2026年生物科技服务公司员工社会保险管理制度

2026年生物科技服务公司员工社会保险管理制度第一章总则第一条为规范公司员工社会保险管理工作，保障员工依法享受社会保险待遇，维护公司与员工双方的合法权益，依据《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规及地方社会保险政策规定，结合公司生物科技服务业务实际（如实验检测、技术开发、成果转化等岗位特性），制定本制度。第二条本制度适用于公司全体员工，包括与公司签订劳动合同的正式员工、试用期员工、内部调动员工、劳务派遣员工及实习转正员工。公司决策层、人力资源部门、财务部门、各业务部门、法务部门及所有参与社会保险管理工作的人员，均需严格遵守本制度规定。第三条员工社会保险管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则。严格遵守国家及地方社会保险相关法律法规政策，确保社会保险参保、缴费、待遇申领等全流程符合规定；（二）及时准确原则。按照规定时限办理社会保险相关手续，确保参保信息、缴费基数、缴费金额等准确无误；（三）权责明晰原则。明确各部门在社会保险管理中的职责分工，加强协同配合，保障管理工作有序推进；（四）保障权益原则。全面落实员工社会保险权益，及时为员工办理参保登记、待遇申领等手续，维护员工合法利益；（五）动态适配原则。密切关注国家及地方社会保险政策调整，及时优化公司社会保险管理流程，确保制度的适用性；（六）保密规范原则。严格保护员工社会保险相关个人信息，规范信息传递与保管流程，防止信息泄露。第四条公司社会保险管理范围包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险（以下统称“五险”）。人力资源部门作为社会保险管理牵头部门，负责统筹协调各项社会保险管理工作；财务部门负责社会保险费用的核算与缴纳；各业务部门配合开展员工社会保险相关信息收集、待遇申领协助等工作；法务部门负责社会保险相关制度及操作的合规性审核。第二章职责分工第五条公司决策层职责：（一）审定公司员工社会保险管理制度及相关配套操作细则；（二）审批社会保险管理相关重大事项，包括核心岗位社会保险特殊事宜、大额社会保险相关费用支出等；（三）协调解决社会保险管理过程中的重大问题，保障社会保险管理工作所需资源；（四）审批社会保险管理相关的重大奖惩事项。第六条人力资源部门职责：（一）牵头制定、修订公司员工社会保险管理制度及操作流程，明确各环节工作要求及时限；（二）负责员工社会保险参保登记、变更、转移、停保等手续的办理，确保手续办理及时准确；（三）负责员工社会保险缴费基数的核定与申报，收集、核实员工缴费基数相关证明材料；（四）建立健全员工社会保险信息档案，及时更新员工参保信息，确保档案信息完整规范；（五）开展社会保险政策宣传培训工作，向员工解读社会保险相关法律法规、政策规定及公司管理制度，解答员工相关疑问；（六）协助员工办理社会保险待遇申领手续，包括养老金、医疗报销、工伤待遇、生育津贴等，协调解决待遇申领过程中出现的问题；（七）跟踪国家及地方社会保险政策调整，及时提出公司社会保险管理优化建议，报公司决策层审批后执行；（八）负责社会保险管理全流程资料的收集、整理、归档及保管工作；（九）定期与社会保险经办机构对接，核对参保信息及缴费记录，确保参保数据准确无误；（十）协调处理社会保险相关争议及投诉事宜，配合相关部门开展调查核实工作。