内容：（1）明确项目需求，梳理合作方（甲方/乙方/供应商）基本信息、合作范围、交付标准、金额、周期等核心要素；（2）根据项目类型选择对应合同模板（如采购合同、服务合同、开发合同），填写《合同草案》，附需求说明书、技术规格书、合作方资质文件（营业执照、相关许可证等）作为附件；（3）提交合同草案至项目部初审，确认需求与合同条款的一致性。输出物：《合同草案（含附件）》《需求确认单》2.初步审核（项目部）责任主体：项目部专员*审核重点：（1）合同基本信息完整性（合同编号、双方名称、签订日期、金额、周期等）；（2）需求与条款匹配度（如交付范围、时间节点是否与项目计划一致）；（3）合作方资质有效性（营业执照、行业资质是否在有效期内，经营范围是否覆盖合作内容）。操作内容：（1）1个工作日内完成初审，对问题点标注并反馈至发起人修改；（2）初审通过后，形成《合同初审意见表》，连同草案流转至下一环节。输出物：《合同初审意见表》3.多部门联合评审（业务、技术、财务、法务）责任主体：业务部门负责人、技术专家、财务专员、法务专员*评审重点与分工：部门评审内容业务部门合作条款是否符合业务目标，商务条款（如付款方式、违约责任）是否合理技术部门技术标准、交付成果、验收方法是否清晰可行，是否存在技术风险财务部门合同金额与预算是否匹配，付款节点是否符合财务规范，成本是否可控法务部门合同条款合法性（如主体资格、知识产权、争议解决方式），是否存在法律风险点操作内容：（1）项目部组织召开评审会（或线上同步评审），各部门提交书面评审意见；（2）汇总各部门意见，与发起人协商修改合同条款，重点解决争议点（如技术不可行条款、法律风险条款）；（3）形成《合同评审会议纪要》，明确修改内容及时限，各方签字确认。输出物：《合同评审会议纪要》《各部门评审意见表》4.法务终审与风险把控责任主体：法务负责人*审核重点：（1）合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款；（2）违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼）、知识产权归属等核心条款是否明确；（3）修改后的合同是否覆盖评审会议纪要中的所有风险点。操作内容：（1）2个工作日内完成终审，对未通过部分提出具体修改意见；（2）终审通过后，在合同文本上标注“法务审核通过”字样，加盖法务专用章（或电子签章）。输出物：《法务终审意见书》（终审通过后无需输出，直接进入审批环节）5.审批签署与备案责任主体：分管领导、总经理（根据合同金额分级审批）、授权签署人审批权限：金额≤10万元：分管领导审批；10万元＜金额≤50万元：分管领导+总经理审批；金额＞50万元：总经理办公会集体审批。操作内容：（1）项目部将终审通过的合同及全套评审材料提交至对应审批人；（2）审批人确认无误后，签署《合同审批单》；（3）授权签署人（如法定代表人或其委托人）与合作方正式签署合同，双方加盖公章/合同专用章；（4）项目部在1个工作日内将合同原件扫描存档，并分发至业务、财务、法务部门。输出物：《合同审批单》《签署版合同》（原件+扫描件）6.合同执行与动态跟踪责任主体：项目经理*、执行团队操作内容：（1）按合同约定启动项目，明确执行节点（如交付时间、里程碑验收）；（2）建立《合同执行跟踪表》，实时记录进度、款项支付、变更情况，每月向分管领导提交执行报告；（3）出现合同约定变更情形（如需求调整、延期）时，及时启动变更流程（详见“7.合同变更管理”）。输出物：《合同执行跟踪表》《项目执行月报》7.合同变更管理触发条件：项目需求变更、政策调整、不可抗力等导致原合同条款需修改。操作流程：（1）变更发起方提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响（对进度、成本、质量的影响分析）；（2）项目部初审后，组织原评审部门重新评审（简化流程，仅针对变更条款）；（3）法务审核、审批人审批通过后，签订《合同变更补充协议》，原合同相关条款同时失效；（4）更新《合同执行跟踪表》并备案。输出物：《合同变更申请表》《合同变更补充协议》8.合同终止与归档终止情形：项目正常验收完成、双方协商一致终止、违约终止等。操作内容：（1）项目完成后，业务部门组织验收，出具《项目验收报告》；（2）合同终止后，项目部整理全套资料（合同草案、评审记录、签署版合同、变更协议、验收报告等），填写《合同归档清单》，移交至档案管理部门；（3）档案管理部门按“一合同一档”原则分类存储，电子档案备份至企业服务器，保存期限≥5年。输出物：《项目验收报告》《合同归档清单》三、核心工具表格模板1.合同评审表（部门用）合同编号合同名称评审部门评审人日期评审内容具体意见是否通过条款完整性（例：验收标准未明确）否技术可行性（例：交付周期符合项目计划，无技术风险）是法律风险（例：违约责任条款需补充“不可抗力”情形说明）修改后通过结论与建议：__________________________________________________________2.合同执行跟踪表合同编号执行阶段计划完成时间实际完成时间负责人执行情况说明存在问题解决措施2024–001需求确认2024-03-152024-03-15张*已与甲方确认完毕无无2024–001第一阶段交付2024-06-30延期至2024-07-10李*因技术方案调整开发进度滞后增加开发资源3.合同变更申请表原合同编号变更原因变更内容简述影响分析（进度/成本/质量）变更后条款评审意见审批结果2024–001甲方需求增加模块增加“数据分析模块”，开发周期延长15天，成本增加8万元进期延15天，成本+8万元交付时间调整为2024-08-20，合同金额调整为元技术部门：可行；财务部门：成本可控同意变更四、关键风险与操作提示资质审核风险：合作方资质文件需留存原件（或加盖公章的复印件），保证其经营范围、资质等级与合同内容匹配，避免因主体不适格导致合同无效。条款模糊风险：避免使用“尽快”“approximately”等模糊表述，明确具体时间、数量、标准（如“交付周期为30个自然日，自合同生效之日起计算”）。评审时效风险：各部门需在规定时限内完成评审（初审1个工作日，部门评审2个工作日，法务终审2个工作日），避免因拖延影响项目进度。变更流程风