采购流程规范与风险控制模板

采购流程规范与风险控制模板一、适用范围与核心价值二、采购流程全环节操作规范（一）需求提出与确认：明确“买什么、为什么买、买多少”操作内容：需求发起：需求部门（如生产部、行政部）根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预计交付时间、预算金额及用途（如“生产用A原材料，规格，数量100件，用于Q3生产计划，预算5万元”）。需求审核：需求部门负责人对需求合理性（如是否为必要采购、数量是否匹配实际需求）进行初审；采购部门对需求的技术可行性（如规格参数是否明确）、预算合规性（是否超部门预算）进行复审。需求确认：需求审核通过后，由采购部门与需求部门共同确认最终采购需求，形成《采购需求确认单》，作为后续采购活动的依据。风险控制点：需求描述模糊（如仅写“办公用品”未列明细）、需求与实际业务脱节（如过量采购导致积压）需退回重新申报；预算超支需提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导审批后方可推进。（二）供应商寻源与选择：保证“来源合规、性价比优”操作内容：寻源方式确定：根据采购金额、物品/服务特性选择寻源方式：公开招标：适用于金额较大（如≥10万元）或标准化程度高的采购，需在指定平台发布招标公告，邀请≥3家合格供应商参与；询价/比价：适用于金额适中（如1万-10万元）的采购，向≥3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、服务等；单一来源：仅适用于唯一供应商（如专利产品）或紧急采购（需经分管领导*特批），留存唯一供应商证明材料。供应商资质审核：采购部门*对参与供应商的资质进行初审，包括：营业执照（经营范围覆盖采购品类）、相关行业许可证（如食品采购需《食品经营许可证》）；质量体系认证（如ISO9001）、过往合作业绩（提供合同复印件）；财务状况（近1年财务报表，避免供应商因资金问题履约失败）。供应商评估与选定：成立评估小组（由采购部门、需求部门、质量部门、财务部门组成），根据《供应商评估表》（含价格权重30%、质量权重40%、交付权重20%、服务权重10%）打分，得分最高者为候选供应商；候选供应商需通过样品测试（如适用）或实地考察，最终确定中标/成交供应商，结果经分管领导*审批后公示。风险控制点：禁止与未经资质审核的供应商合作；招标/询价过程需留存书面记录（如招标文件、询价回复单、比价表），保证“全程留痕”；避免“围标、串标”（如多家供应商报价异常接近），必要时引入第三方监督。（三）合同拟定与审批：锁定“权责清晰、条款合规”操作内容：合同拟定：采购部门*根据采购需求及供应商谈判结果，拟定采购合同，核心条款包括：标的物（名称、规格、数量、质量标准，如“符合国家GB/T19001-2016标准”）；价格与支付方式（含单价、总价、付款条件（如“验收合格后30日内支付”）、支付账户）；交付与验收（交付时间、地点、运输方式，验收标准及流程）；违约责任（如逾期交付按日支付违约金、质量不达标负责退换货）；争议解决方式（如“提交企业所在地法院诉讼”）。合同审批：合同需经多部门联审：法务部门*审核条款合规性（如是否违反《民法典》《招标投标法》等）；财务部门*审核支付条款合理性（如预付款比例≤30%）；需求部门*审核技术参数匹配性；审批通过后，由授权代表（如总经理*）签字盖章，合同生效。风险控制点：合同条款需避免“模糊表述”（如“质量良好”“尽快交付”），需量化或明确标准；禁止签订“阴阳合同”，所有修改需以书面补充协议为准；合同原件需由采购部门*统一归档，保证“一单一档”。（四）执行与验收：保障“按约交付、质量达标”操作内容：订单下达：采购部门*根据生效合同，向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点、联系人等信息，并同步跟踪生产/备货进度。交付与初检：供应商按约定交付货物，需求部门与采购部门共同进行初检：核对数量、外观（如无破损、型号是否匹配）、随货文件（如合格证、检测报告）；初检不合格（如数量短缺、外观损坏），当场拒收并书面通知供应商，要求24小时内响应。