培训档案管理制度汇编

PAGE培训档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司培训档案管理，规范培训档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作的开展及员工职业发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所形成的档案资料管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、专项业务培训等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：培训档案由公司指定的部门统一收集、整理、保管，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，内容准确无误，数据真实可靠。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保培训档案不泄露、不丢失，维护公司和员工的合法权益。4.便于利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、培训档案的分类与编号（一）分类1.培训计划类：包括年度培训计划、月度培训计划、专项培训计划等。2.培训实施类：涵盖培训通知、培训教材、培训课件、培训讲师资料、培训考勤记录、培训考核试卷及成绩等。3.培训效果评估类：如培训总结报告、学员反馈意见、培训后工作绩效评估等。4.培训证书类：员工参加外部培训获得的各类证书、资质证明等。5.其他类：与培训相关的其他重要资料，如培训协议、培训费用报销凭证等。（二）编号培训档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式。例如，2023年的培训计划类档案编号为“2023PJ001”，其中“2023”表示年份，“PJ”表示培训计划类，“001”为顺序号。类别代码具体如下：1.培训计划类（PJ）2.培训实施类（SS）3.培训效果评估类（PG）4.培训证书类（ZS）5.其他类（QT）三、培训档案的收集与整理（一）收集1.培训活动组织部门应在培训活动结束后及时将相关档案资料收集齐全，确保不漏项。2.培训讲师应在授课结束后一周内将培训课件、考核试卷等资料提交至培训档案管理部门。3.学员应按照要求及时提交培训反馈意见、培训作业等相关资料。（二）整理1.培训档案管理部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照编号规则进行编号。2.对每份档案资料进行核对，确保内容完整、准确，如有缺失或错误应及时补充或更正。3.对培训教材、课件等资料进行电子文档备份，并建立相应的目录索引，便于查找和使用。四、培训档案的保管（一）保管期限1.培训计划类档案保管期限为5年。2.培训实施类档案中，培训通知、考勤记录等保管期限为3年，培训教材、课件等保管期限为长期。3.培训效果评估类档案保管期限为5年。4.培训证书类档案保管期限为长期。5.其他类档案根据实际情况确定保管期限，但不得少于3年。（二）保管方式1.培训档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类存放于专用档案柜中，确保存放有序、便于查找。2.电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，建立电子档案目录索引，方便检索和使用。3.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。五、培训档案的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅培训档案，应填写《培训档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《培训档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至培训档案管理部门。（二）审批培训档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保密级别和重要程度确定是否批准借阅。对于涉及公司机密或重要信息的档案，需经公司分管领导批准后方可借阅。（三）借阅登记1.经批准借阅的档案，培训档案管理部门应进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的培训档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。2.如需复印培训档案资料，应经培训档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印后的档案资料应与原件一致，复印件由培训档案管理部门留存归档。六、培训档案的保密与安全（一）保密措施1.培训档案管理部门应制定严格的保密制度，明确档案管理人员的保密职责，对涉及公司机密或员工个人隐私的培训档案信息进行严格保密。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自向无关人员透露档案内容。在档案整理、借阅、使用等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。3.对因工作需要接触培训档案的人员，应进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.加强培训档案保管场所的安全防范措施，安装必要的安全监控设备，确保档案存放环境安全。2.定期对培训档案进行检查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失等。3.按照国家有关档案安全管理的规定，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全完整。七、培训档案的销毁（一）销毁条件培训档案保管期满后，由培训档案管理部门提出销毁申请，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。对于未满保管期限但已失去保存价值的培训档案，也可按照规定程序进行销毁。（二）销毁程序1.培训档案管理部门对拟销毁的档案进行清理核对，编制《培训档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《培训档案销毁清单》经公司分管领导审核签字后，由培训档案管理部门组织实施销毁。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。3.销毁工作完成后，在《培训档案销毁清单》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。同时，