培训学校采购制度及流程

PAGE培训学校采购制度及流程一、总则1.目的为规范培训学校采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于培训学校所有采购活动，包括教学设备、办公用品、教材资料、场地租赁、服务采购等各类物资和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证供应商公平参与竞争。公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购物资和服务的质量和性价比。诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购决策机构成立采购领导小组，由学校管理层、财务人员、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目决策等，确保采购活动符合学校整体利益和战略发展需求。2.采购执行部门设立采购部门或指定专人负责采购具体工作。其职责包括：根据学校需求，制定采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等要求。收集供应商信息，建立供应商档案，进行供应商评估和选择。组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况。协调采购过程中的各项事宜，处理采购纠纷。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。3.需求部门各教学部门、行政部门等为采购需求部门，负责提出采购申请，明确采购物资和服务的具体要求，并配合采购部门进行采购验收等工作。三、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据学校年度工作计划和业务发展需求，会同各需求部门编制采购预算。采购预算应明确采购项目、金额、资金来源等，并报采购领导小组审议通过。2.预算执行采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序报采购领导小组审批。3.预算监督财务部门负责对采购预算执行情况进行监督，定期检查采购资金使用情况，确保采购资金合理使用。四、采购计划管理1.计划制定采购部门应根据学校教学、行政等工作安排，结合库存情况，定期制定采购计划。采购计划应明确采购项目、数量、规格、采购时间等要求，并提前通知相关部门和供应商。2.计划调整如因教学计划变更、市场变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时通知采购部门，采购部门根据实际情况进行调整，并报采购领导小组备案。五、供应商管理1.供应商选择供应商征集：采购部门通过多种渠道广泛征集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐企业名录、参加各类展会、供应商自荐等方式，建立供应商信息库。供应商筛选：采购部门根据采购项目的要求，对供应商信息进行初步筛选，确定潜在供应商名单。供应商评估：采购部门会同相关部门对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可采用实地考察、问卷调查、样品测试、查阅供应商过往业绩和客户评价等方式进行评估。供应商选择：根据评估结果，采购部门选择优质供应商，建立合格供应商名录。对于重大采购项目，可采用招标、竞争性谈判等方式确定供应商。2.供应商考核定期考核：采购部门定期对供应商进行考核，考核周期可根据实际情况设定，一般为半年或一年。考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。动态考核：在采购合同执行过程中，如发现供应商存在问题，采购部门应及时进行调查和处理，并根据情况对供应商进行动态考核。考核结果应用：根据供应商考核结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，可给予更多的采购机会和优惠政策；对于考核不合格的供应商，应及时进行整改或淘汰。3.供应商档案管理采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、考核情况、采购合同执行情况等内容。供应商档案应妥善保管，以便查询和使用。六、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争程度较高的采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和学校相关规定进行，包括公开招标、邀请招标等形式。2.竞争性谈判采购对于采购项目技术规格复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；不能事先计算出价格总额的情况，可采用竞争性谈判采购方式。由采购部门邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。3.询价采购对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，选择成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照规定程序进行审批。七、采购流程1.采购申请需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。对于金额较大或重大采购项目，采购部门应报采购领导小组审批。3.采购实施确定采购方式：采购部门根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式。发布采购信息：对于招标采购、竞争性谈判采购等方式，采购部门应发布采购公告或谈判文件，邀请供应商参与采购活动。组织采购活动：采购部门按照选定的采购方式组织采购活动，包括开标、评标、谈判、询价等环节。在采购过程中，采购部门应严格按照相关程序和规定进行操作，确保采购活动公平、公正、公开。签订采购合同：采购活动结束后，采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利和义务明确。4.采购验收验收准备：采购部门在采购合同约定的交货期前，通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员熟悉采购合同要求和验收标准，制定验收方案。实施验收：供应商交货后，采购部门会同需求部门按照验收方案进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、外观等方面。对于技术复杂的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。验收结果处理：验收合格的，采购部门应出具验收报告，并办理相关付款手续；验收不合格的，采购部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。如因供应商原因导致验收不合格，给学校造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。5.采购付款付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，详细说明采购项目名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交财务部门。付款审批：财务部门收到付款申请表后，对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果、资金预算等。对于金额较大或重大采购项目，财务部门应报学校管理层审批。支付款项：经审批同意后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，向供应商支付款项。八、采购合同管理1.合同签订采购部门应在采购活动结束后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应报学校相关部门备案。2.合同执行采购部门和需求部门应按照采购合同约定，督促供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。在合同执行过程中，如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施予以纠正，并按照合同约定追究供应商的违约责任。3.合同变更如因特殊原因需要变更采购合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应报学校相关部门备案。合同变更涉及金额调整的，应按照学校预算管理规定进行审批。4.合同终止采购合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，采购部门应与供应商办理合同终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方权利和义务得到妥善处理。九、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.风险评估采购部门根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。3.风险应对针对不同等级的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、完善采购合同条款、建立价格预警机制、加强法律法规学习等，降低采购风险。4.风险监控采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况，并调整风险应对措施。十、采购监督与审计1.内部监督学校内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行