企业固定资产管理制度与维护模板

企业固定资产管理制度与维护模板制度适用范围与核心管理目标本制度适用于公司各部门、所有分支机构的固定资产管理，涵盖从采购、入库、领用、维护到报废的全生命周期管控。固定资产包括但不限于：办公设备（电脑、打印机、投影仪等）、生产设备（机器、仪器、工具等）、运输工具（车辆、叉车等）、办公家具（文件柜、办公桌、会议桌等）、房屋及建筑物等。核心管理目标包括：规范资产从购置到处置的流程，保证资产安全完整、账实相符；明确各部门管理职责，提高资产使用效率；合理控制维护成本，延长资产使用寿命；杜绝资产流失、闲置或违规处置行为。固定资产全生命周期管理流程一、资产申购与审批责任部门：使用部门、行政部（或资产管理部门）、财务部、管理层操作步骤：需求提出：使用部门根据工作需要填写《固定资产申购单》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算来源、使用人等信息，部门负责人签字确认。需求审核：行政部（或资产管理部门）审核申购的必要性（如是否可调剂闲置资产、是否符合部门配置标准）、规格型号的合理性，并签署意见。预算审批：财务部审核申购资产是否在年度预算范围内，超预算需提交管理层额外审批。最终审批：根据资产价值及公司权限，由部门总监、总经理或董事会审批（如单台资产价值超10万元需总经理审批，超50万元需董事会审批）。审批反馈：审批通过后，行政部（或资产管理部门）通知使用部门启动采购；未通过则反馈原因，使用部门调整后重新申请。二、资产采购与验收责任部门：行政部（或资产管理部门）、采购部、使用部门、财务部操作步骤：供应商选择：采购部根据审批通过的《固定资产申购单》，通过招标、询价或定点采购方式选择供应商，保证性价比合规（如金额较大需签订采购合同）。资产交付：供应商按约定时间送达资产，使用部门与行政部（或资产管理部门）共同到场核对：核对资产名称、规格型号、数量、配件是否与申购单一致；检查资产外观是否完好、功能是否正常（如开机测试、运行参数确认）；核对采购合同、发票、保修卡、说明书等资料是否齐全。验收确认：验收合格后，使用部门、行政部（或资产管理部门）、采购部三方在《固定资产验收单》上签字确认；若不合格，当场与供应商沟通退换货或维修事宜。资料归档：行政部（或资产管理部门）留存采购合同、发票复印件、验收单、说明书等资料，建立资产档案。三、资产入库与登记责任部门：行政部（或资产管理部门）、财务部操作步骤：资产编号：行政部（或资产管理部门）对验收合格的资产进行唯一性编号，编号规则为“部门代码-资产类别-购置年份-流水号”（如“行政部-办公设备-2024-001”），并粘贴资产标签（标签包含编号、名称、购置日期等信息）。台账登记：行政部（或资产管理部门）在《固定资产台账》中登记资产信息，包括：编号、名称、规格型号、资产类别、购置日期、原值、供应商、使用部门、使用人、存放地点、状态（在用、闲置、维修、报废）、折旧年限、净值等。财务入账：财务部根据《固定资产验收单》、发票等原始凭证，进行资产入账处理，建立固定资产总账及明细账，保证账账相符。四、资产领用与调拨责任部门：行政部（或资产管理部门）、使用部门、财务部操作步骤：领用申请：使用部门需领用资产时，填写《固定资产领用单》，注明领用部门、资产编号、名称、数量、领用人等信息，部门负责人签字。领用登记：行政部（或资产管理部门）核对领用单与台账信息，发放资产并更新台账中的“使用部门”“使用人”“存放地点”及“领用日期”，领用人签字确认。内部调拨：若资产需在部门间调拨，由调入部门填写《固定资产调拨单》，调出、调入部门负责人签字确认后，交行政部（或资产管理部门）更新台账，同步通知财务部调整账务信息。离职/交接：员工离职或岗位调动时，需将所使用资产交回行政部（或资产管理部门），办理《资产交接单》，确认资产完好后方可办理离职/交接手续，台账同步更新使用人信息。五、资产维护与保养责任部门：使用部门、行政部（或资产管理部门）、外部维修单位操作步骤：日常保养：使用人为资产日常保养第一责任人，负责清洁、简单检查（如设备除尘、线路检查），发觉异常及时报修。定期维护：行政部（或资产管理部门）根据资产类型制定《固定资产年度维护计划》，明确维护周期（如办公设备每半年全面检修一次，生产设备每季度一次）、维护内容及责任部门，提前通知使用部门配合。故障维修：资产发生故障时，使用部门填写《固定资产维修申请单》，说明故障现象、原因（若已知），行政部（或资产管理部门）评估后选择内部维修或外部维修单位（需签订维修协议），维修完成后由使用部门确认维修效果并签字，更新台账中的“维修记录”。维护记录：行政部（或资产管理部门）建立《固定资产维护保养记录表》，详细记录维护日期、维护内容、维护人员、维修费用、资产状态等信息，作为后续折旧、报废的依据。