第七条财务部门职责：（一）负责社会保险费用的核算工作，根据人力资源部门提供的缴费明细，准确核算公司应承担的社会保险费用及员工个人应缴纳的社会保险费用；（二）按照社会保险经办机构及公司规定的时限，及时足额缴纳各项社会保险费用，确保不出现欠费情况；（三）负责员工个人应缴纳的社会保险费用的代扣代缴工作，从员工当月工资中准确扣除个人缴费部分；（四）建立社会保险费用缴纳台账，详细记录缴费日期、缴费金额、缴费险种等信息，定期与人力资源部门及社会保险经办机构核对缴费数据；（五）妥善保管社会保险费用缴纳凭证，及时将缴费凭证移交人力资源部门归档；（六）配合人力资源部门开展社会保险费用相关的预算编制工作。第八条各业务部门职责：（一）配合人力资源部门收集本部门员工社会保险相关信息，及时提供员工入职、离职、岗位调整、工资变动等信息；（二）协助人力资源部门开展社会保险政策宣传工作，引导本部门员工了解社会保险相关规定；（三）当本部门员工发生工伤事故时，第一时间向人力资源部门及公司安全管理部门报告，并协助开展工伤认定相关材料的收集、事故经过核实等工作；（四）配合人力资源部门开展员工社会保险相关调查核实工作，提供必要的工作支持；（五）提醒本部门员工按时提交社会保险待遇申领所需材料。第九条法务部门职责：（一）审核公司员工社会保险管理制度及相关配套文件，确保符合国家及地方相关法律法规政策要求；（二）为人力资源部门提供社会保险相关法律咨询支持，解答社会保险管理过程中的法律疑问；（三）协助处理社会保险相关法律争议及纠纷，制定应对方案，维护公司合法权益；（四）跟踪社会保险相关法律法规政策变化，及时向公司及人力资源部门提示法律风险。第十条员工职责：（一）配合公司提供社会保险参保所需的个人信息及相关材料，确保提供的信息及材料真实、完整、准确；（二）按时足额缴纳个人应承担的社会保险费用；（三）了解公司社会保险管理制度及相关政策规定，主动学习社会保险相关知识；（四）发生社会保险相关待遇申领情形时，及时向人力资源部门提交相关申请材料；（五）个人信息发生变更时（如姓名、身份证号、联系方式、户籍所在地等），及时告知人力资源部门，以便更新参保信息；（六）对社会保险相关事宜有疑问时，通过正规渠道向人力资源部门咨询。第三章社会保险参保登记管理第十一条参保登记流程。新员工入职后，人力资源部门需在员工入职30日内为其办理社会保险参保登记手续，具体流程如下：（一）信息收集。人力资源部门在新员工办理入职手续时，收集员工身份证复印件、银行卡信息、学历证明等参保所需材料，指导员工填写《社会保险参保登记表》；（二）信息审核。人力资源部门对员工提交的参保信息及材料进行审核，核实信息的真实性、完整性及准确性；（三）登记申报。审核通过后，人力资源部门通过当地社会保险网上服务平台或前往社会保险经办机构，为员工办理参保登记申报手续，建立员工参保档案；（四）信息告知。参保登记办理完成后，人力资源部门及时将参保信息告知员工，包括参保险种、缴费基数、缴费开始时间等。第十二条试用期参保管理。试用期员工自入职之日起即纳入公司社会保险参保范围，人力资源部门按照正式员工参保流程为其办理参保登记手续，公司与员工按规定比例缴纳社会保险费用。试用期内解除或终止劳动合同的，人力资源部门及时办理停保手续。第十三条劳务派遣员工参保管理。劳务派遣员工的社会保险参保按照公司与劳务派遣单位签订的合作协议执行，人力资源部门负责监督劳务派遣单位按时足额为员工缴纳社会保险费用，定期核查参保缴费记录，确保员工社会保险权益得到保障。第十四条参保信息变更管理。员工参保信息发生变更时，需按以下流程办理：（一）申请提交。员工向人力资源部门提交信息变更申请，并提供相关证明材料（如身份证变更证明、户口薄复印件等）；（二）审核核实。人力资源部门对员工提交的变更申请及证明材料进行审核核实；（三）变更办理。审核通过后，人力资源部门在3个工作日内前往社会保险经办机构或通过网上服务平台办理参保信息变更手续；（四）结果反馈。变更手续办理完成后，人力资源部门及时将变更结果告知员工，并更新员工社会保险信息档案。第十五条停保登记管理。