出口商品命名及编码协调制度

出口商品命名及编码协调制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国对外贸易法》《中华人民共和国产品质量法》及相关国际贸易规则制定，结合集团母公司关于出口业务规范化管理的要求，以及本公司防范专项风险、优化业务流程的内部管理需求，旨在规范出口商品命名及编码工作，确保产品符合进口国法规标准，提升国际市场竞争力，防范合规风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖出口商品命名、编码、标识、备案、变更等全流程管理，以及涉及的业务场景，包括但不限于生产计划制定、采购执行、仓储物流、报关报检、市场推广、售后服务等环节。第三条本制度下列术语含义如下：（一）出口商品命名专项管理：指对出口商品名称的规范化制定、审核、备案及变更的管理活动，确保名称符合进口国语言文字、文化习俗及法律法规要求，避免歧义、误导或侵权风险。（二）出口商品编码专项风险：指因商品编码错误或变更不及时导致的关税壁垒、市场准入限制、合规处罚等风险。（三）出口合规管理：指企业在出口业务全过程中，遵守进口国及本公司相关法律法规、政策标准，确保商品命名及编码符合要求的管理活动。第四条出口商品命名及编码专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：覆盖所有出口商品及业务场景，确保管理无死角；（二）责任到人原则：明确各级管理主体及岗位责任，实现责任闭环；（三）风险导向原则：聚焦高发风险点，优先防控重大合规风险；（四）持续改进原则：根据法规变化、业务调整及时优化管理制度，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对出口商品命名及编码专项管理负总责，统筹协调资源配置、重大风险处置及制度修订；分管领导为直接责任人，负责专项管理的日常监督、考核及改进。第六条设立出口商品命名及编码专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人组成，负责统筹协调、决策审批、监督评价专项管理工作。领导小组下设办公室，挂靠于[牵头部门名称]，承担具体事务性工作。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议专项管理制度、风险防控方案及考核办法；（二）统筹协调跨部门专项管理事项，解决重大问题；（三）监督评价专项管理成效，定期通报工作进展；（四）对重大合规风险事件进行决策处置。第八条牵头部门（[牵头部门名称]）职责：（一）统筹专项管理制度建设，定期组织修订完善；（二）牵头开展专项风险识别、评估及预警；（三）监督考核各部门专项管理落实情况；（四）组织专项培训、宣传及合规承诺活动。第九条专责部门职责：（一）出口商品命名及编码专项管理办公室（或类似机构）负责业务合规审核、流程优化及风险处置；（二）法务部负责法律法规符合性审查，提供合规咨询；（三）技术部负责编码系统技术支持，保障数据准确性。第十条业务部门及下属单位职责：（一）落实专项管理要求，开展本领域风险防控；（二）按要求提交商品命名及编码申请，配合审核备案；（三）开展员工培训，提升合规意识。第十一条基层执行岗责任：（一）严格遵守操作规范，确保命名及编码准确无误；（二）履行岗位合规承诺，及时上报异常情况；（三）参与风险排查，协助整改问题。第三章专项管理重点内容与要求第十二条商品命名合规管理：（一）业务操作标准：出口商品名称应与进口国法规、市场习惯一致，避免使用可能引发歧义、歧视或侵权的内容；涉及注册商标的，需提供授权证明。（二）禁止性行为：严禁使用虚假、夸大或误导性名称，严禁侵犯第三方商标权或著作权。（三）风险防控重点：防范因名称不当导致的进口受阻、行政处罚等风险。第十三条商品编码管理：（一）业务操作标准：按照国际贸易分类规则（如HS编码）及进口国要求进行编码，确保编码准确；涉及特殊商品（如危险品、食品）的，需符合专项法规。（二）禁止性行为：严禁故意使用错误编码规避关税或市场准入限制，严禁倒卖编码信息。（三）风险防控重点：防范因编码错误导致的关税处罚、市场禁入等风险。第十四条商品命名及编码变更管理：（一）业务操作标准：变更需经领导小组审批，并及时更新备案信息，通知相关方；涉及进口国法规调整的，需同步审核合规性。（二）禁止性行为：严禁擅自变更已备案信息，严禁未报备即执行变更。（三）风险防控重点：防范因变更不及时导致的合规风险及责任纠纷。第十五条商品命名及编码系统管理：（一）业务操作标准：建立集中管理数据库，实现数据共享及实时更新；加强系统权限管控，确保数据安全。（二）禁止性行为：严禁篡改系统数据，严禁泄露编码信息。（三）风险防控重点：防范数据泄露、系统漏洞等风险。第十六条商品命名及编码培训管理：（一）业务操作标准：定期开展专项培训，覆盖所有相关岗位，确保员工掌握操作规范。（二）禁止性行为：严禁培训内容失实或培训不到位。（三）风险防控重点：防范因员工操作不当导致的合规风险。第十七条商品命名及编码审计管理：（一）业务操作标准：每年开展专项审计，评估管理有效性，发现问题及时整改。（二）禁止性行为：严禁隐瞒审计问题或整改不力。（三）风险防控重点：防范管理漏洞及长效机制缺失。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）牵头部门每半年评估一次制度适用性，根据法规变化、业务调整及时修订；（二）专责部门每月收集进口国法规动态，及时推送至领导小组；（三）重大变更需经领导小组审议通过，并发布通知同步执行。第十九条风险识别预警机制：（一）牵头部门每季度组织专项风险排查，评估风险等级，发布预警通知；（二）专责部门建立风险清单，动态跟踪风险变化；（三）业务部门及下属单位每月上报风险隐患，牵头部门汇总分析。第二十条合规审查机制：（一）将专项审查嵌入业务流程，如采购、设计、生产、报关等环节均需审核命名及编码合规性；（二）未经审查的出口商品，一律不得实施；（三）专责部门对审查结果进行抽查，确保合规性。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门及下属单位自行处置，重大风险由领导小组统筹协调；（二）制定应急预案，明确责任协同及上报要求；（三）处置完毕后形成报告，报领导小组备案。第二十二条责任追究机制：（一）界定违规情形及处罚标准，如故意使用错误编码、泄露编码信息等；（二）联动绩效考核，违规行为取消评优资格；（三）情节严重的依法依规给予纪律处分。第二十三条评估改进机制：（一）每年对专项管理体系有效性开展评估，包括制度执行率、风险防控成效等；（二）评估结果作为制度优化依据，形成闭环管理；（三）评估报告报领导小组审议，并通报各部门。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各层级领导对专项管理负推进责任，定期检查落实情况；（二）牵头部门建立专项管理台账，记录工作进展及问题整改；（三）领导小组每季度召开会议，协调解决重大问题。第二十五条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩；（二）设立专项管理奖项，奖励表现突出的部门及个人；（三）考核结果与晋升、薪酬挂钩，形成正向激励。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层合规履职培训，每年至少一次，提升管理意识；（二）一线员工操作规范培训，每半年一次，确保操作准确；（三）通过内部平台发布培训资料，强化学习效果。第二十七条信息化支撑：（一）开发出口商品命名及编码管理系统，实现流程自动化、风险实时监控；（二）建立数据共享机制，确保各环节信息同步；（三）加强系统安全防护，防止数据泄露。第二十八条文化建设：（一）发布专项合规手册，明确操作规范及责任要求；（二）签订合规承诺书，全员参与，营造合规氛围；（三）开展合规主题活动，提升全员合规意识。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险须第一时间上报领导小组，并形成书面报告；（二）年度管理情况上报：每年12月31日前提交年度报告，包括工作进展、问题整改、改进计划等；（三）报告内容需经