2026年生物科技服务公司应急采购管理制度

2026年生物科技服务公司应急采购管理制度第一章总则第一条为规范公司应急采购管理工作，建立快速、高效、合规的应急采购响应机制，保障突发情况下公司生物科技服务业务（含实验检测、研发协作、技术支持等）所需物资、设备及服务的及时供应，控制采购风险，降低应急成本，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规及公司规章制度，结合公司业务实际，制定本制度。第二条本制度所称应急采购，是指因突发公共卫生事件、实验应急需求、设备故障抢修、客户紧急订单配套、自然灾害等不可抗力因素，或其他紧急情况，导致公司常规采购流程无法满足即时需求时，启动的临时性、紧急性采购活动。本制度所称应急采购物资及服务，主要包括但不限于：实验用试剂、耗材、标准品；实验仪器及配件、维修服务；应急检测设备；客户紧急订单所需专用物资；突发情况下的安全防护物资；其他紧急需求的物资及配套服务。第三条本制度适用于公司及各分支机构所有应急采购活动的策划、组织、实施、管控及监督工作。公司各部门、各分支机构及全体员工，在参与或涉及应急采购工作时，均需严格遵守本制度规定。第四条应急采购管理遵循以下基本原则：（一）快速响应原则。简化审批流程，优化采购环节，确保应急采购物资及服务在最短时间内到位，保障紧急需求的及时满足；（二）质量优先原则。严格把控应急采购物资及服务的质量，确保其符合业务要求、安全标准及相关法规规定，杜绝因质量问题影响应急工作开展；（三）合规可控原则。在保障效率的前提下，严格遵守相关法律法规及公司制度要求，规范采购操作流程，确保采购过程可追溯、风险可管控；（四）成本合理原则。在紧急情况下，以满足应急需求为首要目标，同时兼顾采购成本的合理性，避免不必要的浪费，确保资金使用效益；（五）协同高效原则。明确各部门职责，加强跨部门协同配合，形成应急采购工作合力，提升采购工作效率；（六）预防为先原则。建立应急采购预案及备用供应商名录，提前做好应急采购的各项准备工作，提升应急响应能力。第五条公司应急采购管理工作实行“统一领导、分级负责、快速响应、协同联动”的管理体制。采购部门牵头统筹应急采购的组织、实施及管理工作，需求部门、财务部门、法务部门、质量部门、仓储部门等按职责分工协同推进；各分支机构根据授权开展本区域内的应急采购工作。第二章职责分工第六条公司决策层职责：（一）审定公司应急采购管理制度及相关配套文件；（二）审批应急采购预案、备用供应商名录及重大应急采购项目（如采购金额较大、涉及核心业务的应急采购）；（三）协调解决应急采购工作中的重大问题（如重大采购纠纷、紧急物资供应短缺、采购资金保障等）；（四）审定应急采购重大奖惩事项及特殊采购方式的审批。第七条采购部门职责：（一）牵头制定、修订公司应急采购管理制度及相关实施细则（如应急采购流程、供应商管理规范等）；（二）制定并更新应急采购预案及备用供应商名录，组织开展备用供应商的筛选、评估及维护工作；（三）牵头组织应急采购的实施工作，包括采购信息收集、供应商对接、采购谈判、合同签订、物资催交等；（四）负责应急采购过程的组织协调，对接各相关部门，保障采购流程顺畅推进；（五）负责应急采购物资的验收组织工作，协调质量部门、需求部门开展质量检验；（六）建立应急采购档案，对采购过程中的相关资料（如采购申请、审批文件、合同、验收记录、付款凭证等）进行整理归档；（七）定期对公司应急采购工作进行总结评估，优化应急采购流程及供应商管理体系；（八）负责应急采购相关知识的培训工作，提升相关人员的应急采购操作能力。第八条需求部门职责：（一）准确、及时提出应急采购申请，明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、紧急程度、用途及所需到位时间等关键信息；（二）配合采购部门开展应急采购工作，提供相关技术参数、质量标准等资料，协助对接供应商进行技术沟通；（三）参与应急采购物资的验收工作，确认物资是否符合实际需求；（四）负责应急采购物资的领用、使用及保管工作，及时反馈物资使用过程中出现的问题；（五）应急采购工作结束后，及时向采购部门反馈采购效果及改进建议。