钉钉常用功能培训课件

钉钉常用功能培训课件课程导航课程目录01钉钉简介与安装了解平台基础与快速上手02通讯录与组织架构管理构建企业通讯体系03即时通讯与群聊功能高效沟通协作工具04会议与直播操作远程会议与培训解决方案05考勤与打卡管理智能化考勤系统应用06审批流程与移动办公流程自动化与效率提升07钉钉文档与知识库协同编辑与知识沉淀08企业支付与费用报销财务流程数字化管理09钉钉安全与权限管理数据安全与权限控制实用技巧与常见问题第一章钉钉简介与安装钉钉是企业数字化转型的重要工具，让我们从了解平台特性和安装配置开始，开启高效办公之旅。钉钉是什么?阿里巴巴出品由阿里巴巴集团倾力打造的企业级智能办公平台,依托强大的云计算和大数据技术,为全球数百万企业提供可靠的数字化办公解决方案。多功能集成集成即时通讯、视频会议、审批流程、考勤打卡、文档协作、企业支付等数十项核心功能,真正实现一站式办公体验,无需在多个应用间切换。多端同步全面支持PC端(Windows/Mac)与移动端(iOS/Android)设备,数据实时云端同步,让你随时随地处理工作事务,不受时间和地点限制。钉钉不仅是一个沟通工具,更是企业数字化管理的中枢平台,帮助企业实现组织在线、沟通在线、协同在线、业务在线和生态在线。安装与注册流程下载客户端访问钉钉官网()或应用商店,根据设备类型选择iOS、Android、Windows或Mac版本进行下载安装。手机号注册首次使用需要绑定手机号进行注册,系统会发送验证码到您的手机,输入验证码后即可完成个人账号创建。加入或创建企业注册后可选择加入已有企业(需要企业邀请码或管理员添加),或者创建新企业并完成企业认证流程。企业账号与个人账号的区别个人账号:基础通讯功能,适合个人用户企业账号:完整管理功能,支持组织架构、考勤、审批等企业级应用企业认证:提交营业执照等材料完成认证后,可解锁更多高级功能和更大的成员容量温馨提示:企业认证通常需要1-3个工作日,建议提前准备好企业营业执照、法人身份证等材料,以便快速完成认证流程。快速安装,轻松注册5分钟完成安装注册从下载到完成注册,整个流程简单快捷全平台设备全覆盖支持手机、平板、电脑等所有主流设备亿级用户信赖全球数亿用户的共同选择第二章通讯录与组织架构管理合理的组织架构是企业高效运转的基础,通过钉钉通讯录功能,可以快速构建清晰的企业组织体系。通讯录管理基础1添加成员管理员可通过多种方式添加员工:手动输入信息、扫码邀请、分享邀请链接,员工加入后自动进入企业通讯录。2部门设置创建多级部门结构,设置部门负责人,支持一人多部门,灵活适应矩阵式组织架构需求。3角色管理为不同成员分配管理员、子管理员、普通员工等角色,每个角色对应不同的操作权限。4批量导入支持Excel批量导入员工信息,包括姓名、手机号、部门、职位等字段,大幅提升组织架构建设效率。组织架构采用树形展示方式,层级关系一目了然,员工可快速查找同事信息,支持按姓名、部门、职位等多维度搜索。组织架构权限设置管理员权限体系1主管理员拥有最高权限,可管理所有功能和设置,通常由企业创建者或HR总监担任。2子管理员可分配部分管理权限,如通讯录管理、考勤管理、审批管理等,实现权限下放。3部门负责人管理所属部门成员信息,查看部门考勤数据,处理部门内审批流程。4外部联系人管理客户管理:添加客户为外部联系人,记录客户信息和沟通历史供应商维护:建立供应商联系人库,方便业务往来权限隔离:外部联系人无法查看企业内部组织架构,确保信息安全标签分类:为外部联系人添加标签,如VIP客户、潜在客户等,便于分类管理最佳实践:建议定期审查组织架构和权限设置,及时处理离职员工账号,更新部门信息,确保组织架构与实际情况保持一致。案例分享某制造企业的跨部门协作实践背景介绍某大型制造企业拥有3000多名员工,分布在生产、研发、销售、采购等多个部门,部门间沟通协作效率低下,影响业务推进。