员工出现以下情形之一的，人力资源部门需在规定时限内为其办理社会保险停保手续：（一）劳动合同期满终止的；（二）员工主动提出离职，办理完毕离职手续的；（三）公司依法解除或终止劳动合同的；（四）员工达到法定退休年龄，办理退休手续的；（五）其他符合停保条件的情形。停保手续办理流程：人力资源部门收集员工离职证明、退休证明等相关材料，审核后在员工离职或退休当月内办理停保登记申报手续，确保停保信息准确无误，并及时更新员工社会保险信息档案。第十六条社会保险关系转移管理。员工因入职、离职等原因需要办理社会保险关系转移的，按以下流程办理：（一）转入办理。新员工入职时，若有异地社会保险关系需要转入，人力资源部门指导员工前往原参保地社会保险经办机构开具《基本养老保险参保缴费凭证》《基本医疗保险参保缴费凭证》等转移凭证，员工将转移凭证提交人力资源部门后，人力资源部门在15个工作日内前往当地社会保险经办机构为员工办理社会保险关系转入手续，办理完成后及时告知员工；（二）转出办理。员工离职需要办理社会保险关系转出的，人力资源部门在为员工办理停保手续后，指导员工前往当地社会保险经办机构开具转移凭证，或根据员工需求协助办理转出相关手续，确保社会保险关系顺利转移。第四章社会保险缴费管理第十七条缴费基数核定。公司按照国家及地方相关规定核定员工社会保险缴费基数，具体标准如下：（一）缴费基数以员工本人上年度月平均工资为核定依据。员工上年度月平均工资低于统筹地区上年度全口径城镇单位就业人员平均工资60%的，按60%核定缴费基数；超过统筹地区上年度全口径城镇单位就业人员平均工资300%的，按300%核定缴费基数；（二）新入职员工在首月参保时，以其首月工资收入为缴费基数核定依据；入职满一年后，按上年度月平均工资重新核定缴费基数；（三）员工工资收入发生重大变化的，人力资源部门可根据实际情况按规定调整缴费基数；（四）缴费基数核定完成后，人力资源部门将缴费基数明细告知员工，员工对缴费基数有异议的，可向人力资源部门提出复核申请，人力资源部门在5个工作日内完成复核并反馈结果。第十八条缴费基数申报。人力资源部门每年根据当地社会保险经办机构规定的时限，开展年度缴费基数申报工作，具体流程如下：（一）数据收集。人力资源部门收集上年度公司员工工资发放数据，核算每位员工的上年度月平均工资；（二）基数核定。根据核算的员工上年度月平均工资及当地缴费基数上下限标准，核定每位员工的年度缴费基数；（三）内部公示。将核定后的员工年度缴费基数明细在公司内部进行公示，公示期不少于5个工作日；（四）申报提交。公示无异议后，人力资源部门通过当地社会保险网上服务平台或前往社会保险经办机构，提交年度缴费基数申报材料，完成申报手续；（五）档案更新。申报完成后，人力资源部门及时更新员工社会保险信息档案中的缴费基数信息。第十九条缴费比例及费用承担。公司与员工按照国家及地方相关规定的比例缴纳社会保险费用，具体如下：（一）养老保险：公司按当地规定比例缴纳，员工个人按8%缴纳；（二）医疗保险：公司按当地规定比例缴纳，员工个人按2%缴纳（具体比例以当地最新政策为准）；（三）失业保险：公司与员工按当地规定比例共同缴纳；（四）工伤保险：由公司全额缴纳，员工个人不缴纳，缴费比例根据公司行业风险类别及当地规定确定；（五）生育保险：由公司全额缴纳，员工个人不缴纳，具体缴费比例以当地最新政策为准。若国家或地方社会保险缴费比例政策调整，人力资源部门及时按新政策执行，并将调整情况告知公司各部门及员工。第二十条费用缴纳流程。社会保险费用按月缴纳，具体流程如下：（一）明细核算。每月固定日期前，人力资源部门核算当月公司及员工个人应缴纳的各项社会保险费用，生成缴费明细清单，提交至财务部门；（二）费用代扣。财务部门根据人力资源部门提供的缴费明细清单，从员工当月工资中准确代扣个人应缴纳的社会保险费用；（三）费用缴纳。