第九条财务部门职责：（一）负责应急采购资金的保障工作，建立应急采购资金专项保障机制，确保紧急采购资金及时到位；（二）审核应急采购合同中的财务条款，确保财务合规性；（三）负责应急采购款项的审核及支付工作，简化付款流程，保障款项及时支付，同时严格把控资金使用风险；（四）负责应急采购相关费用的核算工作，及时整理相关财务凭证，纳入公司财务核算体系；（五）监督应急采购资金的使用情况，确保资金使用合理、合规。第十条法务部门职责：（一）审核公司应急采购管理制度及相关配套文件，确保符合相关法律法规要求；（二）审核应急采购合同及相关法律文书，防范法律风险，明确双方权利义务及违约责任；（三）为应急采购工作提供法律咨询支持，解答采购过程中的法律疑问；（四）协助处理应急采购过程中出现的法律纠纷及争议；（五）监督应急采购过程的合规性，防范违规采购行为。第十一条质量部门职责：（一）负责应急采购物资的质量标准审核，明确质量检验要求；（二）牵头开展应急采购物资的质量检验工作，出具质量检验报告；（三）对检验不合格的应急采购物资，提出处理意见（如退货、更换、拒收等），并监督处理过程；（四）负责应急采购物资质量相关问题的跟踪处理，确保质量风险得到有效控制。第十二条仓储部门职责：（一）负责应急采购物资的入库验收、登记及保管工作，确保物资存储安全；（二）及时对接采购部门及需求部门，做好应急采购物资的入库、出库记录，保障物资流转顺畅；（三）定期对仓储的应急备用物资进行盘点，及时向采购部门反馈物资库存状况及有效期情况；（四）配合开展应急采购物资的验收及退换货工作。第十三条应急采购专员职责：（一）熟练掌握应急采购管理制度及流程，快速响应应急采购需求；（二）负责应急采购信息的快速收集、整理及传递，及时对接供应商；（三）协助完成应急采购谈判、合同签订及物资催交等工作；（四）负责应急采购过程资料的及时整理及归档；（五）及时向采购部门及相关领导汇报应急采购进展情况及存在的问题。第三章应急采购启动条件与流程第十四条应急采购启动条件。出现以下情形之一，常规采购流程无法满足需求时，可启动应急采购：（一）突发公共卫生事件、自然灾害、事故灾难等不可抗力因素，导致公司正常运营所需物资严重短缺，需紧急采购补充的；（二）实验过程中突发故障、意外事故，需紧急采购实验试剂、耗材、仪器配件等物资，否则将导致实验中断、数据丢失或重大损失的；（三）客户提出紧急服务需求，需临时采购专用物资或服务，否则将导致订单违约或重大客户流失的；（四）公司核心业务设备突发故障，需紧急采购维修配件或维修服务，否则将导致业务全面停滞的；（五）其他经公司决策层认定的紧急采购情形。第十五条应急采购分级。根据采购需求的紧急程度及影响范围，将应急采购分为一级、二级两个级别：（一）一级应急采购。指涉及公司核心业务停滞、重大财产损失、重大客户违约风险或影响公共安全的紧急采购，需在24小时内完成物资或服务到位；（二）二级应急采购。指其他紧急采购需求，需在48-72小时内完成物资或服务到位。第十六条应急采购启动流程。应急采购启动需遵循以下流程，确保快速、规范：（一）申请提交。需求部门填写《应急采购申请表》，明确采购物资或服务的详细信息、紧急级别、所需到位时间及申请理由，经部门负责人签字确认后，立即提交至采购部门；情况特别紧急时，可先通过口头、电话等方式提出紧急申请，后续24小时内补齐书面申请材料；（二）初步审核。采购部门收到申请后，立即对申请材料的完整性、采购需求的合理性及紧急程度进行初步审核，确认是否符合应急采购启动条件；（三）分级审批。1.一级应急采购：采购部门初步审核通过后，立即报公司决策层审批，审批通过后启动应急采购；2.二级应急采购：采购部门初步审核通过后，报采购部门负责人审批，审批通过后启动应急采购；金额较大的二级应急采购，需报公司分管领导审批；（四）启动通知。采购部门收到审批通过的意见后，立即向需求部门、财务部门、质量部门等相关部门发出应急采购启动通知，明确各部门职责及配合要求。第十七条应急采购实施流程。应急采购启动后，采购部门按以下流程快速推进采购工作：（一）供应商选择。优先从公司备用供应商名录中选择符合要求的供应商；备用供应商无法满足需求时，采购部门快速通过行业资源、网络平台、合作伙伴推荐等方式寻找潜在供应商，确保至少对接2家及以上供应商进行比价或谈判；（二）采购谈判。