企业资料档案管理制度范本

企业资料档案管理制度范本第一章总则一、制度目的为规范企业各类资料档案的收集、整理、保管、利用及销毁工作，保证档案的完整性、安全性、真实性和可追溯性，提高档案管理效率，支持企业运营决策与合规管理，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于企业总部及各下属部门、子公司（以下统称“各单位”）在经营管理活动中形成的有保存价值的各种载体的资料档案管理，涵盖行政、人事、财务、业务、项目、合同、技术等各类档案。三、基本原则集中统一管理：档案由企业档案管理部门（如综合管理部）统一归口管理，各单位指定专人负责本部门档案的初步整理与移交。规范完整：档案收集应全面、及时，整理应分类科学、编目清晰，保证档案内容与载体完整。安全保密：严格执行档案保密规定，采取必要措施防火、防潮、防虫、防盗、防泄密，保证档案实体与信息安全。高效利用：在保证安全的前提下，为各部门提供便捷的档案查询、借阅服务，充分发挥档案的参考价值。第二章管理机构与职责一、档案管理部门企业综合管理部是档案管理的归口部门，主要职责包括：制定和完善档案管理制度及相关细则；负责档案的接收、分类、整理、保管、鉴定、销毁及统计工作；建立档案管理信息系统，实现档案电子化存储与检索；组织档案业务培训与监督检查，指导各单位档案管理工作；负责档案的利用审批与提供，保证借阅流程合规。二、各业务部门各业务部门负责人是本部门档案管理的第一责任人，主要职责包括：指定兼职档案管理员（如经理、主管），负责本部门档案的日常收集、初步整理与定期移交；按照档案分类标准，及时将办理完毕的具有保存价值的资料整理归档；配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁及利用工作，保证档案信息准确。三、档案管理员档案管理员（由综合管理部指定，如*专员）应具备档案管理专业知识和责任心，主要职责包括：负责档案的日常接收、登记、分类、编目、入库与保管；定期检查档案保管状况，对破损、变质档案及时修复或复制；维护档案管理信息系统，保证电子档案数据安全与更新；办理档案借阅、归还登记，跟踪借阅档案的使用情况；协助开展档案统计、分析与报告工作。第三章档案分类与范围一、档案分类标准根据企业业务特点，档案分为以下八大类，具体分类编码规则类别名称分类编码包含内容示例行政管理类A公司章程、股东会决议、红头文件、会议纪要、内部管理制度、工作计划与总结人事管理类B员工入职登记表、劳动合同、离职证明、培训记录、绩效考核档案、社保缴纳记录财务管理类C会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报表、审计报告、费用报销单据业务合同类D采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、合同审批单、履行记录项目管理类E项目立项文件、可行性研究报告、项目计划书、验收报告、项目总结、会议记录技术资料类F技术图纸、研发文档、专利证书、技术标准、操作手册、设备说明书客户资料类G客户基本信息、合作协议、沟通记录、投诉处理记录、满意度调查结果其他类X未纳入上述类别的具有保存价值的资料（如资质证书、荣誉证书、媒体宣传资料）二、档案归档范围凡是在企业经营管理活动中直接形成的、反映企业各项活动、具有查考利用价值的各种形式的历史记录，均应纳入归档范围，具体包括：反映企业基本概况、组织架构、发展历程的文件材料；各类会议形成的决议、纪要、记录；业务活动中形成的合同、订单、招投标文件；人事管理中形成的员工录用、任免、培训、考核材料；财务管理中形成的凭证、账簿、报表、审计报告；项目管理中形成的立项、实施、验收文件；技术研发中形成的图纸、专利、技术文档；客户合作中形成的协议、沟通记录、满意度材料；获得的资质证书、荣誉证书、奖惩文件；其他具有保存价值的文件材料。第四章档案管理全流程操作指引一、档案收集与整理（一）收集责任与时限责任主体：各业务部门兼职档案管理员负责本部门档案的收集。收集时限：各类文件材料应在办理完毕后的3个工作日内收集完毕；项目档案应在项目验收通过后10个工作日内收集完毕；年度归档材料应在次年1月31日前完成收集。（二）整理规范分类组卷：按照第三章档案分类标准，将归档材料“一事一卷”或“一类一卷”组卷，避免跨类混卷。文件排序：卷内材料按时间顺序、逻辑关系排序，如会议纪要按会议时间先后排序，合同按签订日期排序。去除金属物：去除文件中的订书钉、回形针等金属物，防止锈蚀文件。破损修复：对破损、字迹模糊的文件进行修补或复制，保证内容清晰可读。二、档案归档与移交（一）归档流程部门初检：兼职档案管理员对收集的档案进行初步检查，保证材料完整、分类准确、编目规范。填写移交清单：填写《档案归档移交清单》（见第五章模板一），注明档案名称、分类编码、归档部门、归档日期、份数、页数等信息。档案部门接收：综合管理部档案管理员核对档案材料与移交清单，确认无误后在清单上签字接收，一式两份，归档部门与档案管理部门各存一份。入库上架：档案管理员将档案按分类编码顺序存入档案柜，标注档案号，录入档案管理信息系统。（二）归档要求纸质档案：使用A4纸打印，字迹清晰、无涂改；手写材料需用碳素墨水，避免使用圆珠笔、铅笔。电子档案：电子文件需为PDF、Word、Excel等通用格式，命名规范为“分类编码-档案名称-形成日期”（如“A-2023年工作计划-20231231”），同步归档纸质版与电子版。