实施方案通过钉钉建立完整的三级组织架构:公司-部门-小组为每个部门设置专属群组,建立跨部门协作群利用通讯录标签功能,将员工按技能、项目等维度分类开通企业邮箱功能,实现内外部沟通一体化实施效果60%沟通效率提升40%会议时间减少95%员工满意度通过钉钉通讯录和组织架构功能,该企业实现了信息透明化、沟通扁平化,跨部门协作效率显著提升,项目推进速度加快,员工工作体验大幅改善。第三章即时通讯与群聊功能即时通讯是钉钉的核心功能,支持文字、语音、视频等多种沟通方式,让团队协作更加顺畅高效。单聊与群聊操作多样化消息类型支持发送文字、语音(最长60秒)、图片、视频、文件(最大2GB)、位置等多种消息类型,还可发送表情、名片、日程等。群聊管理功能创建群聊后可设置群名称、群公告、群管理员,支持群成员权限管理,如禁言、移除成员等,最多支持10000人大群。消息管理技巧可对重要会话设置置顶,对打扰较多的群聊设置免打扰,支持消息搜索、引用回复、消息撤回(2分钟内)等实用功能。群公告使用场景发布重要通知和规章制度公示会议纪要和决策结果分享学习资料和工作指南公告支持@所有人,确保信息触达群管理权限说明群主:拥有所有管理权限,可转让群主身份群管理员:可设置群公告、管理群成员、修改群信息普通成员:可正常发送消息和查看群信息DING功能详解DING是钉钉的特色功能,专为重要消息和紧急任务设计,确保信息100%送达,是提升工作效率的利器。应用内通知在钉钉内发送DING消息,接收者会收到醒目的红色提示,即使在免打扰模式下也会显示。电话提醒可选择电话DING,系统会自动拨打接收者电话,语音播报DING内容,确保紧急信息及时送达。短信通知可同步发送短信通知,即使接收者未安装钉钉或手机关机,也能通过短信获知重要信息。DING功能使用场景紧急通知突发事件、紧急会议通知、系统故障预警等需要快速响应的场景。任务催办提醒同事完成待办任务、审批流程催办、项目节点提醒等。重要确认需要对方明确回复的事项,DING支持查看对方是否已读和回复状态。定时提醒可设置定时DING,在指定时间自动发送提醒,适合会议提醒、截止日期提醒等。使用注意事项合理使用:DING功能强大但应避免滥用,建议只用于真正紧急和重要的事项,否则可能造成打扰和降低关注度。权限设置:企业管理员可设置DING使用权限,控制哪些员工可以使用电话DING和短信DING功能。成本考虑:电话DING和短信DING可能产生一定费用,企业需要根据实际需求合理规划使用。高效沟通,从钉钉开始即时响应消息秒级送达,实时在线状态显示,快速建立沟通连接群组协作支持万人大群,群公告、群管理功能完善,团队协作更高效DING必达重要消息通过电话、短信多渠道触达,确保零遗漏第四章会议与直播操作钉钉提供专业的视频会议和直播功能,支持远程办公、在线培训、大型活动等多种场景,打破地域限制。预约与发起会议会议室预约与管理钉钉支持线上线下会议一体化管理。企业可在系统中添加实体会议室信息,员工预约会议时可同步预定会议室,避免资源冲突。在日历中创建会议,选择会议室资源系统自动检测会议室可用时段会议室配备智能屏幕可显示预约信息支持会议室使用数据统计分析视频会议操作步骤创建会议在聊天界面或日历中点击"视频会议",输入会议主题,选择参会人员和会议时间。邀请参会系统自动向参会人员发送会议邀请,可生成会议链接或会议号供外部人员加入。开始会议到达会议时间点击"加入会议",选择音视频模式,进入会议界面开始沟通。直播功能与权限设置钉钉直播适用于企业培训、全员大会、产品发布等场景,支持万人同时在线观看,提供丰富的互动功能。观看权限可设置全员可看、指定部门、指定人员或密码观看,灵活控制直播范围互动功能支持实时弹幕、点赞、评论、问答等互动方式,提升观众参与度回放管理直播结束后自动生成回放,可设置回放观看权限和有效期会议实用技巧共享屏幕与文档协作会议中可一键共享屏幕,展示PPT、文档、软件操作等内容。支持白板功能,参会人员可实时标注和绘制,实现高效协同。