采购部门联合需求部门、法务部门（必要时）与供应商开展快速谈判，明确采购价格、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等核心条款；谈判过程中需做好谈判记录，留存相关沟通凭证；（三）合同签订。谈判达成一致后，采购部门立即组织签订应急采购合同；情况特别紧急时，可先签订简易采购协议或通过书面确认、邮件确认等方式明确核心条款，后续48小时内补齐正式合同；合同签订前需经法务部门审核（紧急情况下可简化审核流程，先口头确认核心合规要点，后续补齐书面审核意见）；（四）物资催交。合同签订后，采购部门指定专人负责物资催交工作，实时跟踪供应商的生产、备货及发货进度，确保物资按约定时间到位；出现延迟风险时，及时与供应商沟通解决，必要时启动备选供应商；（五）到货接收。应急采购物资到货后，采购部门立即通知需求部门、质量部门、仓储部门开展联合验收；验收合格后，仓储部门办理入库手续，需求部门可凭领用手续领取物资；验收不合格的，采购部门立即与供应商协商退货、更换或补货事宜，确保不影响应急需求的满足。第十八条应急采购流程简化措施。为提升应急采购效率，可采取以下简化措施：（一）简化审批环节。对一级应急采购，采用“先采购、后补全部分非核心审批材料”的方式，确保采购工作快速启动；（二）简化合同流程。使用公司标准应急采购合同模板，减少合同条款协商时间；紧急情况下可采用电子合同、传真合同等便捷方式签订；（三）简化验收流程。对急需使用的物资，可采用“先验收核心质量指标、后补全详细检验流程”的方式，确保物资能及时投入使用；（四）简化付款流程。财务部门对审核通过的应急采购付款申请，优先安排付款，可采用预付款、加急付款等方式保障供应商履约。第十九条应急采购终止。出现以下情形之一时，应急采购工作终止：（一）应急采购物资或服务已按要求到位，且验收合格，满足应急需求；（二）应急需求消失或缓解，无需继续采购；（三）因客观原因（如供应商无法供货、物资无法满足质量要求且无替代方案等），导致采购工作无法继续推进，且经公司决策层批准终止。第四章应急采购供应商管理第二十条备用供应商名录建立。采购部门牵头建立应急采购备用供应商名录，覆盖实验试剂、耗材、仪器配件、维修服务、安全防护物资等各类应急采购需求；名录需明确供应商名称、联系方式、主营产品或服务、资质等级、合作年限、应急响应能力、质量保障能力等关键信息。第二十一条备用供应商准入条件。纳入备用供应商名录的供应商需满足以下条件：（一）具有独立法人资格或合法经营主体资格，具备有效的营业执照、相关行业资质认证（如试剂经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据采购物资类型要求）；（二）具备较强的应急响应能力，能在紧急情况下快速组织货源并交付；（三）产品或服务质量可靠，具有良好的质量信誉，近3年内无重大质量事故或严重违法违规记录；（四）具备合理的价格体系，能在应急采购中提供公平、合理的价格；（五）具备完善的售后服务体系，能及时解决采购后出现的质量或使用问题；（六）认同公司的应急采购管理要求，愿意配合开展紧急采购工作。第二十二条备用供应商筛选与评估。采购部门联合质量部门、需求部门等相关部门，通过资质审核、实地考察、样品测试、历史合作情况评估等方式，对潜在备用供应商进行筛选；建立备用供应商定期评估机制，每半年开展一次全面评估，评估内容包括应急响应速度、产品质量、价格合理性、售后服务等；根据评估结果，及时更新备用供应商名录，淘汰不合格供应商。第二十三条应急供应商动态管理。采购部门指定专人负责备用供应商的日常维护工作，定期与供应商保持沟通，更新供应商信息（如联系方式、产品范围、资质有效期等）；及时了解供应商的生产经营状况、应急供货能力变化等情况，确保名录信息准确、有效；对合作良好的备用供应商，可建立长期战略合作关系，提升应急采购保障能力。第二十四条临时供应商准入。当备用供应商无法满足应急采购需求时，可选择临时供应商；临时供应商需经采购部门、质量部门快速审核，确认其资质合规、具备应急供货能力及质量保障能力，并经采购部门负责人（二级应急采购）或公司决策层（一级应急采购）审批后，方可开展合作；采购部门需及时收集临时供应商信息，待应急采购结束后，评估其是否符合备用供应商准入条件，符合条件的可纳入备用供应商名录。第二十五条供应商奖惩。