培训学校合同管理制度

PAGE培训学校合同管理制度一、总则（一）目的为加强培训学校合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校与学员、教师、合作伙伴、供应商等签订的各类合同。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关行业标准。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害学校及对方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。2.参与重大合同的谈判，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。（二）业务部门1.负责合同的起草、谈判、签订等具体业务操作。2.跟踪合同履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.收集、整理合同相关资料，建立合同档案。（三）财务部门1.参与合同的审核，对合同涉及的财务条款进行审查。2.负责合同款项的收付管理，确保资金安全。3.协助处理合同纠纷中的财务问题。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确、具体、完整，包括双方的权利义务、服务内容、费用标准、履行期限、违约责任等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义。（二）合同审核1.业务部门起草的合同文本应提交法务部门进行合法性审查，同时提交财务部门进行财务条款审查。2.法务部门应在[X]个工作日内完成合法性审查，并出具审查意见。财务部门应在[X]个工作日内完成财务条款审查，并出具审查意见。3.业务部门根据法务部门和财务部门的审查意见对合同文本进行修改完善，确保合同合法合规、财务条款清晰合理。（三）合同审批1.经审核修改后的合同文本提交学校管理层进行审批。2.学校管理层应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，审批通过后方可签订合同。（四）合同签订1.合同由法定代表人或授权代表签字，并加盖学校公章或合同专用章。2.签订合同前，应确保对方主体资格合法有效，对方签字代表具有合法授权。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给法务部门、财务部门等相关部门。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.履行计划应提交学校管理层审核备案。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划跟踪合同履行情况，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.法务部门、财务部门等相关部门应根据各自职责对合同履行情况进行监督，确保合同履行符合法律法规和学校利益。（三）变更管理1.合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。2.变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批和签订。（四）争议解决1.合同履行过程中如发生争议，业务部门应及时与对方沟通协商，寻求解决方案。2.如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式（如仲裁、诉讼等）解决争议。在争议解决过程中，法务部门应提供法律支持和协助。五、合同档案管理（一）档案建立1.业务部门负责建立合同档案，对合同签订、履行、变更终止等过程中的相关资料进行整理归档。2.合同档案应包括合同文本、审批文件、履行记录、变更协议、争议解决文件等。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。2.合同档案的保管期限按照国家法律法规和学校规定执行。（三）档案查阅1.学校内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经批准后方可查阅。2.查阅合同档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。六、合同风险防范（一）风险识别与评估1.法务部门、业务部门等相关部门应定期对合同进行风险识别与评估，分析合同可能存在的风险点。2.根据风险识别与评估结果，制定相应的风险防范措施。（二）风险防范措施1.加强合同审核，确保合同条款合法合规、公平合理。2.严格合同签订流程，确保合同签订的真实性、有效性。3.加强合同履行跟踪与监督，及时发现和解决合同履行过程