报销贴票规范制度

PAGE报销贴票规范制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销贴票行为，确保公司费用报销的真实性、准确性和完整性，提高财务工作效率，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务过程中发生的各类费用报销贴票事项。（三）基本原则1.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，所提供的票据必须真实有效，严禁虚报、假报费用。2.合法性原则：报销行为及票据应符合国家法律法规和相关行业标准的规定，不得使用非法票据或进行违法违规的报销操作。3.准确性原则：贴票信息应准确无误，包括发票内容、金额、日期、报销事项等，确保财务核算的准确性。4.完整性原则：报销所需的各类票据及相关证明材料应齐全完整，按照规定的流程和要求进行粘贴和整理。二、报销贴票要求（一）票据种类1.发票：必须是由税务部门统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应包括公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息（如为增值税专用发票），以及商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等详细内容。2.行政事业性收费收据：由财政部门监制的行政事业性收费收据，适用于支付给行政事业单位的相关费用，收据上应加盖收款单位财务专用章。3.其他合规票据：如火车票、飞机票、汽车票等交通运输票据，以及符合规定的其他合法有效的票据。（二）票据粘贴1.粘贴顺序：按照报销单上的费用项目顺序进行粘贴，同类费用的票据应集中粘贴在一起。2.粘贴方式：使用胶水或胶棒将票据整齐地粘贴在报销单背面，注意不要覆盖报销单上的填写内容。票据应粘贴牢固，避免脱落。3.粘贴范围：票据应粘贴在报销单的装订线内，不得超出装订线范围，确保报销单能够正常装订成册。（三）票据填写1.发票：发票上的各项内容应填写齐全、清晰，不得涂改。如发票内容有误，应及时联系开票单位重新开具发票。2.报销单：报销单上的各项内容应如实填写，包括报销日期、报销部门、报销人姓名、费用项目、金额、用途等。报销金额应与所粘贴票据的合计金额一致。3.签字盖章：报销单上应按规定由报销人、部门负责人、财务审核人、总经理等相关人员签字或盖章，确保报销流程的完整性和合规性。三、费用报销贴票规范（一）差旅费报销贴票规范1.交通费用火车票、飞机票、汽车票等交通运输票据应作为报销凭证粘贴在报销单上，同时应提供对应的行程单或登机牌等相关证明材料。乘坐飞机经济舱的，按照实际发生的票价报销；乘坐火车、汽车等交通工具的，按照票面金额报销。如因特殊情况需要乘坐高铁一等座、动车一等座等高于经济舱标准的交通工具，应提前经上级领导批准，并在报销单上注明批准情况。市内交通费用（如出租车票、公交车票等）应注明起止地点、事由等信息，并按照规定的标准进行报销。市内交通费用报销应与出差行程相符，不得虚报。2.住宿费用住宿费发票应注明住宿日期、住宿人数、单价、金额等信息，并加盖酒店发票专用章。员工应选择符合公司规定标准的酒店住宿，如因特殊情况需要超出标准住宿的，应提前经上级领导批准，并在报销单上注明批准情况。住宿费报销应提供酒店出具的住宿清单或明细账单，以便核实费用的真实性和合理性。3.餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照公司规定的标准执行，补贴标准应根据出差地区的实际情况进行合理制定。餐饮补贴应与出差天数相符，不得重复报销餐饮费用。餐饮补贴不需要提供发票，但应在报销单上注明出差天数和补贴金额。（二）办公用品及设备采购报销贴票规范1.办公用品购买办公用品应取得正规发票，发票上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等详细信息。办公用品采购应按照公司的采购流程进行，采购申请单、发票、入库单等相关单据应齐全完整，并按照顺序粘贴在报销单上。如购买的办公用品属于批量采购且金额较大的，应提供采购合同或协议等相关证明材料。2.办公设备办公设备采购应取得增值税专用发票（如适用），发票上应注明设备名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等详细信息。办公设备采购应按照公司的固定资产管理规定进行审批和登记，采购申请单、发票、验收单、固定资产入库单等相关单据应齐全完整，并按照顺序粘贴在报销单上。办公设备的报销应按照公司规定的折旧政策进行核算，不得一次性全额报销。（三）业务招待费报销贴票规范1.招待费用业务招待费应取得正规发票，发票上应注明招待日期、招待对象、招待事由、金额等信息，并加盖酒店或餐厅发票专用章。