财务部门在当地社会保险经办机构规定的缴费时限内，将公司应承担的社会保险费用及代扣的员工个人费用足额缴纳至社会保险基金账户；（四）凭证归档。财务部门缴纳费用后，及时取得缴费凭证，移交人力资源部门归档保存；（五）数据核对。人力资源部门定期与财务部门及社会保险经办机构核对缴费数据，确保缴费金额、缴费险种等准确无误，发现问题及时协调解决。第二十一条欠费处理。若因特殊情况导致社会保险费用未能按时缴纳，财务部门需及时向人力资源部门及公司决策层报告，人力资源部门协调相关部门制定补缴方案，财务部门在规定时限内完成补缴，并承担相应的滞纳金及罚款（若有）。人力资源部门及时将补缴情况告知员工，并更新缴费记录。第五章社会保险待遇申领管理第二十二条养老保险待遇申领。员工达到法定退休年龄，累计缴费满15年的，可申领养老保险待遇，具体流程如下：（一）申请准备。员工在达到法定退休年龄前3个月，向人力资源部门提交退休申请，并提供身份证原件及复印件、户口本复印件、养老保险缴费记录等相关材料；（二）审核申报。人力资源部门对员工提交的退休申请及材料进行审核，审核通过后，向当地社会保险经办机构提交退休待遇申领申报材料；（三）待遇核定。社会保险经办机构对申报材料进行审核，核定养老保险待遇标准；（四）待遇领取。养老保险待遇核定完成后，员工从次月起按月领取养老金，人力资源部门及时将待遇领取信息告知员工。第二十三条医疗保险待遇申领。员工患病或非因工负伤需要享受医疗保险待遇的，按以下规定办理：（一）定点就医。员工需在当地基本医疗保险定点医疗机构就医，就医时出示社会保障卡；（二）费用结算。在定点医疗机构发生的符合基本医疗保险政策的医疗费用，可直接通过社会保障卡进行实时结算，个人只需支付个人负担部分；（三）异地就医。员工因病情需要前往异地就医的，需提前向当地社会保险经办机构办理异地就医备案手续，备案完成后，在异地定点医疗机构就医的费用可按规定结算；未办理备案手续的，异地就医费用报销比例按当地政策执行或不予报销；（四）手工报销。因特殊情况未能实时结算的医疗费用，员工可在医疗费用发生后规定时限内，向人力资源部门提交医疗费用报销申请，并提供病历资料、医疗费用票据、费用清单等相关材料，人力资源部门审核后提交社会保险经办机构审核报销，报销费用到账后及时支付给员工。第二十四条失业保险待遇申领。员工非因本人意愿中断就业，且累计缴纳失业保险费满1年的，可申领失业保险待遇，具体流程如下：（一）申请提交。员工离职后，向人力资源部门提交失业保险待遇申领申请，并提供身份证原件及复印件、离职证明、失业保险缴费记录等相关材料；（二）审核申报。人力资源部门对申请材料进行审核，审核通过后，协助员工向当地社会保险经办机构办理失业保险待遇申领手续；（三）待遇核定。社会保险经办机构审核通过后，核定失业保险待遇标准及领取期限；（四）待遇领取。员工按规定期限领取失业保险待遇，人力资源部门及时将待遇领取相关要求告知员工。第二十五条工伤保险待遇申领。员工因工作原因受到事故伤害或患职业病的，可享受工伤保险待遇，具体流程如下：（一）事故报告。员工发生工伤事故后，所在业务部门需在24小时内向人力资源部门及公司安全管理部门报告，情况紧急的可先口头报告，后续补齐书面报告；（二）工伤认定。人力资源部门在事故发生后30日内，向当地社会保险行政部门提交工伤认定申请，并提供工伤认定申请表、劳动关系证明、医疗诊断证明、事故经过说明等相关材料；员工或其近亲属可在事故伤害发生之日起1年内直接向社会保险行政部门提出工伤认定申请；（三）劳动能力鉴定。工伤认定完成后，若员工存在伤残影响劳动能力的，人力资源部门协助员工向当地劳动能力鉴定委员会申请劳动能力鉴定，确定伤残等级；（四）待遇申领。工伤认定及劳动能力鉴定完成后，人力资源部门向社会保险经办机构提交工伤保险待遇申领材料，申请支付工伤保险待遇，待遇到账后及时支付给员工或用于支付员工工伤医疗费用。