还可共享钉钉文档,多人同时编辑,会议纪要实时同步。会议录制与回放主持人可开启会议录制功能,系统自动录制会议全过程,包括音视频和共享屏幕内容。录制文件自动保存至钉盘,可随时回放查看,方便缺席人员补课或回顾会议要点。会议签到与参会统计发起会议时可开启签到功能,参会人员需手动签到确认出席。系统自动统计参会人数、签到时间、在线时长等数据,生成参会报表,便于会议组织者掌握参会情况。会议音视频设置优化建议使用有线网络或稳定WiFi连接会议前测试音视频设备,调整合适音量选择安静环境,必要时使用耳机多人会议建议开启降噪功能网络较差时可关闭视频仅用语音大型会议管理技巧设置联席主持人,协助管理会议开启"全体静音",避免噪音干扰使用"举手发言"功能维持秩序利用"分组讨论"功能进行小组交流会后及时分享录制文件和会议纪要案例分享互联网公司的远程培训实践挑战与需求某互联网公司拥有20多个分公司,员工分布在全国各地,每月需要组织多次产品培训和技能培训,传统线下培训成本高、效率低,难以实现全员覆盖。1方案设计采用钉钉直播功能,建立企业培训直播间,制定培训直播规范和流程2试点推广选择产品培训作为首批试点,优化直播流程,收集员工反馈3全面应用将钉钉直播应用于各类培训场景,建立培训回放库4效果评估培训参与率提升至92%,培训成本降低70%,员工满意度显著提高实施亮点互动性强:直播中使用弹幕、问答、投票等功能,学员参与度高效果可追溯:统计观看人数、观看时长、互动数据,评估培训效果知识沉淀:所有培训直播自动生成回放,新员工可随时学习成本节约:无需场地费、差旅费,大幅降低培训成本92%培训参与率70%成本节降200+累计培训场次第五章考勤与打卡管理钉钉考勤系统支持多种打卡方式和灵活的考勤规则,帮助企业实现智能化考勤管理,提升人力资源管理效率。考勤规则设置1打卡时间段设置管理员可在后台设置上下班打卡时间段,支持设置弹性工作制、排班制、自由工时等多种考勤模式。可为不同部门或岗位设置不同的打卡时间,满足多样化需求。2打卡地点限制支持设置固定打卡地点(如公司办公室),员工需在指定范围内才能打卡。也可设置多个打卡地点,适应外勤、出差等场景。支持WiFi打卡,更精准定位。3异常打卡处理对于迟到、早退、漏打卡等异常情况,系统自动记录并提醒。员工可在钉钉内申请补卡,说明原因并提交审批。管理员可查看所有异常记录,进行统一处理。请假、加班申请与审批钉钉考勤系统与审批流程深度集成,员工请假、加班、出差、外出等申请,可直接在钉钉内发起审批,审批通过后自动更新考勤数据。请假管理支持年假、病假、事假、调休等多种假期类型自动计算员工假期余额,防止超额使用请假记录与考勤数据实时同步可设置请假审批流程,多级审批确保规范加班管理员工提交加班申请,说明加班时长和原因审批通过后系统自动记录加班时长支持加班调休或加班费核算可设置加班时长上限,避免过度加班打卡数据查看与导出管理员后台考勤报表管理员可在钉钉管理后台查看全公司考勤数据,系统提供多维度的统计报表和可视化图表。实时考勤概览查看当日出勤率、迟到早退人数、请假人数等关键指标个人考勤详情查询任一员工的考勤明细记录,包括打卡时间、地点、照片等部门考勤统计对比各部门出勤率、异常率等数据,发现管理问题月度考勤汇总生成月度考勤报表,统计每位员工的工作日、出勤天数、请假天数、加班时长等员工个人考勤查询员工可随时在钉钉内查看自己的考勤记录,包括打卡历史、请假记录、加班记录、假期余额等信息,做到心中有数。数据导出功能管理员可将考勤数据导出为Excel格式,方便进行进一步分析或与其他系统对接。支持自定义导出字段和时间范围,灵活满足各类需求。与薪酬系统对接示例许多企业将钉钉考勤数据与薪酬系统打通,实现考勤数据自动流转到薪酬计算环节,减少人工统计工作量,提高准确性。