校外培训档案管理制度

PAGE校外培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强校外培训机构档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在培训教学、管理决策、质量评估等方面的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校外培训机构（以下简称“机构”）内各部门、各培训项目所形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指机构在培训活动中直接形成的，对机构和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：机构档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映机构培训活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护档案的保密性和安全性。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便机构内部人员查阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善机构档案管理制度，指导和监督各部门档案工作。2.集中统一管理机构各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的及时归档和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作，提供相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.培训教学类：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、学员作业、考试试卷及成绩等。2.师资队伍类：教师简历、培训记录、教学成果、师德师风考核等。3.学员管理类：学员报名登记表、学籍档案、考勤记录、奖惩情况等。4.财务管理类：财务报表、收支凭证、收费标准、退费记录等。5.行政管理类：机构文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、合同协议等。6.安全管理类：安全检查记录、应急预案、安全事故处理报告等。7.其他类：与机构培训活动相关的各类证书、荣誉、宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在培训活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理的效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和年度进行分类，如培训教学类、师资队伍类等，每类再按年度顺序排列。2.编号：对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整和装订，保持整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等。2.库房应配备必要的数据备份设备、温湿度控制设备、消防设备等，保障档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，按年度、类别顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。同时，建立电子档案索引目录，便于快速检索。3.声像档案应按照载体形式分别整理，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息，并进行数字化存储，确保其长期保存和利用。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：反映机构主要职能活动和基本历史面貌的，对机构和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映机构一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为30年保管。反映机构短期工作活动，在较短时间内具有查考利用价值的档案，列为10年保管。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，提出改进措施和建议。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和行业标准为依据，结合机构实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、重点突出的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.逐卷（件）审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值及保管价值。2.参考档案保管期限表，结合机构发展和工作需要，对档案进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经机构负责人审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁过程的安全和彻底。销毁时，应派两人以上监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁完毕后，销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应符合国家法律法规和机构相关规定，确保档案信息的合法使用。2.服务至上原则：以服务机构培训教学、管理决策、质量评估等工作为宗旨，积极为利用者提供优质高效的服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露，维护档案的安全性。（二）利用范围1.机构内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.因机构评估、审计、合作交流等工作需要，经机构负责人批准，可向有关部门或单位提供档案查阅服务。3.涉及司法机关、行政机关依法查询档案的，应按照相关法律程序办理手续。（三）利用手续1.查阅档案：机构内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，并做好查阅记录。2.借阅档案：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制档案：如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途和数量，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员负责复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明出处。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和质量，为机构提供便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：选用适合机构档案管理需求的信息化管理软件，实现档案信息的录入、存储、检索、统计、利用等功能。3.数据备份与恢复：定期对电子档案数据进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。4.信息安全管理：采取防火墙、加密技术、用户认证等安全措施，保障档案信息系统的安全运行，防止档案信息泄露和被篡改。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：档案整理：对纸质档案进行分类、编号、编目等整理工作。扫描录入：使用专业扫描设备对档案进行扫描，将扫描图像转换为电子文件，并录入相关元数据信息。图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，确保图像清晰可读。数据挂接：将处理后的电子文件与对应的档案目录进行挂接，建立电子档案数据库。2.档案信息系统操作流程：用户登录：档案管理人员和利用者通过用户名和密