质量验收：初检合格后，需求部门联合质量部门按合同约定的质量标准进行验收：原材料类：可送第三方检测机构检测（如“SGS检测”）；设备/服务类：需进行试运行或功能测试（如“设备连续运行72小时无故障”）；验收合格后，填写《采购验收单》，需求部门、质量部门、采购部门*签字确认；验收不合格，出具《质量不合格报告》，要求供应商限期整改或退换货，整改后重新验收。风险控制点：严禁“未验收即投入使用”（紧急采购需经分管领导*特批，但需补办验收手续）；验收过程需留存影像资料（如货物照片、测试视频），作为质量争议证据。（五）付款结算：保证“凭证齐全、支付合规”操作内容：对账申请：供应商根据验收合格结果，向采购部门*提交《对账单》，附《采购验收单》、合同复印件、结算凭证（如发票，需注明“与采购合同一致”）。对账审核：采购部门核对《对账单》与合同、验收单信息是否一致（如金额、数量、付款条件）；财务部门审核发票合规性（如发票类型、税号、项目名称是否正确）。付款审批：对账无误后，财务部门编制《付款申请表》，按审批权限逐级报批（如1万-5万元由采购经理审批，5万元以上由分管领导*审批）。资金支付：财务部门通过银行转账支付款项，禁止现金交易；支付后，在《采购验收单》上标注“已付款”及日期，并将付款凭证复印件交采购部门存档。风险控制点：发票信息与采购合同、验收单不一致的，暂缓付款并要求供应商更换；严禁“预付全款”（特殊情况下需经总经理*特批，且预付款比例≤30%）；付款凭证需保存≥5年，以备审计或追溯。三、关键环节配套表单模板表1：采购需求申请表申请部门需求日期采购类别（□原材料□设备□服务□其他）物品/服务名称规格型号技术参数需求数量预计交付时间预算金额（元）需求用途说明□生产用□办公用□项目用□其他：________需求部门负责人签字：_________采购部门初审意见：_________（签字/日期）（签字/日期）表2：供应商评估表供应商名称资质审核结果（□合格□不合格）报价（元）过往业绩（近1年合作项目/金额）质量体系认证（□有□无，证书编号：________）评估维度评分标准（满分100）得分价格（30%）最低价得30分，每高于最低价1%扣1分________质量（40%）样品测试合格率100%得40分，每低5%扣5分________交付（20%）按时交付得20分，每延迟1天扣2分________服务（10%）售后响应及时得10分，每延迟1次扣2分________总分________评估结论（□推荐□不推荐）评估小组签字：_________（采购部门、需求部门、质量部门、财务部门）日期：_________表3：采购验收单合同编号验收日期验收地点供应商名称物品/服务名称规格型号应收数量实收数量验收结果（□合格□不合格）验收标准（依据合同条款）：_________验收详情：□数量准确□外观完好□技术参数达标□其他：_________质量部门意见：_________（签字/日期）需求部门意见：_________（签字/日期）采购部门意见：_________（签字/日期）备注：□合格，同意入库□不合格，需整改（整改要求：_________）表4：付款申请表合同编号供应商名称申请付款金额（元）付款阶段（□预付款□到货款□尾款）付款条件（□验收合格后30天□其他：________）申请人：_________（采购部门*）附送资料：□采购合同□验收单□发票（号码：_________）□其他：_________采购部门审核：_________（签字/日期）财务部门审核：_________（签字/日期）分管领导审批：_________（签字/日期）付款日期：_________财务部门备注：_________四、执行要点与风险防范（一）合规性优先严格遵守《_________采购法》《_________招标投标法》及企业内部《采购管理制度》，禁止“化整为零”（拆分采购金额规避招标）、“指定供应商”等违规行为；大额采购（如≥50万元）需引入纪检监察部门*全程监督，保证流程公开透明。（二）权限管理清晰明确各环节审批权限（如“1万元以下采购由采购经理审批，1万-5万元由分管领导审批，5万元以上由总经理*审批”），严禁“越权审批”；采购部门与需求部门、财务部门*需相互制衡，避免“既当运动员又当裁判员”。（三）文档管理规范所有采购环节的表单（需求申请、合同、验收单、付款凭证等）需统一编号、分类归档，保存期限≥5年；电子文档需加密存储，防止信息泄露；重要合同需扫描备份，避免纸质文件损毁。（四）动态监控与复盘采购部门*每月汇总采购数