自动化流程:每月末自动导出考勤数据,传输至薪酬系统规则映射:将迟到、早退、请假等考勤异常映射为薪酬扣减规则加班核算:自动计算加班时长,核算加班费或调休数据校验:系统自动校验数据一致性,发现异常及时提醒第六章审批流程与移动办公钉钉审批功能帮助企业实现流程自动化,从请假、报销到采购、合同审批,随时随地完成审批,大幅提升办公效率。审批模板创建请假审批设置请假类型、时长、审批流程,自动扣减假期余额,与考勤系统联动报销审批支持拍照上传发票,自动识别金额,设置报销类别和额度限制采购审批采购申请、供应商选择、合同审批一站式流程,采购全程可追溯合同审批合同起草、法务审核、领导签批、归档管理全流程电子化用印审批印章使用申请、审批、登记一体化,防止印章滥用风险出差审批出差申请、行程安排、费用预算、事后报销完整闭环管理自定义审批流程设计除了系统预置的审批模板,企业可以根据自身业务需求自定义审批流程,设计灵活的审批路径和条件分支。流程设计要素表单设计:添加文本、数字、日期、图片、附件等多种控件审批节点:设置审批人,支持指定人员、部门负责人、角色等条件分支:根据金额、部门等条件设置不同审批路径抄送人员:设置需要知悉的相关人员审批权限与流程节点串行审批:按顺序逐级审批,前一人通过后才能流转到下一人并行审批:多人同时审批,全部通过后才能继续流转或签审批:多人中任一人通过即可继续流转会签审批:需要多人协商达成一致意见后共同审批移动审批操作钉钉审批最大的优势是移动化,领导和审批人可以随时随地在手机上处理审批,不再受时间和地点限制,审批效率大幅提升。接收审批通知有待审批任务时,系统会通过钉钉消息、短信、电话等多种方式提醒审批人,确保审批及时处理。查看审批详情点击审批通知,进入审批详情页面,查看申请人、申请内容、附件资料、历史审批意见等完整信息。做出审批决定审批人可选择"同意"或"拒绝",填写审批意见,也可选择"转交"给其他人审批或"加签"添加审批人。审批完成通知审批完成后,系统自动通知申请人和相关人员,审批记录永久保存,随时可查。审批提醒与催办功能为防止审批积压,钉钉提供多种提醒和催办机制:自动提醒:审批超过设定时间未处理,系统自动发送提醒申请人催办:申请人可主动向审批人发送催办提醒超时转交:审批超过最大时限自动转交给上级或备用审批人审批报表:管理员可查看审批效率统计,发现审批瓶颈审批历史查询与归档钉钉完整记录每一笔审批的全过程,包括:申请时间、申请人、申请内容每个审批节点的处理人、处理时间、审批意见审批流转路径和最终审批结果相关附件和历史沟通记录所有审批记录可按时间、类型、状态等条件搜索查询,支持导出Excel进行归档管理,满足内审和合规要求。第七章钉钉文档与知识库钉钉文档支持多人实时协作编辑,配合知识库功能,可以帮助企业沉淀知识资产,构建学习型组织。钉钉文档协作多人实时编辑与评论钉钉文档支持多人同时在线编辑同一份文档,每个人的修改实时同步,可以看到其他人的光标位置和编辑内容。支持在文档任意位置插入评论,进行讨论和反馈,评论支持@提醒相关人员。文档权限管理与版本控制文档创建者可设置查看、编辑、管理等不同权限级别,控制文档访问范围。系统自动保存文档的每一次修改,生成历史版本,可随时恢复到任一历史版本,防止误删除或错误修改。模板使用与快速创建钉钉提供丰富的文档模板,包括会议纪要、工作周报、项目计划、产品需求文档等,用户可直接使用模板快速创建文档。企业也可创建自定义模板,统一文档规范,提升文档质量。钉钉文档支持的功能富文本编辑:字体、颜色、样式、列表、表格等插入图片、附件、链接、视频@提醒、评论、任务分配文档分享:生成链接或二维码分享导出多种格式:Word、PDF、Markdown等全文搜索:快速找到所需文档文档协作最佳实践为重要文档设置明确的权限范围使用文件夹分类管理文档,建立清晰的目录结构定期清理过期文档,保持文档库整洁鼓励员工使用模板,保持文档格式统一重要决策文档及时归档到知识库知识库建设知识库是企业知识管理的核心工具,通过系统化的知识沉淀和分享,可以避免知识流失,提升团队学习和成长速度。