针对公司生物科技服务业务中涉及实验操作、野外作业等风险较高的岗位，各业务部门需加强工伤预防培训，人力资源部门定期开展工伤风险排查，降低工伤事故发生率。第二十六条生育保险待遇申领。符合国家计划生育政策的女员工生育或男员工配偶生育的，可享受生育保险待遇，具体流程如下：（一）生育备案。女员工怀孕后，需在规定时限内通过人力资源部门向当地社会保险经办机构办理生育备案手续，提交身份证原件及复印件、结婚证复印件、生育服务证等相关材料；（二）费用结算。女员工在定点医疗机构发生的符合生育保险政策的生育医疗费用，可直接通过社会保障卡进行实时结算；（三）津贴申领。生育结束后，女员工向人力资源部门提交生育津贴申领申请，并提供身份证原件及复印件、生育服务证、婴儿出生证明、医疗费用票据等相关材料，人力资源部门审核后提交社会保险经办机构审核，生育津贴到账后，公司按规定发放给员工；（四）男员工陪产假津贴。男员工符合条件的，可向人力资源部门提交陪产假津贴申领申请，提供相关证明材料，人力资源部门协助办理申领手续。第二十七条待遇申领材料管理。人力资源部门建立社会保险待遇申领材料管理制度，对员工提交的待遇申领材料进行严格审核、妥善保管，确保材料真实、完整、规范。待遇申领完成后，及时将相关材料归档至员工社会保险信息档案。第六章社会保险信息档案管理第二十八条档案建立。人力资源部门为每位员工建立独立的社会保险信息档案，档案内容包括员工基本信息、参保登记表、缴费基数核定表、缴费记录、待遇申领材料、信息变更材料、社会保险关系转移凭证等相关资料。第二十九条档案保管。员工社会保险信息档案由人力资源部门指定专人负责保管，实行专柜存放，建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅等情况。档案保管环境需符合防火、防潮、防虫、防盗等要求，确保档案安全。第三十条档案更新。人力资源部门根据员工参保信息变更、缴费记录更新、待遇申领等情况，及时更新员工社会保险信息档案，确保档案信息的准确性和完整性。第三十一条档案借阅。各部门因工作需要借阅员工社会保险信息档案的，需向人力资源部门提交借阅申请，经部门负责人及人力资源部门负责人审批同意后，方可借阅。借阅人员需严格遵守档案借阅规定，不得涂改、损毁、丢失档案，借阅完成后及时归还。第三十二条档案销毁。员工离职后，其社会保险信息档案按公司档案管理规定保存，保存期限不少于5年。超过保存期限的档案，经公司档案管理部门及人力资源部门负责人审批同意后，按规定程序进行销毁，并做好销毁记录。第三十三条信息保密。人力资源部门及相关工作人员需严格遵守保密制度，对员工社会保险信息档案中的个人隐私信息严格保密，不得擅自查阅、复制、泄露或用于其他用途。违规泄露员工信息的，按公司相关规定追究责任。第七章监督考核与责任追究第三十四条监督检查机制。公司建立社会保险管理监督检查机制，由人力资源部门联合财务部门、审计部门、法务部门等相关部门，定期对公司社会保险管理工作进行监督检查，检查内容包括：（一）社会保险管理制度的执行情况；（二）参保登记、变更、停保等手续的办理及时性与准确性；（三）缴费基数核定与申报的合规性；（四）社会保险费用缴纳的及时性与足额性；（五）社会保险待遇申领的审核与办理情况；（六）社会保险信息档案管理的规范性；（七）员工社会保险相关投诉及争议的处理情况。监督检查可采取资料查阅、数据核对、人员访谈等方式开展，检查过程中做好检查记录，对发现的问题及时下达《整改通知书》，明确整改责任人及整改期限，跟踪整改落实情况，确保问题整改到位。第三十五条考核机制。公司将社会保险管理工作的履职情况纳入相关部门及人员的绩效考核体系，考核指标包括：（一）参保手续办理的及时性与准确性；（二）缴费基数核定与申报的合规性；（三）社会保险费用缴纳的及时性与足额性；（四