供应商入库制度

供应商入库制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家相关法律法规，参照行业质量管理体系标准，结合集团母公司关于供应链风险防控的统一要求，以及公司为规范供应商入库管理、提升采购效能、防范商业贿赂等专项风险而制定的内部管理需求，制定本制度。本制度旨在明确供应商入库全流程管理职责，规范操作行为，确保入库物资符合质量、安全及合规要求，降低企业运营风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在采购、仓储、物流等环节涉及供应商入库管理的业务活动。具体覆盖场景包括但不限于原材料采购、设备引进、技术服务等领域的供应商选择、资质审核、合同签订、货物接收、质量检验及信息归档等全过程管理。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”：指围绕供应商入库管理，通过制度设计、流程优化、风险防控等手段，实现全流程合规化、精细化的管理模式，涵盖从供应商准入到货物入库的每一个关键环节。（二）“XX风险”：指在供应商入库过程中可能出现的合规风险、质量风险、安全风险、财务风险等，包括但不限于供应商资质造假、货物以次充好、商业贿赂、合同违约等。（三）“XX合规”：指供应商入库管理活动必须符合国家法律法规、行业规范、公司制度及国际通行的商业道德标准，确保所有操作合法合规、透明可追溯。第四条供应商入库管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有入库供应商及物资均纳入制度管控范围，不留管理空白；（二）责任到人：明确各层级、各部门在入库管理中的具体职责，实现全程闭环管理；（三）风险导向：重点关注高风险环节，实施差异化管控措施；（四）持续改进：定期评估入库管理有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位供应商入库管理的第一责任人，对入库管理的全面合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责具体组织、协调和监督制度的落实。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括采购部、质检部、法务部、财务部等部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调供应商入库管理工作，研究解决重大问题；（二）审批关键环节的管理制度及重大风险防控方案；（三）监督评价各部门入库管理绩效，定期向决策层报告工作情况。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（采购部）：负责统筹入库管理制度建设，组织开展供应商风险评估，监督考核各环节执行情况，并牵头开展培训宣贯工作；（二）专责部门（质检部、法务部）：分别负责入库物资的质量检验合规审核、合同条款的合法性审查及争议处置；（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域入库管理要求，开展日常风险排查，确保供应商资质、货物质量等符合标准。第八条基层执行岗（采购专员、质检员等）应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守入库操作规程，确保信息录入准确完整；（二）发现异常情况及时上报，并配合调查处置；（三）签署岗位合规承诺书，对自身行为负责。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：采购部应建立合格供应商名录，对新增供应商开展资质审核，包括营业执照、行业许可、财务状况、社会信用记录等，必要时进行实地考察。严禁与存在重大法律风险或合规问题的供应商合作。第十条招标采购规范：涉及金额XX万元以上的采购项目必须采用公开招标或邀请招标，确保流程公开透明。采购部应制定招标文件模板，法务部参与审核关键条款，防止利益输送。第十一条合同签订管理：供应商入库合同必须包含质量保证、违约责任、争议解决等核心条款，由法务部审核签字后方可生效。采购部应建立合同台账，定期跟踪履约情况。第十二条货物验收标准：质检部制定入库物资验收细则，明确检验项目、标准及方法。未经检验或检验不合格的货物，不得办理入库手续。第十三条关联交易管控：采购部应建立关联方识别机制，对可能存在的利益输送风险进行评估，必要时采取回避措施。财务部定期抽查关联交易，确保公允性。第十四条商业贿赂防控：严禁任何人员向供应商提供或索取贿赂。采购部应设置匿名举报渠道，对违规行为严肃处理。第十五条数据安全保护：信息系统需对供应商信息、采购数据等进行分级存储，访问权限严格限定，防止信息泄露。第十六条安全环保要求：入库物资必须符合国家安全标准，涉及环保要求的需提供检测报告。质检部联合安全环保部门开展专项检查。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：采购部每年至少组织一次制度评估，根据法规变化、业务调整及时修订。重大修订需经领导小组审议通过。第十八条风险识别预警机制：采购部每季度开展供应商风险评估，对高风险供应商实施重点监控，法务部、财务部参与评估结果复核。第十九条合规审查机制：将供应商资质审查嵌入招标采购、合同签订等关键节点，未经合规审查的不得进入下一环节。第二十条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组牵头协调，必要时启动应急预案。财务部负责相关资金管控。第二十一条责任追究机制：明确违规情形及处罚标准，轻者通报批评，重者取消合作资格并移交纪律部门处理。第二十二条评估改进机制：每年年底由领导小组组织对入库管理全过程进行考核，形成评估报告，优化制度流程。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各层级领导应定期听取入库管理工作汇报，解决实际困难，确保制度有效落地。第二十四条考核激励机制：将入库管理合规情况纳入部门绩效考核，与评优评先挂钩，对突出贡献者给予奖励。第二十五条培训宣传机制：分层级开展入库管理培训，管理层侧重合规履职，一线员工侧重操作规范，每年至少组织两次。第二十六条信息化支撑：采购系统需具备供应商信息管理、风险预警、自动审批等功能，实现全流程电子化追溯。第二十七条文化建设：编制XX专项合规手册，发布典型案例，营造“人人讲合规”的内部氛围。第二十八条报告制度：各部门每月提交入库管理情况报告，重大风险事件需在X日内上报至领导小组。财务部每季度