知识库分类与内容管理建立多级分类体系,如公司制度、产品资料、技术文档、培训教材、最佳实践等,每个分类下可创建子分类和文档。智能搜索与快速定位支持全文搜索,可按标题、内容、标签、作者等多维度搜索。搜索结果智能排序,优先展示相关度高、更新时间新的文档。团队知识沉淀与共享鼓励员工将工作中的经验、教训、方法论沉淀为文档,分享到知识库。通过点赞、收藏、评论等互动,促进知识传播。知识库使用统计分析查看知识库的访问量、下载量、热门文档等数据,了解员工的知识需求,优化知识库内容结构。知识库建设实施步骤规划知识体系梳理企业知识类型,设计知识分类架构,明确各分类的管理责任人。内容迁移与整理将散落在各处的文档、资料迁移到知识库,统一格式,补充完善内容。制定管理制度明确知识贡献、审核、更新、权限管理等规则,建立长效运营机制。推广与激励通过培训、宣传推广知识库使用,对积极贡献知识的员工给予激励。知识库价值降低培训成本:新员工可通过知识库快速了解公司业务和工作流程,缩短入职适应期。避免重复劳动:常见问题、标准流程、模板资料集中存放,避免重复询问和重复制作。知识传承:员工离职不带走知识,工作经验和方法论沉淀在知识库中,实现知识传承。创新源泉:通过学习他人经验和最佳实践,激发创新灵感,促进业务改进。第八章企业支付与费用报销钉钉提供企业支付和报销管理功能,实现费用管理数字化,提升财务处理效率,加强费用管控。支付功能介绍企业付款流程企业可在钉钉内完成对员工的付款,如工资发放、报销款支付、福利发放等。财务人员在后台发起付款,系统自动转账到员工钉钉钱包或银行卡,资金安全有保障。企业收款管理企业可设置收款账户,客户通过钉钉扫码或链接完成付款,支持多种支付方式。收款记录自动生成,便于对账和财务核算。发票上传与自动识别员工报销时可拍照上传发票,系统利用OCR技术自动识别发票信息,包括发票代码、金额、日期、商品明细等,无需手工录入,大幅提升报销效率和准确性。报销流程自动化与审批钉钉报销流程与审批系统、支付系统深度集成,实现报销全流程自动化处理,从申请到打款一气呵成。传统报销流程痛点员工手工填写报销单,容易出错纸质发票粘贴、传递,耗时费力审批流转慢,财务处理周期长报销数据统计分析困难假发票难以识别,存在风险钉钉报销解决方案员工拍照上传发票,系统自动识别信息选择费用类型,填写报销说明,提交审批审批流程自动流转,手机端快速审批审批通过后,财务一键发起付款款项自动转入员工账户,全程可追溯系统自动生成费用报表,便于分析管控80%报销效率提升从申请到到账时间缩短90%数据准确率自动识别减少人工录入错误100%流程可追溯每笔报销完整记录可查询钉钉安全与权限管理企业数据安全是数字化办公的重中之重,钉钉从技术、管理、合规等多个维度保障企业信息安全。数据加密与双因素认证钉钉采用金融级加密技术,数据传输和存储全程加密。支持双因素认证(密码+短信验证码),防止账号被盗。可开启登录设备管理,限制陌生设备登录。角色权限细分与管理企业可设置多层级的角色权限体系,精确控制每个用户可以访问哪些功能、查看哪些数据。支持按部门、按角色、按人员等多种方式分配权限,满足复杂的权限管理需求。安全事件应急处理流程钉钉提供安全事件监控和预警机制,发现异常登录、数据泄露风险等安全事件时,及时通知管理员。企业应建立应急响应流程,包括事件确认、影响评估、应急处置、事后复盘等环节。钉钉安全功能清单水印保护:在文档、图片上添加水印,防止截图泄密安全模式:禁止复制、下载、转发敏感信息设备管控:限制移动设备访问企业数据审计日志:完整记录用户操作行为,支持审计追溯敏感词过滤:自动识别和拦截敏感信息传播离职管控:员工离职后自动冻结账号,回收权限企业安全管理建议制定完善的信息安全管理制度定期进行安全培训,提升员工安全意识启用双因素认证等高级安全功能定期审查用户权限,遵循最小权限原则建立数据备份机制,防止数据丢失与钉钉安全团队保持沟通,及时了解安全动态合规保障:钉