业务招待费报销应严格按照公司规定的标准执行，不得超标准报销。报销时应提供招待清单或明细账单，详细说明招待的人员、时间、地点、事由等情况。业务招待费报销应经上级领导批准，并在报销单上注明批准情况。如因特殊情况需要超出标准招待的，应提前向上级领导详细说明原因，并经批准后方可报销。2.礼品费用购买礼品用于业务招待的，应取得正规发票，发票上应注明礼品名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖销售单位发票专用章。礼品费用报销应按照公司规定的标准执行，不得超标准报销。报销时应提供礼品清单或明细账单，详细说明礼品的赠送对象、时间、事由等情况。礼品费用报销应经上级领导批准，并在报销单上注明批准情况。如因特殊情况需要超出标准购买礼品的，应提前向上级领导详细说明原因，并经批准后方可报销。（四）通讯费报销贴票规范1.通讯费用员工的通讯费报销应按照公司规定的标准执行，报销标准应根据员工的岗位性质和工作需要进行合理制定。通讯费发票应注明手机号码、费用所属期间、金额等信息，并加盖电信运营商发票专用章。通讯费报销应提供当月的通讯费用账单明细，以便核实费用的真实性和合理性。如通讯费用包含套餐费用和增值业务费用等，应分别注明各项费用的金额。员工应确保通讯费用与工作相关，不得将个人生活通讯费用混入报销范围。（五）其他费用报销贴票规范1.培训费用参加外部培训的费用应取得正规发票，发票上应注明培训课程名称、培训时间（起止日期）、培训地点、培训费用金额等信息，并加盖培训机构发票专用章。培训费用报销应提供培训通知、培训证书、培训签到表等相关证明材料，以证明培训的真实性和有效性。如培训费用包含教材费、住宿费、餐饮费等其他费用的，应分别取得相应的发票，并按照规定的贴票要求进行粘贴和报销。2.会议费用参加会议的费用应取得正规发票，发票上应注明会议名称、会议时间（起止日期）、会议地点、会议费用金额等信息，并加盖会议举办单位发票专用章。会议费用报销应提供会议通知、会议议程、会议签到表、会议纪要等相关证明材料，以证明会议的真实性和与工作的相关性。如会议费用包含场地租赁、餐饮、住宿等其他费用的，应分别取得相应的发票，并按照规定的贴票要求进行粘贴和报销。3.邮寄费用邮寄费用应取得正规发票，发票上应注明邮寄日期、收件人姓名、地址、邮编、寄件人姓名、地址、邮编、邮寄物品名称、重量、邮费金额等信息，并加盖邮政部门发票专用章。邮寄费用报销应提供邮寄凭证（如快递单、挂号信收据等），以证明邮寄的真实性和必要性。如邮寄费用包含多个邮件的，应分别注明每个邮件的相关信息，并按照规定的贴票要求进行粘贴和报销。四、报销贴票流程（一）报销申请1.员工在费用发生后，应及时填写报销单，并按照贴票要求将相关票据粘贴在报销单背面。2.报销单上应详细填写费用项目、金额、用途、报销日期等信息，并由报销人签字确认。（二）部门审核1.报销人将填写完整的报销单提交至所在部门负责人进行审核。2.部门负责人应根据公司的相关规定和实际情况，对报销费用的真实性、合理性、必要性进行审核，并在报销单上签字确认。如发现报销费用不符合规定或存在疑问的，应及时与报销人沟通核实。（三）财务审核1.部门审核通过后的报销单提交至财务部门进行审核。2.财务人员应按照本规范制度的要求，对报销票据的真实性、合法性、准确性、完整性进行审核，包括发票的真伪、内容填写是否规范、票据粘贴是否符合要求、报销金额是否与规定标准相符等。3.财务审核过程中如发现问题，应及时与报销人或相关部门沟通，要求其补充或更正相关资料。审核通过后，财务人员在报销单上签字确认。（四）总经理审批1.财务审核通过后的报销单提交至总经理进行审批。2.总经理应根据公司的财务状况、费用预算等情况，对报销费用进行最终审批。如总经理认为报销费用存在不合理或不符合公司规定的情况，有权拒绝审批，并要求相关部门或人员做出解释或调整。3.总经理审批通过后，在报销单上签字确认。（五）报销支付1.经总经理审批通过的报销单，由财务部门按照公司的财务支付流程进行报销支付。2.报销款项一般通过银行转账的方式支付至报销人提供的银行账户。如因特殊情况需要现金支付的，应经财务负责人批准，并按照公司现金管理规定进行操作。五、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对报销贴票情况进行审计检查，重点检查报销票据的真实性、合法性、准确性、完整性，以及报销流程的合规性。审计过程中如发现问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）财务日常监督财务部门应加强对报销贴票的日常审核和监督，对发现的问题及时进行纠正和处理。同时，财务人员应定期对报销数据进行统计分析，为公司财务管理提供决策依据。（三）违规处理1.对于违反本规范制度进行报销贴票的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、扣减绩效