采购审批与供应商评估模板

采购审批与供应商评估工具模板指南一、适用范围与典型应用场景本工具模板适用于企业各类采购活动中的审批流程管理及合作供应商的系统性评估，具体场景包括但不限于：新供应商引入：首次合作前的资质审核与综合能力评估；常规采购订单审批：日常物料、服务或工程类采购的内部流程管控；年度供应商复评：现有合作供应商的年度绩效跟踪与续约决策；战略采购项目：高价值、长周期采购项目的全流程审批与供应商筛选。二、标准化操作流程步骤1：采购需求确认与申请发起需求部门根据业务需求，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、技术参数、预估单价、总价及交付时间，填写《采购申请表》（见表1），并附相关需求说明（如技术图纸、市场调研报告等）；需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至采购部。步骤2：采购信息收集与供应商初步筛选采购部收到申请后，核对采购需求与预算匹配度（如超出预算，需需求部门说明理由并报财务部预审）；通过公开招标、邀请招标、询价或历史合作记录等渠道收集供应商信息，筛选出符合基本资质的候选供应商（至少3家，特殊情况下可调整）；向候选供应商索取《供应商基本信息表》（包括营业执照、相关资质证书、生产/经营许可、过往合作案例等），进行初步合规性审查。步骤3：供应商评估与分级采购部组织相关部门（如技术部、质量部、财务部）成立评估小组，根据《供应商评估表》（见表2）对候选供应商进行多维度评分，评估维度包括：资质文件（营业执照、行业认证、资质等级等）；产品质量（样品检测报告、质量管理体系认证、不良品率等）；价格水平（报价合理性、成本控制能力、付款条件等）；交付能力（生产/供货周期、库存情况、物流保障等）；服务支持（售后响应速度、技术支持能力、投诉处理机制等）；财务状况（资产负债率、现金流、纳税信用等级等）；评估小组根据各维度权重计算综合得分，将供应商划分为A（优秀）、B（合格）、C（待改进）三个等级，形成《供应商评估报告》。步骤4：采购审批流程执行采购部将《采购申请表》《供应商评估报告》《供应商报价单》等材料提交至审批委员会（或按企业规定的审批层级）进行审批；审批层级根据采购金额或类别确定，例如：金额≤5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部专员；5万元＜金额≤20万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部经理→分管副总；金额＞20万元：需经总经理办公会集体审批；审批过程中，若需补充材料或调整方案，由采购部及时反馈至需求部门或供应商，修改后重新提交审批。步骤5：合同签订与采购执行审批通过后，采购部与选定的供应商签订采购合同（合同条款需符合企业法务要求，明确质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等）；合同签订后，采购部向供应商下达采购订单，并同步跟踪生产/备货进度；需求部门按合同约定接收货物/服务，配合质量部进行验收，验收合格后签署《到货验收单》。步骤6：供应商档案更新与绩效跟踪采购部将本次采购的供应商资料、评估报告、合同、验收单等文件整理归档，更新《供应商档案库》；在合作周期内，采购部定期（如每季度/每年度）对供应商的履约情况进行跟踪记录，作为后续复评的依据。三、核心工具模板表1：采购申请表申请单号：申请部门：申请人：联系方式：申请日期：预计到货日期：采购类别：□物料□服务□工程□其他预算金额：序号采购物品/服务名称规格型号/技术参数单位数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明12附件清单（可附页）需求部门负责人意见：签字：日期：□技术需求说明书□市场调研报告□其他：采购部初审意见：财务部预算审核意见：签字：日期：审批结果：□批准□驳回□补充材料最终审批人：签字：日期：备注：表2：供应商评估表供应商名称：评估日期：评估类型：□准入□年度复评□专项评估评估小组：评估人签字：————————–□采购部□技术部□质量部□财务部张三□李四□王五□评估维度评分标准（1-5分，5分最优）得分权重加权得分资质文件（20%）营业执照、行业认证齐全，资质等级符合要求20%产品质量（30%）样品合格率≥98%，质量体系认证完善，不良品率≤1%30%价格水平（20%）报价低于市场平均价5%，付款条件灵活20%交付能力（15%）交付周期≤约定时间3天，库存充足，物流配送及时15%服务支持（10%）售后响应≤24小时，技术支持到位，投诉处理满意度≥90%10%财务状况（5%）资产负债率≤60%，现金流稳定，无失信记录5%综合得分100%评估结论：□A级（优秀，推荐合作）□B级（合格，有条件合作）□C级（待改进，暂不合作）评估小组意见：签字：审批人意见：签字：日期：表3：审批流转记录表采购申请单号：供应商名称：采购总金额：流程节点节点负责人审批意见—————-————–————–需求部门发起赵六采购部初审钱七财务部预算审核孙八分管副总审批周九总经理审批吴十合同签订确认采购部备注：四、关键注意事项与风险提示需求与预算匹配：采购申请需明确预算来源，超预算采购必须提前说明理由并履行额外审批流程，避免资金风险。供应商资质审核：严格审查供应商的营业执照、行业许可、认证证书等文件的真实性和有效性，避免与无资质企业合作。评估过程客观性：供应商评估需基于量化数据，避免主观臆断，评估小组成员应独立评分，保证结果公平公正。审批时限管理：各审批节点需在规定工作日内完成（一般不超过3个工作日），紧急采购可启动“绿色通道”，但事后需补全流程。供应商信息更新：若供应商发生股权变更、地址迁移、资质升级/降级等情况，需及时更新档案并重新评估。合同与审批一致性：签订的采购合同条款必须与审批通过的采购内容、价格、供应商等信息保