六、资产盘点与清查责任部门：行政部（或资产管理部门）、财务部、审计部（或内控部门）、各使用部门操作步骤：盘点计划：行政部（或资产管理部门）每年至少组织一次全面盘点（通常在12月），编制《固定资产盘点方案》，明确盘点范围、时间、分组（每组由行政、财务、使用部门人员共同组成）、流程及要求。实地盘点：各组对照台账对资产逐一清点，核对编号、名称、数量、使用人、存放地点等信息，保证“账、卡、物”一致；对盘盈、盘亏、毁损资产单独记录，注明原因。差异处理：盘点结束后，各组提交《固定资产盘点报告表》，行政部（或资产管理部门）汇总差异情况，分析原因（如盘盈可能是漏登，盘亏可能是遗失或报废未销账），会同财务部、审计部提出处理建议，报管理层审批。账务调整：根据审批结果，行政部（或资产管理部门）更新台账，财务部调整账务，保证账实相符；对盘盈资产补办入库、登记手续，对盘亏资产追究责任人责任（如因保管不善遗失，由责任人按净值赔偿）。七、资产报废与处置责任部门：使用部门、行政部（或资产管理部门）、财务部、管理层操作步骤：报废申请：资产达到折旧年限、无法修复或技术淘汰时，使用部门填写《固定资产报废申请单》，注明资产信息、报废原因（如损坏无法修复、功能不满足需求）、折旧情况、残值预估等，附技术鉴定意见（如生产设备需由技术部出具鉴定报告）。报废审核：行政部（或资产管理部门）审核报废的合理性（如是否可修复、是否闲置可调剂），财务部审核折旧计提是否完整，签署意见后报管理层审批（如单台资产原值超5万元需总经理审批）。处置执行：审批通过后，行政部（或资产管理部门）选择处置方式（如变卖、捐赠、回收），优先通过公开招标或拍卖方式处置，保留处置合同、收款凭证等资料；若为报废设备，需清除公司信息并保证环保合规。销账处理：处置完成后，行政部（或资产管理部门）在台账中标注“报废”状态及处置日期，财务部进行资产销账，核销相关明细账，同时更新《固定资产报废台账》，记录报废资产信息及处置收益。配套管理工具表格1.固定资产台账模板资产编号资产名称规格型号资产类别购置日期原值（元）使用部门使用人存放地点状态折旧年限（年）净值（元）备注BG-2024-001联想台式电脑ThinkCentreM900办公设备2024-03-155000市场部张*3楼301办公室在用540002.固定资产申购单模板申购部门申购日期资产名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）用途预算来源部门负责人签字销售部2024-05-20惠普打印机LaserJetP1108台218003600客户资料打印年度办公经费李*3.固定资产领用单模板领用部门领用日期资产编号资产名称规格型号数量领用人存放地点部门负责人签字资产管理员签字人事部2024-06-01BG-2024-002办公桌1.5m钢制1王*2楼205办公室刘*陈*4.固定资产维护保养记录表模板资产编号资产名称维护日期维护类型（日常/定期/故障）维护内容维护人员维护费用（元）使用人确认签字SC-2024-001数控机床2024-07-10定期维护更换润滑油、检查精度技术部赵*0生产部孙*5.固定资产盘点表模板资产编号资产名称账面数量实盘数量差异数量差异原因盘点人使用人确认备注BG-2024-005投影仪10-1遗失周,钱吴*已报备行政部6.固定资产报废申请单模板报废部门报废日期资产编号资产名称规格型号原值（元）已计提折旧（元）净值（元）报废原因技术鉴定意见部门负责人签字生产部2024-08-15SC-2024-005老旧冲床J21-63T80000750005000主轴断裂无法修复技术部鉴定：无维修价值郑*执行关键要点与风险规避责任到人，权责清晰：明确行政部（或资产管理部门）为归口管理部门，使用部门为直接责任部门，财务部为监督部门，避免“多头管理”或“无人负责”；资产使用人对资产安全、日常保养负直接责任，离职时必须办理资产交接。标签管理，动态更新：资产标签是实物识别的关键，粘贴位置需醒目（如设备正面、侧面），严禁撕毁或覆盖；资产状态变化（如领用、调拨、报废）时，台账与标签信息同步更新，保证“账、卡、物”一致。维护计划，预防为主：根据资产特性制定差异化维护计划（如高频率使用设备缩短维护周期），避免“重使用、轻维护”导致资产寿命缩短；建立维护费用预算，避免超支或维修不及时影响工作。盘点机制，闭环管理：盘点不仅核对数量，还需检查资产状态（如是否闲置、损坏），对盘盈资产及时补录，对盘亏资产追责并分析原因，形成“盘点-差异处理-账务调整-预防改进”的闭环。报废合规，规避风险：严格执行报废审批流程，严禁私自处置或变卖资产；报废处置收