培训档案资料管理制度

PAGE培训档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训档案资料的管理，确保培训工作的规范化、科学化，提高培训效果，为公司的人才培养和发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所涉及的档案资料管理，包括培训计划、培训教材、学员资料、考核记录、培训总结等。（三）管理原则1.真实性原则：档案资料应如实反映培训活动的全过程，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动的各个环节，保证档案资料的全面性和系统性。3.保密性原则：对涉及公司机密、学员隐私等信息严格保密，防止泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行整理、归档和保管，便于查阅和使用。二、培训档案资料的分类与内容（一）培训计划类1.年度培训计划：明确公司年度培训工作的目标、任务、培训对象、培训内容、培训时间安排等。2.专项培训计划：针对特定岗位、项目或业务需求制定的专项培训计划，详细说明培训的具体目标、内容、方式、师资等。（二）培训教材类1.自编教材：公司内部编写的培训教材，包括讲义、课件、案例集等。2.外购教材：购买的外部专业培训教材、书籍、光盘等。（三）学员资料类1.学员基本信息表：记录学员的姓名、性别、年龄、部门、岗位、联系方式等基本情况。2.培训报名登记表：学员报名参加培训时填写的相关信息，包括培训课程名称、报名时间等。3.学习档案：跟踪学员在培训期间的学习表现，如考勤记录、课堂表现、作业完成情况等。（四）考核记录类1.考核试卷：培训结束后进行考核的试卷及标准答案。2.考核成绩登记表：记录学员的考核成绩、排名等情况。3.考核分析报告：对考核结果进行分析，总结培训效果，发现存在的问题及改进建议。（五）培训总结类1.培训总结报告：对每次培训活动进行全面总结，包括培训目标达成情况、培训内容、培训方式、学员反馈、存在问题及改进措施等。2.培训效果评估报告：运用科学的评估方法对培训效果进行评估，如学员满意度调查、工作绩效评估等，并形成评估报告。三、培训档案资料的收集与整理（一）收集职责1.培训组织者：负责培训过程中各类资料的收集工作，确保资料的完整性和准确性。2.授课教师：在培训结束后及时将授课资料、考核试卷等提交给培训组织者。3.学员：按照要求如实填写并提交个人相关资料。（二）收集时间1.培训计划应在每年年初制定并提交归档。2.培训教材在编写或采购完成后及时收集。3.学员资料在报名时收集齐全，培训过程中的学习档案随培训进度同步更新。4.考核记录在考核结束后一周内完成收集整理。5.培训总结报告应在培训结束后两周内提交。（三）整理要求1.分类整理：按照培训档案资料的分类标准，对收集到的资料进行分类，确保同类资料集中存放。2.编号标识：为每份档案资料编制唯一的编号，便于识别和查找。编号应体现资料类别、年份、顺序等信息。3.资料装订：对纸张资料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，防止生锈损坏资料。4.电子文档整理：对于电子文档，应按照分类建立文件夹，命名规范，确保文件内容清晰可辨。同时，定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。四、培训档案资料的归档与保管（一）归档流程1.整理后的培训档案资料由培训组织者填写《培训档案资料归档清单》，详细记录资料名称、编号、日期、份数等信息。2.将归档清单提交给档案管理部门审核，审核通过后办理归档手续。3.档案管理部门按照档案存放规则，将培训档案资料存放到指定的档案柜或存储设备中，并建立相应的档案索引。（二）保管期限1.长期保存类：年度培训计划、培训总结报告、培训效果评估报告永久保存。2.中期保存类：专项培训计划、自编教材保存期限为10年；外购教材保存期限为5年。3.短期保存类：学员基本信息表、培训报名登记表、学习档案、考核试卷、考核成绩登记表保存期限为3年。（三）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗，温度和湿度应符合国家相关标准要求。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、防虫药品等，确保档案资料的安全保存。（四）档案清查1.档案管理部门定期对培训档案资料进行清查，每年至少一次全面清查，并形成清查报告。2.清查内容包括档案资料的完整性、准确性、存放状况等，发现问题及时采取措施进行整改。五、培训档案资料的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员：因工作需要查阅培训档案资料的，需填写《培训档案资料查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，可到档案管理部门查阅。2.外部单位：因合作、调研等特殊原因需要查阅公司培训档案资料的，须经公司主管领导批准，并签订保密协议后，方可查阅。（二）查阅流程1.查阅申请人填写《培训档案资料查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经审批后，交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案资料带出或转借他人。查阅完毕后，应及时归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。（三）借阅权限1.原则上不允许借阅培训档案资料。如因特殊情况确需借阅的，须经公司主管领导批准，并填写《培训档案资料借阅申请表》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅申请人填写《培训档案资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、借阅期限、用途等。2.申请表经审批后，档案管理部门对借阅资料进行清点、登记，并向借阅人发放。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自复制、涂改、转借或遗失。借阅期满后，应按时归还档案管理部门。六、培训档案资料的保密与销毁（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、学员个人隐私等敏感信息的培训档案资料，严格按照公司保密制度进行管理。2.档案管理人员应具备保密意识，对查阅和借阅档案资料的人员进行保密提醒，防止信息泄露。3.禁止在非保密场所谈论或传播培训档案资料中的敏感信息。（二）销毁条件1.培训档案资料保管期限届满，且确认无保存价值的，可进行销毁。2.因公司业务调整、培训内容变更等原因，导致部分培训档案资料不再适用的，经审批后可销毁。（三）销毁流程1.档案管理部门提出销毁申请，填写《培训档案资料销毁申请表》，详细说明销毁资料的名称、数量、销毁原因等。2.申请表经公司主管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由