培训公司档案管理制度及流程

PAGE培训公司档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强培训公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案是指培训公司在教学、管理、经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则培训公司的档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.完整性原则保证档案的收集齐全、整理规范，涵盖培训公司运营的各个方面，维护档案的完整与有机联系。3.准确性原则确保档案内容真实、准确，数据可靠，经得起历史检验。4.保密性原则对涉及公司机密、学员隐私等重要档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便员工查阅和利用档案，充分发挥档案的作用。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.负责制定和完善培训公司档案管理制度及流程，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，定期组织档案管理培训，提高员工档案管理意识和技能。5.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案安全。6.参与公司重大活动、重要项目档案的收集、整理和归档工作，提供档案支持。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合管理部。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.配合综合管理部做好档案管理的各项工作，按照要求提供档案信息和资料。4.在工作中严格遵守档案管理制度，保护档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的具体收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、变质和丢失。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，按照规定办理相关手续，对查阅、借阅档案的人员进行监督，确保档案安全。5.积极参与档案管理信息系统的建设和维护，及时录入和更新档案信息，提高档案管理信息化水平。6.协助综合管理部做好档案鉴定、销毁等工作，对拟销毁的档案进行审核和登记。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案教学计划、教学大纲、教案、课件、讲义等教学资料。学员培训记录、考试成绩、结业证书等。教学评估、教学质量分析报告等。2.行政管理档案公司各类文件、通知、报告、会议纪要等。公司组织架构、人员任免、劳动合同等人事档案。财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。固定资产清单、采购合同、设备维护记录等资产档案。公司资质证书、荣誉证书、商标专利等知识产权档案。3.业务经营档案市场调研资料、营销策划方案、广告宣传资料等。培训项目合作协议、招生合同、学员报名资料等。客户信息、客户反馈、售后服务记录等。培训活动照片、视频、音频等资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门工作中形成的各类档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.档案收集责任人应定期对收集的档案资料进行整理和核对，确保档案内容真实、准确、完整，签字齐全，手续完备。3.对于重要的档案资料，应及时备份，防止丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的标准化和规范化要求。（四）整理方法1.分类将档案按照教学、行政管理、业务经营等类别进行一级分类。在一级分类的基础上，根据档案的具体内容和性质进行二级分类，如教学档案可分为培训项目档案、教学资料档案等。二级分类下再根据档案的时间顺序、来源等进行细分，形成详细的分类体系。2.编号为每一类档案编制唯一的编号，编号应简洁明了，便于记忆和查询。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，如“JX001”表示教学类培训项目档案中的第一个项目。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，保持档案的原貌。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案资料整理完毕，移交综合管理部归档。2.对于重大活动、重要项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照档案整理要求，对本部门档案进行分类、编号、编目、装订，形成完整的档案卷宗。2.填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、编号、移交日期等信息，一式两份，双方签字确认。3.将档案卷宗和档案移交清单一并移交综合管理部，综合管理部档案管理人员进行核对和签收。（三）保管期限1.培训公司档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司重要文件、合同协议、财务审计报告、公司历史沿革资料等。长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括教学档案、行政管理档案中的重要文件等。短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括一般性文件、业务经营档案中的短期资料等。2.档案保管期限的确定应根据档案的重要性、历史价值、利用频率等因素综合考量，并严格按照国家有关档案保管期限的规定执行。（四）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。按照档案类别和编号顺序排列档案，上架存放，便于查找和管理。定期对纸质档案进行清点和检查，发现问题及时处理。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，确保电子档案的安全性和完整性。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。对电子档案的访问进行权限控制，防止未经授权的人员访问和修改电子档案。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到综合管理部查阅。2.涉及公司机密、学员隐私等重要档案，查阅申请人需经公司分管领导批准，并在综合管理部档案管理人员的陪同下查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.将审批后的申请表交至综合管理部，档案管理人员根据申请表提供的信息查找档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人、查阅档案名称等信息。3.查阅人在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。4.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在档案查阅登记簿上记录归还时间。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.涉及公司机密、学员隐私等重要档案，借阅申请人需经公司分管领导批准。（四）借阅程序1.借阅申请人填写《档案借阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.将审批后的申请表交至综合管理部，综合管理部负责人根据申请表进行审批，并在申请表上签字。3.档案管理人员根据审批后的申请表提供档案，并与借阅人办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记簿》，记录借阅时间、借阅人、借阅档案名称、借阅期限等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案，不得将档案转借他人或带出公司。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，档案管理人员核对无误后，在《档案借阅登记簿》上记录归还时间，并注销借阅记录。（五）特殊情况处理1.如因工作需要，查阅或借阅档案的时间超过规定期限，借阅人应提前向综合管理部说明情况，并办理续借手续。2.如档案在查阅或借阅过程中出现损坏、丢失等情况，查阅或借阅人应及时向综合管理部报告，并承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应重点审查档案内容是否涉及公司机密、法律纠纷等特殊情况。3.对于涉及公司机密、法律纠纷等特殊情况的档案，应延长保管期限，直至相关问题处理完毕。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定，形成档案鉴定报告，提出档案销毁意见。2.将档案鉴定报告报公司分管领导审批，经批准后，编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.按照《档案销毁清单》，对拟销毁的档案进行清点和核对，确保销毁档案的准确性。4.选择安全可靠的销毁方式，如焚烧、粉碎等，对档案进行销毁，并在《档案销毁清单》上记录销毁时间、销毁方式等信息。5.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。6.销毁工作完成后，将《档案销毁清单》存档，作为档案销毁的凭证。七、档案管理信息化建设（一）建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平，为公司决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）系统功能1.档案录入与存储实现档案信息的电子化录入，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。支持多种格式的文件上传，如文档、图片、音频、视频等，确保档案的完整性。2.档案检索与查询提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、名称、关键词、日期等进行检索。支持模糊查询，方便用户快速找到所需档案。3.档案借阅与审批实现档案借阅申请、审批流程的电子化管理，提高借阅审批效率。记录档案借阅的全过程，包括借阅时间、借阅人、归还时间等信息。4.档案统计与分析对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表。通过数据分析，为公司档案管理决策提供参考依据。5.系统安全管理对档案管理信息系统进行安全防护，设置用户权限，防止未经授权的人员访问和修改系统数据。定期对系统数据进行备份，确保数据的安全性和可靠性。（三）实施步骤1.需求调研对公司各部门档案管理需求进行调研，了解档案管理工作的现状和存在的问题。收集用户对档案管理信息系统的功能需求和使用要求，形成需求调研报告。2.系统选型根据需求调研报告，选择适合公司档案管理的信息系统软件。对系统软件进行评估和测试，确保系统的稳定性、安全性和易用性。3.系统实施制定系统实施计划，明确系统实施的步骤、时间节点和责任人。组织相关人员进行