企业合同审查及管理流程指南

企业合同审查及管理流程指南一、指南适用场景与对象本指南适用于各类企业（含中小企业、集团化企业）在合同全生命周期中的管理需求，覆盖合同起草、审查、审批、签署、履行、变更、归档等环节。适用合同类型包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议、合作开发协议等。使用对象包括企业法务人员、业务部门负责人、合同管理员、企业管理层及其他参与合同管理的相关人员。二、合同全生命周期管理流程（一）合同发起与初步审核合同发起业务部门根据合作需求（如采购货物、提供服务、业务合作等），确定合同相对方，明确合作核心条款（如标的、数量、价格、履行期限等），填写《合同发起申请表》（见模板1），附上合作方基础资料（如营业执照复印件、授权委托书等），提交至合同管理员。责任人：业务部门经办人、业务部门负责人。输出：《合同发起申请表》、合作方基础资料。初步审核合同管理员对《合同发起申请表》及附件的完整性进行审核，重点检查：（1）合作方资料是否齐全（营业执照、授权委托书等关键文件是否加盖公章）；（2）合同基本信息是否明确（合同名称、编号、双方主体、标的、数量、金额等是否填写完整）；（3）是否附上必要的附件（如技术参数、验收标准等）。审核通过后，将材料流转至法务部门；审核不通过的，退回业务部门补充完善。责任人：合同管理员*。输出：《合同初步审核意见表》（通过/需补充，注明需完善内容）。（二）法务专项审查审查内容法务部门依据法律法规、企业内部制度及业务需求，对合同条款进行全面审查，重点包括：（1）主体资格：合作方是否为合法存续的企业，是否具备相应的经营范围、资质许可（如特种设备生产许可证、建筑资质等），授权委托人是否获得有效授权（核对授权委托书范围与合同内容是否一致）。（2）权利义务：双方权利义务是否明确、对等，是否存在单方加重己方责任或排除主要权利的条款（如“最终解释权归甲方所有”等模糊条款）。（3）商务条款：价格、支付方式、履行期限、验收标准、违约责任等是否清晰、可操作（如违约金比例是否合理，争议解决方式是否明确）。（4）合规性：合同内容是否符合行业监管规定（如金融行业的合规要求、劳动合同的最低工资标准等），是否存在法律禁止性条款（如违反《民法典》合同编、反垄断法等规定）。（5）风险提示：识别合同潜在风险（如履约能力风险、知识产权风险、不可抗力条款适用性等），并提出修改建议。审查反馈与修订法务部门完成审查后，出具《合同审查意见表》（见模板2），明确标注“通过”“修改后通过”或“不通过”，并逐条说明修改理由及建议。业务部门根据法务意见修订合同，如对审查意见存在异议，需与法务部门沟通协商，达成一致后形成最终版本。责任人：法务专员、法务部门负责人、业务部门经办人*。输出：《合同审查意见表》、修订版合同文本。（三）业务确认与审批业务部门确认业务部门负责人对修订后的合同文本进行最终确认，保证合同内容符合业务需求，无遗漏或偏差，签字确认后提交至审批部门。分级审批根据合同金额、类型及企业内部授权制度，由不同层级管理人员审批：一般合同（如金额≤10万元，常规采购/服务合同）：由业务部门负责人、法务部门负责人联合审批；重大合同（如金额＞10万元或涉及核心业务/战略合作）：需增加分管副总、总经理审批，必要时提交企业决策委员会审议。审批人需在《合同审批流程表》（见模板3）中签署意见，明确“同意”“不同意”或“需再次审核”，不同意需注明理由。责任人：业务部门负责人、法务部门负责人、分管副总、总经理。输出：《合同审批流程表》（审批完成版）。（四）合同签署与用印文本定稿审批通过后，合同管理员将最终版合同文本（纸质版一式X份，电子版存档）整理齐全，保证各版本内容一致（如有附件，需在合同中注明“附件为合同组成部分”）。用印管理合同管理员凭《合同审批流程表》《合同审查意见表》等材料，到企业指定印章管理部门申请用印；印章管理人员核对审批手续是否完备、合同文本是否与审批版本一致，无误后加盖企业公章（或合同专用章），严禁在空白合同或未审批合同上盖章；用印完成后，将合同文本分发给各方（如对方为异地，可扫描发送电子版并邮寄纸质原件），留存“合同签署联”及复印件归档。