警校培训档案管理制度

PAGE警校培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强警校培训档案管理，确保培训档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥培训档案在警校教学、管理、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校开展的各类培训活动所形成的档案管理，包括在职民警培训、辅警培训、合作院校学生实习培训等相关档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动各个环节产生的文件、资料、记录等，保证档案的全面性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，按照统一规范的要求进行整理、归档和保管。4.保密性原则：对涉及个人隐私、警务机密等敏感信息的培训档案，应严格保密，防止信息泄露。二、培训档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善警校培训档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各培训项目承办部门做好培训档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理全校培训档案，建立健全培训档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对培训档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。5.按照规定向有关部门和单位提供培训档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。（二）培训项目承办部门职责1.负责本部门承办培训项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.明确专人负责培训档案管理工作，按照档案管理要求及时将档案移交学校档案管理部门。3.在培训活动结束后[X]个工作日内，完成档案的初步整理工作，并向档案管理部门提交档案移交清单。4.配合档案管理部门做好培训档案的查询、借阅等相关工作。（三）培训教师职责1.在培训教学过程中，负责将与教学相关的文件、讲义、教案、考核成绩等资料及时整理归档，并提交给培训项目承办部门。2.协助培训项目承办部门做好培训档案的整理和审核工作，确保档案内容的准确性和规范性。三、培训档案的收集与整理（一）收集范围1.培训项目申报材料，包括培训计划、培训方案、审批文件等。2.培训教学资料，如教学大纲、教材、讲义、教案、课件、试卷、考核成绩等。3.培训师资资料，包括教师基本信息、授课安排、教学评价等。4.学员信息资料及培训记录，如学员报名登记表、考勤记录、培训日志、结业证书等。5.培训活动记录，如开班典礼、结业典礼、教学活动照片、视频等。6.培训效果评估资料，包括学员反馈意见、培训总结报告、评估指标数据等。7.培训合作协议、合同等相关文件。8.其他与培训活动有关的文件、资料。（二）收集要求1.各培训项目承办部门应指定专人负责培训档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。电子文件应按照规定的格式进行存储，保证其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照培训项目类别、时间顺序等进行分类。例如，可分为在职民警培训档案、辅警培训档案、实习培训档案等大类，每大类再根据培训年度、培训期次等进行细分。2.编号：为每份档案或每组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.装订：对纸质档案进行整理装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。四、培训档案的归档与保管（一）归档流程1.培训项目承办部门在完成档案初步整理后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交学校档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的培训档案后，按照档案管理要求进行审核，对不符合要求的档案，退回承办部门重新整理。3.审核通过后，档案管理部门将培训档案进行分类上架，完成归档工作。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为[X]年，主要包括培训期间的临时性文件、一般性的学员资料等。2.中期档案：保管期限为[X]年，如培训教学资料、培训效果评估报告等。3.长期档案：保管期限为[X]年以上，涉及重要培训项目、师资信息、合作协议等具有长期保存价值的档案。（三）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，定期检查存储设备的状态，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量及保管情况，发现问题及时处理，并做好记录。5.对超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经批准后，由专人负责监销，并在清册上签字确认。五、培训档案的利用与查询（一）利用范围1.本校教学、管理、科研工作需要查阅培训档案的。2.上级主管部门、公安机关等相关单位因工作需要查阅培训档案的。3.其他经学校批准的查阅利用培训档案的情况。（二）查询流程1.校内查询：本校各部门因工作需要查阅培训档案的，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等，经本部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.校外查询：上级主管部门、公安机关等相关单位查阅培训档案的，应出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经学校分管领导批准后，由档案管理部门提供查阅服务。3.特殊情况查询：涉及个人隐私、警务机密等特殊情况查阅培训档案的，应严格按照学校保密制度的规定进行审批，并采取必要的保密措施。4.档案管理部门收到查阅申请后，对符合条件的，应及时提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、归还日期等。5.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅管理1.因工作需要借阅培训档案的，应填写《培训档案借阅申请表》，经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。六、培训档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立警校培训档案管理信息系统，实现培训档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责培训档案管理信息系统的数据录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对培训档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据与实际档案内容一致。3.建立数据备份制度，定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。（三）系统功能与应用1.档案录入功能：实现培训档案资料的电子化录入，包括文件上传、信息录入等功能，方便快捷地建立档案数据库。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案。3.借阅管理功能：记录档案借阅情况，包括借阅人信息、借阅时间、归还时间等，实现对档案借阅的全程跟踪管理。4.统计分析功能：对培训档案数据进行统计分析，如培训项目数量、学员人数、师资情况等，为学校教学管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作培训档案管理信息系统，保障档案信息的安全。七、培训档案管理的监督与检查（一）监督机制1.学校建立培训档案管理监督机制，由档案管理部门定期对各培训项目承办部门的档案管理工作进行检查和指导。2.设立档案管理工作投诉举报渠道，接受全校师生和社会各界对培训档案管理工作的监督和投诉。（二）检查内容1.档案收集情况：检查培训项目承办部门是否按照要求及时、完整地收集培训档案资料。2.档案整理质量：查看档案的分类、编号、装订、编目等整理工作是否符合规范。3.档案归档情况：核实档案是否按时移交档案管理部门，归档手续是否齐全。4.档案保管情况：检查档案库房的环境条件、保管设备是否符合要求，档案是否安全无损。5.档案利用与查询管理：审查档案查阅、借阅的登记手续是否完备，利用过程是否符合规定。6.信息化管理情况：检查培训档案管理信息系统的数据录入、维护、应用等情况是否正常。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，档案管理部