企业文档信息安全管理制度模版

企业文档信息安全管理制度一、制度应用范围本制度适用于企业内部所有部门、全体员工（含正式员工、实习生、外包人员及第三方合作人员）在文档信息处理全生命周期中的安全管理活动，涵盖文档的创建、流转、存储、使用、销毁等环节，以及涉及企业核心数据、商业秘密、客户信息等敏感内容的文档管理。二、管理职责分工信息安全管理部门：负责制度的制定、修订、监督执行及培训组织；统筹文档安全风险评估，制定安全策略；监督各部门文档管理合规性。业务部门负责人：保证本部门文档符合制度要求；指定专人负责本部门文档日常管理；监督员工执行文档安全规范。全体员工：严格遵守本制度，对个人处理的文档信息安全负责；发觉文档泄露风险或违规行为及时上报。IT部门：提供文档安全技术支持（如加密、权限控制、备份系统）；协助开展文档安全事件的技术调查与处置。三、文档全生命周期管理流程（一）文档创建与分类文档创建员工创建文档时需明确文档用途及内容敏感度，使用企业统一命名规范（如“部门-类型-日期-版本号”，示例：“市场部-项目计划-20231001-V1.0”）。涉及敏感信息的文档（如财务数据、客户合同、技术方案），需在文档标题或属性中标注保密等级（见“文档保密分类表”）。文档分类定级根据信息敏感程度将文档分为四级：公开级：可对外公开，如企业宣传册、公开年报。内部级：仅限企业内部使用，如部门工作计划、内部通知。秘密级：仅限相关部门及授权人员知悉，如未公开财务数据、客户隐私信息。机密级：核心商业秘密，仅限高层管理人员及直接责任人知悉，如核心技术方案、并购预案。（二）文档审批与流转审批流程内部级及以上文档：需经部门负责人审批后流转；秘密级文档：需经部门负责人及分管副总审批；机密级文档：需经总经理审批。审批通过后，通过企业内部approved系统或加密邮箱流转，禁止使用个人邮箱、等非加密渠道传输。流转控制文档接收人需核对审批权限及传输加密状态，非授权人员不得打开或转发。涉跨部门流转的文档，需明确接收部门及责任人，流转过程留痕（系统记录发送人、接收人、时间、内容摘要）。（三）文档存储与备份存储要求公开级、内部级文档：存储于企业指定共享服务器（如\fileserver），设置部门级读取权限。秘密级文档：存储于加密服务器（如\fileserver），启用文件加密功能，仅授权人员可通过企业域账号访问。机密级文档：存储于物理隔离的内部服务器，或采用“双人双锁”管理，访问需经信息安全部门备案。禁止将敏感文档存储于个人电脑、移动硬盘、非企业云盘等非授权介质。备份管理IT部门每日对服务器文档进行增量备份，每周全量备份，备份数据异地存储（如异地灾备中心）。重要文档（如机密级）需由业务部门每月自行备份至加密U盘（由信息安全部门统一发放管理），并提交备份记录至IT部门备案。（四）文档使用与权限控制权限设置文档权限遵循“最小必要”原则，仅授予完成工作必需的访问、编辑权限。权限变更需经部门负责人及信息安全部门审批。员工离职或岗位调动时，部门负责人需及时通知IT部门注销其文档访问权限。使用规范禁止未经授权复制、摘抄、传播敏感文档；打印秘密级及以上文档需经部门负责人批准，并在打印后立即销毁草稿（使用碎纸机）。在公共区域（如会议室、前台）处理敏感文档时，需保证离开时锁定电脑屏幕（快捷键Win+L），避免无关人员窥视。（五）文档销毁与归档销毁流程过期或无需保留的文档，由业务部门提出销毁申请，说明文档名称、编号、数量、销毁原因，经部门负责人及信息安全部门审批后，由IT部门或行政部（指定专人）执行销毁。秘密级及以上文档需采用物理销毁（如碎纸机粉碎至3mm×3mm以下颗粒），并填写《文档销毁记录表》（见附表3），由监销人签字确认。归档管理具备长期保存价值的文档（如审计报告、重要合同），需按年度移交至企业档案室，按《档案管理办法》分类编号、存档，借阅需履行审批手续。四、相关表格模板附表1：文档保密分类表保密等级定义标识管理要求典型示例公开级G可自由流转，无需加密企业官网新闻、产品手册内部级N内部流通，禁止外传部门周报、内部培训资料秘密级S加密存储，授权访问未公开财务报表、客户联系方式机密级C物理隔离，双人管理核心算法、并购谈判方案附表2：文档审批流转记录表文档名称文档编号保密等级申请人部门审批环节审批人审批时间审批意见流转状态项目计划书PM-20231001S*某市场部部门负责人*某2023-10-01同意已审批已发送至产品部技术方案TECH-20231002C*某研发部分管副总*某2023-10-02同意已审批已存储至加密服务器附表3：文档销毁记录表销毁日期文档名称文档编号保密等级销毁数量销毁原因申请人监销人销毁方式备注2023-10-052022年部门周报存档BG-2022-001N50本保存期满*某*某碎纸机粉碎无2023-10-06过期客户报价单Q-2023-005S30份业务终止*某*某碎纸机粉碎已审批五、执行要点与风险提示培训与宣贯：信息安全管理部门每季度组织一次文档安全培训，保证员工熟悉制度要求及操作流程，新员工入职时必须完成培训考核。技术保障：IT部门定期检查文档加密、权限控制、备份系统有效性，每半年开展一次文档安全漏洞扫描，及时修复风险。违规处理：对违反本制度的行为，根据情节轻重给予警告、降薪、解除劳动合同等处理；造成企业损失的，依法追究法律责任。应急响应：发生文档泄露事件时，当事人应立即向信息安全部门及直属上级报告，IT部门需在1小时内启动溯源调查，24小时内提交初步处置报告，并采取补救措施（如阻断泄露渠道、通知受影响方）。定期审计：信息安全部门每半年组织一次文档管理合规审计，重点检查敏感文档