杨梅红培训机构退费制度

PAGE杨梅红培训机构退费制度一、总则1.目的本退费制度旨在规范杨梅红培训机构（以下简称“机构”）的退费流程，保障学员及家长的合法权益，维护机构正常的教学秩序，确保退费工作的公正、透明、有序进行。2.适用范围本制度适用于在杨梅红培训机构报名参加各类课程学习的所有学员。3.基本原则合法合规原则：严格遵守国家法律法规以及教育行业相关标准，确保退费行为合法、合规。公平公正原则：对待每一位申请退费的学员，一视同仁，按照统一的标准和流程进行处理，确保公平公正。透明公开原则：退费制度、流程及相关信息向学员及家长公开，接受监督，确保整个退费过程透明。及时高效原则：在规定时间内完成退费审核及款项支付，提高工作效率，减少学员及家长等待时间。二、退费情形及标准1.因机构原因导致课程无法正常开展课程取消：若因机构自身原因（如场地变更、师资重大调整等）导致已报名课程取消，机构应提前[X]天通知学员及家长，并全额退还已缴纳的课程费用。课程延期：若机构需对课程进行延期，应提前[X]天告知学员及家长。学员及家长同意延期的，机构应与学员及家长协商确定新的上课时间；学员及家长不同意延期的，机构应按照以下标准退费：已开课但未超过课程总时长[X]%的，退还剩余课程费用的[X]%。已开课超过课程总时长[X]%的，退还剩余课程费用的[X]%。2.学员自身原因申请退费开课前退费：在课程正式开课之前，学员及家长因自身原因申请退费的，机构应扣除已发生的必要费用（如教材费、资料费等）后，全额退还剩余费用。必要费用的扣除应提供相应的票据或明细，经学员及家长确认。开课后退费：课程正式开课后，学员及家长因自身原因申请退费的，按照以下标准执行：已开课但未超过课程总时长[X]%的，退还剩余课程费用的[X]%。已开课超过课程总时长[X]%的，不予退费。3.不可抗力因素导致退费因不可抗力（如自然灾害、政府政策调整等）导致课程无法继续进行或学员无法正常上课的，机构应根据实际情况，与学员及家长协商确定退费金额。协商过程中应充分考虑不可抗力对课程的影响程度、已完成的教学进度等因素，原则上按照公平合理的原则进行退费处理，并提供相关证明材料。三、退费申请流程1.申请时间学员及家长应在知晓退费情形发生后的[X]个工作日内，向机构提出退费申请。逾期未申请的，视为自动放弃退费权利。2.申请方式线上申请：学员及家长可登录机构官方网站或手机APP，在退费申请模块中填写相关信息，上传必要的证明材料（如身份证、缴费凭证等），提交退费申请。线下申请：学员及家长也可前往机构前台，领取退费申请表，按照要求填写完整，并附上相关证明材料，提交给机构工作人员。3.申请材料退费申请表：详细填写学员姓名、联系方式、课程名称、缴费金额、退费原因等信息。缴费凭证：提供原始缴费发票或电子支付记录截图，证明已缴纳课程费用。退费原因证明材料：根据不同的退费情形，提供相应的证明材料。如因机构原因导致课程取消的，需提供机构的相关通知文件；因学员自身原因退费的，需说明具体原因并提供相关证明（如转学证明等）；因不可抗力因素退费的，需提供相关部门出具的证明文件。四退审核流程1.初审机构收到学员及家长的退费申请后，由前台工作人员对申请材料进行初步审核。审核内容包括申请材料是否齐全、填写是否完整、退费原因是否符合本制度规定等。初审合格的，将申请材料提交至教学部门负责人进行复审；初审不合格的，应在[X]个工作日内通知学员及家长补充或修正材料。2.复审教学部门负责人收到初审通过的申请材料后，对学员的上课情况、课程进度等进行核实，并根据退费标准确定退费金额。复审过程中如有疑问，可与学员及家长进行沟通确认。复审通过的，将申请材料提交至财务部门进行终审；复审不合格的，应在[X]个工作日内通知学员及家长说明原因，并告知其可在[X]个工作日内提出申诉。3.终审财务部门收到复审通过的申请材料后，对退费金额进行最终审核。审核内容包括费用计算是否准确、已扣除的必要费用是否合理等。终审通过的，按照规定办理退费手续；终审不合格的，应在[X]个工作日内通知教学部门负责人重新核实情况，并与学员及家长协商解决。五、退费支付方式及时间1.支付方式银行转账：机构将退费款项通过银行转账的方式支付至学员及家长提供的银行账户。学员及家长应确保提供的银行账户信息准确无误，因账户信息错误导致退费失败的，机构不承担责任，学员及家长需重新提供正确信息，机构在收到正确信息后的[X]个工作日内再次办理转账手续。现金支付：若学员及家长要求现金支付退费款项，机构应在审核通过后的[X]个工作日内，通知学员及家长到机构前台领取现金。领取时，学员及家长需携带有效身份证件，并在退费签收单上签字确认。2.支付时间对于审核通过的退费申请，机构应在终审通过后的[X]个工作日内完成退费支付。如遇特殊情况（如银行系统故障、财务结算周期等）导致无法按时支付的，机构应提前通知学员及家长，并说明预计支付时间。六、信息保密1.机构工作人员在处理学员退费申请过程中，应严格遵守保密制度，对涉及学员及家长的个人信息、缴费信息、退费原因等予以保密，不得泄露给任何无关第三方。2.因工作需要查阅或使用学员退费相关信息的，应经过严格的审批流程，并仅限于在必要的工作范围内使用，确保信息安全。七申诉处理1.学员及家长如对退费审核结果有异议，可在收到复审不合格通知后的[X]个工作日内，向机构提出申诉。申诉应提交书面申诉材料，说明申诉理由及诉求。2.机构收到申诉材料后，应在[X]个工作日内组织相关人员进行调查核实。调查过程中可与学员及家长进行沟通，收集相关证据。3.经调查核实后，如申诉理由成立，机构应按照本制度规定重新审核退费申请，并在[X]个工作日内完成退费支付；如申诉理由不成立，应在[X]个工作日内书面回复学员及家长，说明原因。八、监督与检查1.机构设立专门的退费监督小组，由机构管理层、财务人员、教学人员等组成，负责对退费制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对退费申请处理情况进行抽查，检查内容包括申请流程是否规范、审核标准是否统一、退费支付是否及时等。如发现问题，应及时责令相关部门进行整改，并对责任人进行相应处理。3.机构应定期对退费制度进行评估和修订