责任人：合同管理员、印章管理员。输出：签署完成的有效合同文本（双方盖章/签字版）。（五）履行跟踪与争议处理履行跟踪业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪合同执行情况（如交付进度、质量验收、付款节点等），填写《合同履行跟踪表》（见模板4），记录履行阶段、履行情况、存在问题及处理措施；法务部门协助业务部门识别履约风险，如对方存在违约迹象（如延迟交付、质量不合格等），及时发出《履约风险提示函》，督促对方整改。争议处理合同履行过程中发生争议时，业务部门应第一时间收集证据（如沟通记录、验收报告、付款凭证等），与对方协商解决；协商不成的，根据合同约定的争议解决方式（仲裁/诉讼），由法务部门主导，配合外部律师（如需）处理争议程序，维护企业合法权益。责任人：业务部门经办人、业务部门负责人、法务专员*。输出：《合同履行跟踪表》《履约风险提示函》、争议处理相关文件。（六）合同归档与查询归档整理合同履行完毕或终止后，合同管理员负责收集合同全流程资料（包括发起申请、审查意见、审批表、签署版合同、履行记录、争议处理文件等），按照“一合同一档”原则整理，编制《合同归档清单》；资料分类存放于企业档案室（或电子档案系统），标注合同编号、名称、签订日期、归档日期，保证资料完整、可追溯。借阅与保管合同档案借需填写《合同档案借阅申请表》，经法务部门负责人及分管领导批准后，由档案管理员提供借阅（涉密合同需额外标注“保密”，限制借阅范围）；借阅期限不超过15天，到期需归还，如需续借需重新申请；档案管理员定期检查档案保管情况，防止遗失、损毁。责任人：合同管理员、档案管理员。输出：《合同归档清单》《合同档案借阅记录》。三、实用工具与模板清单模板1：合同发起申请表合同编号合同名称发起部门发起人*联系方式合作方名称统一社会信用代码合作方类型（□企业□个体□其他）合同金额（大写）合同金额（小写）合同主要内容（标的、数量、履行期限等）附件清单（□营业执照□授权委托书□技术参数□其他：______）业务部门负责人意见：签字：__________日期：______年_月_日模板2：合同审查意见表合同编号合同名称审查人*审查日期审查模块审查内容审查标准审查结果（□通过□需修改□不通过）主体资格合作方营业执照、授权委托书真实性、有效性、一致性□/□/□权利义务双方权利义务条款明确性、对等性、无显失公平□/□/□商务条款价格、支付、履行、违约责任清晰、可操作、符合企业制度□/□/□合规性法律法规、监管要求无禁止性条款、符合行业规范□/□/□综合意见：法务部门负责人意见：签字：__________日期：______年_月_日模板3：合同审批流程表合同编号合同名称申请人*审批环节责任人*审批意见（□同意□不同意□需再次审核）签字日期发起申请业务部门确认业务部门负责人*法务审查法务部门审核法务部门负责人*业务审批分管副总*（如需）最终审批总经理*（如需）备注：模板4：合同履行跟踪表合同编号合同名称对方主体履行阶段（□准备□执行□验收□付款□终止）履行日期履行内容（如：交付XX货物、完成XX服务）履行情况（□正常□延迟□异常：______）存在问题及处理措施责任人*跟进人*下一步计划备注：四、关键风险提示与操作建议合同审查时效性：法务部门应在收到合同后3个工作日内完成审查（重大合同不超过5个工作日），避免因审查延迟影响业务进度；业务部门需提前发起合同流程，预留充足审查时间。合作方资信管理：首次合作前，业务部门应通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核查合作方信用状况，必要时开展实地尽调；对长期合作方，每年更新一次资信档案。合同文本标准化：优先使用企业制定的标准化合同模板（如采购合同模板、服务合同模板），非标合同需经法务部门审核，避免“临时起草”导致的条款漏洞。档案管理规范性：合同档案保存期限根据类型确定（如一般合同保存5年，重大合同保存10年以上，劳动合同保存至员工离职后2年）；电子档案需定期备份，防止数据丢失。争议预防机制：合同中明确约定“