特殊载体档案：照片、音频、视频等载体档案需标注拍摄时间、内容说明，刻录成光盘或存储于指定服务器，定期检查数据完整性。三、档案保管与维护（一）保管环境要求档案库房：应设在安全、干燥、通风的场所，远离易燃、易爆物品；配备温湿度调节设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。防火防盗：库房内配备灭火器、烟雾报警器，安装防盗门窗、监控系统；严禁在库房内吸烟、使用明火。防虫防潮：定期放置防虫剂、防潮剂，保持库房清洁；每季度检查一次档案保管状况，对受潮、虫蛀档案及时处理。（二）档案清点与统计定期清点：档案管理部门每半年组织一次档案清点，核对档案数量、存放位置与信息系统记录是否一致，形成《档案清点报告》。统计上报：每年年底统计档案归档数量、利用次数、销毁数量等数据，编制《年度档案管理统计报表》，报企业领导审阅。四、档案利用与借阅（一）利用权限内部查阅：企业员工因工作需要可查阅本部门档案，查阅跨部门档案需经本部门负责人签字同意；查阅涉密档案（如财务数据、核心技术资料）需经分管领导审批。外部查阅：外部单位（如审计机构、合作客户）需查阅档案的，须持单位介绍信、法定代表人授权委托书及本人证件号码，经企业分管领导批准后，由档案管理员陪同查阅。（二）借阅流程提交申请：借阅人填写《档案借阅申请表》（见第五章模板二），注明借阅档案名称、分类编码、借阅用途、借阅期限等信息。审批审核：借阅申请经本部门负责人（跨部门需分管领导）、档案管理部门负责人审批后，档案管理员办理借阅登记。借阅与归还：借阅档案时，档案管理员核对档案完整性，借阅人签字确认；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还，如需续借应提前1天申请。利用要求：借阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得将档案转借、复制、拍摄（经批准的除外），归还时档案管理员检查档案是否完好。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织档案管理部门每3年组织一次档案鉴定工作，成立由分管领导、档案管理员、业务部门负责人组成的鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定。（二）销毁流程鉴定意见：鉴定小组对档案进行鉴定，提出“继续保存”“降密保存”“销毁”等意见，形成《档案鉴定意见表》。审批备案：销毁档案需经企业总经理审批，审批后的《档案销毁清册》（见第五章模板三）报上级档案管理部门备案。监销执行：档案管理员会同监销人（由审计部门或纪检部门人员担任）对档案进行销毁，销毁时需双人在场，核对销毁档案与清册一致，并在清册上签字确认。禁止销毁情形：未到保管期限的档案、无保存价值的档案（如重复文件、草稿）、涉及企业核心利益的档案，一律不得销毁。第五章常用管理表格模板模板一：档案归档移交清单序号档案名称分类编码归档部门归档日期份数页数备注12023年度工作总结A-001行政部20240105125纸质+电子2劳动合同（）B-012人力资源部2024010818纸质3项目验收报告E-005项目部20240110130纸质+电子……移交部门签字：_______________接收人签字：_______________日期：_______________模板二：档案借阅申请表借阅人姓名所在部门借阅事由*市场部编写客户分析报告借阅档案信息档案名称分类编码借阅期限客户合作协议（公司）G-0232024年X月X日-X月X日审批意见部门负责人分管领导档案管理部门_____________________________________________日期：_______________日期：_______________日期：_______________借阅人签字：_______________档案管理员签字：_______________归还日期：_______________模板三：档案销毁清册序号档案名称分类编码归档日期保管期限销毁原因备注12020年费用报销单据C-089202101153年保管期满已扫描存电子档2项目草稿文件E-003202107203年无保存价值…鉴定小组签字：_______________监销人签字：_______________总经理审批：_______________日期：_______________第六章关键管理要点与风险提示一、关键管理要点责任到人：明确各部门负责人、兼职档案管理员、档案管理员的职责，建立“谁形成、谁归档、谁负责”的责任机制。流程规范：严格执行档案收集、整理、归档、借阅、销毁流程，保证各环节有记录、可追溯。双轨管理：重要档案实行纸质与电子双轨制存储，电子档案定期备份（如异地备份、云端备份），防止数据丢失。培训提升：档案管理部门每年组织1-2次档案管理培训，内容包括制度解读、分类标准、电子档案操作等，提高全员档案管理意识。二、风险提示档案丢失风险：未及时归档或借阅后未按时归还，可能导致档案丢失。应对措施：建立归档催办机制，借阅档案到期前1天提醒借阅人。档案泄密风险：涉密档案管理不当，可能造成企业信息泄露。应对措施：严格控制涉密档案查阅权限，借阅时由档案管理员全程监督。档案损毁风险：保管环境不达标（如潮湿、虫蛀），可能导致档案损毁。应对措施：定期检查库房环境，配备必要的防护设备。电子档案失效风险：电子