培训单位档案管理制度

PAGE培训单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训单位各部门及全体员工在培训业务活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是培训单位在培训教学、管理、服务等各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：培训单位档案由综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映培训单位的工作实际，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善培训单位档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理培训单位各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的保管、保护和安全防范工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。4.建立档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，为档案的查阅利用提供便利。5.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。6.组织开展档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，实现档案信息的数字化管理和共享。7.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理制度的要求，对本部门档案进行分类、编号、装订等初步整理工作，并及时移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用工作，提供相关档案资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。5.配合综合档案室做好档案统计工作，及时报送档案管理相关数据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.培训教学类档案：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、教材、试卷、成绩册、教学评估资料等。2.培训管理类档案：包括培训项目申报材料、培训合同、学员信息、培训考勤记录、培训证书发放记录等。3.师资队伍建设类档案：包括教师基本信息、教师培训记录、教师教学成果、教师考核评价等。4.行政事务类档案：包括单位文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案等。5.对外交流与合作类档案：包括合作协议、交流活动记录、邀请函、接待方案等。6.其他具有保存价值的档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在工作结束后及时将档案整理归档，不得积压或拖延。3.收集的档案应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架和计算机管理。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如培训教学类、培训管理类、师资队伍建设类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在1温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案类别和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案柜或档案架上，不得随意堆放。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括培训单位重要的规章制度、年度工作计划与总结、财务决算、人事任免文件等。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要包括培训教学、管理等方面具有一定历史价值的文件材料。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性的文件材料和临时性的工作记录。（五）档案定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽样检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，并存档备查。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和保密规定，确保档案的安全和保密。2.本着方便利用的原则，为培训单位各项工作提供及时、有效的档案服务。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。（二）利用范围1.培训单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、政府有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅档案。4.其他经培训单位批准的单位或个人因工作需要查阅档案。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字同意。2.查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室负责人批准，并按照规定办理相关手续。4.查阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。（四）利用登记1.综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、查阅目的、利用方式等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，并存档备查。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从培训单位的实际出发，分析档案的现实价值和历史价值。2.严格按照国家有关档案鉴定的标准和程序进行鉴定，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理员和相关业务人员组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断档案的保存价值。2.参考档案保管期限表，结合培训单位的实际情况，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应进行逐一核对，确保销毁档案的准确性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经培训单位负责人批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。5.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，统计报表应按时报送培训单位负责人和上级主管部门。3.档案统计数据应作为培训单位档案管理工作决策的重要依据。（二）移交工作1.培训单位撤销、合并或分立时，应