对在应急采购工作中表现突出的供应商（如应急响应迅速、产品质量优良、配合度高），公司可给予增加合作机会、优先选择合作、公开表彰等激励；对存在应急响应迟缓、产品质量不合格、哄抬价格、违约等行为的供应商，视情节轻重采取暂停合作、从备用供应商名录中剔除、追究违约责任等措施。第五章应急采购实施与验收第二十六条采购方式选择。应急采购可根据实际情况选择以下采购方式，确保快速、合规：（一）直接谈判采购。优先与备用供应商进行直接谈判，明确采购条款，快速达成采购协议；（二）比价采购。对接2家及以上符合要求的供应商，进行快速比价，选择价格合理、供货及时的供应商；（三）单一来源采购。因物资特殊、仅有唯一供应商或紧急情况下无法从其他供应商处采购的，可采用单一来源采购方式，需在采购后向公司决策层说明理由并备案；（四）其他合规采购方式。符合相关法律法规及公司制度要求的其他紧急采购方式。第二十七条采购价格管控。应急采购过程中，采购部门需严格把控价格风险，确保采购价格合理：（一）优先选择报价合理的供应商，避免因紧急情况被供应商哄抬价格；（二）参考历史采购价格、市场行情价格，对供应商报价进行合理性审核；（三）对价格明显偏高的采购，需与供应商充分谈判，必要时向公司决策层汇报，经批准后再推进；（四）采购过程中需留存价格谈判记录、比价单等相关凭证，以备核查。第二十八条质量管控要求。应急采购物资的质量管控需贯穿采购全流程：（一）采购前，需求部门需明确物资的质量标准、技术参数等要求，采购部门向供应商明确质量要求并要求其提供质量承诺；（二）采购过程中，必要时可要求供应商提供样品进行快速检验，确保符合质量要求；（三）到货后，质量部门牵头开展质量检验，检验内容包括外观、规格型号、数量、质量证明文件（如合格证、检验报告、校准证书等）、核心性能指标等；（四）对检验合格的物资，出具合格检验报告，方可办理入库手续；对检验不合格的物资，采购部门立即与供应商协商处理，要求其在规定时间内退货、更换或补货，确保不影响应急需求。第二十九条验收流程。应急采购物资验收按以下流程开展：（一）到货通知。供应商发货后，采购部门及时跟踪物流信息，物资到货前通知需求部门、质量部门、仓储部门做好验收准备；（二）现场核对。各相关部门联合对到货物资的外观、包装、规格型号、数量等进行现场核对，确认是否与合同约定一致；（三）质量检验。质量部门按既定质量标准开展检验工作，必要时需求部门提供技术支持；（四）验收确认。验收完成后，各部门在《应急采购验收单》上签字确认，明确验收结论（合格/不合格）；（五）后续处理。验收合格的，仓储部门办理入库；验收不合格的，采购部门立即启动退换货流程，并做好记录。第三十条采购记录留存。应急采购过程中，采购部门需及时收集、整理以下资料，建立专项档案，确保采购过程可追溯：（一）应急采购申请表及审批文件；（二）供应商资质证明文件、报价单、比价单、谈判记录；（三）采购合同或协议（含简易协议、电子合同等）；（四）物流配送凭证、到货通知记录；（五）验收单、质量检验报告；（六）付款申请、付款凭证；（七）其他与应急采购相关的资料（如沟通记录、问题处理记录等）。第六章应急采购资金管理第三十一条资金保障。公司建立应急采购资金专项保障机制，财务部门预留一定额度的应急采购专项资金，确保紧急采购资金及时到位；专项资金由财务部门单独核算管理，专款专用，不得挪作他用。第三十二条资金审批。应急采购付款审批流程简化如下：（一）采购部门根据采购合同及到货验收情况，填写《应急采购付款申请表》，附上相关凭证（如合同、验收单等），提交至财务部门；（二）财务部门对付款申请及相关凭证进行快速审核，确认合规性及准确性；（三）一级应急采购付款需报公司决策层审批，二级应急采购付款需报采购部门负责人及公司分管领导审批；（四）审批通过后，财务部门立即安排付款，可根据合同约定采用预付款、一次性付款等方式。第三十三条预付款管理。对情况特别紧急、供应商要求预付款的应急采购，经公司决策层（一级应急采购）或采购部门负责人及分管领导（二级应急采购）审批后，可支付预付款；预付款金额一般不超过合同总金额的50%，特殊情况需超过的，需报公司决策层审批；采购部门需跟踪预付款使用情况及物资交付进度，确保资金安全。第三十四条资金核算。财务部门需及时对急采购相关费用进行核算，将采购成本、运输费用、检验费用等纳入相应成本核算科目；定期对专项应急采购资金的使用情况进行汇总分析，形成资金使用报告，报公司决策层备案。第三十五条资金监督。财务部门需加强对急采购资金使用的监督，确保资金使用合规、合理；对资金使用过程中出现的异常情况（如超预算付款、违规付款等），及时向公司决策层汇报，并追究相关责任人责任。第七章应急采购风险防控第三十六条合规风险防控。建立应急采购合规风险防控机制，确保采购过程符合相关法律法规及公司制度要求：（一）法务部门全程参与重大应急采购工作，对采购方式、合同条款等进行合规审核；（二）严格执行应急采购审批流程，杜绝无审批采购、越权采购等违规行为；（三）加强对采购人员的合规培训，提升合规意识，杜绝商业贿赂、串通投标等违法违规行为；（四）对采购过程中的合规风险进行实时监控，发现问题及时整改。第三十七条质量风险防控。强化应急采购物资质量风险管控，避免因质量问题影响应急工作：（一）严格备用供应商准入及评估，从源头把控供应商质量能力；（二）明确采购物资的质量标准及检验要求，确保供应商理解并遵守；（三）严格执行到货验收流程，未经验收或验收不合格的物资不得投入使用；（四）建立质量问题追溯机制，对采购物资出现的质量问题，及时追溯原因，追究相关方责任。第三十八条供应风险防控。提前做好应急采购供应保障准备，降低供应短缺风险：（一）完善备用供应商名录，确保每种应急物资至少有2家及以上备选供应商；（二）对常用应急物资（如常规实验耗材、易损仪器配件等），仓储部门保持一定的安全库存，定期盘点更新；（三）与核心备用供应商签订应急供货协议，明确紧急情况下的供货责任及响应时限；（四）建立供应短缺预警机制，及时了解市场供应状况，提前做好应对准备。第三十九条价格风险防控。加强应急采购价格管控，避免价格虚高：（一）建立应急采购价格数据库，收集历史采购价格、市场参考价格，为价格审核提供依据；（二）严格执行比价或谈判流程，确保采购价格合理；（三）对价格明显偏高的采购，需详细说明理由并报上级审批；（四）加强对供应商价格行为的监督，杜绝哄抬价格、价格欺诈等行为。第四十条资金风险防控。规范应急采购资金管理，保障资金安全：（一）严格执行资金审批流程，确保资金支付合规；（二）加强预付款管理，跟踪资金使用及物资交付进度；（三）建立资金使用监督机制，及时发现并处理资金使用异常情况；（四）定期对应急采购资金进行审计，确保资金使用透明、合理。第四十一条应急处置预案。针对应急采购过程中可能出现的突发问题（如供应商无法按时供货、物资质量不合格、运输受阻等），制定相应的应急处置预案：（一）供应商无法按时供货的，立即启动备选供应商，确保物资及时到位；（二）物资质量不合格的，立即与供应商协商退换货，同时启动备选方案；（三）运输受阻的，及时调整运输方式，选择应急物流渠道，确保物资快速送达；（四）其他突发问题，由采购部门牵头及时协调相关部门解决，必要时上报公司决策层。第八章监督考核与责任追究第四十二条监督检查机制。公司建立应急采购管理监督检查机制，由采购部门牵头，联合财务部门、法务部门、质量部门等相关部门，定期或不定期对公司应急采购工作开展监督检查，检查内容包括：（一）应急采购管理制度的执行情况；（二）应急采购启动条件的适用准确性及审批流程的规范性；（三）应急采购供应商选择、评估及管理的规范性；（四）应急采购物资质量管控及验收流程的落实情况；（五）应急采购资金使用的合规性与合理性；（六）应急采购档案的完整性及采购过程的可追溯性；（七）各部门及人员应急采购职责的履行情况。监督检查可采取资料查阅、现场核查、人员访谈等方式开展，检查过程中做好检查记录，对发现的问题及时下达《整改通知书》，明确整改责任人及整改期限，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位。第四十三条考核机制。公司将应急采购管理工作的履职情况纳入各部门及相关人员的绩效考核体系，考核指标包括：（一）响应效率指标。应急采购启动的及时性、采购流程推进的效率、物资到位的及时性等；（二）质量管控指标。应急采购物资的验收合格率、质量问题处理的及时性及有效性等；（三）成本控制指标。应急采购价格的合理性、资金使用的经济性等；（四）合规操作指标。应急采购审批流程的规范性、采购过程的合规性、档案资料的完整性等；（